Tourenplanungssoftware vs. Planung mit Excel: Wer macht das Rennen?

Eine analoge Plantafel, Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel und Co. oder Tourenplanungssoftware. Es gibt viele Möglichkeiten, um die Einsatz- und Tourenplanung im Field Service Management durchzuführen. In der Regel erfolgt die Planung heute in digitaler Form, doch nicht alle Disponenten nutzen hierfür eine spezielle Tourenplanungssoftware. Noch immer ist Excel ein beliebtes Tool – zurecht? Wir schauen uns die Unterschiede der beiden Softwarelösungen an und finden heraus, womit eine routenoptimierte und effiziente Tourenplanung einfacher realisiert werden kann.

Geschätzte Lesedauer: 29min 34sec

Was ist eine Tourenplanungssoftware?

Tourenplanungssoftware unterstützt Disponenten dabei, Serviceeinsätze effizient und in routenoptimierten Touren zu verplanen und dabei den passenden Servicetechnikern zuzuordnen. Dafür nutzen viele Softwarelösungen eine automatische Tourenplanung. Ein Algorithmus erstellt in diesem Fall auf Basis verschiedenster Faktoren eine optimierte Planung. Gleichzeitig können Disponenten in einer Tourenplanungssoftware auch selbst Hand anlegen, um Einsätze zu verplanen und jederzeit anzupassen.

In der Regel liefert eine Tourenplanungssoftware weitere Tools, die für ein digitalisiertes Field Service Management von Nutzen sind. Integriert in eine Field Service Management Software können so beispielsweise auch sämtliche Prozesse im Außendienst digital und mobil abgewickelt werden. Das spart Zeit, reduziert Kosten und steigert gleichzeitig die Produktivität sowie die Effizienz des gesamten Serviceteams.

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Die kritischen Faktoren der Tourenplanung im Field Service Management – mit und ohne Tourenplanungssoftware

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Tag für Tag stellen sich Disponenten dieselben Fragen: Wie können all die offenen Serviceeinsätze fristgerecht eingeplant werden? Welche Servicetechniker haben die nötigen Kapazitäten für die dringendsten Einsätze? Und: Wie lässt sich aus all den Kundenterminen eine routenoptimierte und effiziente Tourenplanung für den Außendienst erstellen?

Diese Fragen sind oft gar nicht so leicht zu beantworten. Vor allem für Unternehmen mit größeren Serviceteams kann die Einsatz- und Tourenplanung im Field Service Management ganz schön komplex werden. Jede Menge Serviceaufträge müssen den richtigen Außendienstmitarbeitern mit den nötigen Fähigkeiten zum passenden Zeitpunkt und im Rahmen einer optimalen Tour zugeordnet werden – eine ziemliche Herausforderung.

Im Zusammenhang mit der Tourenplanung spielen dabei vor allem drei Faktoren eine wichtige Rolle: Ressourcen, Zeit und Kosten. Egal ob in der Disposition eine Tourenplanungssoftware genutzt wird oder auf eine Planung mit Excel oder ähnlichen Lösungen gesetzt wird: Sie sind eng miteinander verbunden und können schnell für Kopfzerbrechen unter den Disponenten sorgen.

Ressourcen im Field Service Management effizient nutzen
Für eine optimale Tourenplanung benötigen Disponenten einen permanenten Überblick über sämtliche verfügbaren Ressourcen des Unternehmens. Servicetechniker, Material, Werkzeuge, Servicefahrzeuge – all diese Ressourcen müssen möglichst effizient verplant werden. Transparenz ist hier enorm wichtig, um Fehler in der Planung zu vermeiden. Denn sonst kann es schnell passieren, dass ein Techniker gleichzeitig für zwei unterschiedliche Einsätze verplant wird oder Material eingeplant wird, das bereits gar nicht mehr verfügbar ist.
Den richtigen Zeitpunkt für Serviceeinsätze finden – mit möglichst wenig Arbeitsaufwand
Der Faktor Zeit spielt bei der Tourenplanung im Field Service Management gleich in verschiedenen Formen eine entscheidende Rolle. Einerseits geht es darum, Serviceeinsätze zeitnah zu verplanen und abzuwickeln. Idealerweise wird die Einsatzplanung mit möglichst geringem Zeitaufwand durchgeführt, um so auch Kosten zu sparen. Andererseits geht es in der Disposition auch um die Zeit im Sinne von Verfügbarkeiten und Terminen. Welche Techniker sind wann verfügbar oder bereits verplant? Gibt es fixe Abwesenheitszeiten im Team? Wann hat der Kunde Zeit für einen Termin und wie lange dauert die Fahrt zum Einsatzort? Auch zeitkritische und unvorhersehbare Notfälle müssen schnell und professionell bearbeitet werden können.
Kosten in der Einsatz- und Tourenplanung minimieren
Kosteneffizientes Planen von Serviceeinsätzen hat oberste Priorität. Dabei geht es einerseits um die nötigen Personalkosten. Je länger Disponenten für eine Tourenplanung brauchen, desto teurer wird diese Planung. Das gleiche gilt für die Servicetechniker im Einsatz. Eine routenoptimierte Tour sorgt nicht nur dafür, dass die Probleme der Kunden schneller gelöst werden, sondern auch, dass ein Techniker eventuell mehr Einsätze am Tag bearbeiten kann. Aber auch die Spritkosten für die Außendienstfahrzeuge können durch eine routenoptimierte Planung reduziert werden. Denn so werden doppelte Fahrtwege vermieden, was wiederum Sprit spart.

Digitalisiertes Field Service Management: Tourenplanungssoftware in der Praxis erleben

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Tourenplanungssoftware vs. Planung mit Excel: Wo liegen die Unterschiede?

Die einen setzen auf das gute alte Excel, die anderen schwören auf eine moderne Tourenplanungssoftware. Bei der Wahl der nötigen Tools für eine optimierte Einsatz- und Tourenplanung im Field Service Management scheiden sich gerne mal die Geister. Für die einen steht die Planung mit Excel für eine erfolgreiche Einsatzplanung, bei der ein Disponent auf seine langjährige Erfahrung und etablierte Prozesse vertrauen und Einsätze eigenständig verplanen kann. Tourenplanungssoftware dagegen wird dann dagegen mit Automatisierung verbunden und somit der Gefahr, den eigenen Job als Disponent zu verlieren. Doch ist das wirklich so?

Tatsächlich ist es das Ziel einer Tourenplanungssoftware, mit einfachen und teils automatisierten Funktionen die Arbeit der Disponenten zu erleichtern, zu beschleunigen und effizienter zu gestalten – nicht deren Arbeitsverhältnisse zu beenden. Genau wie bei der Planung mit einem Tabellenprogramm wie Excel ist eine manuelle Planung nach wie vor möglich und auch die Überwachung sowie mögliche Anpassungen einer Tourenplanung liegen im Aufgabenbereich der Disponenten. Doch schauen wir uns einmal an, wo genau die konkreten Unterschiede zwischen einer Tourenplanungssoftware und einer Planung in Excel liegen.

Transparenz Benutzer-
freundlichkeit Zeit- und Kostenaufwand Kommunikation

Mehr Transparenz im Prozess dank Tourenplanungssoftware

In Sachen Transparenz überzeugt ganz klar die Tourenplanungssoftware. Sie enthält nicht nur Tools zur digitalen Einsatzplanung, sondern ist meist Teil einer umfangreichen Field Service Management Software. So kann im Kundenservice sowohl die Personaleinsatzplanung digitalisiert und die Tourenplanung optimiert werden als auch sämtliche weitere Serviceprozesse im Innen- und Außendienst in einer einzigen Software abgewickelt werden. Der Vorteil eines solchen zentralen Systems liegt auf der Hand. Alle Informationen zu Serviceeinsätzen, Servicetechnikern und ihren Fähigkeiten, Kundendaten sowie Geräteakten sind für Disponenten jederzeit mit einem Klick abrufbar. Wurde ein Einsatz erfolgreich abgeschlossen wird dies vom Techniker in einer mobilen Service App notiert und dadurch automatisch in der Tourenplanungssoftware für das ganze Team ersichtlich dokumentiert. Dadurch behalten die Disponenten jederzeit einen Echtzeit Überblick über die Kapazitäten der Techniker.

Anders bei der Planung mit Excel-Tabellen. Als eigenständige Software arbeitet das Programm getrennt von der ERP-Lösung und anderen Drittsystemen. Somit müssen zunächst einmal alle relevanten Daten manuell in Excel übertragen werden. Parallel müssen Disponenten die Terminkalender der Techniker im Auge behalten, um dann eine Einsatz- und Tourenplanung durchführen zu können. Spontane Änderungen oder neue für die Planung relevante Informationen werden nicht automatisch in Excel dargestellt, sondern erreichen die Disposition über traditionelle Kommunikationswege wie E-Mail, Telefon oder den Flurfunk. Bis diese dann in der Planung berücksichtigt werden können, kann es schon zu spät sein. Transparenz sieht anders aus.

L-mobile, lückenlose Transparenz im Innen- und Außendienst des Field Service Managements dank Tourenplanungssoftware

Einfach, schnell und automatisiert: Tourenplanungssoftware punktet mit Benutzerfreundlichkeit

Auch in puncto Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit kann eine Tourenplanungssoftware glänzen. Stellen wir uns folgendes Szenario vor: Ein Disponent erhält täglich rund 10 Serviceeinsätze, die es einzuplanen gilt. Schon allein die Tour für einen einzigen Techniker, der all diese Einsätze abwickelt, enthält mehr als 3 Millionen Kombinationsmöglichkeiten was die Reihenfolge der Stopps angeht. Ergänzen wir das Ganze nun um 30 weitere Aufträge und drei zusätzliche Servicetechniker steht der Disponent vor schier endlosen Möglichkeiten, um die Touren eines einzigen Tages zu planen. Zusätzliche Faktoren wie Personalausfälle, Fähigkeiten der Techniker oder Zeitfenster beim Kunden wurden hierbei noch nicht einmal berücksichtigt. Die Komplexität ist gewaltig.

Während bei der Arbeit mit Excel-Tabellen all diese Faktoren manuell gesucht und verglichen werden müssen, um dann die Daten händisch zu erfassen und einzuplanen, kann eine Tourenplanungssoftware innerhalb kürzester Zeit eine automatisierte Tourenplanung durchführen. Auf Basis vorab definierter Kriterien erstellt das System eine routenoptimierte Planung für den Außendienst. Tourenplanungssoftware, wie beispielsweise L-mobile service, bieten dem Nutzer eine übersichtliche Darstellung der geplanten Einsätze in Form eines Gantt-Diagramms. So können Disponenten auf einen Blick erfassen, ob nachträgliche Änderungen in der Planung nötig sind.

Darüber hinaus bietet diese Planungsansicht eine hervorragende Übersicht über die noch verfügbaren Kapazitäten der Servicetechniker. Hinzu kommt, dass die einzelnen Touren der Techniker meist über eine Kartenansicht aufgerufen und so auch visuell überprüft werden können. Das erleichtert die Einsatz- und Tourenplanung enorm und ermöglicht ein besonders anwenderfreundliches Arbeiten – auch bei komplexen Touren.

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Zeit- und Kostenaufwand in der Disposition reduzieren durch eine Tourenplanungssoftware

Automatisierte Planungen, alle Informationen in einem System, Echtzeit-Daten. All das zeigt bereits, dass der Einsatz einer Tourenplanungssoftware im Vergleich zur Planung mit klassischen Tabellen einen weiteren Vorteil mit sich bringt: Sie spart den Disponenten jede Menge Arbeitszeit. Innerhalb kürzester Zeit entstehen Tourenplanungen, für die man händisch womöglich mehrere Stunden benötigt hätte. Die so entstandene routenoptimierte Tourenplanung reduziert dadurch auch die Kosten des Unternehmens. Denn einerseits bedeutet die Vermeidung doppelter Fahrtwege weniger Spritverbrauch. Andererseits sind Techniker durch eine effiziente Planung in der Lage, mehr Einsätze pro Tag abzuwickeln. Das heißt, die Leistung und der erzielte Umsatz durch das Team wird gesteigert, obwohl der Personaleinsatz unverändert bleibt.

Gleichzeitig kann eine Tourenplanungssoftware auch an anderer Stelle Zeit einsparen. Denn bei einer optimierten Planung werden Servicetechniker sowohl mit den effizientesten Touren als auch direkt mit allen wichtigen Auftragsinformationen versorgt. Das wiederum kann die First-Time-Fix-Rate eines Unternehmens erhöhen. Techniker sind besser auf ihre Serviceeinsätze vorbereitet, können diese bereits beim ersten Kundenbesuch abschließen. Sie sind somit im besten Fall nicht nur zeitnah beim Kunden vor Ort, sondern können auch dessen Probleme schneller und ohne zusätzlichen Einsatz – und dem damit verbundenen Zeitaufwand – lösen.

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Tourenplanungssoftware ermöglicht eine einfache Kommunikation in einem einzigen System

Wer seine Tourenplanung mit Excel abwickelt hat am Ende zwar erfolgreich alle Serviceeinsätze verplant. Doch das Wissen darüber, dass die Planung abgeschlossen ist, hat nur der Disponent. Solange die Informationen nur in der Tabelle stehen, weiß noch kein Servicetechniker, wohin ihn sein nächster Einsatz führt. Entsprechend müssen alle Termine in den Kalendern der Techniker eingeplant oder Informationen per E-Mail versendet oder ausgedruckt und verteilt werden. Wenn man bedenkt, wie viele Einsätze in der Disposition vieler Unternehmen täglich eingeplant werden, ist das eine äußerst zeitaufwändige Aufgabe.

Das Problem: Tabellenprogramme wie Excel haben in der Regel keine Schnittstelle zum ERP-System oder anderen Lösungen, die im Field Service Management eingesetzt werden. Somit können Informationen auch nicht automatisiert an die beteiligten Personen übermittelt werden. Die Kommunikation ist intransparent und zeitverzögert.

Anders beim Einsatz einer Tourenplanungssoftware. Alle Bereiche des Field Service Managements greifen lückenlos in einer einzigen Software ineinander. Darüber hinaus lässt sich auch ein ERP-System problemlos über eine Schnittstelle an die Lösung anbinden. Sobald die Tourenplanung abgeschlossen ist, erhalten alle Servicetechniker automatisch die entsprechenden Informationen auf ihrem mobilen Endgerät. Außerdem können von ihnen in einer Service App während eines Einsatzes neue Daten erfasst und umgehend zurück an den Innendienst übermittelt werden. So entsteht eine einfache Kommunikation nahezu in Echtzeit.

L-mobile, einfache Kommunikation durch Nutzung einer zentralen Tourenplanungssoftware

Zusammengefasst: Die Vorteile einer Tourenplanungssoftware

Weniger Arbeitsaufwand in der Disposition

Reduziert Fahrzeiten und Kosten

Mehr Aufträge bei gleichem Personaleinsatz möglich

Erhöhte Transparenz im gesamten Serviceprozess

Produktivitätssteigerung in Disposition und Außendienst

Verbesserte Kundenzufriedenheit durch bessere Einsatzplanung

Fazit: Tourenplanungssoftware überzeugt mit automatisierten und lückenlosen Prozessen im gesamten Field Service Management

Im Vergleich zur Arbeit mit Excel Tabellen oder gar einer analogen Tourenplanung bietet Tourenplanungssoftware einige entscheidende Vorteile. Informationen können in einem zentralen System jederzeit problemlos abgerufen, Planungen automatisiert durchgeführt werden. Der Arbeitsaufwand in der Disposition wird deutlich reduziert, die Kommunikation im Team vereinfacht und die Produktivität im technischen Außendienst gesteigert. Tourenplanungssoftware in Form einer Field Service Management Software wird dadurch für viele Unternehmen zu einer attraktiven Alternative für die klassische Tourenplanung in Excel oder an der Plantafel.

Wie genau das Arbeiten mit einer Tourenplanungssoftware im Field Service Management in der Praxis aussehen kann und wie dadurch die Personaleinsatzplanung langfristig digitalisiert werden kann, finden Sie in unserem kostenlosen Whitepaper.

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