Technischer Außendienst

3 Gründe, warum der Offline Modus einer Field Service App so wichtig ist

Erfahren Sie, wie eine offlinefähige Service App Ihre Servicetechniker unterstützen kann

Geschätzte Lesedauer: 13 min

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Mobiles Arbeiten im Field Service mit stets aktuellen Daten, selbst ohne Internetverbindung – ist das möglich? Im technischen Außendienst kommt es häufig vor, dass die eingesetzte App offline geht und die Verbindung zur Field Service Management Software abbricht. Die Lösung: Eine Field Service App mit Offline-Modus, die alle relevanten Informationen bereithält und eine störungsfreie Nutzung ermöglicht.

Was versteht man unter dem Offline Modus?

Die meisten kennen den Offline Modus vom eigenen Smartphone. Es gibt zwei Wege, ein Gerät offline zu nehmen: Entweder man deaktiviert den Internetzugang, oder man aktiviert den Flugmodus. Der Flugmodus kappt alle Verbindungen wie WLAN, Bluetooth und NFC, während die Deaktivierung des Internetzugangs eher einem ‘Light’-Offline-Modus entspricht. Es werden lediglich WLAN und die mobile Datenverbindung getrennt, das mobile Endgerät an sich bleibt aber weiterhin mit dem Mobilfunknetz verbunden, Bluetooth oder GPS können problemlos genutzt werden. Auch Kamera, Galerie oder Musik, die auf dem Gerät gespeichert ist, können – in beiden Anwendungsfällen – genutzt werden.

Das bedeutet: Alle Daten, die auf dem Mobilgerät gespeichert waren, bevor dieses in den Offline Modus versetzt wurde, sind weiterhin vollständig auf dem Gerät verfügbar. Sobald der Offline Modus deaktiviert und eine aktive Internetverbindung wiederhergestellt wurde, werden alle Messages, E-Mails und weitere Benachrichtigungen, die bisher blockiert wurden, automatisch mit dem Gerät synchronisiert.

Gut zu wissen: Der Ursprung des Flugmodus
Funkwellen können die Funktionsfähigkeit elektrischer Geräte stören. Aus diesem Grund müssen die Funkverbindungen von Mobilgeräten an verschiedenen Orten deaktiviert werden. Das gilt vor allem in Flugzeugen, da Störungen während eines Fluges ernste Konsequenzen haben könnten. Daher spricht man heute vom „Flugzeugmodus“ oder auch „Flugmodus“, wenn der entsprechende Betriebsmodus eines mobilen Endgerätes, meistens gekennzeichnet mit einem Flugzeug-Symbol, genutzt wird.

Digital, mobil und offlinefähig im Field Service Management

Digitale Prozesse unterstützen Serviceteams dabei, die Herausforderungen des Arbeitsalltags erfolgreich zu meistern. Die Field Service Management Software L-mobile service. bietet hierfür umfangreiche Werkzeuge – von der digitalen Plantafel bis zur mobilen Service App.

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Offline Modus und Field Service: Wie passt das nun zusammen?

er Offline Modus mobiler Endgeräte wie Tablets oder Smartphones bietet Privatpersonen heute einige Vorteile. So müssen Smartphones oder Tablets beispielsweise im Flugzeug nicht mehr komplett ausgeschalten werden. Außerdem kann es einen positiven Effekt auf die eigene Produktivität haben, wenn man eine Zeitlang sämtliche Benachrichtigungen aus Social Media & Co. deaktivieren kann. Auch im Field Service ist der Offline Modus eine wertvolle Unterstützung. Denn für digitale und effiziente Prozesse arbeiten Serviceteams mit einer Field Service Management Software. Und die sollte idealerweise auch ohne aktive Internetverbindung reibungslos funktionieren.

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Das Internet: Herausforderung und Game Changer für den Field Service

Die Digitalisierung hat Geschäftsprozesse in vielen Branchen stark verändert. Im Field Service nutzen Unternehmen die Chancen, die digitale Serviceprozesse bieten. Besonders im technischen Außendienst ermöglicht das Internet, dass Servicetechniker schneller und effizienter arbeiten können. Aber was, wenn die Internetverbindung abbricht?

Arbeiten Servicetechniker mit einer Field Service App ist die Offlinefähigkeit dieser Lösung Pflicht. Denn ohne hat ein Verbindungsabbruch kostspielige Konsequenzen. Einsatzdaten können nicht mehr über die App abgerufen werden. Arbeitsanweisungen und Checklisten stehen nicht zur Verfügung. Arbeitszeiten,verbrauchte Materialien und Serviceberichte nicht mehr digital erfasst werden. Ist die App offline, steht der Serviceeinsatz still. Der Einsatz muss gegebenenfalls abgebrochen und erneut durchgeführt werden. Dieses Mal mit gedruckten Unterlagen. Eine äußert zeitaufwändige und kostspielige Situation für das Serviceunternehmen. Und besonders ärgerlich für den Kunden.

Offline Modus im Field Service Management

Digitalisierung funktioniert auch ohne Internetverbindung

Ist die Digitalisierung des technischen Außendienstes und somit des Field Service Managements ohne konstante Internetverbindung also zum Scheitern verurteilt? Nein, denn der Offline Modus ist der Schlüssel. Er ermöglicht es Servicetechnikern, auch ohne Internetzugang mit der Field Service Management Software in Form einer Field Service App zu arbeiten und Serviceaufträge erfolgreich abzuwickeln – ohne Verzögerungen und ohne handschriftliche Notizen.

Das Geheimnis dafür ist der richtige Aufbau der App. Als webbasiertes Tool ist die Anwendung jederzeit über das Internet mit der Field Service Management Software verbunden. So werden Daten synchronisiert und stehen stets zentral zur Verfügung. Indem die Field Service App vom Techniker direkt im Offline Modus gestartet wird, können alle diese Informationen weiterhin genutzt werden. Auch ohne Internetverbindung.

Mobile Service App im Einsatz erleben – auch im Offline Modus

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Wie funktioniert der Offline Modus von Offline-Apps im Field Service?

Mit Hilfe des Offline Modus kann eine Field Service App mobil und ohne Verzögerungen genutzt werden. Eine gute Internetverbindung am Einsatzort ist keine Voraussetzung mehr für einen Serviceeinsatz. Für ein reibungsloses Arbeiten im Außendienst, muss die Field Service App auch im Offline Modus immer über die aktuellen Informationen verfügen. Denn wird über einen längeren Zeitraum der Offline Modus genutzt, besteht das Risiko, mit veralteten Daten zu arbeiten. Daher ist es wichtig, die Field Service App regelmäßig zu synchronisieren, um neue Auftragsdaten zu erhalten und mobil erfasste Informationen zurück an das System zu senden.

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Servicetechniker arbeiten im Offline Modus genauso mit der mobilen App, wie online. Startet ein Techniker die App und aktiviert den Offline Modus, wird die Field Service App zunächst alle Daten synchronisieren, die für den angemeldeten Benutzer relevant sind. Dabei prüft die App, welche Informationen bereits auf dem mobilen Endgerät vorliegen und welche Daten neu importiert werden müssen.

Gleichzeitig erkennt die Field Service Management Software, dass dieser Technik gerade seine Daten synchronisiert und sich anschließend im Offline Modus befinden wird. Um nun Synchronisationsfehler zu vermeiden, kann das System die Bearbeitung von Daten einschränken. Das bedeutet beispielsweise, dass Auftragsdaten die gerade von einem Servicetechniker im Offline Modus bearbeitet werden, parallel nicht von einem anderen Servicemitarbeiter bearbeitet werden können. So kann der Servicetechniker ungestört seine Arbeit durchführen und protokollieren, bevor er anschließend den Offline Modus deaktiviert, alle Daten wieder mit dem System synchronisiert und auch die Kollegen wieder Zugriff auf den Datensatz inklusive aller neuer Informationen haben.

3 Gründe, die den Offline Modus so wertvoll für Ihren Field Service machen

1. Offline Modus verhindert Datenverluste

Datenverlust ist für jedes Unternehmen ein Problem, besonders wenn er vermeidbar gewesen wäre. Dies gilt auch für den technischen Außendienst. Ohne Offline-Modus können bei Verbindungsabbrüchen bereits erfasste Daten verloren gehen, da keine Speicherung ohne Internet möglich ist. Wie aber schützt der Offline-Modus konkret vor diesem Datenverlust?

Bei der Arbeit im Offline Modus werden alle neu in der App erfassten Daten auf dem Mobilgerät gespeichert. Sobald wieder eine stabile Internetverbindung besteht, kann der Techniker die Synchronisation der neuen Daten manuell auslösen. Dadurch werden sie an die Field Service Management Software übermittelt. Alternativ ist auch eine automatisierte Synchronisierung möglich, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. In regelmäßigen Abständen, beispielsweise alle paar Minuten, kann eine Service App Datensätze synchronisieren und dabei sowohl neue Daten an den Innendienst senden als auch von dort empfangen. So wird sichergestellt, dass keine Informationen verloren gehen und am Ende immer für alle Abteilungen zur Verfügung stehen.

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Klar ist jedoch: Menschliches Fehlverhalten kann nie ganz ausgeschlossen werden. Zum Beispiel, wenn Daten versehentlich manuell gelöscht werden. Abgesehen davon ist der Offline Modus einer Field Service App eine große Unterstützung, um Datenverluste zu verhindern.

2. Uneingeschränkte digitale und mobile Datenerfassung im Offline Modus

Servicetechniker müssen in der Lage sein, Einsatzdaten direkt beim Kunden vor Ort mobil und digital zu erfassen. Dadurch sollen Prozesse beschleunigt, mehr Transparenz erzielt und die allgemeine Produktivität erhöht werden.

L-mobile, Service App im Offline Modus unterwegs auf einem Serviceeinsatz nutzen

Für den Erfolg dieses Ziels muss eine reibungslose Datenerfassung sichergestellt werden – auch ohne Internetverbindung. Dank des Offline Modus einer Service App ist das auch tatsächlich möglich. Servicetechniker können die mobile Lösung flexibel und vollkommen unabhängig von einer stabilen Internetverbindung nutzen, auf Informationen zugreifen und neue Daten erfassen. Sämtliche Daten werden in der internetfreien Zeit ganz einfach auf dem mobilen Endgerät gespeichert. Sobald sich das Gerät wieder in einer Umgebung mit ausreichender Internetverbindung befindet, kann die Synchronisation manuell angestoßen oder automatisch durchgeführt werden. So ist eine uneingeschränkte digitale und mobile Datenerfassung auch im Offline Modus möglich – und Serviceprozesse im technischen Außendienst können langfristig optimiert werden.

3. Beschleunigte und medienbruchfreie Serviceprozesse dank Offline Modus

Dank des Offline Modus arbeiten Servicetechniker ohne störende Medienbrüche. Statt Daten in separaten Apps oder auf Papier festzuhalten, können sie diese direkt in der Field Service App erfassen. Das ist besonders wertvoll, da die Informationen die Field Service Management Software während des gesamten Prozesses nicht verlassen müssen. Was bedeutet das konkret für die Effizienz Ihrer Serviceprozesse?

Der Offline Modus spart Zeit und verhindert Fehler durch manuelle Datenübertragung. Auch die Ladezeiten der Field Service App werden verbessert, wenn Daten nicht permanent aus dem Internet abgerufen werden. Vor allem bei langsamer Internetverbindung ein klarer Mehrwert. Außerdem wird der Akku des Mobilgerätes geschont.

L-mobile, Checklisten im Offline Modus einer Service App auf dem Tablet nutzen

Medienbruchfreies und offlinefähiges Arbeiten hat weitere Vorteile. Servicetechniker sind deutlich motivierter, wenn sie ohne Unterbrechungen arbeiten können. Sie haben Zugriff auf alle Informationen und müssen sich keine Gedanken über Datenverluste machen. Gleichzeitigt fördern beschleunigte Prozesse die Kundenzufriedenheit. Auch Kunden mit einer schlechten Internetverbindung am eigenen Standort können mit einer schnellen Einsatzabwicklung rechnen, da Techniker jederzeit Zugriff auf Daten aus der App haben.

Fazit: Mit dem Offline Modus erstklassige Serviceeinsätze durchführen und Kunden begeistern

Die Offline-Funktionalität ist ein entscheidendes Merkmal einer Field Service App. Nur so können Servicetechniker uneingeschränkt vor Ort arbeiten und Serviceeinsätze effizient abwickeln. Der Offline-Modus gewährleistet eine voll einsatzfähige App, die auch ohne Internetverbindung durch Datenverfügbarkeit und medienbruchfreies Arbeiten überzeugt.

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FAQ: Häufige Fragen zum Offline Modus einer Field Service App

Was bedeutet „Offline Modus“ in einer Field Service App?

Der Offline Modus erlaubt es Servicetechnikern auch ohne Internetverbindung mit einer Field Service App wie L-mobile service zu arbeiten. Alle relevanten Einsatzdaten sind lokal verfügbar, da sie zuvor synchronisiert wurden. Neu erfasste Informationen, z. B. Arbeitszeiten, verbrauchte Materialien oder ausgefüllte Checklisten, werden zwischengespeichert und automatisch synchronisiert, sobald erneut eine stabile Internetverbindung besteht.

Welche Vorteile bietet der Offline Modus in einer Field Service App?

Es gibt drei zentrale Vorteile des Offline Modus in einer Field Service App:

Der Offline Modus verhindert den Datenverlust bei unerwarteten Verbindungsabbrüchen
Mit dem Offline Modus ist eine durchgängige digitale und mobile Datenerfassung möglich
Der Offline Modus ermöglicht einen medienbruchfreien Serviceprozess, wodurch das Fehlerrisiko reduziert wird

Können Servicetechniker auf alle Funktionen einer Field Service App zugreifen, auch, wenn das mobile Gerät offline ist?

Ja, das ist problemlos möglich. Eine Field Service App wie L-mobile service stellt auch im Offline Modus sicher, dass alle wichtigen Funktionen nutzbar sind. Der Techniker kann daher wie gewohnt mit der Field Service App arbeiten und benötigt auch im Offlinebetrieb kein zusätzliches Papier.

Wie beeinflusst der Offline Modus die Produktivität der Servicetechniker?

Ein Offline Modus einer Field Service App hat einen positiven Einfluss auf die Produktivität. Servicetechniker werden in ihrer Arbeit seltener unterbrochen und müssen nicht darauf warten, dass sich eine immer wieder abbrechende Internetverbindung erneut aufbaut. Sie können ungestört durcharbeiten. Das spart Zeit und erhöht die Produktivität.

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