Personaleinsatzplanung
Erfahren Sie, wie Disponenten die Einsatz- und Ressourcenplanung einfach und schnell realisieren können
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Die Ressourcenplanung der Mitarbeiter gehört zum Alltag im Field Service Management – und ist hier häufig mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Fehlende Transparenz, manuelle Datenübertragung und Medienbrüche kosten Disponenten regelmäßig viel Zeit und Nerven. Der Einsatz einer Field Service Management Software und digitalen Plantafel zeigt jedoch, dass es auch einfacher sein kann. Wie Disponenten die Einsatz- und Ressourcenplanung einfach und schnell realisieren können, erklären wir Ihnen im folgenden Beitrag.
Ihre Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource Ihres Field Service Managements. Ohne Servicetechniker, Disponenten oder Sachbearbeiter wird es für Ihr Unternehmen schwer, langfristig einen erstklassigen Kundenservice anzubieten. Aus diesem Grund zählt eine effiziente Ressourcenplanung der Mitarbeiter, allen voran der Servicetechniker, zu den wichtigsten Aufgaben im Field Service Management.
Speziell im Kundenservice versteht man unter Ressourcenplanung die ganzheitliche Planung sämtlicher für den Field Service benötigten Ressourcen. Primär geht es dabei um die Einsatzplanung der Servicetechniker, die im Außendienst tätig sind. Das Ziel dieser Ressourcenplanung Ihrer Mitarbeiter ist es, die vorhandenen personellen Ressourcen optimal einzusetzen und so einen effizienten After-Sales-Service zu ermöglichen. Eine gute Planung trägt außerdem dazu bei, Überstunden zu vermeiden, was die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation steigern kann.
Digitale Prozesse unterstützen Serviceteams dabei, die Herausforderungen des Arbeitsalltags erfolgreich zu meistern. Die Field Service Management Software L-mobile service. bietet hierfür umfangreiche Werkzeuge – von der digitalen Plantafel bis zur mobilen Service App.
Welche Ressourcen zu berücksichtigen sind
Bei der Einsatzplanung im Field Service Management geht es primär darum, die anstehenden Serviceeinsätze den passenden Servicetechnikern zuzuteilen. Dabei müssen von den Disponenten verschiedene Faktoren berücksichtigt werden:
Neben personellen Ressourcen umfasst die Ressourcenplanung im Field Service Management auch die Koordination von Werkzeug, Materialien oder Servicefahrzeugen.
Servicetechniker digital verplanen
Auch wenn die Arbeit mit Stift und Papier oder mit komplexen Excel-Tabellen in der Disposition viele Jahre gängige Praxis war, so gibt es heute effizientere Möglichkeiten, um die Ressourcenplanung von Mitarbeitern im Field Service umzusetzen. Die Rede ist hier von speziellen Softwarelösungen, sogenannter Field Service Management Software. Diese ermöglichen es Serviceteams, sämtliche Prozesse zu digitalisieren und zum Teil mobil und automatisiert abzuwickeln. Neben einer Service App für die Arbeit im Außendienst unterstützt eine digitale Plantafel Disponenten bei der täglichen Einsatzplanung. Mit ihrer Hilfe behalten die Mitarbeiter jederzeit den Überblick über anstehende Serviceeinsätze, verplante Servicetechniker und deren Skills sowie verfügbare Fahrzeuge oder Werkzeuge – und erlangen somit eine bessere Kontrolle über die Ressourcen.
Eine effiziente Ressourcenplanung der Mitarbeiter ist ausschlaggebend dafür, die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Denn: Werden die richtigen Techniker mit den passenden Qualifikationen zum richtigen Serviceeinsatz geschickt, ist die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Einsatzes um einiges höher. Service Level Agreements können wie vereinbart eingehalten werden und die First-Time-Fix-Rate des Kundenservice steigt. Vor allem die Nutzung einer automatisierten Tourenplanung trägt dazu bei, dieses Ziel zu erreichen. Prozesse in der Einsatz- und Ressourcenplanung werden beschleunigt, die Kosten durch weniger Fehler, Missverständnisse und Medienbrüche minimiert.
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So gelingt die Planung Ihrer Mitarbeiter im Field Service Management
Eine Field Service Management Software mit integrierter elektronische Plantafel ist ein hervorragendes Werkzeug, um die digitale Personaleinsatzplanung im Kundenservice durchzuführen und die Ressourceneffizienz im Field Service Management zu erhöhen. Eine hohe Datentransparenz, weniger Papier, Medienbrüche und manuelle Datenübertragung erleichtern die Einsatzplanung enorm.
Echtzeit-Daten zu aktuellen Serviceeinsätzen für eine gelungene Ressourcenplanung
Eine der größten Herausforderungen für Disponenten: Fehlende Transparenz. Ohne eine umfassende Übersicht über offene Serviceeinsätze, verfügbare Servicetechniker und deren Fähigkeiten und Standorte, wird eine fehlerfreie Ressourcenplanung der Mitarbeiter äußerst schwierig. Darüber hinaus fehlt es an Informationen über die Art des Einsatzes, welche Werkzeuge benötigt werden und über welche Fähigkeiten ein Techniker zur Problemlösung verfügen sollte.
Mit einer Field Service Management Software stehen den Disponenten einige Funktionen zur Verfügung, die diese Probleme aus der Welt schaffen. Da das gesamte Serviceteam mit einer einzigen Softwarelösung arbeiten kann, sind sämtliche Einsatzdaten und relevanten Informationen für die Ressourcenplanung der Mitarbeiter zentral und transparent verfügbar. Sobald ein Kunde sein Problem einem Supportmitarbeiter geschildert hat, kann dieser einen neuen Serviceauftrag mit allen zugehörigen Informationen im System anlegen. Ist die Auftragserfassung beendet, übergibt die Field Service Management Software diesen automatisch an die digitale Plantafel, in der die Disponenten den neu zu verplanenden Einsatz in Echtzeit abrufen können.
Sobald die aktuellen Einsatzdaten vorliegen können die Disponenten mit der Einsatz- und Ressourcenplanung loslegen. Hierfür bietet eine digitale Plantafel unterschiedliche Möglichkeiten. Egal ob in einem klassischen Gantt-Diagramm, durch eine visuelle Planung mit Hilfe einer Kartendarstellung oder automatisiert dank eines intelligenten Algorithmus: Mit einer Field Service Management Software läuft die Planung einfach, schnell und nahezu fehlerfrei.
Auch die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit in der Einsatz- und Ressourcenplanung wird mit einer digitalen Plantafel erhöht. Spontane Änderungswünsche des Kunden, dringende Notfälle oder der ungeplante Ausfall eines Servicetechnikers erfordern immer wieder ein schnelles Handeln. Während früher ganze Einsatzpläne umständlich und mit viel Aufwand neu geschrieben werden mussten, genügen heute ein paar wenige Klicks und die Planung ist nicht nur erfolgreich angepasst, sondern alle Informationen zu den Neuerungen wurden direkt an die Techniker im Außendienst übermittelt.
Nachdem die Einsatz- und Ressourcenplanung der Mitarbeiter abgeschlossen ist, müssen die Servicetechniker über die ihnen zugeteilten Serviceeinsätze informiert werden. Anstatt wie früher alle Einsatzpapiere in mühevoller Fleißarbeit auszudrucken oder per E-Mail zu versenden, übernimmt die Field Service Management Software die Übermittlung der Daten an den Außendienst.
Sobald ein Serviceeinsatz fertig eingeplant wurde, stehen dem zugeteilten Techniker alle Informationen innerhalb weniger Sekunden zur Verfügung. Auf einem Smartphone oder Tablet werden diese Daten über eine Service App abgerufen. Hier sieht der Außendienstmitarbeiter auf einen Blick im Dashboard, ob es neue Einsätze zur Bearbeitung gibt. Mit wenigen Klicks kann er alle Einsatzdaten einsehen und sich vorab bestens auf den Kundenbesuch vorbereiten, indem er die nötigen Werkzeuge und Materialien organisiert.
Ist der Einsatz dann erfolgreich abgeschlossen werden die vom Servicetechniker in der App erfassten Daten ebenfalls automatisch und umgehend an den Innendienst übermittelt. Einerseits profitiert davon die Buchhaltung, indem sie dank mobiler Arbeitszeiterfassung und digitaler Serviceberichte eine zeitnahe Fakturierung durchführen kann. Andererseits ist es auch für die Disposition von Vorteil über den Einsatzstatus informiert zu werden. Sollte ein Techniker seinen Einsatz schneller als geplant beenden oder gegebenenfalls doch mehr Zeit als gedacht benötigen, können Disponenten die restliche Einsatz- und Ressourcenplanung der Mitarbeiter entsprechend anpassen.
Eine effiziente Ressourcenplanung Ihrer Mitarbeiter, allen voran der Servicetechniker, zählt zu den wichtigsten Aufgaben im Field Service Management. Dank Digitalisierung in Form einer Field Service Management Software lässt sich dieser Prozess deutlich schneller, einfacher und effizienter realisieren. Eine digitale Plantafel ermöglicht mehr Transparenz und Übersicht über Servicedaten, eine automatisierte Tourenplanung reduziert den Arbeitsaufwand der Disponenten und ein lückenloser Datenaustausch innerhalb des gesamten Serviceteams rundet den Mehrwert einer digitalisierten Ressourcenplanung ab.
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