Ressourcenplanung optimieren mit digitaler Einsatzplanung in L-mobile service

Optimieren Sie die Einsatzplanung und Ressourcenverwaltung im Field Service, um Ihren Kunden einen effizienten, zeitnahen und fehlerfreien Kundenservice zu bieten. Mit der Field Service Management Software L-mobile service erhalten Sie in Form der webbasierten digitalen Plantafel eine integrierte Einsatzplanungssoftware, mit der Sie die Auslastung Ihrer Servicetechniker verbessern und den Zeit- und Kostenaufwand in der Disposition langfristig senken können.

Die lückenlose Verbindung und der kontinuierliche Datenaustausch zwischen Auftragsmanagement, Einsatzplanung und technischem Außendienst liefern das Fundament für einen reibungslosen Serviceprozess. Ihre Disponenten erhalten ein innovatives Tool, mit zahlreichen Funktionen zur Optimierung der Personaleinsatzplanung – vom Skill-Management und der Teamplanung, über die eigentliche Einsatzplanung mittels Drag & Drop, bis hin zur Kartendarstellung für eine optimierte Tourenplanung.

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Touren- und Einsatzplanung digitalisieren: Der nächste Schritt hin zu einem erfolgreichen Serviceprozess

Wenn die Vorbereitung im Stammdaten- und Auftragsmanagement das Herz im Field Service Management ist, dann ist die Einsatzplanung das zentrale Nervensystem innerhalb des Kundenservice. Hier werden die vorhandenen Ressourcen im Field Service verplant, um so alle offenen Serviceeinsätze abzuwickeln – und zwar zur richtigen Zeit, durch den richtigen Servicetechniker mit den nötigen Fähigkeiten und dem passenden Einsatzgebiet.

Obwohl die reibungslose Einsatzplanung im Field Service für die Umsetzung reibungsloser Serviceprozesse von so großer Bedeutung ist, fällt es vielen Unternehmen schwer, diesem Anspruch gerecht zu werden. Vor allem, wenn in der Disposition ohne ein zentrales digitales System gearbeitet wird. Medienbrüche zwischen ERP-System, Terminkalendern, Excel-Tabellen oder physischen Plantafeln sind häufig die Ursache für mangelnde Transparenz und fehlende Informationen hinsichtlich zu verplanender Serviceaufträge. Auftragsdaten müssen ausgedruckt, manuell erfasst und anschließend für die Weitergabe an den technischen Außendienst erneut gedruckt werden. Bei einer lückenhaften Datenlage kann es bei der Einsatzplanung jedoch schnell passieren, dass Servicetechniker mit dem falschen Fachgebiet auf einen Einsatz geschickt werden und ein erneuter Besuch beim Kunden eingeplant werden muss. Neben der hohen Fehleranfälligkeit kostet dieser Prozess das Serviceteam daher auch einiges an wertvoller Zeit – und Zeit ist bekanntlich Geld.

Damit diese Probleme für Ihr Field Service Management nicht länger von Bedeutung sind, unterstützt L-mobile service Ihr Serviceteam mit einer digitalen Plantafel. Die Einsatzplanungssoftware kommuniziert in Echtzeit mit der Servicelösung und stellt den Disponenten alle Servicedaten, die für eine effiziente und optimierte Touren- und Einsatzplanung der Servicetechniker benötigt werden, in digitaler Form zur Verfügung. So sparen sich Ihre Servicemitarbeiter die zeitaufwändige Datenerfassung in weiteren Drittsystemen und können die Einsatzplanung mit wenigen Klicks in einem übersichtlichen und benutzerfreundlichen Planungstool durchführen.

L-mobile service, Field Service Management Software, Auftragsmanagement, Serviceauftrag, Auftragsbearbeitung im Innendienst

Funktionen für eine optimierte Einsatzplanung mit L-mobile service

Mit der integrierten digitalen Plantafel gibt die Field Service Management Software L-mobile service Ihren Disponenten das ideale Werkzeug an die Hand, um eine optimierte Ressourcenplanung durchführen zu können. Dabei sind vor allem die transparente Übersicht aller anstehenden Serviceaufträge im Planungskalender, das Skill-Management sowie die eigentliche Plantafel inklusive Kartendarstellung wertvolle Funktionen, um Serviceeinsätze für den technischen Außendienst bestmöglich zu koordinieren. Aber auch mit Hilfe der digitalen Teamplanung sowie der Möglichkeit, Ad hoc Serviceaufträge zu erfassen, lassen sich Prozesse schlanker und einfacher gestalten und so wertvolle Zeit einsparen.

Digitale Plantafel Detaillierte Kartenansicht SKill-Management Transparenter Planungsvorrat Digitale Teamplanung Ad hoc Serviceaufträge

Touren- und Einsatzplanung mit der digitalen Plantafel

Das zentrale Tool für eine erfolgreiche Disposition

Die digitale Plantafel von L-mobile: Gantt-Diagramm für die Einsatzplanung, Planungsvorrat mit anstehenden Einsätzen und Kartendarstellung auf einen Blick.
Verplante Serviceeinsätze können mit der digitalen Plantafel nachträglich bearbeitet werden.

Für eine erfolgreiche Einsatzplanung liefert L-mobile service ein eigenes Planungstool, die digitale Plantafel. Sie ist vollständig in die Field Service Management Software integriert und verfügt über zahlreiche Funktionen, die eine schnelle und einfache Ressourcenplanung ermöglicht. Was früher noch manuell an echten Plantafeln durchgeführt wurde, erfolgt heute mit wenigen Klicks digital. Mittels Drag & Drop lassen sich einzelne Serviceaufträge den passenden Servicetechnikern zuordnen. Geplante Auftragszeiten für einen Einsatz können individuell angepasst und eingeplante Termine bei Bedarf problemlos verschoben werden. So gewährleistet L-mobile service die nötige Flexibilität, um bei spontanen Notfällen, Änderungen und unvorhersehbaren Ereignissen schnell handeln zu können und dennoch einen erstklassigen Kundenservice sicherzustellen

Ein entscheidender Vorteil einer digitalen Plantafel im Vergleich zur herkömmlichen Tabellenplanung: Die Einsatzplanung kann von mehreren Disponenten gleichzeitig durchgeführt werden. Während andere Softwarelösungen lediglich von einer Person genutzt werden können, ist die Einsatzplanungssoftware in L-mobile service für die Nutzung durch beliebig viele Disponenten ausgelegt. Damit bei einer parallelen Zusammenarbeit bereits geplante Serviceeinsätze von anderen Kollegen nicht versehentlich verschoben werden können, lassen sich Serviceaufträge in der digitalen Plantafel einfach fixieren. Dadurch ist der Auftrag für alle Disponenten solange gesperrt, bis die Einsatzplanung abgeschlossen und der Einsatz für den entsprechenden Servicetechniker freigegeben wird.

Optimierte Einsatzplanung dank Standortübersicht in der Kartendarstellung

Visuelle Ansicht ermöglicht noch einfacheres Arbeiten

Die integrierte Kartendarstellung erleichtert die Tourenplanung dank visueller Darstellung von Standorten.
Die Karte zeigt nicht nur verschiedene Ressourcen, wie Servicetechniker oder Geräteakten, sondern lässt sich für eine bessere Übersicht in einem separaten Fenster öffnen.

Neben der klassischen Ressourcenplanung in der digitalen Plantafel bietet die Field Service Management Software L-mobile service Ihren Disponenten außerdem eine detaillierte Kartenansicht zur Unterstützung einer effizienten Einsatzplanung. Die Planung von zeitsparenden und effizienten Routen für Ihre Servicetechniker wird so weiter erleichtert. Auf der Karte können die Standorte sämtlicher Ressourcen innerhalb des Field Service transparent und präzise angezeigt werden. Dazu zählen Serviceaufträge, einzelne Geräteakten sowie die Positionen aller Servicetechniker.

Ein Klick auf den gewünschten Serviceauftrag im Planungsvorrat genügt und der Einsatzstandort wird dem Disponenten in Echtzeit auf der Karte dargestellt. Entfernungen zwischen Technikern und Einsatzort lassen sich dadurch viel besser bewerten und Serviceeinsätze entsprechend wegeoptimiert einplanen. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern außerdem teure Spritkosten und reduziert den CO² Ausstoß Ihres technischen Außendienstes. In Kombination mit dem Planungskalender der digitalen Plantafel steht Ihrem Serviceteam die optimale Basis für eine zuverlässige und flexible Einsatzplanung zur Verfügung.

Skill-Management: Der richtige Techniker für jeden Serviceauftrag

Behalten Sie den Überblick über die Fähigkeiten Ihrer Servicetechniker

In der Benutzerverwaltung von L-mobile service können Sie Ihren Technikern die entsprechenden Fähigkeiten zuordnen und diese verwalten.
Sobald ein Einsatz für die Planung ausgewählt wird, markiert L-mobile service den passenden Techniker mit den nötigen Fähigkeiten.

Den passenden Servicetechniker mit den nötigen Fähigkeiten für den richtigen Serviceeinsatz einplanen. Der Schlüssel für eine hohe First-Time-Fix-Rate und zufriedene Kunden. Damit Ihre Disponenten diese Anforderung einfach erfüllen können, arbeitet L-mobile service mit einem integrierten Skill-Management. Die Basis bilden die Mitarbeiterprofile Ihrer Servicetechniker in der Field Service Management Software. Dort kann der Service Innendienst sämtliche Qualifikationen zentral managen, um später die Einsatzplanung zu erleichtern. Damit das Skill-Management reibungslos funktioniert, ist es außerdem wichtig, die nötigen Fähigkeiten zur Durchführung eines Einsatzes in jedem Serviceauftrag transparent zu pflegen.

In der Disposition selbst unterstützt die digitale Plantafel anschließend den Planungsprozess, indem das System automatisch erkennt, welche Servicetechniker für welchen Serviceeinsatz geeignet sind. Das Einplanen eines Serviceauftrags ist dadurch nur noch bei den Technikern möglich, deren Profil zum Einsatz passt, wodurch die Einsatzplanung beschleunigt werden kann.

Übersichtlicher Planungsvorrat mit allen Serviceaufträgen für eine schnelle Einsatzplanung

Transparente Datenübermittlung aus dem Auftragsmanagement in Echtzeit

Eine zentrale und strukturierte Auftragsübersicht in einem einzigen System ist für eine optimierte Einsatzplanung die halbe Miete. Sie erspart lange Kommunikationswege und beschleunigt die Ressourcenplanung. Daher werden alle Serviceaufträge aus der Field Service Management Software L-mobile service permanent und in Echtzeit mit dem Planungsvorrat der digitalen Plantafel synchronisiert. Sobald im Auftragsmanagement ein neuer Serviceeinsatz für die Einsatzplanung freigegeben wurde, erscheint dieser automatisch in der Übersicht der Disposition.

Behalten Sie im Planungsvorrat den Überblick über alle anstehenden Serviceeinsätze.
Mittels Mouseover sehen Sie außerdem die wichtigsten Informationen zum Einsatz auf einen Blick.

Um die Arbeit der Disponenten mit dem Planungsvorrat noch einfacher und benutzerfreundlich zu gestalten, können alle Mitarbeiter die Darstellung der Übersicht individuell anpassen und gestalten. Die Serviceaufträge können nach beliebigen Kriterien gruppiert werden, beispielsweise nach Prioritäten, Postleitzahlen, Status, Kunde oder Einsatzort. Über ein intuitives Drop-Down-Menü werden die Aufträge entsprechend gruppiert dargestellt und die Handhabung der Einsatzplanungssoftware erleichtert.

Neben den offenen sowie den bereits verplanten Serviceaufträgen lassen sich außerdem verschiedene Abwesenheiten koordinieren. Fahrtzeiten, Fortbildungen und Urlaubstage, Krankheiten sowie Zeit für die Werkzeugplanung werden ebenfalls mittels Drag & Drop aus dem Planungsvorrat dem entsprechenden Servicetechniker zugeordnet. So kann die Auslastung der einzelnen Techniker optimal angepasst werden.

Digitale Teamplanung für eine effiziente Ressourcenverwaltung

Planen und verwalten Sie Fahrzeuge, Tools und Servicetechniker für eine optimierte Einsatzplanung

Weitere Techniker, Fahrzeuge oder verschiedene Tools lassen sich mit wenigen Klicks dem Serviceeinsatz zuordnen.
Wurde ein Team-Einsatz verplant wird dieser in der digitalen Plantafel visuell deutlich gekennzeichnet. Die kleine Krone beim ursprünglich eingeplanten Servicetechniker markiert ihn als Teamleiter.

Die Einsatz- und Tourenplanung im Field Service Management ist äußerst komplex. Servicetechniker mit unterschiedlichen Fähigkeiten, zahlreiche Werkzeuge, die bei der Auftragsabwicklung zum Einsatz kommen können und natürlich ein Pool aus Servicefahrzeugen, der ebenfalls verwaltet werden muss. All diese Ressourcen separat verplanen zu müssen kostet Ihre Disponenten täglich viel Zeit. Zeit, die mit einer digitalen Teamplanung einfach eingespart und besser genutzt werden kann.

Ist die digitale Teamplanung in der Plantafel aktiviert, können Serviceaufträge mit wenigen Klicks beim Einplanen auf unterschiedliche Ressourcen aufgeteilt werden. Mittels Drag and Drop wird dafür ein Auftrag aus dem Planungsvorrat einem passenden Techniker zugeordnet. Nun kann Ihr Disponent diesen Einsatz bearbeiten und diesem, neben einem verfügbaren Fahrzeug und notwendigen Tools, außerdem weitere Servicetechniker zuordnen. Anschließend wird der Serviceeinsatz automatisch in der Plantafel für die ausgewählten Ressourcen verplant und als Team-Einsatz visuell markiert und angezeigt. So lassen sich sämtliche Ressourcen, die in den Stammdaten hinterlegt sind, präzise verwalten und die Effizienz der Ressourcennutzung wird merklich gesteigert.

Spontan und flexibel: Ad hoc Aufträge während der Einsatzplanung erstellen

Erstellen Sie Serviceaufträge einfach, schnell und direkt in der digitalen Plantafel

Wie im Service-Innendienst können auch über die digitale Plantafel alle Auftragsdaten des Ad hoc Auftrags in L-mobile service erfasst werden.

Manchmal muss man einfach spontan sein, auch in der Disposition. Denn gerade bei Notfällen kann eine gewisse Flexibilität Ihrer Disponenten äußerst nützlich sein. Anstatt dann zunächst darauf zu warten, dass die Kollegen im Innendienst den neuen Serviceauftrag anlegen und an die Disposition übergeben, kann Ihr Disponent in der digitalen Plantafel einfach selbst Hand anlegen.

Die digitale Plantafel ermöglicht es Ihren Disponenten jederzeit einen Ad hoc Serviceauftrag anzulegen. Genau wie im Service Innendienst erfasst Ihr Disponent alle relevanten Auftragsdaten wie Kunde, Auftragsart und die entsprechende Fehlermeldung in L-mobile service. Abschließend wird der Auftrag jedoch nicht erst in den Planungsvorrat der Disposition übergeben, sondern direkt dem passenden Servicetechniker zugeordnet und eingeplant.

Digitale Personaleinsatzplanung im Field Service: Alles, was Sie für einen erfolgreichen Einstieg wissen müssen

Was zählt zu Ihren wertvollsten Ressourcen, wenn es darum geht, Serviceeinsätze beim Kunden vor Ort erfolgreich zu lösen? Ganz genau: Ihre Servicetechniker! Damit diese Ressource effizient und nachhaltig genutzt werden kann, ist es wichtig, die Einsatzplanung im Field Service Management möglichst effizient zu gestalten.

In unserem Leitfaden steht die digitale Personaleinsatzplanung mit Hilfe einer digitalen Plantafel als Bestandteil einer Field Service Management Software im Mittelpunkt. Von den häufigsten Herausforderungen über die wichtigsten Gründe für die Einführung einer digitalen Lösung bis hin zu den wichtigsten Funktionen einer digitalen Plantafel: Hier finden Sie alles, was Sie für eine erfolgreiche Einsatzplanung im Field Service wissen müssen.

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Ziele, die mit einer digitalisierten Einsatzplanung angestrebt werden

Optimale Kapazitätsauslastung im Team

Gesteigerte Planungssicherheit

Ressourcenoptimierung im Field Service

Erhöhte Termintreue im Kundenservice

First-Time-Fix-Rate verbessern

Einhaltung von Service-Level-Agreements (SLA)

Die Vorteile einer digitalen Touren- und Einsatzplanung im Field Service Management

Erhöhte Transparenz über die Auslastung Ihrer Techniker

Die Planungsübersicht liefert den Disponenten einen vollständigen Überblick über die Kapazitäten jedes einzelnen Servicetechnikers. Damit steigt nicht nur die Transparenz, sondern auch die Effizienz der Einsatzplanung. Überstunden können vermieden und die optimale Auslastung des technischen Außendienstes gewährleistet werden.

Kosten- und Zeitersparnis in der Disposition

Digitale Prozesse sowie die transparente und zentrale Verfügbarkeit aller Servicedaten resultieren in weniger Arbeitsaufwand in der Disposition, so dass sich die Servicemitarbeiter wirklich auf das Wichtigste konzentrieren können: Eine optimale Einsatzplanung.

Reduzierung der Fahrtzeiten Ihrer Servicetechniker

Durch eine digitale Tourenplanung können Ihre Servicetechniker deutlich effizienter arbeiten und unnötige Fahrtzeiten einsparen. Serviceeinsätze lassen sich wegeoptimiert einplanen, so dass nicht nur Zeit, sondern auch der Spritverbrauch und der CO² Ausstoß gesenkt werden können.

Steigerung der Kundenzufriedenheit durch mehr Effizienz

Eine fehlerfreie und durchdachte Einsatzplanung gewährleistet einen erstklassigen Kundenservice. Termine können pünktlich wahrgenommen, Störungen und Fehler beim ersten Besuch behoben und der eigentliche Serviceeinsatz schnell abgewickelt werden – und das begeistert vor allem Ihre Kunden.

Benutzerfreundliche und einfache Anwendung

Die übersichtliche und individuell anpassbare Darstellung ermöglicht eine flexible und effiziente Einsatzplanung. Da alle Disponenten parallel mit der digitalen Plantafel arbeiten können, wird der Serviceprozess zusätzlich beschleunigt.

Verbesserte Kommunikation im Field Service

L-mobile service ermöglicht eine lückenlose Vernetzung zwischen dem Service Innendienst und dem technischen Außendienst. Der transparente Datenaustausch in Echtzeit erleichtert die Kommunikation innerhalb des Serviceteams, was wiederum zu mehr Produktivität der einzelnen Mitarbeiter führen kann.

Optimierte Einsatzplanung in der Praxis: So arbeiten Sie mit L-mobile service

Entdecken Sie im kostenlosen On Demand Webcast die Funktionen und Highlights unserer Field Service Management Software – wann Sie wollen, wo Sie wollen!

Touren- und Einsatzplanung digital und effizient abwickeln
Im Webcast zeigen wir Ihnen, wie Sie Serviceaufträge in L-mobile service mit wenigen Handgriffen ressourcenoptimiert einplanen können, um Serviceeinsätze zu optimieren und die Kundenzufriedenheit sicherzustellen.
Live-Demo der wichtigsten Funktionen der Field Service Management Software
Vom Auftragsmanagement bis zum automatisch erstellten Servicebericht: Erleben Sie die Highlights von L-mobile service im Innen- und Außendienst.
Field Service Management Software im Praxiseinsatz
Erfahren Sie, wie einer unserer Kunden seinen gesamten Serviceprozess papierlos gestaltet und heute auch problemlos offline und ohne Netzverbindung im Außendienst arbeiten kann.

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Use Cases aus der Praxis: Wie Ihre Disposition dank Einsatzplanungssoftware flexibler und einfacher planen kann

Komplexe Serviceaufträge für ganze Servicetechniker Teams einplanen

Manchmal kann es vorkommen, dass zur Lösung eines Kundenproblems mehr Kenntnisse und Fähigkeiten nötig sind, als sie ein einzelner Servicetechniker aufbringen kann. Bei solchen komplexen Serviceeinsätzen ist es sinnvoll, ein ganzes Team aus Servicetechnikern zum Kunden zu schicken, um den Serviceauftrag schnell und fehlerfrei abwickeln zu können. Mit der digitalen Plantafel in L-mobile service lassen sich Servicetechniker in unterschiedliche Gruppen und Teams einteilen, die mit einem umfangreichen Serviceeinsatz direkt beauftragt werden können. Mit wenigen Klicks sind so alle Techniker für den gleichen Einsatz verplant. Dadurch erspart sich Ihr Disponent das zeitaufwändige separate Einplanen jedes einzelnen Servicetechnikers.

Damit es nach Abschluss eines solchen Teameinsatzes nicht zur langwierigen Datenerfassung der Arbeitszeiten durch alle Servicetechniker kommt, bietet L-mobile service die Möglichkeit, einem einzelnen Techniker des Teams eine entsprechende Benutzerrolle zuzuordnen die es ihm ermöglicht, die gesamte Zeit aller Außendienstmitarbeiter des Teams zu erfassen und den Serviceauftrag abzuschließen. Diese Vorgehensweise spart Zeit und sorgt für eine einheitliche Dokumentation des Serviceeinsatzes.

Flexibel planen bei unvorhersehbaren Notfällen

Die Einsatzplanung der kommenden Woche kann von Ihren Disponenten noch so ressourcenoptimiert erstellt worden sein – bei einem dringenden Notfall eines Kunden heißt es schnell handeln. Manche Störungen oder Maschinen- und Systemausfälle erfordern ein sofortiges Eingreifen durch den technischen Außendienst und können nicht aufgeschoben werden. Die Echtzeit Datensynchronisation von L-mobile service liefert hier gleich mehrere wertvolle Vorteile. Zunächst erhalten die Disponenten umgehend die nötigen Informationen zum dringenden Serviceauftrag, sobald die Kollegen diesen in der Field Service Management Software erfasst haben.

Des Weiteren kann in der Disposition mit einem Blick die Auslastung der einzelnen Servicetechniker erfasst werden. Ohne langes Suchen und Rätseln ist ersichtlich, wer gerade Zeit hat oder wessen Einsätze sich am einfachsten anpassen lassen, um für den ungeplanten Notfall verfügbar zu sein. Sobald die neue Einsatzplanung mit der digitalen Plantafel fertiggestellt und freigegeben wurde, werden die entsprechenden Servicetechniker automatisch und in Echtzeit über den neuen Auftrag informiert. So ermöglicht L-mobile service ein flexibles Field Service Management, mit dem schnell und gezielt auf unvorhersehbare Ereignisse reagiert werden kann.

Absolute Transparenz für eine ressourcenoptimierte Einsatzplanung – L-mobile service und die digitale Plantafel im Praxiseinsatz

Referenzbericht – L-mobile service – KLAUS Multiparking
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Unternehmen mit einem hohen Auftragsvolumen stehen ohne den Einsatz digitaler Hilfsmittel schnell vor einer wahren Papierflut im Field Service, die sich nur mit großem organisatorischen Aufwand bewältigen lässt. Auch unserem Kunden KLAUS Multiparking GmbH war dieses Szenario nicht unbekannt, weshalb man sich auf die Suche nach einer digitalen – und vor allem offlinefähigen – Servicelösung machte. Wie die digitale Plantafel und weitere Funktionen von L-mobile service das Unternehmen heute unterstützen, lesen Sie im Referenzbericht.

“Allein die Arbeitsersparnis durch den Wegfall des Ausdrucks und des Zuordnens von Aufträgen, des Scannens und der manuellen Zuordnung von Berichten und Checklisten, macht das Projekt schon im ersten Jahr wirtschaftlich.”

Norbert BlessingIT-Leiter, KLAUS Multiparking GmbH

Zum Referenzbericht

L-mobile Referenz Kosme mbh

L-mobile Digitales Service Management Referenzbericht Kaffee Partner Ost-Automaten GmbH

Weitere Funktionen von L-mobile service für einen digitalen und erfolgreichen Serviceprozess im Innen- und Außendienst

Entdecken Sie weitere Highlights unserer Field Service Management Software zur Optimierung und Digitalisierung Ihres Kundenservice

L-mobile service ist eine ganzheitliche Lösung zur Unterstützung Ihrer Serviceprozesse. Entsprechend stehen Ihnen und Ihrem Serviceteam neben der digitalen Plantafel für die Einsatz- und Tourenplanung noch einige weitere Funktionen zur Verfügung, mit denen ein erfolgreiches Field Service Management realisiert werden kann. Angefangen vom zentralen Stammdatenmanagement, über die offlinefähige mobile Service App bis hin zur Erstellung digitaler Serviceberichte – entdecken Sie die Softwarehighlights unserer Field Service Management Software.

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Einsatzplanung mit digitaler Plantafel

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