Einfache Arbeitszeiterfassung mit digitalen Zeiterfassungssystemen

Grundsätzlich besteht in Deutschland eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Das bedeutet, dass Arbeitgeber dazu verpflichtet sind ein System zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit zur Verfügung zu stellen. Nach dem neusten Beschluss des Bundesarbeitsgerichts ist es somit umso wichtiger die Arbeitszeiterfassung durch ein rechtssicheres Zeiterfassungssystem zu gewährleisten.

Dies muss jedoch keinen zusätzlichen Bürokratieaufwand bedeuten, im Gegenteil, wenn man sich intelligenter, digitaler Zeiterfassungssysteme bedient. Mehr noch – durch eine moderne, integrative Arbeitszeiterfassung können Unternehmen auch durch höhere Produktivität und bessere Transparenz profitieren. Unternehmen, die sich also jetzt schon mit einer digitalen Arbeitszeiterfassung befassen, sind auf dem richtigen Weg, wichtige Grundlagen zur Erfüllung der Gesetzgebung zu schaffen.

Das passende Zeiterfassungssystem für Ihr Unternehmen

Arbeitszeiterfassung sollte so einfach wie möglich für die Mitarbeiter über alle Abteilungen hinweg sein. Deshalb ist es notwendig die unterschiedlichen Anforderungen der Bereiche zu kennen und diese bei der Auswahl des Zeiterfassungssystems zu berücksichtigen. Egal ob Gleitzeit, Schichtzeit, Höchstarbeitszeiten, Teilzeit, Pausenregelungen oder Periodenarbeitszeit – alle verfügbaren Arbeitszeitmodelle sollten durch ein Zeiterfassungssystem unter Einhaltung der gesetzlichen Regelungen berücksichtigt werden.

Unabhängig davon ob Sie ein Kleinbetrieb oder großes Unternehmen sind – es gibt verschiedene Möglichkeiten die Arbeitszeit anhand von Zeiterfassungssystemen und Authentifizierungsarten zu erfassen. Zudem lassen sich Zutrittskontrollen für geschützte Bereiche im Unternehmen sinnvoll integrieren. Dabei haben Sie, innerhalb des Zutrittsmanagements, immer die volle Kontrolle darüber, welcher Mitarbeiter zu welchen Bereichen Zutritt hat. Sollte doch einmal ein Chip oder Karte verloren gehen, so können sie diesen einfach sperren und sich so ohne weiteren Aufwand vor unbefugtem Zutritt schützen.

Terminal Kombi-Terminal Virtueller Terminal Zutritts Kontrolle Ausweisarten

Zeiterfassung über ein Terminal

Terminals können zentral am Haupteingang oder in bestimmten Arbeitsbereichen (z.B. der Lagerlogistik oder Produktion) angebracht werden, sodass Mitarbeiter beim Betreten des Gebäudes ihre Arbeitszeit erfassen können. Staubschutzklassen können hier ebenfalls berücksichtigt werden. Die Terminals sind PoE-fähig und werden fertig konfiguriert ausgeliefert. Alle Terminals lassen sich um eine zusätzliches Terminal zur Zutrittskontrolle erweitern.

Zeiterfassung und Zutrittkontrollen über ein Terminal

Bei einem kombinierten Terminal handelt es sich um eine Kombination aus einem Zeiterfassungssystem mit Zutrittskontrolle. Dadurch können zutrittsberechtigte Personen zum einen den geschützten Bereich betreten und gleichzeitig ihr Arbeitszeit erfassen. Somit ist nur ein Terminal notwendig, das mit einem Berechtigungskonzept ausgestattet ist.

Zeiterfassung an einem “virtuellen Terminal”

Für Mitarbeiter, die Zugang zu einem PC haben, können auch virtuelle Terminals verwendet werden. Es handelt sich dabei um eine Anwendung, die über den Browser geöffnet wird. Dort wird die Zeit (Kommen/Geht) erfasst. Es ist somit keine zusätzliche Hardware notwendig.

Zutrittskontrolle per Funk

Schließsysteme können am Türgriff oder Drehknauf befestigt werden und dienen ebenfalls als Zutrittskontrollen für geschützte Bereiche. Ebenfalls können auch Brandschutztüren damit ausgestattet werden.

Ausweistechnologien zur Zeiterfassung

RFID-Karte

Dabei handelt es sich um eine elektronische Zugangskarte, bei der zur Authentifizierung zum Beispiel ein Bild und der Name aufgedruckt werden.

RFID-Transponder

Eine sehr robuste und unkomplizierte Variante der Authentifizierung stellt der RFID-Transponder dar. Es handelt sich dabei um einen RFID Chip der das berührungslose Leserverfahren unterstützt.

Fingerprint (biometrisches Leseverfahren)

Das Fingerprint Modul befindet sich integriert am Termin, sodass man sich mit dem Finger identifizieren kann. Eine sehr gefragte Authentifizierungsart aufgrund der hohen Sicherheitsaspekte.

Pin-Code

Gerne genutzt als Zugangskontrolle für geschützte Bereiche im Unternehmen wird der Pin-Code. Zum einen wird hier die Karte oder der Chip gescannt und zum anderen muss noch ein zusätzlicher Code eingegeben werden, um in den gewünschten Bereich zu gelangen.

L-mobile Arbeitszeiterfassung Terminal Ausweisarten

Digitale Zeiterfassung für eine korrekte Lohnabrechnung

Einen beachtlichen Vorteil bietet die digitale Zeiterfassung durch ihre freie Konfiguration und den modularen Aufbau. So sind Sie in der Lage, verschiedenste Fehlzeitengründe frei zu definieren. Die intelligente Fehlzeitenverwaltung ermittelt neben dem verbleibenden Resturlaub auch eine Krankheitsstatistik für eine transparente und übersichtliche Darstellung des Mitarbeiterzeitkontos. Hier findet auch eine umfangreiche, frei parametrisierbare Überstundenverrechnung mit und ohne Bewertung von Zuschlägen statt.

Die Arbeitszeiterfassung kann darüber hinaus jederzeit um weitere Zusatzmodule ergänzt werden, zum Beispiel um Zutrittskontrollen, Kostenstellenwechsel, Sonderpausen oder Schichtplanung. Somit können selbst komplexe Tarifbedingungen, Betriebsvereinbarungen und Haustarife in der Zeiterfassung berücksichtigt werden.

Die wichtigsten Funktionen der digitalen Zeiterfassung im Überblick

Mobile Zeiterfassung und Erfassung im Home Office
Projektzeiterfassung und Buchung auf Kostenstellen
Reisezeiterfassung
Zentrale Administration
Anzeige von Buchungsfehlern, falls eine Buchung vergessen wurde

Abwesenheitsanträge wie Urlaubsanträge oder Dienstreiseanträge
Abwesenheitsübersicht digital einsehen
Manuelle Abwesenheitseinträge hinterlegen
Personaladministration und Stammdatenpflege
Kombination mit Terminals und Zutrittskontrollen

Vorteile einer digitalen Arbeitszeiterfassung

Transparenz

Egal ob für Arbeitnehmer oder Arbeitgeber. Durch die digitale Zeiterfassung wird eine automatisierte und faire Lohnabrechnung gewährleistet.

Work-Life-Balance

Pausen sind wichtige und Überstunden wirken auf Dauer ungesund. Gesetzliche Vorgabe können durch eine Zeiterfassung viel besser eingehalten werden.

Hohe Sicherheit

Zeiterfassungsysteme bieten die notwendige Sicherheit in Sachen Zeiterfassung und sind manipulationssicher.

Administrationsaufwand verringern

Es gibt eine Vielzahl an Arbeitszeitmodellen, die einen enormen administrativen Aufwand erfordern. Mit digitalen Technologien gehören diese der Vergangenheit an.

Gesetzkonform

Gesetzliche Richtlinien des Arbeitsschutzgesetzes und Arbeitszeitgesetzes werden durch digitale Arbeitszeiterfassung eingehalten.

Schnittstellen

Die Software ist integrierbar in unterschiedliche IT-Landschaften wie zum Beispiel ERP-Systeme oder Lohnprogrammen.

Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) – Arbeitszeiterfassung ist Pflicht

Der Beschluss vom 13.09.2022 des Bundesarbeitsgerichts (BAG) verpflichtet Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung. Das bedeutet, dass Arbeitgeber dazu verpflichtet sind ein System zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit einzuführen.

Der Arbeitsschutz sieht vor, erforderliche Maßnahmen, die die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter bei der Arbeit beeinflussen zu berücksichtigen. Das setzt voraus, dass der Arbeitgeber je nach Art der Tätigkeiten und der Mitarbeiteranzahl für eine geeignete Organisation und die erforderlichen Mittel bereitstellt. Also ein Zeiterfassungssystem, das die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt.

Arbeitszeiterfassung für den Mittelstand

Moderne Zeiterfassung Produktion Field Service

Moderne Zeiterfassung

Mit Excellisten und einer „alten“ Arbeitszeiterfassung stoßen wachsende Unternehmen an ihre Grenzen. Denn diese Art der Zeiterfassung ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Gerade im Hinblick auf Arbeitszeitmodelle, Schichtzuschläge oder Pausen- und Urlaubsregelungen ist die große Menge an Daten am besten über eine Zeiterfassungs-Software händelbar. In Kombination aus Zeiterfassungs-Hardware (Terminals) und Zeiterfassungs-Software (Administration) bieten Sie für sich und Ihre Mitarbeiter die beste Voraussetzung für eine korrekte, einfache und vor allem gesetzeskonforme Zeiterfassung.

Zeiterfassung in der Produktion

L-mobile digitalisiert die Produktion indem Betriebsdaten und Maschinendaten digital erfasst werden und an ein ERP-System übergeben werden. Der Trend geht dahin, dass einzelne Produktionsarbeitsplätze mit eigenen Terminals ausgestattet werden. Auf diesem werden Fertigungsaufträge, technische Zeichnungen und weitere Auftragsdaten angezeigt. Über die Terminals erfolgt eine digitale Rückmeldung von Material, Stückzahlen und Zeiten des jeweiligen Fertigungsauftrages. Der spannende Teil dabei ist die Zeiterfassung an einem Fertigungsplatz. Dort können neben Auftragszeiten gleichzeitig Arbeitszeiten erfasst werden. Damit Mitarbeiter sich nicht an zwei oder mehr Zeiterfassungssystemen registrieren müssen, lassen sich die Zeiten vom Terminal am Arbeitsplatz in die allgemeine Zeiterfassung integrieren.

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Zeiterfassung im technischen Kundendienst (Field Service Management)

L-mobile Arbeitszeiterfassung im technischen Außendienst

Sowohl für Servicetechniker als auch den Vertriebsaußendienst ist die Zeiterfassungs-Software geeignet. L-mobile digitalisiert zudem das Field Service Management, sodass Techniker über eine Service-App Serviceaufträge durchführen. Auch hier fallen Zeiten an, die erfasst werden sollen. Zeitstempel wie Reisezeit, Arbeitszeit, Pause, Heimfahrt und Feierabend werden in der L-mobile Software getätigt und mit der Arbeitszeiterfassung kombiniert. Der Servicetechniker hat dadurch nur eine Anwendung, die er nutzen muss. Diese Daten werden an das Lohnabrechnungsprogramm übertragen, sodass eine genaue Lohnabrechnung durchgeführt wird.

Mehr Informationen

Unser Partner in Sachen Arbeitzeiterfassung – ACCENON Software und Hardware GmbH

Eine Software, die alles rund um das Thema Arbeitszeiterfassung abdeckt. Vom klassischen Zeiterfassungs-Terminal über die Kombination mit Zutrittskontrollen bis hin zum “digitalen Terminal” gestaltet Accenon den Weg Zeiterfassung in Unternehmen.

Die Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiger Baustein bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten. Accenon ergänzt die L-mobile Softwarelösungen im Bereich der Produktion und im technischen Kundendienst (Field Service) um eine Arbeitszeiterfassung. Dadurch erhalten Sie alles aus einer Hand, sowohl die Digitalisierung Ihrer Produktionsprozesse und Field-Service-Prozesse als auch eine Arbeitszeiterfassung.

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