Das digitale Dokumentenmanagementsystem ELO ECM Suite

Dokumentenverwaltung leicht gemacht mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Kennen Sie das auch? Sie benötigen dringend wichtige Dokumente und müssen diese aber erst in verschiedenen Ordnern suchen, bevor Sie die Dokumente finden? Dann jedoch müssen Sie erst noch überprüfen, welche Version die aktuellste ist? In vielen Unternehmen gehört dieses manuelle Dokumentenmanagement zum Alltag und verhindert, dass sich Mitarbeiter mit wirklich wichtigen Tätigkeiten beschäftigen.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann hier einfach Abhilfe geschaffen werden.

Mit der ELO ECM Suite können Sie Informationen in Ihrem Unternehmen effizient verwalten, schnell nutzen und sicher kontrollieren – und das zeit- und ortsunabhängig. Denn die uneingeschränkte Verfügbarkeit von Informationen und ihre automatisierte Verarbeitung bildet die Basis für unternehmerischen Erfolg.

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Dokumentenmanagement mit System – ELO ECM Suite

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  • Strukturierter Überblick & erhebliche Zeitersparnis

    Eine zentrale Ablage aller Unterlagen sorgt für Übersichtlichkeit. Bearbeitungszeiten werden durch automatisierte Prozesse und intelligente Suchmechanismen verkürzt.

  • Rechtskonforme Verwaltung

    Sensible Daten können unter Einhaltung gesetzlicher Fristen, Compliance- und Revisionsvorschriften aufbewahrt werden.

  • Überblick der wichtigsten Funktionen

    Lernen Sie die Lösung ELO ECM Suite und die Business Solution ELO Invoice – das digitale Rechnungsmanagement – kennen und wie diese die täglichen Arbeitsabläufe erleichtern.

Die Dokumentenmanagement-Lösung von ELO

Eine zentrale Herausforderung für Unternehmen in der Digitalisierung besteht in der Vernetzung von Prozessen durch eine intelligente Datenverarbeitung. ELO ist ein führender Hersteller für Enterprise Content Management und bietet rund um die ELO ECM Suite bzw. das ELO DMS genau die Werkzeuge, die Sie für das Management Ihrer Unternehmensdaten brauchen.

Das ELO DMS macht Ihre Arbeit durch eine revisionssichere Archivierung mit lückenloser Versionshistorie, eine exzellente Suchfunktion und eine nahtlose Integration in Ihr MS Office nicht nur sicherer, sondern auch effizienter. Und dabei ist das Dokumentenmanagementsystem flexibel erweiterbar durch eine breite Palette an Zusatzmodulen für Vertragsmanagement, HR, Rechnungsmanagement und sogar Learning Management.

Basisfunktionen der Dokumentenmanagement Software ELO ECM Suite

  • Rechtskonforme Ablage

    Verwalten Sie geschäftsrelevante Unterlagen rechtskonform und sicher an einem zentralen Ort.

  • Versionierung

    Einzelne Versionsstände Ihrer Dokumente und Daten sind jederzeit lückenlos nachvollziehbar.

  • ELO Berechtigungskonzept

    Zugriffsrechte auf Ihre Daten steuern Sie mit der ELO ECM Suite dokumenten- und nutzerbezogen.

  • Prozessautomatisierung

    Mit der Low-Code-Komponente ELO Flows automatisieren Sie Ihre Unternehmensprozesse per individueller Konfiguration.

  • Check-in und Check-out

    Durch das Aus- und Einchecken von Dokumenten sind alle Anwender jederzeit auf dem aktuellen Stand.

  • ELO Links

    Versenden Sie Dokumente über ELO Links an Ihre Kollegen und entlasten dabei Ihre Mailserver.

  • Tag-Cloud

    Aktuell relevante Themen werden in einer Tag-Cloud auf der Startseite der ELO ECM Suite angezeigt.

  • Umfragen am Dokument

    Über ein Umfrage-Tool können Sie schnelle Abstimmungen zu einem Dokument im ELO System erstellen.

  • Verschlüsselung

    Durch die 256 Bit AES-Verschlüsselung und bis zu 2 Millionen Schlüsselkreise sind Ihre Daten optimal geschützt.

  • ELO Workspaces

    Mit der dynamischen Darstellung Ihrer Daten in der ELO ECM Suite schaffen Sie eigene Arbeitsbereiche für interdisziplinäre Teams.

  • Nach OneDrive auschecken

    Arbeiten Sie gemeinsam online an Ihren Dokumenten in Microsoft 365 und legen diese in der ELO ECM Suite ab.

  • ELO Analytics

    Visualisieren und analysieren Sie Ihre Unternehmensdaten mit übersichtlichen Grafiken, Dashboards und Diagrammen.

Ihre Vorteile mit dem Dokumentenmanagement System ELO ECM Suite

Archivierung

Sichere und rechtskonforme Aufbewahrung Ihrer Unternehmensdaten

Dokumentenmanagement

Effiziente Organisation von Dokumenten und Unternehmensinformationen

Prozessautomatisierung

Automatisierte Geschäftsprozesse für mehr Effizienz und Transparenz

Datenanalyse

Ihre Unternehmensdaten im Blick für eine schnelle Informationsverfügbarkeit

Zusammenarbeit

Vielfältige Möglichkeiten rund um das gemeinsame Arbeiten im Team

Versionsverwaltung

Lückenlose Dokumentenhistorie durch eine integrierte Versionsverwaltung.

Die ELO Business Solutions des Dokumentenmanagementsystems ELO ECM Suite

In diesen Bereichen unterstützt Sie die digitale Dokumentenverwaltung

Die ELO Business Solutions sind standardisierte Lösungs-Apps für unterschiedliche Geschäftsszenarien. Sie lassen sich sofort einsetzen, können aber auch jederzeit auf individuelle Anforderungen angepasst werden. Das Portfolio umfasst Rechnungsmanagement, Vertragsmanagement, Personalmanagement und vieles mehr.

ELO ContractELO InvoiceELO HR Personnel FileELO HR Recruiting ELO Public SectorELO KnowledgeELO VisitorELO Learning
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ELO Contract – das digitale Vertragsmanagement

Verträge sind eine Grundlage betriebswirtschaftlichen Handelns in Unternehmen. Umso wichtiger ist eine transparente und rechtskonforme Vertragsverwaltung. Mit der Business Solution ELO Contract lässt sich das Vertragsmanagement in Unternehmen nachhaltig und zuverlässig digital gestalten.

Die Business Solution ELO Contract verwaltet ein- und ausgehende Verträge über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Für jede Vertragsphase – von der Anforderung und dem ersten Entwurf bis hin zum Abschluss und der späteren Archivierung – stellt ELO Contract standardisierte Vorgehensweisen als Best-Practice-Ansatz bereit. Damit profitieren Anwender von einer sofort einsatzfähigen Lösung, die sich dennoch jederzeit an individuelle Anforderungen anpassen lässt.

Mit einem komfortablen Vertragsmanagement-Cockpit stehen umfassende Controllingoptionen zur Verfügung. So lassen sich laufende Verträge überwachen und verschiedene Auswertungen vornehmen. ELO Contract liefert zudem eine Kalenderansicht mit, die wichtige Eckdaten wie zum Beispiel Erinnerungs- und Kündigungstermine übersichtlich darstellt.

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ELO Contract im Überblick

Übersichtliches Vertragsmanagement

Schnelle Bearbeitung und Verwaltung

Vertragscontrolling und Auswertungsoptionen

Ganzheitliche Informationsverfügbarkeit

ELO Invoice – das digitale Rechnungsmanagement

Die Business Solution ELO Invoice bietet alle Mehrwerte einer modernen Rechnungseingangslösung für Unternehmen. Sie beschleunigt und automatisiert den gesamten Rechnungsprozess: Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst, erkannt und per ELO Workflow an die richtigen Bearbeiter zur Prüfung und Verarbeitung weitergeleitet.

Über ein Rechnungseingangs-Cockpit behalten Anwender mit der entsprechenden Zugriffsberechtigung jederzeit den Überblick über alle im Prozess befindlichen Rechnungen. Dank eines Frühwarnsystems werden somit Fälligkeitstermine und Fristen mühelos eingehalten. Auch die Rechnungsfreigabe wird durch konfigurierbare Freigabeformulare deutlich vereinfacht und übersichtlicher.

Bei der Klassifizierung eingehender Rechnungen kann das Modul ELO DocXtractor unterstützen, welches auch einen Datenabgleich mit angebundenen ERP-Systemen durchführt – wie zum Beispiel mit SAP®, Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV Rechnungswesen etc. Dies ermöglicht eine durchgängig automatisierte Bearbeitung von eingehenden Rechnungen.

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ELO Invoice im Überblick

Übersichtliches Rechnungsmanagement

Schnelle Bearbeitung und transparente Verwaltung

Rechnungscontrolling und Fristenüberwachung

Nahtlose Integration aller gängigen ERP-Systeme

Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen

ELO HR Personnel File – die digitale Personalakte

Die Business Solution ELO HR Personnel File ist die digitale Personalakte zur automatisierten Verwaltung und Steuerung von Personaldaten in Unternehmen. Im Mittelpunkt stehen hierbei die Automatisierung von Arbeitsabläufen, eine höhere Arbeitseffizienz sowie der Datenschutz und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben.

ELO HR Personnel File wurde speziell für die Aufgaben in der Personalabteilung entwickelt. Die Softwarelösung unterstützt beim Aufbau einer elektronischen Personalakte, die sämtliche Dokumente unabhängig vom Format zentral vereint. Egal ob Bewerbungsunterlagen, E-Mails, Zeugnisse oder Urlaubsanträge – der gesamte Schriftverkehr sowie alle mitarbeiterbezogenen Informationen werden mit ELO HR Personnel File strukturiert gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt.

Automatische Erinnerungs- und Löschfunktionen sowie ein nutzerabhängiges Berechtigungskonzept sorgen zudem dafür, dass sämtliche Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten gemäß EU-DSGVO sicher erfüllt werden. Darüber hinaus ermöglicht die digitale Personalakte von ELO die Integration personalbezogener Standards in bereits bestehende Prozesse. Der Einsatz formularbasierter Workflows vereinfacht Freigaben und verkürzt Bearbeitungszeiten. Damit werden Personalprozesse effizienter und Kosten nachhaltig gesenkt.

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ELO HR Personnel File im Überblick

Sichere Datenerfassung und -verwaltung

Integration personalbezogener Standards in bestehende Prozesse

Automatische Fristen- und Terminkontrolle

Datenschutzanforderungen der EU-DSGVO sicher erfüllen

Mit individuellen Dashboards jederzeit den Überblick behalten

Übersichtliche Auswertungen erzeugen

ELO HR Recruiting – das digitale Bewerbermanagement

Mit der Business Solution ELO HR Recruiting lässt sich das Bewerbermanagement im Unternehmen optimal digitalisieren. Der gesamte Bewerbungszyklus wird damit transparent und effizient verwaltet: Personalbedarf kann einfach gemeldet, Bewerbungen können entgegengenommen und sämtliche Informationen zu Bewerbern bei Bedarf komfortabel in führende HR-Systeme oder in die digitale Personalakte von ELO überführt werden.

Automatische Erinnerungs- und Löschfunktionen sowie ein nutzerabhängiges Berechtigungskonzept sorgen zudem dafür, dass sämtliche Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten gemäß EU-DSGVO sicher erfüllt werden. Die Prozessoptimierung mit ELO HR Recruiting spart Zeit und senkt Kosten. Dank des integrierten Job-Portals können per Knopfdruck automatisch Stellen ausgeschrieben und zum Beispiel auf der eigenen Unternehmenswebseite eingebunden werden. Über Checklisten und konfigurierbare Erinnerungsfunktionen behalten entsprechend berechtigte Anwender jederzeit den Überblick über den gesamten Bewerbungsprozess.

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ELO HR Recruiting im Überblick

Digitalisierter Bewerberprozess von der Bedarfsmeldung bis zum Onboarding

Komfortable Integration in bestehende HR-Systeme

Umfangreiches Rankingsystem zum systematischen Bewerberabgleich

Sichere Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben

Mit dem Recruiting-Board jederzeit den Überblick behalten

ELO Public Sector – die ELO E-Akte

Die Business Solution ELO Public Sector ist die elektronische Akte von ELO, speziell ausgelegt für die Bedürfnisse von Verwaltungen und Behörden. Sämtliche Schriftgutobjekte und Vorgänge können in der ELO E-Akte zentral abgelegt und verwaltet werden. Über vorkonfigurierte elektronische Geschäftsgänge werden Objekte dann mit Hilfe der ELO Vorgangsbearbeitung gemäß den fachlichen und funktionalen Anforderungen weitergegeben.

Für die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen bei den Themen Datensicherheit und Datenschutz sorgt zum einen ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept mit Benutzergruppen und Rollenfunktionen. Zum anderen berücksichtigt die Entwicklung der ELO E-Akte die gesetzlichen Rahmenbedingungen des E-Government-Gesetzes (EGovG) und der EUDatenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). ELO Public Sector ermöglicht auch den mobilen Zugriff auf Dokumente und Akten sowie die Steuerung von Geschäftsgängen und Aufgaben in Freigabeprozessen über Smartphone und Tablet. Hierbei ist die Vertraulichkeit der Daten über den Passwortschutz und speziell abgesicherte Übertragungsprotokolle jederzeit gewährleistet. Organisationsübergreifendes Verwaltungshandeln ist zudem ebenso einfach umsetzbar wie die optimale Verzahnung des E-Mail-Managements in die elektronische Vorgangsbearbeitung.

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ELO Public Sector im Überblick

Automatisierte Prozesse in der Verwaltungsarbeit

Rechtskonforme Verwaltung gemäß Datenschutzrichtlinien

Nahtlose Anbindung von Drittsystemen

Mobiler Zugriff für komfortables Arbeiten

Organisations- und standortübergreifende Informationsverfügbarkeit

Digitales Wissensmanagement mit ELO Knowledge

Mit der ELO Lösung für Wissensmanagement wird eine unternehmensweite Informationsplattform geschaffen. Ziel dabei ist, alle geschäftsrelevanten Informationen für diejenigen Mitarbeiter zugänglich und nutzbar zu machen, die diese Informationen für ihre tägliche Arbeit benötigen.

Die Business Solution ELO Knowledge bündelt sämtliche Daten und Informationen zu einer zentralen und intelligenten Wissensdatenbank. Leistungsfähige Schnittstellen sorgen dafür, dass Informationsinseln und isolierte Datensilos zu einer unternehmensweiten Informations- und Wissensplattform verbunden werden können.
Mit dem ELO Wissensmanagement lässt sich eine Community etablieren, in der sich Mitarbeiter gegenseitig unterstützen, Wissen gerne teilen und gute Ideen gemeinsam vorantreiben. Die Benutzeroberfläche vereint Diskussionsforen, Q&ASysteme, Knowledge-Base und Ideenmanagement an einem zentralen Ort. Damit werden das Know-how und die Erfahrungen jedes einzelnen Mitarbeiters eingebracht und effizient genutzt. Mit dem Ziel, gemeinsam schneller Lösungen zu finden und die Produktivität des Unternehmens nachhaltig zu steigern.

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ELO Knowledge im Überblick

Integriertes Ideenmanagement

Produktive Teamarbeit und einfacher Informationsaustausch

Ausgefeiltes Belohnungssystem

Möglichkeiten zum direkten Feedback

Schnelle Informationsverfügbarkeit

ELO Visitor – das digitale Besuchermanagement

Die Business Solution ELO Visitor ist die perfekte Lösung für digitales Besuchermanagement: Damit bereiten Unternehmen ihren Besuchern einen professionellen Empfang und behalten jederzeit den Überblick über ein- und ausgehende Kunden, Partner und Gäste.

Mit ELO Visitor kann der gesamte Besuchsprozess – von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Verabschiedung – digital begleitet und überwacht werden. Bereits bei der Planung und Erfassung von Besucherinformationen unterstützt ELO Visitor mit zahlreichen nützlichen Funktionen. Darüber hinaus sorgt das ELO Besuchermanagement für einen vollständigen Überblick über alle im Haus befindlichen Besucher und die sichere Archivierung aller Besucherdaten gemäß den gesetzlichen Vorgaben.
Über ein praktisches Besuchermanagement-Cockpit haben Anwender jederzeit den Überblick über aktuelle und geplante Besuche. Zudem besteht die Möglichkeit, statistische Auswertungen komfortabel durchzuführen. Individuelle Besucherausweise und personalisierte Willkommensbildschirme gehören ebenfalls zum Leistungsspektrum der Business Solution ELO Visitor.

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ELO Visitor im Überblick

Übersichtliche Besucherverwaltung

Individuelle Besucherausweise

Controlling und Auswertungsoptionen

Personalisierte Willkommensbildschirme

ELO Learning – das digitale Weiterbildungsmanagement

Die Business Solution ELO Learning bietet Lernplattform und Kursverwaltung in einem: Mit dem modernen Learning Management-System lassen sich Lerninhalte automatisiert und nutzerfreundlich digital organisieren, durchführen und auswerten.

Mit nur wenigen Klicks können E-Learning-Kurse, Präsenzschulungen oder auch virtuelle Klassenräume in ELO Learning angelegt werden. Dabei ist es möglich, verschiedene Kursformate zu individuellen Lernpfaden zu kombinieren und diese im integrierten Lernportal der Weiterbildungsmanagement-Software zu veröffentlichen.
Kursteilnehmer können direkt bei der Kursanlage hinzugefügt werden oder sich über das Lernportal zu einem Kurs anmelden. Im Lernportal behalten Teilnehmer zudem den Überblick über absolvierte Kurse und den eigenen Lernfortschritt. Nach der Kursteilnahme besteht die Möglichkeit, automatisierte Teilnahmebestätigungen und Zertifikate zu erstellen. Für noch mehr motivierende Lernerlebnisse lässt sich ELO Learning darüber hinaus mit der Wissensmanagement-Software ELO Knowledge verknüpfen: Die darin integrierte Wissenscommunity lädt zum interaktiven Austausch und gemeinsamen Lernen ein.

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ELO Learning im Überblick

Transparente und übersichtliche Kursverwaltung

Intuitiv bedienbares Lernportal

Transparente Qualifizierungsprozesse dank individuellen Lernpfaden

Social-Learning-Elemente für eine aktive Teilnahme

Automatisierte Erstellung von Teilnahmebestätigungen und Zertifikaten

“Wenn man sich mit ELO auskennt bietet die Software unglaublich viele Möglichkeiten. Durch das Zusammenführen von Arbeits- und Archivumgebung kann dank der zentralen Ablage nun kostbare Zeit eingespart werden.“

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ELO for Datev – Wichtige Informationen für alle Anwender von DATEV DMS classic für Unternehmen

Als DATEV Premium Partner hat ELO Digital Office die von DATEV empfohlene Nachfolgelösung entwickelt. ELO for DATEV verbindet sich nahtlos mit Ihren DATEV Rechnungswesen-Programmen und sorgt für durchgängig digitale Unternehmensprozesse. Planen Sie am besten noch heute den Wechsel und gehen die Migration gemeinsam mit uns als “Trained by DATEV”-zertifizierten ELO Business Partner rechtzeitig an.

Die ELO Digital Office GmbH gehört zu den führenden Herstellern von Systemen für Enterprise-Content Management (ECM). Mit einer ECM-Software erhöhen Sie die Sicherheit und Transparenz in allen Abteilungen Ihres Unternehmens – vor allem in der Buchhaltung. Denn ein digitales Rechnungsmanagement macht Schluss mit analogen, manuellen und fehleranfälligen Prozessen. Durch eine komfortable Anbindung an Ihre Buchführungssoftware – ermöglicht durch die Kooperation von ELO und DATEV – gehen Sie noch einen Schritt weiter: Mit wenigen Klicks archivieren Sie die Buchungsdaten im ELO System, starten einen Freigabeworkflow und übergeben den Beleg ganz einfach an Ihr DATEV Rechnungswesen.

Das Softwarepaket ELO for DATEV besteht aus drei Elementen und optimiert die Buchungsprozessschritte „Ablage und Workflows“, „Belegerkennung“ und „Übergabe“.

Profitieren Sie von digitalem Dokumentenmanagement – der ELO ECM Suite

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L-mobile Referenz KRÄMER+GREBE GmbH & Co. KG
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FAQ – Ihre häufigsten Fragen zum Thema Dokumentenmanagement/Enterprise content management

Das Ziel eines Dokumentenmanagements ist es, den Zugriff auf Dokumente zu erleichtern, ihre Vertraulichkeit und Integrität zu gewährleisten sowie die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern zu verbessern. Dies wird durch eine Software ermöglicht, das sogenannte Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Das Dokumentenmanagement umfasst das Verwalten von elektronischen Dokumenten über eine Datenbank. Dies bezieht sich genauso auf die Digitalisierung von Dokumenten aus Papier in digitale Dokumente. In ein Dokumentenmanagementsystem gehört demnach die Erfassung, Bearbeitung, Speicherung, Archivierung, Verwaltung und Verfolgung elektronischer Dokumente und Dateien wie Rechnungen, Verträge und E-Mails.

Die primäre Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist, die digitale und zentrale Archivierung aller elektronischen Dokumente. Neben der revisionssicheren Archivierung werden die Dokumente zudem verwaltet.

Ein gutes Dokumentenmanagement vereinfacht die Prozesse im gesamten Unternehmen. Die Abteilungen, die jedoch am meisten von einem DMS profitieren und in denen es am häufigsten eingesetzt wird, sind Marketing/ Vertrieb, Personalwesen, Rechnungswesen und Support.

Ein gutes Dokumentenmanagement System besteht aus mehreren Funktionen.

Digitales Archiv: Eine der Hauptfunktion einer DMS Software ist das Verwalten von digitalen Dokumenten. Dazu gehören auch eingescannte Dokumente wie Rechnungen oder Verträge. Teilweise kann ein digitales Archiv ein Papierarchiv ersetzen und erspart das mühsame und platzraubende lagern von Ordnern.
Um seine digitalen Dokumente schnell und zuverlässig wiederzufinden sind zwei Funktionen besonders hilfreich. Zum einen eine effektive Beschlagwortung, zum anderen das Scannen von Dokumenten mittels OCR. Dadurch wird der Text von gescannten Dokumenten für die DMS Software les- und durchsuchbar.

Zugriff & Verfügbarkeit: Es werden oft bestimmte Dokumente benötigt, wenn man nicht gerade im Büro ist. Dies kann zum Beispiel eine abgelegte Rechnung für einen Kunden oder einen Plan auf einer Baustelle sein. In solchen Fällen hilft es, wenn man auch unterwegs Zugriff auf die DMS Software hat. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Entweder man arbeitet über einen Terminal-Server und bekommt so an die gewünschten Informationen, oder es steht eine App oder Web-Variante zur Verfügung. Falls es bei Ihnen Szenarien gibt, die einen mobilen Zugriff erfordern, sind Funktionen wie diese unerlässlich.

Zusammenarbeit & Workflows: Mithilfe einer DMS Software ist es möglich, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten. Hierbei wird gewährleistet, dass man an der aktuellsten Version arbeitet. Außerdem bieten viele Programme die Möglichkeit Ansichten benutzerspezifisch einzustellen. Man sieht also nur die Daten, die man benötigt und kann sich voll auf seine Arbeit konzentrieren.
In der Software hinterlegte Workflows helfen bei der gemeinsamen Arbeit ebenso. Man kann Dokumente freigeben, revisionieren, weiterleiten oder sperren. So kann die gemeinsame Arbeit perfekt ausgeführt werden.

Revisionen: Das Erstellen von Revisionen ist für eine DMS Software unerlässlich. Dabei wird sichergestellt, dass das Originaldokument unverändert bleibt. Für jede (maßgebliche) Änderung wird eine neue Version des Dokuments erstellt. Zusätzlich soll die Möglichkeit bestehen, Kommentare zu den einzelnen Revisionen zu erstellen, um die Änderungen zu dokumentieren.

Automatisieren von Prozessen: Durch die oben beschriebenen Funktionen ist es bereits möglich einige Prozesse, wie Dokumentfreigaben, zu automatisieren. Besonders mächtig wird eine DMS Software, wenn sie in andere Unternehmensprozesse eingebunden wird. Beispiele hierfür sind die Verwaltung von technischen Informationen (Strukturen) im Engineering oder die Dokumentenverwaltung in CRM- oder ERP-Systemen. Dadurch hilft eine DMS Software nicht nur bei der Digitalisierung, sondern auch bei der Automatisierung von Unternehmensprozessen. Es entstehen effiziente Arbeitsabläufe und die Wertschöpfung von Projekten steigert sich.

Durch ein DMS lassen sich digitale Dokumente immer zuverlässig und schnell finden. Die Anzahl der unnötigen Ausdrucke wird reduziert. Durch die Einsparungen für die Kosten an Papier, Patronen, Kartuschen und Drucker amortisiert sich ein Dokumentenmanagement System schnell.

Die Vorteile eines Dokumentenmanagement Systems sind ein verbesserter Service und verbesserte Kommunikation, sowohl zwischen die Mitarbeitern, als auch zum Kunden.  Des Weiteren ist dank einer DMS Software eine verbesserte Vorgangsbearbeitung möglich, was zu Fehlerminimierung führt, die Beschleunigung und Automatisierung von Arbeitsprozesse, maximale Dokumentensicherheit sowie Kostenreduktion.

Einfach ausgedrückt, hat ein Enterprise Content Management (ECM) die Aufgabe, den Dokumentenfluss im Unternehmen zu digitalisieren und zu automatisieren. Dazu gehören Erstellung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung der Dokumente, bis hin zur digitalen Signatur.

Die Abkürzung ECM steht für Enterprise Content Management und bezeichnet die zentrale Verwaltung des gesamten Unternehmens-Content. Darunter fallen auch Medien-Formate wie Videos und Audiodateien. Das Kürzel DMS bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Dieses sorgt für die strukturierte Verwaltung und Archivierung von (digitalen) Schriftstücken.

Ein Enterprise content management ist ein zentrales System mit einheitlichen Workflows. Mithilfe diesem ECM System schafft man transparenz und nachvollziehbarkeit bei Workflows innerhalb des Unternehmens. Das Suchen und Finden von wichtigen Dokumenten geschehen mit der Enterprise Search in wenigen Sekunde. Außerdem wird die Zusammenarbeit mit einem Enterprise content management system verbessert.

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