Field Service Management Software
Erfahren Sie, wann sich eine On-Premises-Software lohnt und wann Sie lieber auf eine SaaS-Lösung setzen sollten
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Sie befinden sich mitten im Auswahlprozess für eine Field Service Management Software. Eine Frage beschäftigt Sie dabei besonders. Ist eine On-Premises-Software noch zeitgemäß oder sollten Sie auf eine Cloudlösung setzen? In diesem Leitfaden geben wir Ihnen einen Überblick über die beiden Softwaremodelle. Wir klären, wann sich eine On-Premises-Software für Sie lohnt oder Sie auf Software-as-a-Service (SaaS) setzen sollten.
Software-as-a-Service-Lösungen sind auch im Kundenservice auf dem Vormarsch
Immer mehr Unternehmen setzen heute auf cloudbasierte Softwarelösungen im Abo-Modell. Der tatsächliche Kauf einer Software scheint in den Hintergrund zu rücken. Softwarelösungen werden immer seltener lokal installiert und eigenständig gewartet. Noch vor einigen Jahren waren klassische On-Premises-Lösungen nicht aus dem Alltag wegzudenken. Heute scheinen ihnen SaaS-Lösungen den Rang abzulaufen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Weniger Arbeitsaufwand und Kosten einer SaaS-Lösung zählen zu den wichtigsten Kriterien. Ist es also noch sinnvoll, eine Field Service Software als On-Premises-Software einzuführen?
Die Antwort lautet: Es kommt darauf an. SaaS-Lösungen werden so schnell nicht wieder vom Markt verschwinden. Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen bieten sie neue Möglichkeiten. Serviceprozesse können einfach und kosteneffizient digitalisiert werden. On-Premises-Software mag unter Umständen kostspieliger sein. Gleichzeitig bietet sie Unternehmen viele Möglichkeiten. Denn individuelle Anpassungen in einer Software sind z. B. für viele Unternehmen ein entscheidendes Kriterium bei der Softwareauswahl. Der dabei entstehende finanzielle Mehraufwand wird häufig in Kauf genommen. Das Ergebnis bietet meist einen größeren Mehrwert, als es bei einer Standardsoftware der Fall wäre. Je nach Anforderungen und datenschutzrechtlichen Vorgaben im Unternehmen kann eine On-Premises-Software im Field Service nach wie vor die passende Lösung sein.
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| Merkmale | Software-as-a-Service | On-Premises |
|---|---|---|
| Individuelle Anpassungen der Softwarelösung | Bedingt bis nicht möglich. Fokus liegt auf Standardsoftware. | Softwareanpassungen gegen einen Aufpreis möglich. |
| Regelmäßige Softwareupdates und Softwarewartung | Durch den Softwareanbieter, Kunde muss sich um nichts kümmern. | Durch den Kunden. Softwareanbieter unterstützt meist nur, wenn ein zusätzliches Supportpaket erworben wird. |
| Anfallende Kosten | Monatliche bzw. jährliche Lizenzkosten für Software, Updates und Co. | Einmalige Anschaffungs- und Installationskosten, ggf. zusätzliche Kosten für Softwaresupport |
| Skalierbarkeit | Einfacher Wechsel zwischen Softwarepaketen (Unterscheidung in Userzahl, Laufzeit, Funktionsumfang) möglich. | Erweiterung des Funktionsumfangs und der Userzahlen mit gewissem Aufwand möglich. |
| Datensicherheit | Sicherheitsmaßnahmen, z. B. automatische Backups, erfolgen durch Softwareanbieter. | Sicherheitsmaßnahmen, z. B. automatische Backups, erfolgen durch das IT-Team des Kunden. |
Wer sich für eine On-Premises-Software entscheidet, setzt oft auf Individualität. Statt eine Standardsoftware zu nutzen, können viele Servicelösungen individuell angepasst werden. Serviceprozesse lassen sich so noch besser digitalisieren und optimieren. Gleichzeitig fallen jedoch auch neue Verantwortlichkeiten, vor allem im IT-Team an.
Softwareanpassungen zählen zu den wichtigsten Möglichkeiten, die eine On-Premises-Software bietet. Gerade für komplexe oder besondere Serviceprozesse ein Muss. Achten Sie daher darauf, Ihre gewünschte Servicelösung bestmöglich für Ihre Use Cases zu optimieren. Wichtig ist dabei vor allem ein intensiver Austausch mit dem Softwareanbieter. Durch eine enge Zusammenarbeit können Ihre Anforderungen optimal erfüllt werden.
Eine On-Premises-Software wird auf der eigenen Hardware installiert. Das bedeutet, dass die nötige IT-Infrastruktur vorhanden sein muss. Außerdem bedarf es die nötige Expertise im Team, um die Software zu installieren und zu betreuen. Statt des Softwareanbieters kümmert sich Ihre IT um Updates und Datensicherheit. Verfügen Sie nicht über diese Ressourcen, sollten Sie überlegen, ob der Aufbau eines IT-Teams sinnvoll ist. Alternativ können Sie sich externe Unterstützung in Systemhäusern holen. Seien Sie sich jedoch stets über den dabei anfallenden Kostenaufwand bewusst. Sowohl die Anschaffung neuer Ressourcen als auch eine externe IT-Betreuung sind jedoch kostspielig. Steht die IT-Infrastruktur, können Sie die Einführung der On-Premises-Software beginnen.
Wie hoch die Kosten einer On-Premises-Software sind, lässt sich pauschal nicht beantworten. Je nach Anforderungen im Field Service können unterschiedliche Summen anfallen. Einerseits sind da natürlich die einmaligen Kosten für den Softwarekauf. Ist der Softwaresupport nicht im Preis inbegriffen, fallen zusätzliche Supportkosten an. Auch durch die Anschaffung von neuer Hardware, z. B. Tablets, entstehen Kosten. Darüber hinaus fallen für individuelle Softwareanpassungen weitere Kosten an. Diese können je nach Aufwand der Anpassungen variieren. Zu guter Letzt sollten Sie bei der Kostenplanung auch die laufenden Betriebskosten, z. B. die Gehälter für Ihr IT-Personal, nicht außer Acht lassen.
Digitale Prozesse unterstützen Serviceteams dabei, die Herausforderungen des Arbeitsalltags erfolgreich zu meistern. Die Field Service Management Software L-mobile service. bietet hierfür umfangreiche Werkzeuge – von der digitalen Plantafel bis zur mobilen Service App.
SaaS-Lösungen sind meist simpel. Sie bieten Standardsoftware, meist in unterschiedlich umfangreichen Abo-Paketen. Alle Softwarefunktionen können online und somit örtlich flexibel genutzt werden. Das gilt auch für Field Service Management Software.
Im Gegensatz zur On-Premises-Software benötigt eine SaaS-Lösung keine besondere IT-Infrastruktur. Die Field Service Management Software wird vollständig vom Softwareanbieter verwaltet. Dieser übernimmt das Hosting, regelmäßige Updates und Bug-Fixes. Besonders für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung ein enormer Vorteil. Statt neue personelle Ressourcen zu beschaffen, wird alles an den Softwareanbieter ausgelagert. Das spart Zeit und Geld.
Eine aufwändige Installation ist bei einer Software-as-a-Service-Lösung nicht nötig. Sobald ein Abo abgeschlossen ist kann für jeden User ein Profil angelegt werden. Ihr Serviceteam kann somit umgehend mit der neuen Field Service Management Software arbeiten. Alles was sie dafür benötigen, ist ein internetfähiges Endgerät.
Die Preisgestaltung der meisten Software-as-a-Service-Lösungen basiert auf einem Abonnement-Modell. In der Regel stehen verschiedene Softwarepakete zur Verfügung, aus denen Serviceteams wählen können. Diese unterscheiden sich hinsichtlich Userzahl, Abo-Laufzeit oder Funktionsumfang. Bezahlt wird entweder ein monatlicher oder ein jährlicher Betrag. Ein Wechsel zwischen Abo-Modellen ist meist jederzeit möglich. So kann die Field Service Management Software z. B. flexibel mit dem Unternehmen mitwachsen.
Analysieren Sie Ihre bestehenden Serviceprozesse. Auch für die Wahl der Field Service Management Software ist das entscheidend. Nur so können Sie definieren, welche Funktionen nötig sind, um Ihre Prozesse zu digitalisieren. Dabei werden Sie außerdem feststellen, ob eine Standardsoftware Ihren Anforderungen genügt. Je individueller Ihre Prozesse, desto wahrscheinlicher, dass Sie Anpassungen der Software benötigen. Somit würde eine On-Premises-Lösung in Frage kommen.
Nicht alle Unternehmen haben eine eigene IT-Abteilung. Das gilt vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen. Hier werden häufig externe IT-Experten zu Rate gezogen. Die umfassende Betreuung einer On-Premises-Software im eigenen Haus wird da schnell zur Herausforderung. Wer nicht plant, ein eigenes IT-Team aufzubauen, findet in einer SaaS-Lösung eine gute Wahl. Die gesamte technische Verwaltung und Betreuung liegt beim Softwareanbieter. Das spart Zeit und Kosten.
Dagegen ist eine On-Premises-Software für große IT-Teams meist kein Problem. Vor allem für Teams, die bereits andere Softwarelösungen im Unternehmen betreuen. Die Installation und Verwaltung der Field Service Management Software im eigenen Haus ist dann eine mögliche Option. Gleichzeitig vermeidet das Unternehmen so die Abhängigkeit vom Softwareanbieter.
Wer viel Wert auf interne Prozesse für Datensicherheit und Datenschutz legt, wird SaaS-Lösungen wenig Vertrauen schenken können. Es ist großes Vertrauen in den Anbieter nötig, um Sicherheitsvorkehrungen aus der Hand zu geben. Gerade Unternehmen mit eigenen IT-Teams kümmern sich oft selbst um Sicherheitskonzepte. Häufig ist die nötige Erfahrung vorhanden, um eine On-Premises-Software entsprechend abzusichern. Vergessen Sie jedoch nicht: Auch und vor allem Softwareanbieter sind in der Lage, für hervorragende Sicherheitsmaßnahmen zu sorgen. Das kann ein klarer Vorteil sein, wenn die Expertise im eigenen Unternehmen fehlt.
Software-as-a-Service-Lösungen sind auf dem besten Weg, den Field Service zu erobern. Doch gleichzeitig ist On-Premises-Software noch längst nicht ausgestorben. Beide Softwaremodelle haben ihre Vor- und Nachteile und sind, je nach Anforderungen, grundsätzlich eine gute Lösung für Ihr Unternehmen. Um die passende Wahl zu treffen ist es deshalb wichtig, diese Anforderungen zu kennen. Analysieren Sie Ihre Serviceprozesse gemeinsam mit Ihrem Serviceteam. So treffen Sie am Ende die richtige Entscheidung für Ihr Field Service Management.
Digitalisierung ist im Trend, aber: Warum sollte man seine Serviceprozesse überhaupt digitalisieren? In unserem kostenlosen Whitepaper zeigen wir Ihnen die Vorteile einer Field Service Management Software und wie Sie in 5 Schritten Ihren Kundenservice digitalisieren können.
Welche Vorteile bietet das cloudbasierte Arbeiten mit einer Field Service Management Software gegenüber einer On-Premises-Lösung?
Eine Software-as-a-Service-Lösung überzeugt mit einer schnellen Verfügbarkeit ohne großen Installationsaufwand und automatischen Updates durch den Anbieter. Der Verwaltungsaufwand für das Serviceunternehmen entfällt. Außerdem kann eine cloudbasierte Field Service Management Software flexibel skaliert werden.
Welche Sicherheits- und Datenschutzaspekte sind bei einer SaaS-Lösung im Field Service besonders relevant?
Da Service- und Kundendaten in der Cloud gespeichert werden, müssen diese vor Missbrauch geschützt werden. Zu den gängigen Maßnahmen zählen eine Rechteverwaltung und Zugriffskontrollen, Verschlüsselungen und regelmäßige Backups. In der Regel übernimmt der SaaS-Anbieter die IT-Sicherheit seiner Field Service Management Software.
Für welche Unternehmen ist eine Cloud-Lösung im Field Service sinnvoll?
SaaS-Lösungen sind besonders geeignet für Unternehmen, die schnell mit einem digitalisierten Field Service loslegen möchten, Prozesse über Standardsoftware abdecken können und keine eigene IT-Abteilung vorzuweisen hat.
