5 Gründe für die Einführung einer Field Service Management Software

Nahezu jeder Geschäftsprozess kann heute mit der passenden Software digitalisiert und effizienter gestaltet werden. Auch im Field Service Management gewinnt die Digitalisierung immer mehr an Bedeutung. Die Zukunft des Kundenservice scheint eine digitale Zukunft zu sein, in der Servicemitarbeiter von modernen und innovativen Lösungen bei ihrer täglichen Arbeit begleitet werden. Wir möchten Ihnen in unserem Beitrag den Nutzen eines erfolgreichen Field Service Managements unterstützt durch eine Field Service Management Software verdeutlichen, damit auch Sie über das nötige Wissen für eine digitale Zukunft verfügen.

Geschätzte Lesedauer: 32min 13sec

Was versteht man unter dem Begriff Field Service Management?

Maschinen und Produktionsanlagen, Geräte zur Energieversorgung, Verkehrsmittel, IT-Systeme sowie Produkte in vielen weiteren Anwendungsbereichen – sie alle müssen am Anfang ihrer Betriebszeit von Experten installiert und eingerichtet werden. Früher oder später erreichen sie dann den Punkt, an dem sie regelmäßig gewartet werden oder eine Reparatur notwendig ist, um den ordnungsgemäßen Betrieb und die Funktionsfähigkeit weiterhin sicherstellen zu können.

Alle Dienstleistungen die sich mit der Installation, Wartung oder Reparatur dieser Anlagen, Geräten oder Systemen befassen, werden im Field Service Management zusammengefasst. Dabei geht es im Field Service Management primär um die Planung und Koordination von Ressourcen, die für anfallende Serviceeinsätze möglichst effizient und optimal eingesetzt werden sollen. Zum Personenkreis, der sich mit der Abwicklung von Serviceprozessen beschäftigt, zählen neben dem Außendienst, auch die Mitarbeiter im Innendienst und der Einsatzplanung und -steuerung.

Innendienst: Vom Kundensupport bis zum Field Service Vertragsmanagement
Bevor ein Servicetechniker zu einem Serviceeinsatz fährt, muss der entsprechende Serviceauftrag zunächst einmal erfasst und für den Einsatz vorbereitet werden. Innendienstler nehmen die Supportanrufe der Kunden entgegen, versuchen zunächst ihnen selbst weiterzuhelfen und legen bei Bedarf neue Servicevorgänge an, wenn ein Experte zur Problemlösung benötigt wird. Darüber hinaus kümmert sich der Innendienst um die Pflege der Kundendaten und die Verwaltung von Serviceterminen, behält die Fristen offener Aufträge im Auge und befasst sich mit der Rechnungsstellung, sowie der Auswertung von Serviceprozessen. Auch die Verwaltung von Wartungs- und Serviceverträgen fällt in den Aufgabenbereich des Innendienstes.
Einsatzplanung
In der Einsatzplanung geht es darum, für die neu erstellten Serviceaufträge die passenden Ressourcen zu finden, entsprechend zuzuordnen und eine optimale Tourenplanung für den Außendienst zu erstellen. Dabei müssen Disponenten verschiedene Faktoren berücksichtigen, beispielsweise die benötigten Qualifikationen zur Behebung des Problems beim Kunden, den Materialbedarf oder die Fahrstrecken und Standorte einzelner Aufträge.
Work Order Management
Beim Work Order Management spricht man von der Zuordnung sowie Überwachung des gesamten Lebenszyklus von Serviceaufträgen, damit diese termingerecht und fehlerfrei durchgeführt werden. Zuständig hierfür ist der Innendienst, der dafür alle Vorgänge und Arbeiten im Blick behält.
Technischer Außendienst
Viele Kunden haben Probleme mit ihren eingesetzten Anlagen oder Systemen, die sie nicht selbst oder durch die Hilfestellung des telefonischen Kundendienstes beheben können. Oft ist der Einsatz eines Servicetechnikers nötig, um Maßnahmen direkt vor Ort beim Kunden durchzuführen. Der technische Außendienst ist somit die operative Kraft des Field Service Managements.

Die wichtigsten Ziele des Field Service Managements

Indem Unternehmen die Abwicklung von Serviceprozessen mit Hilfe des Field Service Management organisieren, werden verschiedene Ziele verfolgt. Allen voran soll die Produktivität im Field Service gesteigert, die Rentabilität des Unternehmens verbessert und die Kundenzufriedenheit erhöht werden. Nur so können Serviceorganisationen auch in Zukunft am hart umkämpften Markt wettbewerbsfähig bleiben.

Verbesserte Transparenz

Für ein erfolgreiches Field Service Management wird in der Regel eine passende Field Service Management Software eingesetzt. Durch die daraus resultierende digitale Datenerfassung soll die Transparenz entlang des gesamten Serviceprozesses deutlich gesteigert werden.

Zusammenspiel mit dem ERP-System

Das Field Service Managements ist häufig eng vernetzt mit den Daten des eingesetzten ERP-Systems. Mit Hilfe der passenden Schnittstelle lässt sich eine Field Service Management Software problemlos an ein ERP-System anbinden, um einen lückenlosen Datenaustausch in Echtzeit zu ermöglichen.

Einheitliche Dokumentation

Die Abwicklung von Reparaturaufträgen, Wartungen, Installationen, aber auch Serviceberichte, Checklisten oder Geräteakten – all diese Abläufe und Dokumente werden im besten Fall nicht nur zentral, sondern auch einheitlich in einem System dokumentiert.

Optimale Ressourcenauslastung

Ein wichtiges Ziel des Field Service Managements ist es, die vorhandenen Ressourcen optimal einzusetzen. Servicetechniker, Material und Werkzeug sollen perfekt aufeinander abgestimmt für Serviceeinsätze eingeplant werden. Eine passende Software zur Einsatzplanung bietet dafür eine transparente Übersicht, um die Auslastung von Ressourcen, beispielsweise der Techniker, zu überblicken und entsprechend zu handeln.

Zentrale Personaleinsatzplanung

Eine zentrale Einsatzplanung von Technikern und Monteuren ist die Basis für eine termingerechte Abwicklung von Servicevorgängen durch genau den Techniker, der über die passenden Qualifikationen verfügt. Mit dem Field Service Management soll dafür Sorge getragen werden, dass alle Daten zu verfügbaren personellen und materiellen Ressourcen, offenen Aufträgen, Kapazitäten und Standorten der Kunden transparent, fehlerfrei und an einem Ort zusammengeführt werden.

Digitalisierung von analogen Prozessen

Digitalisierung macht auch vor dem Kundenservice nicht halt. Veraltete Prozesse, in denen Serviceberichte manuell erfasst, Arbeitszeiten der Techniker von Hand geschrieben oder neue Serviceaufträge vom Innendienst auf einfache Notizzettel notiert werden, sollen durch ein ganzheitliches Field Service Management optimiert werden. Den Schlüssel bildet auch hier in der Regel eine Field Service Management Software, mit der sich Daten digital erfassen lassen.

Gesteigerte Kundenzufriedenheit

Solange Ihre Servicetechniker auf ihren Einsätzen nicht die nötigen Informationen zum Reparaturauftrag zur Hand haben, werden sie das Problem des Kunden nicht immer zu dessen Zufriedenheit erledigen können. Vielleicht sind sogar weitere Serviceeinsätze nötig, um den Auftrag fertigzustellen, die bei einer erfolgreichen Vorbereitung hätten vermieden werden können. Das soll mit effizienten und digitalisierten Serviceprozessen verhindert werden. Am Ende kommt es darauf an, den Kunden mit einer optimalen Leistung zufriedenzustellen. Denn der Kunde ist und bleibt König, auch nach dem Kauf eines Produktes. Mit einem gut durchdachten Field Service Management lassen sich Servicevorgänge schneller abwickeln. Darüber hinaus hat der Außendienst dank der passenden Software die beste Grundlage, um Fristen und Termine einzuhalten und Aufträge mit nur einem Besuch beim Kunden zu erledigen.

Herausforderungen manueller Field Service Management Prozesse

Energiekrise, Klimakrise, Wirtschaftskrise, Fachkräftemangel – heutzutage gibt es kaum ein Unternehmen, das von den aktuellen, nicht kontrollierbaren Umständen nicht auf irgendeine Art und Weise betroffen ist. Umso wichtiger ist es, interne Herausforderungen zu meistern und Probleme zu lösen, die durchaus unter der Kontrolle einer Serviceorganisation stehen können. Auch das Field Service Management ist vor solchen Herausforderungen nicht gefeit. Zu häufig arbeiten Dienstleister für die Abwicklung ihrer Serviceprozesse noch immer mit vielen separaten Systemen, die nicht miteinander verknüpft sind und somit nicht zusammenarbeiten können. Ebenso oft werden Daten noch handschriftlich auf Papier festgehalten und werden mit einem zu großen zeitlichen Verzug in eine Software übertragen. Das führt zu Medienbrüchen, fehlenden Informationen an den verschiedensten Stellen und Missverständnissen, die am Ende des Tages zu unzufriedenen Kunden führen. Den wachsenden Serviceanforderungen, die von Kunden heutzutage gestellt werden, sind Unternehmen dadurch nicht mehr gewachsen.

Eine große Herausforderung im Field Service Management ist außerdem die Personaleinsatzplanung. Disponenten müssen dabei zahlreiche Faktoren berücksichtigen, angefangen von Fristen, über die Qualifikationen der einzelnen Servicetechniker bis hin zum Einsatzort. Dafür ist es essentiell, dass den Mitarbeitern in der Einsatzplanung all diese benötigten Daten vollständig und in Echtzeit zur Verfügung stehen. Doch lokal gespeicherte Notizen, die zunächst manuell in verschiedene Systeme übertragen werden müssen, machen eine Bereitstellung der Informationen in Echtzeit nahezu unmöglich. Beim Einsatz verschiedener eigenständiger Programme, beispielsweise Excel-Tabellen, ERP-System oder ähnlichem, die nicht miteinander kommunizieren können, sind die Daten außerdem nicht immer überall verfügbar, weshalb Disponenten oft gar nicht über all das Wissen verfügen, das sie eigentlich für die Einsatzplanung benötigen.

L-mobile, Field Service Management Software, Disponent, EInsatzplanung ohne grafische Plantafel

L-mobile, Field Service Management, digitalisertes Service Management, Field Service Management Software, Außendienst, Servicetechniker

Auch im Außendienst gilt es, einige Herausforderungen zu meistern, um den Serviceprozess effizienter und vor allem zur Zufriedenheit der Kunden abwickeln zu können. Servicetechnikern fehlt oft der Zugriff auf die benötigten Einsatzdaten, um beispielsweise einen Reparaturauftrag zu erledigen. Entsprechend kommen die Techniker häufig nicht optimal vorbereitet beim Kunden an und müssen beispielsweise vor Ort feststellen, dass sie nicht das passende Werkzeug oder das nötige Material dabeihaben. Das Ergebnis: Der Servicetechniker, dessen Zeitplan sowieso schon straff ist, muss ein weiteres Mal zum Kunden fahren. Zusätzliche Fahrten, die nicht geplant waren, verstärken das Problem von Terminkonflikten, denen sich Servicetechniker oft gegenübersehen, wenn Disponenten in der Einsatzplanung aktuelle Informationen zur Auslastung der Techniker fehlen. Darüber hinaus kostet es die Techniker regelmäßig viel Zeit, Serviceberichte, sowie den getätigten Materialeinsatz und Arbeitszeiten nach jedem Auftrag aufzuschreiben und später manuell im System erfassen zu müssen.

Um all diese Probleme zu lösen, entscheiden sich viele Serviceorganisationen für die Implementierung einer Field Service Management Software. Damit sollen Informationen zentralisiert, Abläufe vereinfacht und die manuelle Datenerfassung weitestgehend verhindert werden. Doch Unternehmen, die vielleicht noch am Anfang dieses Optimierungs- und Digitalisierungsprozesses stehen, stellen sich zunächst möglicherweise die Frage: Was genau ist eigentlich eine Field Service Management Software, welche Prozesse können mit ihrer Hilfe tatsächlich optimiert werden und wie profitiert das eigene Unternehmen von der Implementierung?

Was ist eine Field Service Management Software?

Eine Field Service Management Software dient dazu, die Aufgaben des Field Service Managements zu steuern und zu verwalten, um so die bereits genannten Ziele zu erreichen. Eine solche Servicesoftware bietet Serviceteams eine große Unterstützung bei der optimalen Abwicklung von Serviceprozessen – vom Innendienst und der Einsatzplanung bis hin zum Außendienst. Zu den wichtigsten Funktionen einer Field Service Management Software zählen unter anderem die Möglichkeit, Serviceaufträge zu erfassen und zu verwalten, die Einsatzplanung digital, transparent und bei Bedarf visuell abzuwickeln, sowie eine mobile und im besten Fall offlinefähige Service App Lösung für den Außendienst. Alle wichtigen Informationen rund um Kunden und Servicevorgänge werden zentral und für alle Personen verfügbar in nur einem System gespeichert. Das ermöglicht eine Kommunikation und Datenverarbeitung in Echtzeit, wodurch Serviceprozesse schneller, einfacher und erfolgreicher geplant und durchgeführt werden können.

Mehr Informationen

Ziele, die durch eine Field Service Management Software erreicht werden können

Einfache Koordination von Serviceaufträgen

Schnellere Faktura

Transparente Übersicht über alle Ressourcen

Dokumentation und Historie sämtlicher Servicevorgänge

Effiziente Routenplanung für den Außendienst

Digitalisierung von Servicedokumenten, z. B. Serviceberichten

Welche Prozesse kann eine Field Service Management Software unterstützen?

Innendienst Einsatzplanung Außendienst

Einsatzmöglichkeiten einer Field Service Management Software im Innendienst

Erfolgreiche Serviceprozesse beginnen lange bevor der Außendienst beim Kunden vor Ort eine Reparatur durchführt. Daher unterstützt eine Field Service Management Software bereits im Innendienst die Abläufe und Aufgaben der zuständigen Servicemitarbeiter. So können diese eine solide Vorarbeit für den späteren Serviceeinsatz leisten – oder anhand der großen und transparenten Menge an Kundendaten den Supportfall vielleicht bereits selbst am Telefon lösen.

Stammdatenverwaltung

Verfügt eine Field Service Management Software über den Funktionsumfang einer Customer Relationship Management Software (CRM), können Ihre Servicemitarbeiter sämtliche Stammdaten über die Servicelösung verwalten. Kundendaten wie Anschrift, Ansprechpartner oder Kontaktdaten, sowie alle Informationen zu Anlagen, Maschinen und Systemen sind transparent und an einem zentralen Ort zugänglich. Sobald der Kundendienst einen Anruf erhält, in dem ein Kunde sein Problem schildert, können die Servicemitarbeiter mit einem Klick sämtliche relevanten Informationen zum Kunden aufrufen, um diesem bereits beim Erstkontakt den bestmöglichen Service und Support bieten zu können. Im besten Fall lässt verfügt eine Field Service Management Software über eine Schnittstelle, mit der die Lösung an Ihr eingesetztes ERP-System angebunden werden kann. So können Sie sämtliche bereits vorhandene Kundendaten auch weiterhin im ERP-System pflegen und dennoch über die Field Service Management Software abrufen.

Verwaltung von Serviceverträgen

Viele Serviceorganisationen vereinbaren mit ihren Kunden Wartungsverträge, um Maschinen und Anlagen in regelmäßigen Intervallen zu prüfen. Das verhindert nicht nur unnötige Ausfallzeiten und Stillstände, sondern fördert eine lange Betriebslaufzeit der Geräte. Mit Hilfe einer Field Service Management Software lassen sich diese Serviceverträge problemlos digital ablegen und verwalten. Das Team weiß dadurch genauestens darüber Bescheid, wann der nächste Einsatz erfolgen muss und wie viele Wartungseinsätze bereits durchgeführt wurden. Die Termintreue kann dadurch deutlich gesteigert werden.

Digitales Gerätemanagement

Neben Ihren Kundenstammdaten erhalten Ihre Servicemitarbeiter mit einer Field Service Management Software außerdem einen vollständigen Überblick über alle Geräte, Maschinen und Anlagen, die bei Ihren Kunden im Einsatz sind. Für jedes Gerät kann eine eigene Akte angelegt oder vorhandene Dokumente aus dem ERP-System importiert werden. Bei einem Kundentelefonat können die Mitarbeiter mit wenigen Klicks die Geräteakte aufrufen und finden alle nötigen Informationen zu verbauten Teilen oder vergangenen Serviceeinsätzen.

Field Service Management Software im Einsatz in der Einsatzplanung

Nicht nur die Verwaltung und Arbeit von und mit Dokumenten, Aufträgen oder Stammdaten kann durch eine Field Service Management Software optimiert werden. Auch für Disponenten kann eine digitale Lösung eine große Hilfe sein. In der Einsatzplanung kann eine Software mit verschiedenen Funktionen unterstützen.

Optimierte Tourenplanung

Disponenten sind mit dem Einsatz einer Field Service Management Software in der Lage, die Tourenplanung effizienter durchzuführen. Das System über alle Informationen, die hierfür benötigt werden, da die Daten automatisch aus dem vorangegangenen Prozessschritten an die digitale Plantafel übermittelt werden. Auf einen Blick können die verfügbaren Techniker, Materialien, Werkzeuge sowie offene Serviceaufträge vom Disponenten analysiert werden. Dank dieser Transparenz kann eine optimierte und effiziente Tourenplanung erstellt werden.

Visuelle Einsatzplanung

Einige Field Service Management Lösungen stellen den Nutzern eine detaillierte Kartendarstellung zur Verfügung, um die Einsatzplanung durchzuführen. Die visuelle Darstellung der zahlreichen Standorte von offenen Einsätzen erleichtert Disponenten die Planung effizienter Touren, ohne unnötige Fahrtstrecken für die Techniker.

Einsatzstatus in Echtzeit

Da sämtliche Prozessschritte entlang des Serviceprozesses über die Field Service Management Software abgewickelt werden, erhalten die Disponenten nicht nur die neuesten offenen Servicevorgänge in Echtzeit, sondern auch Informationen zum Einsatzstatus der einzelnen Servicetechniker. Sobald ein Techniker über sein Tablet mit der mobilen Service App seinen Einsatz abgeschlossen hat, wird diese Information automatisch an die Einsatzplanung übermittelt. So behalten Disponenten noch besser den Überblick und sind in der Lage auch bei Notfällen schnell einen freien Servicetechniker zum Einsatz zu schicken.

Anwendungsbeispiele einer Field Service Management Software im Außendienst

Der Außendienst ist das Aushängeschild vieler Serviceorganisationen. Nach der optimalen Vorarbeit des Innendienstes sind es die Servicetechniker, die im nächsten Schritt raus zum Kunden fahren und die Probleme vor Ort beheben. Die Field Service Management Software unterstützt die Techniker dabei in vielerlei Hinsicht. Eine mobile Servicelösung, die im besten Falle auch ohne Internetverbindung funktionsfähig bleibt und jederzeit über die aktuellsten Einsatzdaten verfügt, ist der Schlüssel für die erfolgreiche Durchführung von Reparaturen, Wartungen oder Installationsaufträgen.

Inbetriebnahme einer Installation

Die Inbetriebnahme einer Anlage, Maschine oder eines Systems wird in der Regel zunächst vom Innendienst eingeplant. Dabei kann es durchaus vorkommen, dass die Montage mehrere Tage in Anspruch nimmt. Der Servicetechniker erhält seinen Auftrag, sowie alle zugehörigen Informationen vollständig auf seinem mobilen Endgerät, beispielsweise einem Tablet, sobald der Installationsauftrag fertig eingeplant wurde. Anhand dieser Informationen kann er sich optimal auf den Serviceeinsatz vorbereiten. Auch während der Montage kann der Techniker in der Field Service Management Software jederzeit auf hinterlegte Dokumente und Informationen, wie eine Anleitung oder vorangegangene Erfahrungsberichte, bei der Montage zurückgreifen.

Wartung von Anlagen und Geräten anhand von Checklisten

Egal in welchen Branchen Ihre Kunden aktiv sind, für nahezu alle Anlagen oder Geräte fallen immer wieder Wartungen an. In der Regel erfolgen diese Wartungsaufträge in regelmäßigen Abständen und folgen dabei einem gleichbleibenden Schema. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, Ihren Technikern standardisierte Checklisten zur Verfügung zu stellen, anhand denen sie die Wartung durchführen können. So werden die Servicetechniker Schritt für Schritt durch den Prozess geführt, Fehler werden weitestgehend verhindert und der zeitliche Aufwand des Auftrags idealerweise begrenzt. Eine Field Service Management Software bietet Ihnen in der Regel die Möglichkeit, solche Checklisten zu erstellen und automatisch entsprechenden Aufträgen, zum Beispiel allen Wartungsaufträgen, zuzuordnen. Ihr Servicetechniker erhält die Checkliste automatisiert mit den Informationen zu seinem nächsten Auftrag auf seinem Tablet. Diese kann er innerhalb der App, die ihm von der Field Service Management Software zur Verfügung gestellt wird, schnell und einfach ausfüllen.

Digitale Serviceberichte und Arbeitszeiterfassung

Am Ende eines jeden Serviceeinsatzes müssen Ihre Servicetechniker einen klassischen Servicebericht erstellen. Darüber hinaus werden Arbeitszeiten erfasst und das benötigte Material dokumentiert, damit rechtzeitig Nachschub besorgt werden kann. Dank einer Field Service Management Software können diese zeitaufwändigen Prozesse digital abgewickelt werden. In der Service App können Arbeitszeiten und Materialverbrauch vom Techniker gemeldet und daraus ein digitaler Servicebericht generiert werden. Manuelles Nacherfassen ist nicht mehr nötig. Dadurch stehen die Daten auch dem Innendienst ohne Zeitverzug für die Prüfung und Rechnungsstellung zur Verfügung.

Die passende Field Service Management Software für die Praxis

Mobile Service App, digitale Einsatzplanung und CRM in einem System mit L-mobile service

Die Wahl der passenden Software für das eigene Unternehmen kann eine Herausforderung sein. Die individuellen Anforderungen müssen berücksichtigt werden, ebenso wie das verfügbare Budget und die vorhandenen IT-Kenntnisse Ihrer Servicemitarbeiter. Denn eine Field Service Management Software kann Ihre Serviceprozesse nur unterstützen, wenn Ihre Mitarbeiter sie auch richtig anwenden können. Die mobile Field Service Management Software L-mobile service bietet daher nicht nur ein Komplettpaket zur erfolgreichen Abwicklung von Serviceprozessen. Die mobile Lösung ist darüber hinaus einfach zu implementieren und verfügt über eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, mit der auch Mitarbeiter ohne IT-Vorkenntnisse den Start in das digitalisierte Field Service Management meistern können. Von der Stammdaten- und Auftragsverwaltung, über die Einsatzplanung von Technikern mit Hilfe einer grafischen Plantafel, bis hin zur mobilen Service App für den Außendienst: Mit der Field Service Management Software von L-mobile optimieren Sie Ihre Serviceprozesse und sorgen für zufriedene Kunden.

Mehr Informationen

5 Gründe, warum Ihr Unternehmen von der Einführung einer Field Service Management Software profitiert

Sie haben nun bereits einige Anwendungsbeispiele kennengelernt, bei denen eine Field Service Management Software für Ihr Unternehmen äußerst nützlich sein kann. Sowohl der Innendienst als auch der Außendienst kann auf zahlreiche Funktionen zugreifen, um Serviceprozesse zu erleichtern. Nun wollen wir abschließend noch einmal zusammenfassen, wie Ihre Serviceorganisation konkret von der Einführung einer Field Service Management Software und deren Einsatz profitiert.

#1 Effiziente Termin- und Tourenplanung im Field Service

Terminüberschneidungen, fehlende Informationen bezüglich benötigter Ressourcen, keine Übersicht über die Auslastung von Technikern – wo früher Chaos und Intransparenz herrschte, liefert Ihnen eine Field Service Management Software eine solide und transparente Grundlage für die erfolgreiche Einsatzplanung Ihres Außendienstes.

L-mobile Digitales Service Management Funktionen Grafische Personaleinsatzplanung techniker einsatzplanung software Kartendarstellung

Die umständliche Arbeit mit Excel-Tabellen oder Outlook-Kalendern wird längst nicht mehr benötigt, um Serviceaufträge ressourceneffizient einplanen zu können. Dank der Digitalisierung Ihrer Serviceprozesse können Sie die gesamte Termin- und Tourenplanung in einem einzigen System abwickeln. Möglich macht das eine Echtzeit Datenübertragung. Sobald ein Innendienst Mitarbeiter nach einem Kundengespräch einen neuen Serviceauftrag im ERP-System angelegt und mit allen wichtigen Informationen bestückt hat, werden diese Daten automatisch an die Field Service Management Software und somit an die Einsatzplanung übermittelt. Dem Disponenten stehen somit ohne Verzögerung alle nötigen Daten zur Einplanung des Serviceeinsatzes zur Verfügung. Auftragsart, benötigtes Material, Werkzeuge, Qualifikationen des Technikers – anhand der neu gewonnenen Transparenz können Serviceeinsätze schneller, einfacher und besser geplant werden. Dadurch können Sie Ihren Kunden schneller Termine für Reparaturen, Wartungen oder Installationen mitteilen, diese Aufträge zeitnah erledigen und Ihre Kunden mit Ihrer fristgerechten und erfolgreichen Abwicklung begeistern.

Neben einer schnelleren Terminvergabe profitieren Sie mit einer digitalen Service Einsatzplanung von einer weiteren Funktion: Die visuelle Kartendarstellung. Sämtliche offenen Aufträge sind für Ihre Disponenten jederzeit übersichtlich einsehbar und zwar sowohl als Liste im Arbeitsvorrat als auch auf der Karte. Auf einen Blick ist ersichtlich, welche Einsatzorte in kurzer Entfernung zueinander liegen. Unter Berücksichtigung dieser Erkenntnisse können Disponenten die Tourenplanung für den Außendienst optimieren. Serviceeinsätze in einem bestimmten Umkreis können für den selben Tag wegeoptimiert eingeplant und an einen Techniker übergeben werden. Das Ergebnis: Sie sparen unnötige Fahrzeiten und Kosten.

Mehr Informationen

#2 Kosteneffizienz durch schnellere Faktura von Serviceeinsätzen

Ihr wichtigstes Ziel neben der Zufriedenheit Ihrer Kunden? Gewinne erzielen. Wie gehen Sie vor, um Gewinne mit Ihren Serviceeinsätzen zu machen? Sie stellen Ihren Kunden direkt nach Ihren Einsätzen Rechnungen aus. So simpel das klingt, so schwierig ist eine zeitnahe Faktura in der Realität. Manuelle Nacherfassung von Serviceberichten und die Dokumentation des Zeitaufwands durch die Techniker sorgt bei vielen Serviceorganisationen für unnötige Verzögerungen im Serviceprozess. Serviceeinsätze können ohne diese Informationen allerdings nicht fakturiert werden – und das bedeutet, Sie können Ihrem Kunden zunächst keine Rechnung stellen.

Das ändert sich mit dem Einsatz einer Field Service Management Software. Da Ihre Techniker bereits während des Serviceeinsatzes die entsprechenden Daten über die mobile Servicelösung erfassen können, entfällt das lästige Nacherfassen. Alle für die Faktura notwendigen Informationen stehen dem Innendienst dank dieser mobilen und digitalen Auftragsabwicklung in Echtzeit zur Verfügung. Noch am selben Tag kann dadurch die Rechnungsstellung für die erbrachte Leistung erfolgen. Die so erzielte Zeitersparnis ist enorm.

Mehr Informationen

L-mobile, Field Service Management Software, mobile App, digitaler Servicebericht, digitale Zeiterfassung, schnelle Bereitstellung für Faktura

Ein weiterer Vorteil: Neu erfasste Daten werden automatisch und in Echtzeit an das ERP-System übermittelt. Was daran so besonders für die Faktura ist? Sollte ein Servicetechniker bei einem Einsatz zusätzliche Ersatzteile benötigen oder möglicherweise direkt einen Folgeauftrag beim Kunden ausführen, beispielsweise, wenn an einer weiteren Maschine ein Defekt festgestellt wird, kann der Techniker diese Informationen über die mobile Servicelösung umgehend dokumentieren. Die Daten stehen dem Innendienst in Echtzeit zur Verfügung und können bei der Rechnungsstellung direkt berücksichtigt werden.

#3 Erhöhte Kundenzufriedenheit durch mehr Transparenz

Was Transparenz mit erhöhter Kundenzufriedenheit zu tun hat? Zunächst einmal sind Ihre Techniker mithilfe einer Field Service Management Software in der Lage, Ihren Kunden nach Abschluss eines Reparatur- oder Wartungsauftrags bereits vor Ort einen detaillierten Servicebericht zur Verfügung zu stellen. Auf Basis der mobil erfassten Arbeitszeiten und des Materialverbrauchs wird der Bericht unmittelbar nach dem Einsatz generiert. Fehler in der manuellen Nacherfassung werden dadurch konsequent verhindert und der Serviceeinsatz liegt neben Ihrem Unternehmen auch dem Kunden zu 100% transparent vor. Diese Transparenz schafft Vertrauen beim Kunden und stärkt die Kundenbindung.

Doch die Transparenz, die durch eine Field Service Management Software entlang des gesamten Serviceprozesses gesteigert wird, fördert auch an anderer Stelle Prozessschritte, die letzten Endes zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit beitragen. Dank der digitalen Datenerfassung in einem zentralen System haben sämtliche Personen entlang des Serviceprozesses Zugriff auf eben jene Daten. Die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen dem Innen- und Außendienst erreicht dank dieser Transparenz ein völlig neues Level. Aufträge können schneller erfasst und verwaltet werden, die Einsatzplanung kann vollständig und ungehindert durchgeführt werden und der Einsatz der Servicetechniker wird dank der umfassenden Einsatzdaten auf dem eigenen Tablet um ein Vielfaches erleichtert. Diese Produktivitätssteigerungen sind das Ergebnis einer durchgängigen Transparenz in allen Bereichen des Field Service Managements – und das spürt auch der Kunde, wenn sein Anliegen termingerecht und ohne Probleme gelöst werden kann.

#4 Integriertes Wissensmanagement

L-mobile, Field Service Management Software, Wissensdatenbank, Servicetechniker, Außendienst, Service App

Servicetechniker müssen heute in der Lage sein, an und mit immer komplexer werdenden Maschinen, Anlagen und Systemen zu arbeiten und sich entsprechendes Expertenwissen aneignen. Nur so können Installationen korrekt durchgeführt und regelmäßige Wartungen vorgenommen werden. Fehlt dieses Wissen, sind Techniker möglicherweise darauf angewiesen mehrfach zum Kunden zu fahren, um den Serviceeinsatz zu erledigen, da sie sich zunächst über das nötige Vorgehen informieren müssen.

Eine Field Service Management Software schafft auch in diesem Fall einen entscheidenden Vorteil für Ihre Techniker und somit für Sie als Unternehmen. Bei der Fehleranalyse und Problemlösung vor Ort kann ein Blick auf die Einsatzdaten in der mobilen Servicelösung enorm hilfreich für Ihre Techniker sein. Alle Informationen zum Kunden, der Kundenhistorie oder dem zu reparierenden Gerät sind mit einem Klick abrufbar – praktisch eine Wissensdatenbank zum Mitnehmen. Selbst ohne aktive Internetverbindung sind die abgerufenen Daten offline verfügbar. Somit sind die Techniker in Echtzeit informiert und optimal auf Ihre Einsätze vorbereitet.

Auch neu angestellte Servicetechniker profitieren von diesem gespeicherten Wissen. Statt sich für mehrere Monate in die Materie einarbeiten zu müssen, können die neuen Mitarbeiter viel früher im Außendienst eingesetzt werden. Denn mit der Field Service Management Software haben Sie alle Informationen für Ihre Serviceeinsätze stets parat und können aus Aufträgen aus der Vergangenheit lernen. So ist beispielsweise ersichtlich, welcher Techniker mit welchen Materialien und Werkzeugen welches Problem an der Maschine gelöst hat. Das spart Zeit, Geld und steigert die Produktivität.

#5 Remote Support von Experten

Neben einer telefonischen Unterstützung der Techniker setzen einige Serviceunternehmen bereits auf Augmented Reality Anwendungen. Mit Hilfe von Smart Glasses oder VR-Brillen können Experten über Video beim Serviceeinsatz dabei sein, ohne tatsächlich vor Ort sein zu müssen. So kann Ihr Servicetechniker aus der Ferne konkrete Anweisungen erhalten, die ihm bei einer schnellen Problemlösung helfen können. Das kann ebenfalls eine hilfreiche Methode sein, um neue Techniker bei ihrer Einarbeitung zu unterstützen. Bei einem Einsatz, der ungeahnte Probleme offenbart, kann schnell ein erfahrener Mitarbeiter zu Rate gezogen werden, ohne dass dieser selbst zum Kunden fahren muss. Geführte Gespräche sowie aufgezeichnete Bilder und Videos können vollständig in der Field Service Management Software gespeichert und dokumentiert werden. Somit fließen sie ebenfalls in die Servicehistorie eines Kunden ein und können bei zukünftigen Aufträgen eine Hilfe sein.

Verfügt Ihre Field Service Management Software über eine Augmented Reality Funktion, können Sie damit viel Zeit und Geld sparen, da Fachexperten und qualifizierte Techniker direkt von Ihrem Unternehmen aus agieren und bei der Abwicklung eines Auftrags behilflich sein können.

Mehr Informationen

Vorteile einer Field Service Management Software

Zentrale und transparente Datenhaltung

Optimierte Tourenplanung

Verbesserte Echtzeit-Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst

Mobile Datenerfassung direkt am Einsatzort

Vereinfachte und beschleunigte Faktura

Jederzeit die aktuellsten Informationen

Steigerung der Kundenzufriedenheit und -bindung

Schnelle und präzise Serviceabwicklung möglich

Keine manuelle Nachbearbeitung von Aufträgen mehr nötig

Vereinfachte Koordination des Außendiensts

Effizienter Ressourceneinsatz

Optimale Einsatzvorbereitung für Techniker

Sie sehen: Eine Field Service Management Software kann für viele Serviceorganisationen eine durchaus lohnenswerte Investition sein. Sowohl der Innen- als auch der Außendienst erhalten durch eine digitale Servicelösung erhebliche Unterstützung in den unterschiedlichsten Bereichen. Zeitaufwändige Routinearbeiten werden vereinfacht, Kommunikation und Prozesse transparent gestaltet. Noch mehr spannende Informationen darüber, wie eine Field Service Management Software aufgebaut sein kann, welche Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen und wie Unternehmen eine mobile Servicelösung in der Praxis einsetzen, finden Sie auf unserer Produktseite zu L-mobile service.

Mehr Informationen

E-Mail Kontakt

Rufen Sie uns an!

Telefonkontakt anzeigen

Downloadcenter

Infothek

Veranstaltungen

Veranstaltungen

Bewerbungscenter

Bewerbungscenter

Customer Support

Customer Support

Expert-Info

Machen Sie jetzt Ihr ERP mobil!

Sie haben Fragen?

Jetzt Kontakt aufnehmen!

Datenschutzeinstellungen