Personaleinsatzplanung
Erfahren Sie, wie die Digitalisierung bei einer ressourcenoptimierten Einsatz- und Tourenplanung unterstützen kann
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Ohne ressourcenoptimierte Einsatz- und Tourenplanung ist ein effizienter Field Service nicht möglich. Der Schlüssel zum Erfolg: Eine digitale Personaleinsatzplanung. Doch wie funktioniert die Digitalisierung in der Disposition? Wir erklären in diesem Beitrag, wie eine Field Service Management Software Prozesse nicht nur digitalisieren, sondern auch automatisieren kann – und so eine optimierte Planung ermöglicht.
Die Personaleinsatzplanung ist Teil des Workforce Managements. Sie stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden eines Unternehmens unter Berücksichtigung zeitlicher, örtlicher, qualitativer und quantitativer Aspekte für die passenden Arbeitseinsätze verplant werden. Denn die Mitarbeitenden sind die wertvollste Ressource eines Unternehmens. Um diese Ressource effizient und nachhaltig zu nutzen, muss der Personaleinsatz optimal koordiniert werden. Das macht die Personaleinsatzplanung zu einem wichtigen Werkzeug im Unternehmen.
Das Ziel der Personaleinsatzplanung ist es, für anstehende Aufgaben und Arbeitseinsätze die passenden Mitarbeitenden mit den nötigen Qualifikationen, kosteneffizient und zum optimalen Zeitpunkt einzusetzen. Gleichzeitig müssen sämtliche Risikofaktoren, sowohl intern als auch extern, bei der Planung berücksichtigt werden.
Digitale Prozesse unterstützen Serviceteams dabei, die Herausforderungen des Arbeitsalltags erfolgreich zu meistern. Die Field Service Management Software L-mobile service. bietet hierfür umfangreiche Werkzeuge – von der digitalen Plantafel bis zur mobilen Service App.
Bei der quantitativen Personaleinsatzplanung steht die Summe des verfügbaren Personals im Vordergrund. Es geht darum zu analysieren, ob das anfallende Arbeitspensum innerhalb eines bestimmten Zeitraums mit dem vorhandenen Team erfüllt werden kann. Je früher der Personalbedarf ermittelt wird, desto besser und flexibler kann auf Engpässe, beispielsweise aufgrund von Altersteilzeit, reagiert werden.
Besonders wichtig für eine gute Planung ist es, die Qualifikationen der eigenen Mitarbeitenden zu kennen. Aus diesem Grund befasst sich die qualitative Planung mit den Fähigkeiten Ihres Personals. Anhand der vorhandenen Daten lässt sich erkennen, welche Qualifikationen ausreichend vorhanden sind und wo in Zukunft eventuell zusätzliche Arbeitsplätze oder Weiterbildungen der Mitarbeitenden erforderlich sind.
Sie ist vor allem dann relevant, wenn für Ihr Unternehmen das saisonale Geschäft, zum Beispiel an Weihnachten, eine wichtige Rolle spielt. Es ist wichtig, diese saisonalen Peaks zu kennen und den erhöhten Personalbedarf frühzeitig einzuplanen.
Wie die Digitalisierung im Kundenservice gelingen kann
Konkret geht es hier um die Einsatz- und Tourenplanung von und für Servicetechniker. Eine optimale Personaleinsatzplanung zählt im Field Service Management zu den wichtigsten Maßnahmen im Serviceprozess. Sämtliche Serviceeinsätze werden hier den verfügbaren Technikern zugeordnet. Dabei müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Hierzu zählen die Qualifikationen der Techniker sowie die Erreichbarkeit der Kunden. Aber auch Verfügbarkeiten von Fahrzeugen oder Materialien müssen geprüft werden. So kann am Ende der richtige Techniker zur richtigen Zeit den richtigen Einsatz bearbeiten.
Es gibt viele Gründe, die für die Digitalisierung dieser Prozesse sprechen. Vor allem in Form einer Field Service Management Software. Denn Digitalisierung ist für die Personaleinsatzplanung eine wertvolle Unterstützung. Durch automatisierte Prozesse kann die Planung beschleunigt werden. Das schafft Disponenten mehr Zeit für komplexere Aufgaben. Darüber hinaus werden Fehler bei der Tourenplanung reduziert. Generell sorgt eine digitale Personaleinsatzplanung für mehr Transparenz im Field Service.
Alle Kunden- und Einsatzdaten werden zentral verwaltet. Langes Suchen nach Daten für die Planung ist nicht mehr nötig. Aktuelle Informationen und spontane Meldungen sind für Disponenten sofort verfügbar. Verzögerungen in der Einsatzplanung werden auf ein Minimum reduziert. Eine digitale Personaleinsatzplanung schafft die Basis für eine ressourcenoptimierte Planung. Das Ergebnis: Erhöhte Planungssicherheit, Vermeidung von Engpässen und Reduzierung des Zeit- und Kostenaufwands.
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Eine effiziente und optimierte Personaleinsatzplanung erfordert einen lückenlosen Austausch im Serviceteam. Disponenten müssen über jeden neuen Serviceauftrag ebenso Bescheid wissen, wie über den Status der einzelnen Techniker. Auch dabei unterstützt eine digitale Personaleinsatzplanung. Genauer gesagt: Eine Field Service Management Software.
Schnell und automatisiert werden Informationen zwischen Innen- und Außendienst ausgetauscht. Neue Einsätze werden in Echtzeit in der digitalen Plantafel angezeigt. Geplante Touren automatisch an die entsprechenden Servicetechniker übermittelt. Anstatt Informationen per Telefon oder E-Mail auszutauschen und auszudrucken, geschieht der Informationsaustausch in einer zentralen Software.
Erschwerte Einsatzplanung durch fehlendes Know-how in der Disposition
Je länger ein Disponent bereits seinen Job ausübt, desto mehr Wissen hat er über die Prozesse in der Personaleinsatzplanung sammeln können. Das erleichtert dieser Person zwar die Arbeit. Doch wenn dieses Wissen nur in den Köpfen der Mitarbeitenden gespeichert ist, kann das negative Folgen für das Unternehmen haben.
Verlässt ein Disponent das Unternehmen, geht sein Wissen verloren. Mit Blick auf den demografischen Wandel und den Fachkräftemangel in Deutschland wird fehlendes Know-how zu einem ernsten Problem. Einerseits sind junge neue Fachkräfte schwer zu finden. Gleichzeitig ist es eine zeitaufwändige Herausforderung, das Wissen langjähriger Mitarbeitenden an die nächste Generation weiterzugeben. Mit Hilfe von digitaler Personaleinsatzplanung lässt sich diese Herausforderung meistern. Denn das gesamte Wissen sowie die nötigen Mittel für eine optimierte Einsatzplanung sind in einer Field Service Management Software gespeichert.
Medienbrüche im Serviceprozess erschweren die Personaleinsatzplanung
Detaillierte Informationen sind der Schlüssel für die Personaleinsatzplanung. Idealerweise stehen diese transparent und in Echtzeit zur Verfügung. Nur so bleiben Disponenten flexibel und glänzen mit einer schnellen Reaktionszeit. Ohne eine zentrale Softwarelösung, müssen diese Informationen aufwändig beschafft werden. Egal ob im Aktenordner, im E-Mailverlauf oder im CRM-System: Die fehlende Transparenz macht das Ganze äußerst zeitaufwändig. Schuld daran ist oft eine fehlende Vernetzung bestehender Softwarelösungen. Google Maps, ein Tabellenprogramm wie Excel und ein CRM-System können nicht miteinander zusammenarbeiten. Es fehlt an einem medienbruchfreien Datenaustausch.
Eine Field Service Management Software enthält dagegen die wichtigsten Funktionen für eine digitale Personaleinsatzplanung. Darüber hinaus bietet sie eine Vielzahl an Schnittstellen für die Anbindung an Drittsysteme, beispielsweise ein ERP-System. Medienbrüche werden verhindert und ein reibungsloser Datenaustausch sichergestellt.
Lieferengpässe oder Personalausfälle können die Personaleinsatzplanung beeinflussen
Einige Faktoren können die Einsatzplanung im Field Service Management erschweren. Die meisten davon sind schwer vorauszusagen. Lieferschwierigkeiten eines Lieferanten können Materialengpässe verursachen. Krankheiten können zu Personalausfällen im technischen Außendienst führen. Disponenten müssen dennoch dafür sorgen, dass Serviceeinsätze termingerecht und vollständig abgewickelt werden.
Aus diesem Grund ist es wichtig, dass in der Disposition jederzeit ein Höchstmaß an Flexibilität herrscht. Nur so kann schnell auf Änderungen und Probleme reagiert werden. Die durchgängige Transparenz einer digitalen Personaleinsatzplanung ist dafür eine wichtige Voraussetzung. Mit einer Field Service Management Software erhalten Disponenten umgehend Benachrichtigungen zu neuen Informationen. Außerdem sorgt die automatisierte Einsatzplanung für eine schnelle Neuberechnung der bestehenden Planung. Das macht die Disposition flexibel und fördert schnelle Reaktionszeiten.
Was sollte man beachten vor der Einführung einer Field Service Management Software
Eindeutig definierte Ziele sind wichtig für die Prozessoptimierung. Das gilt auch für die Personaleinsatzplanung. Was soll mit der Digitalisierung erreicht werden? Bis wann soll eine entsprechende Software implementiert sein? Wie soll dabei vorgegangen werden? Klar definierte Ziele liefern ein eindeutiges Bild davon, wo die Reise hingehen soll.
Darüber hinaus sollten bestehende Serviceprozesse im Field Service Management vorhanden sein. Es ist egal, ob diese komplett analog oder bereits teilweise digitalisiert sind. Wichtig ist, dass es Prozesse gibt, an denen eine Field Service Management Software ausgerichtet werden kann. Serviceteams sollten sich mit den bestehenden Prozessen auseinandersetzen und evaluieren, ob es ausreicht, diese einfach zu digitalisieren. Manchmal kann es hilfreich sein, Prozesse zu überdenken und neu zu strukturieren. Vor allem, wenn aktuell eine Unzufriedenheit mit bestehenden Workflows besteht. Sind Prozess und Ziele klar definiert, ist es einfacher, Maßnahmen festzulegen, mit denen diese erreicht werden können.
Damit Disponenten später auch eine effiziente digitale Personaleinsatzplanung durchführen können, müssen sie die neuen digitalen Tools nutzen können. Daher ist es wichtig, die Mitarbeitenden möglichst frühzeitig abzuholen und über die geplanten Veränderungen zu informieren. Interne Workshops helfen dabei, Anforderungen an eine Field Service Management Software klar festzulegen und herauszufinden, wo es hinsichtlich des Know-hows im Team noch Optimierungspotential gibt.
Gleichzeitig bietet sich dabei die Möglichkeit, dem Team den Mehrwert einer digitalen Plantafel nahezubringen. Denken Sie immer daran: Ihr Serviceteam ist die wichtigste Ressource für Ihren Kundenservice. Mit der Einführung einer Field Service Management Software wird die Arbeit des gesamten Teams langfristig verändert. Die Einbindung in diesen Veränderungsprozess sollte daher eine hohe Priorität einnehmen.
Bevor sich Serviceteams auf die Suche nach der passenden Servicelösung machen, sollte man einen Blick auf die technische Infrastruktur werfen. Interne oder externe IT-Experten können dabei helfen. Es ist wichtig sich darüber Gedanken zu machen, wie eine Field Service Management Software genutzt werden soll. Wer die Servicelösung auf dem eigenen Server hosten möchte, benötigt andere Voraussetzungen als bei der Nutzung einer Software-as-a-Service-Lösung. Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen kann Letztere eine sinnvolle Option sein. Auch das Thema Datensicherheit gilt es zu bedenken. Möglicherweise müssen neue Strategien zur regelmäßigen Datensicherung durch Backups konzipiert werden.
Die Einführung einer Field Service Management Software für die digitale Personaleinsatzplanung bringt viele Vorteile. Dazu zählen automatisierte Prozesse, mehr Transparenz und schnelle Reaktionszeiten. Es ist jedoch wichtig, sich auch der Auswirkungen auf das eigene Serviceteam bewusst zu sein. Denn die Digitalisierung wird nicht von allen mit offenen Armen empfangen.
In den meisten Fällen werden die Mitarbeitenden den Neuerungen zunächst mit Skepsis begegnen. Ein Disponent, der bisher als Einziger die Excel-Tabelle für die Personaleinsatzplanung verstehen und nutzen konnte, wusste immer um seinen Wert im Unternehmen. Obwohl es bei der Digitalisierung nicht darum geht, Personal zu ersetzen, sondern die Arbeit des Serviceteams zu erleichtern, wird das dieser Disponent möglicherweise zunächst anders sehen.
Umso wichtiger ist es, das Serviceteam frühzeitig in die Digitalisierung zu integrieren. Es muss vermittelt werden, dass es darum geht, gemeinsam Lösungen zu finden, um als ganzes Team besser zu werden. Denn das führt zu zufriedeneren Kunden, was wiederum zu mehr Umsatz und sicheren Arbeitsplätzen führt. In Summe also eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeitende.
Digitalisierung im Field Service Management bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Auch in der Personaleinsatzplanung. Prozesse werden durch den Einsatz einer Field Service Management Software beschleunigt, erleichtert und automatisiert. Digitale und mobile Datenerfassung macht den Einsatz von Papier überflüssig, spart Zeit und Geld. Die nötigen Informationen für eine digitale Personaleinsatzplanung stehen jederzeit zentral und transparent zur Verfügung, um daraus eine ressourcenoptimierte Planung zu erstellen und am Ende Kunden durch eine hohe Servicequalität zu begeistern.
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Was ist Personaleinsatzplanung (PEP) im Field Service?
Mit der Personaleinsatzplanung werden Servicemitarbeiter für Serviceeinsätze eingeplant. Das geschieht unter Berücksichtigung von zeitlichen, öftlichen, qualitativen und quantitativen Faktoren. Auch Abwesenheiten, zum Beispiel Urlaub und Krankheitstage, werden verwaltet.
Was ist Workforce Management?
Mit Workforce Management wird die ganzheitliche Personalplanung beschrieben. Angefangen von der Analyse und Planung bis hin zur Steuerung der Mitarbeitenden.
Welche Rolle spielt eine digitale Plantafel bei der Personaleinsatzplanung?
Sie automatisiert die Einsatzplanung und sorgt für mehr Transparenz und Effizienz in der Disposition. Serviceeinsätze und Kapazitäten der Ressourcen werden in Echtzeit visualisiert. So können auch komplexe Einsätze einfach und schnell eingeplant werden.
Welche Rolle spielt Automatisierung in der Personaleinsatzplanung?
Eine automatisierte Einsatzplanung hilft, Serviceprozesse noch effizienter zu gestalten. Intelligente Algorithmen innerhalb einer Field Service Management Software wie L-mobile service berechnen dafür die optimale Planung.
