3 Gründe, warum der Offline Modus einer Service App so wertvoll ist

Mobiles Arbeiten im Field Service mit allen wichtigen und aktuellen Daten aus der Servicelösung – und das ganz ohne Internetverbindung? Im technischen Außendienst kann es schon Mal vorkommen, dass die mobile Service App offline ist und die Verbindung zur Field Service Management Software unterbrochen wird. Die Lösung: Eine Service App, die auch im Offline Modus alle relevanten Informationen bereitstellt und problemlos genutzt werden kann.

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Was versteht man unter dem Offline Modus?

Digital, mobil und offlinefähig im Field Service Management

Der Offline Modus ist dabei längst nicht das einzige Highlight, das eine Service App zu bieten hat. Auch die mobile Arbeitszeiterfassung, intelligente Checklisten oder digitale Serviceberichte sind weitere wichtige Bestandteile der Field Service Management Software L-mobile service.

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Den meisten Menschen dürfte der Offline Modus vor allem vom eigenen Smartphone bekannt sein. So lässt sich das mobile Endgerät auf zwei Arten offline nehmen: Indem der Internetzugang deaktiviert oder das Smartphone in den Flugmodus versetzt wird. Während beim Flugmodus in der Regel sämtliche bestehenden Verbindungen, wie WLAN, Bluetooth oder NFC beendet werden und das Smartphone vollständig offline genommen wird, ist die Deaktivierung des Internetzugangs eher ein Light Offline Modus. Es werden lediglich WLAN und die mobile Datenverbindung getrennt, das mobile Endgerät an sich bleibt aber weiterhin mit dem Mobilfunknetz verbunden, Bluetooth oder GPS können problemlos genutzt werden. Auch Kamera, Galerie oder Musik, die auf dem Gerät gespeichert ist, können – in beiden Anwendungsfällen – genutzt werden.

Das bedeutet: Alle Daten, die auf dem Mobilgerät gespeichert waren, bevor dieses in den Offline Modus versetzt wurde, sind weiterhin vollständig auf dem Gerät verfügbar. Sobald der Offline Modus deaktiviert und eine aktive Internetverbindung wiederhergestellt wurde, werden alle Messages, E-Mails und weitere Benachrichtigungen, die bisher blockiert wurden, automatisch mit dem Gerät synchronisiert.

Gut zu wissen: Der Ursprung des Flugmodus

Funkwellen können die Funktionsfähigkeit elektrischer Geräte stören. Aus diesem Grund müssen die Funkverbindungen von Mobilgeräten an verschiedenen Orten deaktiviert werden. Das gilt vor allem in Flugzeugen, da Störungen während eines Fluges ernste Konsequenzen haben könnten. Daher spricht man heute vom „Flugzeugmodus“ oder auch „Flugmodus“, wenn der entsprechende Betriebsmodus eines mobilen Endgerätes, meistens gekennzeichnet mit einem Flugzeug-Symbol, genutzt wird.

Offline Modus und Field Service: Wie passt das nun zusammen?

Der Offline Modus mobiler Endgeräte bietet Privatpersonen heute vielerorts einige Vorteile. So müssen Smartphones oder Tablets beispielsweise im Flugzeug nicht mehr komplett ausgeschalten werden, sondern können problemlos weiter genutzt werden, ohne eine Gefahr zu sein. Außerdem kann es natürlich auch einen positiven Effekt auf die eigene Produktivität haben, wenn man eine Zeitlang sämtliche Benachrichtigungen, Social Media Plattformen und sonstige Versuchungen, die mit der Internetverbindung auf dem Smartphone einherkommen, einfach deaktivieren kann.

Doch besonders wertvoll kann ein Offline Modus auch im Businessumfeld werden – allen voran im Field Service Management. Im Rahmen der Digitalisierung werden hier nicht nur Prozesse im Service Innendienst optimiert. Speziell die Arbeit im technischen Außendienst wird durch die Einführung digitaler und mobiler Softwarelösungen neu gedacht. Die Servicetechniker sind es auch, denen der Offline Modus die meisten Vorteile bietet. Statt Informationen auf Papier festzuhalten und später ins ERP-System übertragen zu müssen, werden Daten mit einer Field Service Management Software digital, zentral und einmalig erfasst – ganz ohne manuelle Datenübertragung.

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Das Internet: Herausforderung und Game Changer für den Field Service

Die Digitalisierung förderte in den vergangenen Jahren eine enorme Weiterentwicklung und Umgestaltung von Geschäftsprozessen in den verschiedensten Branchen und Bereichen. Auch im Field Service setzen viele Unternehmen inzwischen auf die Chancen, die digitale Serviceprozesse mit sich bringen. Vor allem im technischen Außendienst hat das Internet neue Möglichkeiten eröffnet, dank denen Servicetechniker schneller, einfacher und effizienter arbeiten können. Möglich macht das die Nutzung einer Field Service Management Software, genauer: Einer mobilen Service App. Während die Kollegen im Innendienst die Servicelösung nutzen, um Serviceeinsätze zu erfassen, zu verwalten und für den Außendienst einzuplanen, können die Techniker unterwegs auf all diese Daten problemlos über eine App auf einem mobilen Endgerät zugreifen. Dank einer aktiven Internetverbindung haben Servicetechniker immer die aktuellsten Informationen zum aktuellen Auftrag zur Hand. Vorab gedruckte Unterlagen, die gegebenenfalls gar nicht mehr aktuell sind, wenn der Techniker beim Kunden ankommt, braucht es nicht mehr.

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Mit Hilfe der Service App kann die Auftragsabwicklung deutlich optimiert werden. Digitale und intelligente Checklisten führen den Techniker Schritt für Schritt durch die Arbeitsschritte, eine zentral hinterlegte Historie zum Kunden hilft dabei, sich wiederholende Probleme schneller nachvollziehen und lösen zu können. Benötigte Arbeitszeiten werden mobil an Ort und Stelle erfasst, ebenso wie sämtliche verbrauchten Materialien. Sobald der Einsatz erfolgreich abgeschlossen ist, generiert die Service App aus diesen Daten einen vollständigen digitalen Servicebericht, den der Kunde direkt digital unterschreiben kann. Da die Service App permanent mit dem Internet verbunden ist, kann die Synchronisation all dieser erfassten Daten mit der Field Service Management Software im Innendienst in Echtzeit stattfinden. Kaum wurde ein Servicebericht unterschrieben und der Einsatz beendet, weiß der zuständige Innendienstmitarbeiter darüber schon Bescheid. Die entsprechenden Daten werden automatisch im Serviceauftrag in der Servicelösung gespeichert und angezeigt, so dass der Innendienst diese prüfen und umgehend mit der Rechnungsstellung beginnen kann.

Wie so oft im Leben hat auch die Nutzung von webbasierten Softwarelösungen zwei Seiten. Mit dem soeben beschriebenen Prozess lässt sich die Arbeit beim Einsatz einer mobilen Service App im technischen Außendienst deutlich erleichtern. Doch was passiert, wenn ein Servicetechniker sich plötzlich in einem Einsatz befindet, in dem es keine stabile Internetverbindung gibt? Sei es nun wegen des lückenhaften und nur langsam voranschreitenden Breitbandausbaus in Deutschland oder auf Grund eines außergewöhnlichen Einsatzortes unter der Erde, auf offener See oder ähnlichem: Ist der Servicetechniker offline, steht die mobile Service App still. Kein Zugriff auf Servicedaten, keine Möglichkeit, Informationen in der Software zu erfassen. Servicetechniker verlassen sich auf die Service App auf ihrem Smartphone oder Tablet und sind in so einer Situation daher teilweise nicht in der Lage, einen Reparatur- oder Wartungsauftrag fortzuführen. Selbstverständlich sollte sich ein Techniker vor jedem Einsatz mit dem entsprechenden Auftrag befassen und nicht völlig unwissend beim Kunden eintreffen.

Doch selbst wenn der Techniker weiß, welche Maschine es zu reparieren gilt und was vermutlich das Problem ist, fehlen ihm dennoch oft wichtige Details, die er andernfalls vor Ort in der App nachschlagen würde. Davon abgesehen müssten sämtliche Arbeitszeiten, verbrauchte Materialien und sonstige Notizen auf Papier erfasst und im Nachgang in das System übertragen werden – quasi genauso, wie es vor Einführung einer Field Service Management Software der Fall war. Solche Offline-Phasen sind nicht nur für die Außendienstmitarbeiter demotivierend und können zu einem echten Stressfaktor werden. Zeiten, in denen Servicetechniker nicht arbeiten können, verursachen im Unternehmen einen unnötigen Kostenaufwand.

Field Service Management digitalisieren: Dank Offline Modus funktioniert das auch ohne Internetverbindung

Ist die Digitalisierung des technischen Außendienstes und somit des Field Service Managements also zum Scheitern verurteilt? Glücklicherweise nicht. Denn an diesem Punkt kommt der Offline Modus ins Spiel. Dieser sorgt dafür, dass Servicetechniker auch ohne Internetzugang problemlos mit der Field Service Management Software in Form der Service App arbeiten und Serviceaufträge erfolgreich durchführen können – ganz ohne Verzögerungen und ohne Daten handschriftlich festhalten zu müssen. Das Geheimnis ist der richtige Aufbau der Service App. Als webbasiertes Tool ist die Anwendung jederzeit über das Internet mit der Field Service Management Software im Innendienst verbunden, synchronisiert Daten und liefert auf alle Unterlagen im System einen transparenten Zugriff. Indem die App vom Techniker direkt im Offline Modus gestartet wird, können alle diese Informationen weiterhin vom Techniker genutzt werden, auch ohne Internetverbindung.

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Wie funktioniert der Offline Modus von Offline-Apps im Field Service?

Mit Hilfe des Offline Modus kann eine Field Service App mobil und ohne unnötige Verzögerungen genutzt werden. Eine konstante Internetverbindung am Einsatzort ist keine zwingende Voraussetzung mehr, um einen Serviceeinsatz mit Unterstützung eines Smartphones oder Tablets ausführen zu können. Damit ein reibungsloses Arbeiten im Außendienst ermöglicht wird, muss sichergestellt werden, dass die App im Offline Modus immer über die aktuellsten und relevantesten Informationen verfügt. Einige Servicetechniker arbeiten auch bei bestehender Internetverbindung im Offline Modus. Egal ob sie vergessen haben, den Offline Modus zu deaktivieren, oder ob sie sich bewusst entscheiden offline zu arbeiten: Geschieht das über einen langen Zeitraum hinweg besteht das Risiko, dass sie nicht mehr die aktuellsten Daten vorliegen haben. Daher ist es wichtig, dass die Field Service App regelmäßig synchronisiert wird, um neue Auftragsdaten zu erhalten und mobil erfasste Informationen zurück an das System zu senden.

Grundsätzlich kann ein Servicetechniker im Offline Modus genauso mit der mobilen App arbeiten, wie im Online Modus. Startet ein Techniker die App und aktiviert den Offline Modus, wird die Field Service App zunächst alle Daten synchronisieren, die für den angemeldeten Benutzer relevant sind. Dabei prüft die App, welche Informationen bereits auf dem mobilen Endgerät vorliegen und welche Daten neu importiert werden müssen. Gleichzeitig erkennt die Field Service Management Software, dass dieser Technik gerade seine Daten synchronisiert und sich anschließend im Offline Modus befinden wird. Um nun Synchronisationsfehler zu vermeiden, kann das System die Bearbeitung von Daten einschränken. Das bedeutet beispielsweise, dass Auftragsdaten die gerade von einem Servicetechniker im Offline Modus bearbeitet werden, parallel nicht von einem anderen Servicemitarbeiter bearbeitet werden können. So kann der Servicetechniker ungestört seine Arbeit durchführen und protokollieren, bevor er anschließend den Offline Modus deaktiviert, alle Daten wieder mit dem System synchronisiert und auch die Kollegen wieder Zugriff auf den Datensatz inklusive aller neuer Informationen haben.

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3 Gründe, die den Offline Modus so wertvoll für Ihren Field Service machen

Verhindert Datenverluste Mobile Datenerfassung Prozesse ohne Medienbruch

1. Offline Modus verhindert Datenverluste

Der Verlust von Daten ist für jedes Unternehmen ein herber Schlag. Vor allem, wenn sich die Datenverluste eigentlich hätten einfach vermeiden lassen. Das gilt auch für den technischen Außendienst im Field Service. Ohne den Offline Modus kann es bei einem abrupten Verbindungsabbruch passieren, dass bereits erfasste Daten einfach verloren gehen, da ohne Internetverbindung keine Speicherung dieser Daten mehr möglich ist. Im besten Fall kann der Servicetechniker diese Daten eins zu eins nachtragen, vorausgesetzt, es vergeht nicht zu viel Zeit bis zur manuellen Datenerfassung. Das ist allerdings eine alles andere als optimale Vorgehensweise, die darüber hinaus auch noch viel Zeit kostet. Die Gefahr eines Datenverlustes ist dadurch noch nicht behoben. Was wenn der Servicetechniker plötzlich einen Notfall bearbeiten muss und am Ende vergisst, die Daten des letzten Einsatzes vollständig nachzutragen?

Mit einem Offline Modus lassen sich solche Datenverluste relativ zuverlässig vermeiden. Menschliches Fehlverhalten kann natürlich nie ganz ausgeschlossen werden. Zum Beispiel wenn Daten versehentlich manuell gelöscht oder auch am Mobilgerät nie digital erfasst werden. Doch abgesehen davon ist der Offline Modus einer App eine große Unterstützung, um Datenverluste bei einem Verbindungsabbruch zu verhindern.

Arbeitet ein Servicetechniker im Offline Modus, werden alle Daten, die er während dieser Zeit in der Service App erfasst, einfach auf dem Mobilgerät gespeichert. Sobald wieder eine stabile Internetverbindung besteht, kann der Techniker die Synchronisation der neuen Daten manuell auslösen und diese somit an die Field Service Management Software übermitteln. Alternativ kann die Synchronisierung auch automatisiert erfolgen, sofern eine Internetverbindung besteht. In regelmäßigen Abständen, beispielsweise alle paar Minuten, kann eine Service App Datensätze synchronisieren und dabei sowohl neue Daten an den Innendienst senden als auch von dort empfangen. So wird sichergestellt, dass keine Informationen verloren gehen und am Ende immer für alle Abteilungen zur Verfügung stehen.

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2. Uneingeschränkte digitale und mobile Datenerfassung im Offline Modus

Einer der wichtigsten Gründe, weshalb sich Unternehmen für die Einführung einer Field Service Management Software entscheiden: Servicetechniker sollen in der Lage sein, Daten aus dem Einsatz direkt beim Kunden vor Ort mobil und digital erfassen zu können. Dadurch sollen Prozesse erleichtert und beschleunigt werden, mehr Transparenz erzielt und die allgemeine Produktivität erhöht werden.

Damit diese Ziele auch erfolgreich erreicht werden können, muss eine reibungslose Datenerfassung sichergestellt werden – auch ohne Internetverbindung. Dank des Offline Modus einer Service App ist das auch tatsächlich möglich. Servicetechniker können die mobile Lösung flexibel und vollkommen unabhängig von einer stabilen Internetverbindung nutzen, auf Informationen zugreifen und neue Daten erfassen. Sämtliche Daten werden in der internetfreien Zeit ganz einfach auf dem mobilen Endgerät gespeichert. Sobald sich das Gerät wieder in einer Umgebung mit ausreichender Internetverbindung befindet, kann die Synchronisation manuell angestoßen oder automatisch durchgeführt werden. So ist eine uneingeschränkte digitale und mobile Datenerfassung auch im Offline Modus möglich – und Serviceprozesse im technischen Außendienst können langfristig optimiert werden.

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3. Beschleunigte und medienbruchfreie Serviceprozesse dank Offline Modus

Dank des Offline Modus können Servicetechniker im Einsatz ohne störende Medienbrüche arbeiten. Während Daten bei einer fehlenden Internetverbindung sonst in separaten Apps oder auf Papier festgehalten werden müssen, können sie bei Anwendung des Offline Modus weiterhin direkt in der mobilen Service App erfasst werden. Das ist besonders wertvoll, da die Informationen während des gesamten Prozesses die Field Service Management Software nicht verlassen müssen. Das spart Zeit, Arbeitsaufwand und verhindert unnötige Fehler bei einer manuellen Datenübertragung.

Die Arbeit im Offline Modus kann den Serviceprozess im technischen Außendienst aber auch auf eine Art und Weise beschleunigen, die viele Techniker gar nicht auf dem Schirm haben. Muss das Mobilgerät nicht permanent auf Daten aus dem Internet zugreifen können die Ladezeiten der Service App gegebenenfalls beschleunigt werden. Gerade bei langsamen Internetverbindungen kann das ziemlich zeit- und nervenraubend sein. Gleichzeitig wird auch der Akku des mobilen Endgerätes geschont, wenn die App nicht auf eine Internetverbindung angewiesen ist.

Das medienbruchfreie und dadurch auch beschleunigte Arbeiten bringt weitere Vorteile mit sich. Einerseits sind Servicetechniker deutlich motivierter, wenn sie während eines Einsatzes problemlos und ohne Unterbrechungen arbeiten können. Sie haben Zugriff auf alle Informationen und müssen sich keine Gedanken über Datenverluste machen. Gleichzeitigt fördern die beschleunigten Prozesse auch die Kundenzufriedenheit. Kunden, deren Maschinen oder Systeme sich in Gebieten befinden, in denen es kein Internet gibt, mussten bisher gegebenenfalls mit langen Arbeitszeiten und zusätzlichen Einsätzen rechnen, wenn Informationen für Techniker nicht zugänglich waren. Dank des Offline Modus jedoch können auch diese Serviceeinsätze schnell, erfolgreich und zur Zufriedenheit des Kunden gelöst werden.

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Fazit: Mit dem Offline Modus erstklassige Serviceeinsätze durchführen und Kunden begeistern

Die Offlinefähigkeit ist ein entscheidendes Merkmal einer mobilen Service App. Nur so können Servicetechniker uneingeschränkt ihre Arbeit beim Kunden vor Ort verrichten und Serviceeinsätze effizient und vollständig abwickeln. Der Offline Modus gewährleistet eine voll einsatzfähige Field Service App, die auch ohne Internetverbindung durch zentrale Datenverfügbarkeit und ein Arbeiten ohne Medienbrüche glänzen kann. Das Ergebnis sind nicht nur erfolgreiche Serviceeinsätze, sondern am Ende vor allem zufriedene Kunden.

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