Personaleinsatzplanung
Erfahren Sie, warum digitale Prozesse effizienter als eine analoge Planung sind
Geschätzte Lesedauer: 12 min
Eine ressourcenoptimierte Einsatzplanung ist das Ziel jedes Serviceteams. Nur so lassen sich effizienten Serviceprozesse realisieren und Kunden durch einen erfolgreichen Kundenservice begeistern. Umso wichtiger ist es, für Disponenten die besten Voraussetzungen für eine fehlerfreie, einfache und effiziente Ressourcenplanung zu schaffen. Wie eine digitale Plantafel Serviceteams dabei unterstützen kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Von der klassischen Plantafel zum digitalen Pendant
Plantafeln sind seit jeher eine gern genutzte Lösung, wenn es darum geht, den Einsatz von Ressourcen zu planen. Teamleiter und Führungskräfte verfolgen damit das Ziel, die Planung und Steuerung von Ressourcen einfach und fehlerfrei zu realisieren. Denn mit Hilfe einer Plantafel lassen sich komplexe Daten anschaulich visualisieren, um zusammenhängende und voneinander abhängige Faktoren übersichtlich darzustellen. Anhand der Übersicht von Aufgaben und Einsätzen, Projekten, Personal und vielen weiteren Daten, lassen sich sowohl der Kapazitäts- als auch der Zeitbedarf ermitteln – die Grundlage für eine solide Einsatzplanung.
Neben klassischen Magnet- oder Wandtafeln ist heutzutage die digitale Plantafel ein gern genutztes Tool für eine effiziente und digitale Personaleinsatzplanung im Field Service. Spezielle Softwarelösungen wie eine Field Service Management Software unterstützen Unternehmen bei der interaktiven Planung und Steuerung aller zur Verfügung stehenden Mitarbeitenden und Ressourcen. Darüber hinaus lassen sich digitale Plantafeln an Drittsysteme, wie beispielsweise ein ERP-System, anbinden. Disponenten und Führungskräften stehen somit dank der Digitalisierung neue Möglichkeiten zur Verfügung, um die Ressourcenplanung des Unternehmens noch effizienter und erfolgreicher zu gestalten.
Eine ressourcenoptimierte Einsatz- und Tourenplanung im Field Service zu realisieren, kann eine ziemliche Herausforderung sein. Wir zeigen Ihnen in unserem kostenlosen Whitepaper, wie Sie die sechs häufigsten Fehler bei der Tourenplanung vermeiden und für einen effizienten Serviceprozess sorgen.
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Der Vergleich zwischen analoger und digitaler Plantafel zeigt, welche Auswirkungen die Wahl des Planungstools auf die Einsatzplanung im Field Service Management haben kann. Als zentrale Schlüsselstelle erfordert die Einsatz- und Tourenplanung effiziente und durchdachte Prozesse. Doch nicht immer lässt sich das auch in die Tat umsetzen.
Die Praxis zeigt: Die Einsatzplanung ohne digitale Plantafel kann für Disponenten eine große Herausforderung sein. Es fehlt häufig an Transparenz und Informationen zu anstehenden Serviceeinsätzen. Typische Fragen wie „Welches Material wird für einen Einsatz benötigt“ oder „Welche Qualifikationen braucht der Servicetechniker“ können mit einer analogen Plantafel oder einer simplen Excel-Tabelle nur bedingt beantwortet werden. Informationen müssen hierzu aus unterschiedlichen Systemen zusammengesucht und manuell übertragen werden, was die Disponenten viel Zeit kostet und einen effizienten Workflow nahezu unmöglich macht.
Ihr Disponent sieht in der digitalen Plantafel, dass mehrere Serviceeinsätze im Süden Baden-Württembergs anstehen. Seine Mission: Diese Einsätze so den verfügbaren Technikern zuzuteilen, dass die Fahrtwege möglichst kurz und somit die anfallenden Kosten möglichst niedrig bleiben. Einen detaillierten Überblick erhät er dafür in der Kartendarstellung der digitalen Plantafel. Dank Real-Time-Tracking sind die aktuellen Standorte der verfügbaren Techniker im Einsatzgebiet auf einen Blick ersichtlich.
Dank des Skill Managements weiß er außerdem genau, welcher dieser Techniker für die anstehenden Serviceeinsätze geeignet ist. Unter Berücksichtigung der Entfernungen zwischen den Standorten der Techniker und der Einsatzorte, kann der Disponent nun eine ressourcenoptimierte Einsatzplanung vornehmen. Die visuelle Darstellung auf der Karte erleichtert dabei die Planung enorm.
Den richtigen Techniker mit den richtigen Qualifikationen für den passenden Serviceeinsatz auswählen. Bei mehreren hunderten Einsätzen am Tag und einem bundesweit tätigen Technikerteam ist eine manuelle Planung trotz digitaler Plantafel sehr zeitaufwändig. Abhilfe schafft hier eine automatisierte Einsatzplanung. Die Software berechnet auf Basis vorab von den Disponenten definierten Kriterien die optimale Einsatz- und Tourenplanung. In Sekundenschnelle sind alle Serviceeinsätze den richtigen Servicetechnikern zugeteilt. Bei Bedarf kann Ihr Disponent diese Planung jederzeit manuell anpassen – oder bei unvorhersehbaren Änderungen den Algotihmus die Planung aktualisieren lassen.
Die Einsatzplanung für die kommende Woche wurde von Ihren Disponenten erfolgreich umgesetzt und die Informationen zu den Serviceeinsätzen automatisch an die jeweiligen Außendienstmitarbeitenden übermittelt. In Echtzeit erhalten diese auf ihrem mobilen Endgerät eine Übersicht zu allen anstehenden Einsätzen. Sämtliche Informationen zu den Aufträgen stehen ebenfalls transparent zur Verfügung. Dieser lückenlose Datenaustausch wird ermöglicht durch eine Schnittstelle zwischen der digitalen Plantafel und der ebenfalls zur Field Service Management Software gehörenden mobilen Service App für den Außendienst.
Nun erhält der Disponent eine dringende Info aus dem Kundensupport. Ein Kunde meldet einen Notfall, der heute noch behoben werden muss. Ein schneller Blick auf die digitale Plantafel zeigt dem Disponenten, welche Techniker sich heute in der Nähe des Einsatzortes befinden und für den Serviceauftrag zur Verfügung stehen. Mit wenigen Klicks wird der Notfalleinsatz eingeplant. Dank der Echtzeitkommunikation zwischen digitaler Plantafel und mobiler Service App erhält der gewählte Techniker umgehend den neuen Serviceeinsatz in der mobilen Service App, so dass er sich ohne Verzögerung auf den Weg zum Kunden machen kann.
Eine digitale Plantafel bietet Serviceteams jede Menge Potential, um bestehende Serviceprozesse zu vereinfachen und zu optimieren – angefangen von einer detaillierten Kartendarstellung bis hin zur automatisierten Einsatzplanung. Der administrative Aufwand Ihrer Disponenten wird erheblich reduziert, wodurch Sie langfristig Kosten senken und die Zeit Ihrer Experten in sinnvolle Tätigkeiten investieren können.
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