Field Service Management Software
So bereiten sich bestens auf die Softwareeinführung vor
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Die Entscheidung steht fest: Eine Dispositionssoftware bzw. Field Service Management Software soll zukünftig Ihre Serviceprozesse optimieren. Das soll das Arbeiten im Innendienst und im technischen Außendienst erleichtern. Für einen langfristigen Erfolg dieses Digitalisierungsprojektes, ist eine gute Planung unerlässlich. Wir zeigen, welche Fragen Sie vor der Einführung einer Dispositionssoftware beantworten sollten.
Vor der Einführung einer Dispositionssoftware entscheidet vor allem die Klarheit über Ziele, Prozesse und Daten über den Erfolg: Welche Probleme sollen gelöst werden, wie sieht die Einsatzplanung heute aus, welche Ressourcen müssen abgebildet werden und wie läuft die Kommunikation mit dem Außendienst? Nur mit der richtigen Vorbereitung kann am Ende eine erfolgreiche Projektumsetzung gelingen. Dabei helfen Ihnen 7 Fragen:
Mit der richtigen Vorbereitung wird das Rollout ein Erfolg
Die Einführung einer Dispositionssoftware ist ein komplexes Projekt. Bestehende Prozesse durchlaufen meist einige Veränderungen. Mitarbeiter müssen sich auf neue Rahmenbedingungen im Field Service Management einstellen. Ein gutes Change Management hilft, diese Veränderungen positiv zu gestalten.
Doch vor allem eine solide Planung ist für den Erfolg entscheidend. In dieser sollten nicht nur Themen wie das Verfahren zur Softwareauswahl festgehalten werden. Auch das Hosting, nötige Hardware oder die Einbindung von Mitarbeitern sind wichtige Themen. Letztlich hängt der Aufwand einer Implementierung von verschiedenen Faktoren ab. Angefangen vom aktuellen Grad der Digitalisierung bis hin zur Individualisierung der Software. Die folgenden Fragestellungen können deshalb bei der Planung besonders hilfreich sein.
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Digitalisierung ist im Trend. Viele Unternehmen setzen auf passende Softwarelösungen. Auch im Field Service Management. Doch nur, weil die Konkurrenz diesem Trend folgt, müssen Sie das nicht auch. Die Einführung einer Dispositionssoftware sollte stets mit einem konkreten Nutzen für Ihr Team einher gehen. Die Lösung sollte Ihre Serviceprozesse optimieren können.
Überlegen Sie: Welche Prozessschritte kosten Sie heute viel Zeit und Geld? Wo besteht dringender Handlungsbedarf, diese zeitnah zu digitalisieren? Ist es die Disposition und deren Wunsch nach einer automatisierten Einsatzplanung? Oder sind es die Servicetechniker, die zu viel Zeit für das Schreiben von Serviceberichten benötigen? Mit diesem Wissen können Sie konkrete Ziele definieren, die mit der Servicelösung verfolgt werden sollen. Und sicherstellen, dass Sie nicht einfach nur einem Trend folgen.
Der Softwaremarkt boomt. Bei der Vielzahl an Angeboten braucht es eine gute Strategie, um die passende Lösung zu finden. Neben dem “Warum” und Ihrer Zieldefinition bildet eine detaillierte IST-Analyse dafür die Basis. Diese Daten schaffen die Grundlage, um die optimale Dispositionssoftware auszuwählen. Mit ihnen im Hinterkopf führen Sie am besten eine gründliche Recherche am Markt durch. Nutzen Sie z. B. kostenlose Webinare der Softwarehersteller für einen ersten Eindruck der Software.
Sobald Sie rund zehn potentielle Lösungen zusammengetragen haben, geht es ans Vergleichen. Befassen Sie sich nun intensiver mit den Lösungen. Lassen Sie sich den Funktionsumfang in einer persönlichen Online-Präsentation zeigen. Nicht alle Lösungen werden Ihre Anforderungen erfüllen können. Bei manchen fehlt vielleicht die Integration an Ihr ERP-System, andere sind zu teuer. Es entsteht eine engere Auswahl an potentiellen Softwarelösungen. Idealerweise bleiben zwei bis drei Systeme übrig, die Sie nun ausführlich testen und beurteilen sollten. Gehen Sie dafür aktiv in den Austausch mit den Softwareherstellern. Diskutieren Sie nötige Anpassungen und garantierte Supportleistungen. Nutzen Sie Demo-Systeme der Hersteller, um ein Gefühl für die Dispositionssoftware zu entwickeln. Eine Nutzwertanalyse kann ebenso wie eine ROI-Berechnung ebenfalls bei der Entscheidungsfindung helfen. So finden Sie Ihre ideale Dispositionssoftware.
Die Einführung einer Dispositionssoftware kann für Ihr Team eine große Veränderung bedeuten. Je höher der Anteil analoger Prozesse in der Vergangenheit war, desto größer sind die Anpassungen bestehender Prozesse. Arbeitsschritte entfallen, neue Prozesse werden etabliert und Daten digital erfasst. Nicht allen Mitarbeitern fällt es leicht, diese Veränderungen anzunehmen.
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter mit der neuen Software nicht alleine. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team von Beginn an involviert ist. Informieren Sie alle über das geplante Digitalisierungsprojekt. Stellen Sie mögliche Softwarelösungen vor und beziehen Sie Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess mit ein. Es sind Ihre Disponenten und Techniker, die Probleme im Prozess oft am besten benennen können. Transparenz und Kommunikation sind essentiell. Erklären Sie, warum eine Softwarelösung eingeführt wird. Verdeutlichen Sie die Benefits für Ihr Team. Und ganz wichtig: Sorgen Sie frühzeitig für die nötigen Schulungen in der neuen Softwarelösung. Nur so schaffen Sie die Grundlage für die Akzeptanz der Dispositionssoftware sowie zufriedene Mitarbeiter – und für einen erfolgreichen Kundenservice.
Während Ihres Auswahlprozesses sollten Sie das Thema Hosting berücksichtigen. Neben klassischen On-Premises-Modellen sind Software-as-a-Service-Lösungen auf dem Vormarsch. Statt die Software selbst zu hosten wird die Dispositionssoftware als Cloud-Lösung genutzt. Der Hersteller übernimmt dabei das Hosting, Updates und Bug-Fixes. Haben Sie sich bisher noch nicht mit den Vor- und Nachteilen der Softwaremodelle befasst, sollten Sie dies nachholen. Holen Sie dafür Ihre IT-Experten mit ins Boot. Auf Grund verschiedener technischer Faktoren ist deren Expertise dabei besonders wertvoll.
Digitalisierung ist im Trend, aber: Warum sollte man seine Serviceprozesse überhaupt digitalisieren? In unserem kostenlosen Whitepaper zeigen wir Ihnen die Vorteile einer Field Service Management Software und wie Sie in 5 Schritten Ihren Kundenservice digitalisieren können.
Im Falle der Big Bang Methode wird die Software in kürzester Zeit vollständig in Betrieb genommen. Quasi ein Rundumschlag. In der Regel wird die Installation über Nacht oder an einem Wochenende durchgeführt. So wird garantiert, dass keine Arbeitsabläufe durch die Umstellung gestört werden. Diese Strategie kann für Sie sinnvoll sein, wenn Sie keine Daten aus dem alten System in die Dispositionssoftware übertragen müssen oder dies nicht möglich ist.
Der Fokus der iterativen Methode liegt auf einer schrittweisen Durchführung der Softwareinstallation. Einzelne Funktionen der Dispositionssoftware werden nach und nach in den Echtbetrieb übernommen. Das bedeutet, altes und neues System sind zeitweise parallel im Einsatz. Häufig wird die neue Software zunächst für Key-User freigeschalten. So kann eine ausführliche Testphase durchgeführt werden. Dabei lässt sich Optimierungspotential feststellen und vor dem kompletten Rollout umsetzen.
Ohne eine leistungsstarke IT-Infrastruktur ist auch die beste Dispositionssoftware nutzlos. Beziehen Sie daher frühzeitig Ihre IT-Experten in die Planung mit ein. Am besten noch vor der finalen Softwareauswahl. Dank deren Expertise fällt es Ihnen leichter, die Lösung zu finden, die den nötigen technischen Voraussetzungen entspricht.
Möchten Sie die Softwarelösung selbst hosten, sollten Sie prüfen, ob Sie über die passende Serverinfrastruktur verfügen. Auch den Status Quo Ihres LAN- bzw. WLAN-Netzwerks sollten Sie nicht außer acht lassen. Ohne ausfallsichere Netzwerkstruktur wird schnelles und effizientes Arbeiten auch digital zur Herausforderung.
Da Ihre Servicetechniker die Dispositionssoftware mobil nutzen sollen, ist das passende Equipment entscheidend. Tablets oder Smartphones erlauben die Nutzung einer mobilen App beim Kunden vor Ort. Über diese können Einsatzinformationen, Checklisten oder Serviceberichte abgerufen und erstellt werden. Sogenannte Rugged Tablets, oft auch als Industrie Tablets bezeichnet, haben sich in diesem Anwendungsgebiet bewährt. Sie sind robust, geschützt gegen äußere Umwelteinflüsse und haben einen leistungsfähigen Akku. Die idealen Voraussetzungen für die Arbeit im Field Service Management.
Beim Kauf einer Servicelösung entscheiden Sie sich automatisch auch für das Unternehmen hinter der Software. Bedenken Sie, das auch der Softwarehersteller zu Ihren Anforderungen passen sollte. Denn sonst wird eine erfolgreiche Zusammenarbeit zur Herausforderung.
Aus diesem Grund sollten Sie auch Faktoren abseits der Dispositionssoftware berücksichtigen. Zum Beispiel das Schulungsangebot des Anbieters. Auch der Umfang der Beratungsleistungen und Projektunterstützung können entscheidend sein. Ebenso die Frage, ob der Kundensupport im Preis inbegriffen ist oder nicht. Häufig bieten Unternehmen ihren Kunden unterschiedliche Support-Modelle an. So können Sie den Supportumfang wählen, der am besten zu Ihren Bedürfnissen und Ihrem internen Know-how passt. Besonders attraktiv ist ein Unternehmen, das sich auch um die nötige Hardware kümmern kann. Dieses Gesamtpaket kann die Projektumsetzung erheblich beschleunigen.
Eine Softwareeinführung ist ein komplexes Projekt. Die richtige Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg. Können Sie diese sieben Fragen beantworten, haben Sie eine gute Basis für Ihr Projekt geschaffen. Sie helfen Ihnen Probleme frühzeitig zu erkennen und Akzeptanz im Team aufzubauen. Damit Sie letztendlich auch wirklich von der Einführung Ihrer Dispositionssoftware profitieren und Ihren Kundenservice voranbringen.
Digitale Prozesse unterstützen Serviceteams dabei, die Herausforderungen des Arbeitsalltags erfolgreich zu meistern. Die Field Service Management Software L-mobile service. bietet hierfür umfangreiche Werkzeuge – von der digitalen Plantafel bis zur mobilen Service App.
Welche Kriterien sollte ich zur Auswahl der richtigen Dispositionssoftware heranziehen?
Zu Beginn sollte eine Ist-Analyse durchgeführt werden, um bestehende Prozesse zu überprüfen und Schwachstellen aufzudecken. Darauf basierend ergeben sich Schwerpunkte, die eine Dispositionssoftware wie L-mobile service abdecken sollte, um diese Serviceprozesse zu optimieren. Darüber hinaus sind Faktoren wie der Funktionsumfang und der potenzielle ROI zu betrachten, bevor eine Entscheidung für eine Lösung getroffen wird.
Wie erhöhe ich die Akzeptanz der Mitarbeiter bei der Softwareeinführung?
Binden Sie Mitarbeiter frühzeitig in den Digitalisierungsprozess ein. Eine transparente Kommunikation ist entscheidend, um Akzeptanz zu fördern. Schulen Sie Ihr Serviceteam außerdem frühzeitig in der Anwendung der neuen Software. So entsteht ein positives Stimmungsbild.
