Automatisierte Tourenplanung: Chancen für KMU auf dem Weg zu mehr Effizienz

Die Tourenplanung zählt zu den wichtigsten Aufgaben im Field Service. Doch vor allem in wachsenden kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU), deren Auftragslage stetig zunimmt, stehen Disponenten oft vor großen Herausforderungen. Die manuelle Planung oder digitale Tools wie Excel-Tabellen, Google Maps oder Outlook kommen schnell an ihre Grenzen. Das Resultat sind eine hohe Fehleranfälligkeit, Verzögerungen durch eine ineffiziente Personaleinsatzplanung und vor allem ein enormer Zeitaufwand. Vielleicht versprechen sich auch Sie und Ihr Serviceteam deshalb durch eine automatisierte Tourenplanung effizientere Prozesse und eine enorme Entlastung in der Disposition. Bevor Sie jedoch von diesen und weiteren Vorteilen profitieren, müssen oft einige Hürden überwunden werden. Welche Herausforderungen auf KMU bei der Einführung einer automatisierten Tourenplanung zukommen und wie Sie deren Chancen optimal nutzen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Geschätzte Lesedauer: 21min 1sec

Was bedeutet automatisierte Tourenplanung?

Eine automatisierte Tourenplanung unterstützt Serviceteams dabei, Serviceeinsätze routen- und ressourcenoptimiert zu koordinieren. Möglich machen das digitale Lösungen, beispielsweise eine Field Service Management Software, die über eine integrierte Plantafel und einen leistungsstarken Algorithmus verfügen. Dieser KI-gestützte Algorithmus ist der Schlüssel zur automatisierten Planung. Unter Berücksichtigung verschiedenster Faktoren berechnet die Software die bestmögliche Tourenplanung für den Außendienst.

Verfügbarkeit von Ressourcen
Neben einem Techniker müssen auch ein Einsatzfahrzeug, Werkezeuge und Material für anfallende Reparaturen verfügbar sein. Die Software analysiert daher sowohl die benötigten Ressourcen als auch die derzeitigen Verfügbarkeiten.
Priorisierung von Kunden oder Einsätzen
Manche Serviceeinsätze oder Kunden erfordern ein besonders schnelles Handeln. Bei einer automatisierten Tourenplanung werden diese von Ihnen vergebenen Prioritäten von der Software berücksichtigt.
Standort von Kunden und Technikern
Durch die Berücksichtigung von Einsatzorten sowie des derzeitigen Standorts der eigenen Techniker kann die Software für routenoptimierte Touren sorgen und unnötige Fahrzeiten vermeiden. Je nach Algorithmus kann dabei sogar die aktuelle Verkehrslage bei der Planung berücksichtigt werden.
Fähigkeiten der Servicetechniker
Nur wenn ein Techniker über die nötigen Skills für eine Reparatur verfügt, kann diese erfolgreich durchgeführt werden. Deshalb werden bei der automatisierten Tourenplanung auch im System hinterlegte Fähigkeiten der Techniker von der Software berücksichtigt.

Der Algorithmus sollte dabei in der Lage sein, seine bisherigen Planungen falls nötig auf Basis von Echtzeitinformationen zu aktualisieren. Innerhalb weniger Sekunden können Touren der Servicetechniker so angepasst und noch effizienter geplant werden.

Weniger Fehler und mehr Effizienz in der Disposition

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Herausforderungen bei der Implementierung automatisierter Prozesse

Die Einführung einer automatisierten Tourenplanung bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen zahlreiche Vorteile, stellt sie zunächst aber auch vor Herausforderungen. Unabhängig von den Problemen bestehender Prozesse, sind diese Strukturen meist tief im Unternehmen verankert. Eine Umstellung dieser Prozesse ist daher meist mit Unsicherheiten oder sogar Widerstand aus den Reihen der Mitarbeitenden verbunden. Darüber hinaus erfordert die Einführung einer Field Service Management Software eine durchdachte Implementierungsstrategie sowie das nötige Budget.

Technische Hürden
Viele Serviceteams verwalten Stamm- und Bewegungsdaten in einem ERP-System. Die für die automatisierte Tourenplanung nötige Servicelösung benötigt daher eine passende Schnittstelle zum bestehenden System, damit alle Daten automatisch und jederzeit synchronisiert werden können.
Akzeptanz im Team
Große Veränderungen stoßen oft auf Skepsis und Ablehnung. Ihre Disponenten könnten befürchten, dass sie durch die Automatisierung der Tourenplanung ersetzt werden. Schulungen und eine transparente Kommunikation sind entscheidend, um diese Ängste zu nehmen und dem Team den eigentlichen Mehrwert der Veränderungen nahezubringen.
Gute Datenqualität
Ohne korrekte Stammdaten ist weder eine manuelle noch eine automatisierte Tourenplanung effizient möglich. Kundenadressen, Geräteakten, Materialverfügbarkeiten oder das Skill-Management Ihrer Techniker müssen stets aktuell und vollständig gepflegt sein. Eine Bereinigung dieser Daten vorab kann daher zunächst einige Zeit in Anspruch nehmen.
Kosten für die Servicelösung
Viele KMU zögern, in eine neue Field Service Management Software zu investieren. Die anfallenden Kosten sind auf den ersten Blick hoch und können abschreckend wirken. Es ist wichtig sich klar zu machen, dass durch schnellere und effizientere Prozesse mit weniger Fehlern langfristig Kosten eingespart werden können.

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Die Chancen von Field Service Management Software und automatisierte Tourenplanung als KMU nutzen

Die Herausforderungen deiner Umstellung der Disposition auf eine automatisierte Tourenplanung mögen Ihnen zunächst groß erscheinen. Doch die Chancen, die eine ganzheitliche Field Service Management Software für Ihr Unternehmen mit sich bringt, überwiegen diese Hürden bei weitem. Automatisierte Prozesse ermöglichen eine optimale Steuerung der Ressourcen und entlasten sowohl Ihre Disponenten als auch Ihre Techniker gleichermaßen. Darüber hinaus bietet eine Field Service Management Software zahlreiche weitere Features, beispielsweise eine Service App für Techniker, digitale Serviceberichte oder mobile Arbeitszeiterfassung, um Ihre Serviceprozesse zu digitalisieren und effizient zu gestalten.

L-mobile, eine automatisierte Tourenplanung fördert effiziente Serviceprozesse, von denen auch der Außendienst profitiert

Zeit- und Kostenersparnis
Ihre Disponenten gewinnen wertvolle Zeit. Innerhalb von Sekunden werden Serviceeinsätze und Touren verplant, wodurch sich der manuelle Arbeitsaufwand drastisch reduziert. Gleichzeitig wird Ihr gesamter Serviceprozess beschleunigt. Servicetechniker können die Einsätze schneller ausführen, was am Ende auch die Kunden freut. Und es gilt: Weniger Zeitaufwand bedeutet weniger Kosten.
Höhere Kundenzufriedenheit
Schnellere Reaktionszeiten und eine ressourcenoptimierte Einsatzplanung sind das Ergebnis einer automatisierten Tourenplanung – und führen letztendlich zu einem verbesserten Kundenservice. Kunden profitieren von pünktlichen Servicetechnikern mit den nötigen Fähigkeiten, die ihre Probleme schnell und reibungslos lösen können.
Geringere Fehlerquote in der Disposition
Da die Software bei der automatisierten Tourenplanung sämtliche eingangs erwähnten Faktoren berücksichtigt, werden doppelte eingeplante Einsätze, die Zuteilung zum falschen Techniker oder auch falsche Termine beim Kunden vermieden. Dadurch wird einiges an administrativem Aufwand verhindert.
Einfach skalierbar
Automatisierte Prozesse erleichtern das Unternehmenswachstum. Neue Kunden und zusätzliche Servicetechniker lassen sich einfach in die Planung integrieren. Eine Software braucht nur wenige Sekunden länger, um auch bei einer steigenden Zahl an Ressourcen eine ressourcenoptimierte Planung durchzuführen.

Best Practices für eine erfolgreiche Einführung der automatisierten Tourenplanung

Wenn Sie die Chancen digitaler und automatisierter Prozesse im Field Service nutzen möchten, werden Sie sich vermutlich früher oder später für eine Field Service Management Software entscheiden. Die Implementierung einer solchen Lösung erfordert eine sorgfältige Planung, damit die bereits genannten Herausforderungen erfolgreich gemeistert werden können.

Wie so oft gilt auch in diesem Fall: Kommunikation und Transparenz sind der Schlüssel zum Erfolg. Indem Sie Ihr gesamtes Serviceteam frühzeitig in die Digitalisierung und Automatisierung des Field Service einbinden, erleichtern Sie die Anpassung an die neuen Prozesse. Workshops und ein regelmäßiger Austausch bringen Ihrem Team die neue Software und deren Funktionen näher. So schaffen Sie Akzeptanz und Verständnis für den Mehrwert der Lösung. Ihre Disponenten werden erkennen, dass eine automatisierte Tourenplanung nicht bedeutet, dass der Mensch plötzlich überflüssig ist. Stattdessen werden Ihre Mitarbeitenden durch die Technologie entlastet und haben mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.

Eine weitere wichtige Voraussetzung für einen erfolgreichen Start ist eine saubere Datenbasis. Ohne vollständige und korrekte Stammdaten kann auch die beste Field Service Management Software keine große Unterstützung bieten. Nur mit einer sauberen und aktuellen Datenbasis lassen sich Serviceaufträge anlegen, die dann im nächsten Schritt im Rahmen einer automatisierten Tourenplanung verplant werden können. Aber auch nachdem die Software eingeführt wurde ist es wichtig, mit regelmäßigen Analysen den langfristigen Erfolg durch die automatisierten Prozesse sicherzustellen. Gängige KPIs wie reduzierte Planungszeiten, weniger Leerfahrten oder eine schnellere Reaktionszeit deuten auf einen positiven Fortschritt hin. Indem diese und weitere Metriken kontinuierlich überprüft werden, lassen sich stetig Optimierungspotentiale feststellen, um Ihren Kunden einen hervorragenden Kundenservice zu bieten.

L-mobile, automatisierte Tourenplanung mit einer Plantafel in einer Field Service Management Software

Fazit: Warum sich die automatisierte Tourenplanung in der Disposition lohnt

Die automatisierte Tourenplanung kann ein echter Gamechanger für kleine und mittelständische Unternehmen sein. Sie optimiert Abläufe, spart wertvolle Zeit und reduziert Kosten. Darüber hinaus sorgt sie für eine bessere Planbarkeit und eine höhere Kundenzufriedenheit. Dennoch ist der Umstieg auf eine automatisierte Lösung kein Selbstläufer. Eine durchdachte Einführung der nötigen Field Service Management Software, bei der sowohl technische als auch emotionale und menschliche Herausforderungen gemeistert werden, ist entscheidend für den Erfolg. Wenn Sie diesen Prozess strukturiert angehen, können Sie das volle Potenzial der Automatisierung ausschöpfen und Ihre Serviceprozesse nachhaltig verbessern.

Wie ein ganzheitlich digitalisierter Serviceprozess in der Praxis aussehen kann, erleben Sie in unserer kostenlosen Software-Demo. Wir zeigen Ihnen die Highlights unserer Field Service Management Software L-mobile service, angefangen von einer lückenlosen Anbindung an ein ERP-System über die digitale Plantafel zur automatisierten Einsatzplanung bis hin zum Einsatz der mobilen Service App im Außendienst.

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