Digitale Personaleinsatzplanung im Field Service Management: So funktioniert die Digitalisierung in der Disposition

Die Einsätze von Servicetechnikern routen- und ressourcenoptimiert planen. Das ist das wichtigste Ziel der Disponenten im Field Service Management. Eine gute Personaleinsatzplanung wird somit zum Schlüsselfaktor für einen erfolgreichen Kundenservice. Doch wie schafft man es, diese zu optimieren? Ist eine digitale Personaleinsatzplanung wirklich die beste Lösung für ein erfolgreiches Field Service Management? Wir geben Ihnen im folgenden Beitrag das nötige Wissen an die Hand, um Ihre Personaleinsatzplanung fit für eine erfolgreiche Zukunft zu machen.

Was ist Personaleinsatzplanung?

Was ist die wertvollste Ressource Ihres Unternehmens? Genau: Ihre Mitarbeitenden. Damit diese Ressource effizient und nachhaltig genutzt werden kann, ist es wichtig, den Personaleinsatz optimal zu planen. Als wichtiger Bestandteil des Workforce Management soll die Personaleinsatzplanung daher sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden eines Unternehmens unter Berücksichtigung von zeitlichen, örtlichen, qualitativen und quantitativen Aspekten für die passenden Arbeitseinsätze verplant werden. Ein Arbeitseinsatz muss dabei nicht zwingend ein Außendiensteinsatz sein. Auch sämtliche Aufgaben im Innendienst werden hier berücksichtigt. Entsprechend nimmt die Personaleinsatzplanung eine wichtige Rolle in Ihrer strategischen Personalplanung ein.

Welche Ziele mit der Personaleinsatzplanung verfolgt werden

Digitale Personaleinsatzplanung im Field Service - Whitepaper

Jetzt Whitepaper downloaden

Das Ziel einer guten Personaleinsatzplanung ist es, für anstehende Aufgaben und Arbeitseinsätze die passenden Mitarbeiter mit den nötigen Qualifikationen, möglichst kostenorientiert und zum optimalen Zeitpunkt einzusetzen. Gleichzeitig müssen sämtliche Risikofaktoren, sowohl intern als auch extern, bei der Planung berücksichtigt werden.

Produktivität steigern und gleichzeitig Kosten senken
Sind Ihre Mitarbeitenden optimal ausgelastet und zufrieden mit ihrer Arbeit und dem Workload, vermeiden Sie sowohl Unter- als auch Überforderung im Team. Kosten sowie die Fluktuation im Unternehmen können gesenkt, die Produktivität gleichzeitig gesteigert werden.
Engpässe und Überkapazität vermeiden
Das Arbeitspensum kann jederzeit schwanken. Damit es dabei weder zu Engpässen bei hohem Auftragsvolumen, noch zu einer personellen Überkapazität bei niedrigem Arbeitsaufkommen kommt, ist die Personaleinsatzplanung ein ideales strategisches Mittel.
Personalbedarf ermitteln für wichtige Personalentscheidungen
Unter Berücksichtigung verschiedenster Faktoren, beispielsweise der saisonalen oder wirtschaftlichen Lage, kann mit der Personaleinsatzplanung der Personalbedarf Ihres Unternehmens relativ präzise festgestellt werden. Sie dient somit als Basis, um die richtigen Personalentscheidungen hinsichtlich Neueinstellungen, Weiterbildung und Versetzungen, aber auch möglichen Entlassungen treffen zu können.

Personaleinsatzplanung als Bestandteil des Workforce Management

Als Teil des Workforce Management ist die Personaleinsatzplanung für Unternehmen ein wichtiger Schritt hin zu einem bedarfsorientierten Personaleinsatz. Im Ganzen betrachtet, bildet das Workforce Management eine Strategie, auf deren Basis Sie das Personal Ihres Unternehmens effizient einsetzen können.

Bedarfsanalyse

Äußere Einflussfaktoren, beispielsweise saisonalen Schwankungen in der Nachfrage, die sich auf den Personalbedarf auswirken werden umfassend geprüft. Auch der dadurch entstehende Arbeitsaufwand wird ermittelt.

Personalbedarfsermittlung

Es wird analysiert, wie hoch der Bedarf an Mitarbeitenden ist, um die vorhandenen Aufgaben zu erfüllen. Auch die Qualifikationen der Mitarbeitenden werden hier bereits berücksichtigt.

Optimierung der Personalstruktur

Unternehmen müssen sicherstellen, dass das eigene Team so zusammengestellt ist, dass es sowohl heute als auch langfristig optimal zusammenarbeiten kann, um die Unternehmensziele zu erfüllen.

Personaleinsatzplanung

Nun geht es an die quantitative und qualitative Planung der Mitarbeitenden, so dass anstehende Aufgaben zur richtigen Zeit und am richtigen Ort erledigt werden.

Arbeitszeitmanagement

Ein langfristig optimiertes Personalmanagement bedarf einer transparenten Übersicht über die Zeitwirtschaft des Unternehmens. Arbeitszeiten und Abwesenheiten werden daher zentral erfasst und verwaltet.

Controlling

Ob die Planung nun tatsächlich der Realität entspricht wird abschließend im Controlling überprüft. Mit den erlangten Ergebnissen beginnt der Kreislauf von vorne.

Welche Arten der Personaleinsatzplanung gibt es?

Quantitative Personaleinsatzplanung

Bei der quantitativen Personaleinsatzplanung steht die Summe des verfügbaren Personals im Vordergrund. Es geht darum zu analysieren, ob das anfallende Arbeitspensum innerhalb eines bestimmten Zeitraums mit dem vorhandenen Team erfüllt werden kann. Je früher der Personalbedarf ermittelt wird, desto besser und flexibler kann auf Engpässe, beispielsweise aufgrund von Altersteilzeit, reagiert werden.
Qualitative Personaleinsatzplanung

Besonders wichtig für eine gute Planung ist es, die Qualifikationen der eigenen Mitarbeitenden zu kennen. Aus diesem Grund befasst sich die qualitative Planung mit den Fähigkeiten Ihres Personals. An Hand der vorhandenen Daten lässt sich erkennen, welche Qualifikationen ausreichend vorhanden sind und wo in Zukunft eventuell zusätzliche Arbeitsplätze oder Weiterbildungen der Mitarbeitenden erforderlich sind.
Saisonale Personaleinsatzplanung

Sie ist vor allem dann relevant, wenn für Ihr Unternehmen das saisonale Geschäft, zum Beispiel an Weihnachten, eine wichtige Rolle spielt. Es ist wichtig, diese saisonalen Peaks zu kennen und den erhöhten Personalbedarf frühzeitig einzuplanen.

Die Vorteile einer Personaleinsatzplanung für Unternehmen

Eine vorausschauende und gut organisierte Einsatzplanung der Mitarbeitenden ist der Schlüssel, um als Unternehmen diese Ressource in einem optimalen Kosten-Nutzen-Verhältnis einzusetzen. Gleichzeitig können mit der Personaleinsatzplanung die Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Alle Angestellten werden entsprechend Ihrer Qualifikationen gezielt den Arbeitseinsätzen zugeteilt, bei denen sie am produktivsten sein können. Das steigert außerdem die Mitarbeiterzufriedenheit. Gleichzeitig werden kostspielige Leerlaufzeiten und Überstunden verhindert.

Erleichterte und bedarfsorientierte Personalplanung
Minimierte Kosten im Personaleinsatz
Erhöhte Transparenz im Planungsprozess

Verbesserte Qualität der Einsatzplanung
Über- und Unterkapazitäten einfacher vermeiden
Erhöhte Planungssicherheit

Wie funktioniert die Personaleinsatzplanung des technischen Außendienstes im Field Service Management?

Die optimale Einsatzplanung von Servicetechnikern zählt im Field Service Management zu den wichtigsten Schritten des Serviceprozesses. Verfügbaren Technikern müssen, unter Berücksichtigung verschiedener Faktoren, entsprechend Ihrer Qualifikationen zur richtigen Zeit die richtigen Serviceeinsätze zugeteilt werden. Zu diesen Faktoren zählt beispielsweise die aktuelle Auslastung der Servicetechniker. Daher spielt die Personaleinsatzplanung hier eine besonders wichtige Rolle. Durchgeführt wird die Planung von einem oder mehreren Disponenten. Neben der idealen Personaleinsatzplanung kümmern sich diese auch direkt um eine effiziente und routenoptimierte Tourenplanung der Servicetechniker. Eine enge und transparente Zusammenarbeit mit dem gesamten Serviceteam ist hierfür entscheidend.

Abgesehen von den Servicetechnikern müssen in der Disposition weitere Ressourcen verplant werden. Denn um einen Serviceeinsatz erfolgreich abzuwickeln bedarf es mehr, als nur die Einplanung der Mitarbeitenden. Auch passendes Werkzeug und Materialien sowie Servicefahrzeuge müssen bei der Einsatzplanung berücksichtigt werden. Eine effiziente Ressourcenplanung Ihrer Mitarbeiter erhöht die Planungssicherheit im Field Service Management. Engpässe können vermieden und zusätzlicher Zeit- und Kostenaufwand durch eine schlechte Planung reduziert werden.

L-mobile, digitale Personaleinsatzplanung, Disposition im Field Service Management, Field Service Management Software, digitale Plantafel

Einsatz- und Tourenplanung: Das perfekte Team für einen effizienten technischen Außendienst

L-mobile, digitale Personaleinsatzplanung, Field Service Management Software, Tourenplanung, Tablet

Ebenso wichtig, wie die Personaleinsatzplanung ist im Field Service Management eine routenoptimierte Tourenplanung im Außendienst. Die Disponenten planen für jeden Servicetechniker die optimale Reihenfolge der anstehenden Serviceeinsätze, damit die Techniker diese in ihrer individuellen Tour abarbeiten können. Eine effiziente Tourenplanung hat viele Vorteile:

Erhöhte Kundenzufriedenheit
Zuverlässiger und pünktlicher Kundenservice
Reduzierung von Fahrstrecken der Servicetechniker
Einsparung von Spritkosten und CO²

Herausforderungen der Personaleinsatzplanung für Disponenten im Field Service

Fachkräfte-
mangel Fehlende
Transparenz Externe
Faktoren

Fachkräftemangel

Erschwerte Einsatzplanung durch fehlendes Know-how in der Disposition

Je länger ein Disponent bereits seinen Job ausübt, desto mehr Wissen hat er über die Prozesse in der Personaleinsatzplanung sammeln können. Das erleichtert diesen Mitarbeitenden zwar die Arbeit, doch wenn dieses Wissen nur in den Köpfen gespeichert ist, wird das langfristig Folgen für das Unternehmen haben.

Verlässt ein Disponent das Unternehmen, geht sein Wissen unweigerlich verloren. Es sei denn, es wird zentral für alle Mitarbeitenden gespeichert. Im Hinblick auf den demografischen Wandel und den Fachkräftemangel in Deutschland wird fehlendes Know-how zu einem ernsten Problem. Einerseits sind junge neue Fachkräfte schwer zu finden. Gleichzeitig ist es eine zeitaufwändige Herausforderung, das Wissen der langjährigen Mitarbeitenden an die nächste Generation weiterzugeben, wenn dafür nicht die nötigen (digitalen) Mittel zur Verfügung stehen.

L-mobile, digitale Personaleinsatzplanung, Fachkräftemangel im Field Service, Disposition

Fehlende Transparenz

Medienbrüche im Serviceprozess erschweren die Personaleinsatzplanung

Detaillierte Informationen sind Gold wert für die Personaleinsatzplanung. Und die müssen transparent und möglichst in Echtzeit verfügbar sein. Nur so erfahren Disponenten sofort, ob es neue Serviceeinsätze zum Einplanen gibt. Ohne eine zentrale Software, mit der das gesamte Serviceteam arbeiten kann, müssen diese Informationen manuell beschafft werden – was oft leichter gesagt ist als getan.

Es mangelt an Transparenz. Schuld daran sind oft mehrere parallel verwendete Systeme, die nicht miteinander vernetzt sind, beispielsweise ein Kalender-Tool, Google Maps, ein Tabellenprogramm und CRM-System. Bei spontanen Änderungen eines Einsatzes oder Absagen eines Kunden ist es für Disponenten kaum möglich, diese Daten ohne Verzögerung an den Außendienst weiterzugeben. So kann es passieren, dass ein Servicetechniker beim Kunden ankommt und dort mit einem neuen Problem überrascht wird, über das er durch seine Kollegen bisher noch nicht informiert wurde.

L-mobile, digitale Personaleinsatzplanung, Disposition im Field Service, Disponentinnen, Field Service Management Software, Service Innendienst, digitale Plantafel

Externe Faktoren

Lieferengpässe oder Personalausfälle können die Personaleinsatzplanung beeinflussen

Einige Faktoren können die Einsatzplanung im Field Service Management erschweren. Die meisten davon sind schwer vorauszusagen. Lieferschwierigkeiten eines Lieferanten können Materialengpässe verursachen. Krankheiten können zu Personalausfällen im technischen Außendienst führen. Disponenten müssen dennoch dafür sorgen, dass Serviceeinsätze dennoch zeitnah und erfolgreich abgewickelt werden.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass in der Disposition jederzeit ein Höchstmaß an Flexibilität herrscht. Nur so kann schnell auf Änderungen und Probleme reagiert und eine effiziente Personaleinsatzplanung sichergestellt werden. Eine Planung, bei der die richtigen Techniker zur richtigen Zeit am richtigen Einsatzort mit den richtigen Serviceeinsätzen eingeplant werden.

L-mobile, digitale Personaleinsatzplanung, digitale Plantafel, Disposition im Field Service, Field Service Management Software, Disponentin, Einsatzplanung

Digitalisierung im Field Service Management: Gründe für die Arbeit mit einer digitalen Personaleinsatzplanung

In Zeiten von Digitalisierung ist eine digitale Personaleinsatzplanung auch im Field Service Management keine Seltenheit mehr. Die Einsatz- und Tourenplanung mit einer Field Service Management Software umzusetzen kann den Serviceprozess erheblich erleichtern. Funktionen wie eine automatisierte Tourenplanung, Skill-Management zur Verwaltung von Mitarbeiterqualifikationen oder eine Teamplanung des technischen Außendienstes sind besondere Highlights einer digitalen Plantafel, wie sie in Servicelösungen meist zum Einsatz kommt.

#1 Zeitaufwand minimieren
Eine digitalisierte Personaleinsatzplanung beschleunigt das Arbeiten in der Disposition enorm. Informationen stehen in Sekundenschnelle zur Verfügung und können bequem in der Field Service Management Software aufgerufen werden, anstatt sich stundenlang durch Ordner zu wühlen. Auch die Einsatzplanung selbst ist schneller abgewickelt. Serviceeinsätze werden aus einem zentralen und digitalen Arbeitsvorrat ausgewählt und können mit wenigen Klicks zur passenden Zeit einem passenden Servicetechniker zugeordnet. Kommt eine Field Service Management Software zum Einsatz, erhält der Techniker umgehend alle Informationen zum Auftrag digital und mobil auf sein Tablet. Außerdem werden sowohl Überstunden als auch Leerlaufzeiten reduziert, die sonst häufig durch eine ineffiziente Planung verursacht werden.
#2 Produktivität erhöhen
Mit einer digitalen Lösung lassen sich in der Personaleinsatzplanung manuelle und doppelte Datenerfassung vermeiden. Das spart nicht nur Zeit, sondern führt auch zu mehr Produktivität. Eine Field Service Management Software kann mit hilfreichen Funktionen, wie beispielsweise einer automatisierten Tourenplanung, die Abläufe erleichtern. Disponenten können schneller, einfacher und vor allem produktiver arbeiten, was am Ende auch der Servicequalität des Unternehmens zugutekommt.
#3 Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit steigern
Wo Mitarbeiter früher genervt vom unendlichen Papierchaos und dem ständigen Suchen nach Daten waren, kann heute mit wenigen Klicks die Personaleinsatzplanung erledigt werden. Das hat einen besonders positiven Einfluss auf die Motivation und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Aber auch Ihre Kunden profitieren von einer digitalen Personaleinsatzplanung. Durch die optimierten Planungsprozesse kommen Servicetechniker bestens informiert vor Ort an und können Probleme effizienter beheben. Somit steigt am Ende nicht nur die Mitarbeiter-, sondern auch die Kundenzufriedenheit.
#4 Papierloser Serviceprozesse
Wo früher Berge an Papier nötig waren, kommt heute eine schlanke, transparente und digitale Softwarelösung zum Einsatz. Informationen müssen nicht mehr ausgedruckt, sondern können digital abgerufen werden. Auch die fertig verplanten Serviceeinsätze inklusive aller zugehöriger Dokumente müssen nicht mehr gedruckt und manuell an den technischen Außendienst weitergegeben werden. Alle Daten werden automatisch auf ein mobiles Endgerät geschickt, sobald die Personaleinsatzplanung abgeschlossen wurde.

Warum eine Field Service Management Software zur digitalen Personaleinsatzplanung die beste Lösung sein kann

Mittelständische und kleinere Unternehmen, die mit ebenso kleinen Technikerteams und wenig komplexen Einsätzen arbeiten, genügt häufig die Arbeit mit einem Tabellenprogramm wie Excel in Kombination mit einem Kalender-Tool, um die Personaleinsatzplanung digital abzuwickeln. In der Regel ist die Notwendigkeit einer speziellen Servicelösung abhängig von der Komplexität des Serviceprozesses und dessen Aufgaben. Nimmt die Frequenz und Komplexität der Serviceeinsätze zu, wächst meist auch die Zahl an Servicetechnikern. Schnell ist der Moment erreicht, an dem ein einfaches Tabellenprogramm durch eine Tourenplanungssoftware ersetzt werden sollte. Auch eine routenoptimierte Tourenplanung lässt sich irgendwann nicht mehr mit Google Maps durchführen. Zu den besten Alternativen zählt in dieser Situation eine Field Service Management Software. Alle Servicedaten sind zentral in der Software gespeichert und können problemlos von den Disponenten genutzt werden. Umständliches Arbeiten in voneinander getrennten Systemen entfällt. Fehler und doppelte Datenerfassung werden vermieden und dadurch jede Menge Zeit eingespart.

Wie schaut die Arbeit mit einer digitalen Plantafel im Kundenservice in der Praxis aus?

Jetzt kostenlose Demo herunterladen und entdecken

Serviceeinsätze schnell und effizient einplanen
Wir zeigen, mit welchen Funktionen eine digitale Plantafel Ihren Disponenten dabei hilft, die Einsatzplanung im Field Service zu optimieren.
Highlights der Field Service Management Software
Vom Stammdaten- und Auftragsmanagement, über die digitale Plantafel bis hin zur mobilen Service App und automatisch generierten Serviceberichten: Lernen Sie die Highlights von L-mobile service kennen.
Erfolge von Kunden
Ein kurzer Einblick zeigt, wie einer unserer Kunden seinen gesamten Serviceprozess papierlos gestaltet und heute auch problemlos offline und ohne Netzverbindung im Außendienst arbeiten kann.

Demo kostenlos ansehen

Funktionen einer digitalen Plantafel: Die wichtigsten Features zur Unterstützung der Personaleinsatzplanung

Planungs-
übersicht Touren-
planung Skill Management Auftrags-
vorrat

Digitale Planungsübersicht

Das Herzstück einer digitalen Plantafel ist die Planungsübersicht. Sie zeigt den Disponenten, welchem Techniker zu welcher Uhrzeit an welchem Tag welcher Serviceeinsatz zugeordnet wurde. Gleichzeitig können die Disponenten erkennen, wo es noch freie Zeitslots für weitere zu verplanende Einsätze gibt. Auch geplante Abwesenheiten, wie Urlaube oder Fortbildungen, sind hier fest verplant und jederzeit ersichtlich. Die eigentliche Einsatzplanung erfolgt selbstverständlich ebenfalls über diese Planungsübersicht.

L-mobile, Field Service Management Software, digitale Plantafel, digitale Personaleinsatzplanung, Gantt-Diagramm. Kapazitätsplanung

Visuelle und automatisierte Tourenplanung

Ein wichtiger Bestandteil der Personaleinsatzplanung im Field Service Management ist die Tourenplanung für den Außendienst. Servicetechniker auf einer möglichst sinnvollen Route zu den Serviceeinsätzen zu schicken ist entscheidend, um unnötige Fahrtzeiten und -kosten zu sparen. Die meisten digitalen Plantafeln verfügen dafür unter anderem über eine detaillierte Kartendarstellung. Mit dieser visuellen Übersicht sind Ihre Disponenten in der Lage, Touren noch besser zu planen und dabei gleichzeitig die Dringlichkeit von Aufträgen, die Kapazitätsplanung und weitere Faktoren zu berücksichtigen. Einige Tools bieten darüber hinaus eine automatisierte Tourenplanung, bei der Serviceeinsätze durch einen Algorithmus optimal verplant werden.

L-mobile, Field Service Management Software, digitale Plantafel, digitale Personaleinsatzplanung, Einsatzplanung mit visueller Kartendarstellung und Auftragsdetails, Tourenplanung

Skill-Management verwalten

Nicht alle Servicetechniker verfügen über die gleichen Fähigkeiten. Einerseits hängt das mit dem Erfahrungsgrad eines Technikers zusammen. Andererseits kann es innerhalb eines Unternehmens auch verschiedene Technikerteams geben, die auf unterschiedliche Kundenprobleme spezialisiert sind. Auf Grund dieser Unterschiede ist es für eine gute Personaleinsatzplanung wichtig, einen transparenten Überblick über die Fähigkeiten der einzelnen Servicetechniker zu haben. Ein integriertes Skill-Management in der digitalen Plantafel hilft, diese Übersicht zu behalten. So wird sichergestellt, dass Serviceeinsätze immer dem passenden Außendienstmitarbeiter zugeteilt werden.

L-mobile, Field Service Management Software, digitale Plantafel, digitale Personaleinsatzplanung, Skill-Management

Transparenter Auftragsvorrat

Wer effizient planen will muss wissen, welche Serviceeinsätze gerade überhaupt zu verplanen sind. Dank der Vernetzung zwischen digitaler Plantafel und den restlichen Modulen einer Field Service Management Software, werden alle neu erfassten Einsätze automatisch in Echtzeit in einem Auftragsvorrat angezeigt. In diesem Planungsvorrat können die Einsätze meist nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden, was das Finden von Aufträgen erleichtert. Mit wenigen Klicks können dann die gewünschten Aufträge einfach und bequem eingeplant werden.

L-mobile, Field Service Management Software, digitale Plantafel, digitale Personaleinsatzplanung, Auftragsvorrat

Voraussetzungen für die Einführung von digitaler Personaleinsatzplanung

Neben dem individuellen Use Case eines Unternehmens gibt es weitere Faktoren, die für die Nutzung einer Field Service Management Software und damit für die digitale Personaleinsatzplanung erfüllt sein sollten. Dazu zählen einerseits die technischen Voraussetzungen und die nötige IT Infrastruktur. Außerdem braucht es Prozesse, mit denen das Field Service Management strukturiert wird, ebenso wie das Know-how im Serviceteam, um digitale Lösungen korrekt anwenden zu können.

Klar definierte Prozesse und Ziele festlegen

Egal um welche Veränderungen es innerhalb des eigenen Unternehmens geht, es ist immer wichtig, ein konkretes Ziel vor Augen zu haben. Das gilt auch für die Verbesserung von Serviceprozessen und der Personaleinsatzplanung. Was soll erreicht werden, wann und wie soll es erreicht werden? Klar definierte Ziele liefern ein klares Bild davon, wo die Reise hingehen soll. Darüber hinaus sollten bestehende Serviceprozesse im Field Service Management vorhanden sein.

Es ist egal, ob sämtliche Prozesse noch mit Papier ablaufen oder bereits teilweise digitalisiert sind. Wichtig ist, dass es Prozesse gibt, an denen eine Field Service Management Software ausgerichtet werden kann. Dabei sollten Sie sich wirklich mit den bestehenden Serviceprozessen auseinandersetzen und evaluieren, ob es ausreicht, diese einfach zu digitalisieren. Manchmal kann es hilfreich sein, Prozesse neu zu denken und zu strukturieren. Vor allem, wenn aktuell Unzufriedenheit mit bestehenden Workflows im herrscht. Sind Prozess und Ziele klar definiert, geht es im nächsten Schritt darum zu überlegen, mit welchen Maßnahmen diese erreicht werden können.

Kompetenzen und Beteiligung am Digitalisierungsprozess im Serviceteam fördern

Damit Ihre Disponenten später auch eine effiziente Personaleinsatzplanung durchführen können, müssen sie eine digitale Plantafel nutzen können. Daher ist es wichtig, die Mitarbeitenden möglichst frühzeitig abzuholen und über die geplanten Veränderungen zu informieren. Interne Workshops helfen dabei, Anforderungen an eine Field Service Management Software klar festzulegen und herauszufinden, wo es hinsichtlich des Know-hows im Team noch Optimierungspotential gibt.

Gleichzeitig bietet sich dabei die Möglichkeit, dem Team den Mehrwert einer digitalen Lösung nahezubringen. Denken Sie immer daran: Ihr Serviceteam ist die wichtigste Ressource für Ihren Kundenservice. Mit der Einführung einer Field Service Management Software werden Sie die Arbeit Ihres Serviceteams langfristig verändern und sollten es daher von Beginn an in diesem Prozess mitnehmen.

Technische Voraussetzungen im Unternehmen prüfen

Bevor Sie sich auf die Suche nach einer passenden Servicelösung machen, sollten Sie einen Blick auf Ihre technische Infrastruktur werfen. Am besten ziehen Sie dabei stets Ihren IT-Experten zu Rate. Möchten Sie die neue Field Service Management Software auf einem eigenen Server hosten oder doch lieber als Software as a Service nutzen? Verfügt Ihr Server potentiell über genügend Arbeitsspeicher, falls Sie die Software selbst hosten möchten oder müssen Sie hier nachrüsten? Auch das Thema Datensicherheit gilt es zu bedenken. Möglicherweise müssen neue Strategien zur regelmäßigen Datensicherung durch Backups konzipiert werden.

Vorteile einer digitalen Personaleinsatzplanung

Erhebliche Kosteneinsparung durch effizientere Prozesse

Erhöhte Produktivität in der Disposition

Lückenloser Datenaustausch in Echtzeit

Absolute Transparenz über Planungskriterien wie Prioritäten, SLA-Vereinbarungen oder Skill-Management

Vereinfachte Kommunikation mit dem technischen Außendienst

Steigerung der Kundenzufriedenheit dank routenoptimierter Einsatzplanung

Fehlerquote bei der Personaleinsatzplanung wird reduziert

Digitale Plantafel ermöglich automatisierte Routen- und Tourenplanung

Zeitersparnis durch einen digitalen und automatisierten Prozess

Auswirkungen der digitalen Personaleinsatzplanung auf Mitarbeitende

Die Einführung einer Software zur digitalen Personaleinsatzplanung kann eine sinnvolle Maßnahme sein, um den Unternehmenserfolg im Field Service Management auch in Zukunft sicherzustellen und zu steigern. So viele Vorteile eine digitale Plantafel Ihrem Unternehmen auch bringen mag: Es ist wichtig auch an die Auswirkungen der Digitalisierung auf das eigene Serviceteam zu denken.

L-mobile, digitale Personaleinsatzplanung, digitale Plantafel, Field Service Management Software, Mitarbeiter in Digitalisierungsprozess einbeziehen, interne Kommunikation

In den meisten Fällen werden die Mitarbeitenden den Neuerungen zunächst mit Skepsis begegnen. Ein Disponent, der bisher als Einziger die Excel-Tabelle für die Personaleinsatzplanung verstehen und nutzen konnte, wusste immer um seinen Wert im Unternehmen. Auch, wenn es bei der Digitalisierung nicht darum geht, Personal zu ersetzen, sondern den eigenen Mitarbeitenden dabei zu helfen, noch besser in ihrer Arbeit zu werden, wird das dieser Disponent möglicherweise im ersten Moment anders sehen.

Umso wichtiger ist es, die Mitarbeitenden frühzeitig in die Digitalisierung zu integrieren und ihnen klar zu machen, dass es darum geht, gemeinsam Lösungen zu finden, um als ganzes Serviceteam besser zu werden. Es geht darum zu vermitteln, dass Ihre Disponenten nicht durch eine automatisierte Einsatzplanung ersetzt werden, sondern diese ihnen dabei hilft, die Personaleinsatzplanung noch besser umzusetzen. Denn das führt zu zufriedeneren Kunden, was wiederum zu mehr Umsatz und einem gesicherten Arbeitsplatz führt. In Summe also eine echte Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeitende.

Fazit: Digitale Personaleinsatzplanung kann zum Game Changer für Ihr Field Service Management werden

Digitalisierung im Field Service Management bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Auch in der Personaleinsatzplanung. Prozesse werden durch den Einsatz einer digitalen Plantafel beschleunigt, erleichtert und automatisiert. Als Teil einer ganzheitlichen Field Service Management Software entstehen auch für das übrige Serviceteam einige Vorteile. Digitale und mobile Datenerfassung macht den Einsatz von Papier überflüssig, spart Zeit und Geld. Die nötigen Informationen für eine digitale Einsatzplanung stehen jederzeit zentral und transparent zur Verfügung, um daraus eine ressourcenoptimierte Planung zu erstellen und am Ende Kunden durch eine hohe Servicequalität zu begeistern.

Wenn auch Sie sich für die Digitalisierung Ihrer Personaleinsatzplanung mit Hilfe einer Field Service Management Software interessieren, dann schauen Sie doch einmal in unsere kostenlose Software-Demo rein. Dort zeigen wir Ihnen die Highlights der Servicelösung L-mobile service, darunter auch die digitale Plantafel.

Demo kostenlos ansehen

Jetzt anmelden zur Expert-Info:

Kundenbereich

Customer Support

Security Report