Instandhaltungssoftware: 6 Gründe, die für eine Investition sprechen

Die Instandhaltung von Maschinen und Anlagen, Fahrzeugen oder Werkzeugen spielt eine zentrale Rolle für den Unternehmenserfolg. Jedoch rauben manuelle Wartungspläne, fehlende Transparenz und papierbehaftete Prozesse im Service- und Instandhaltungsteam viel Zeit. Eine Instandhaltungssoftware kann helfen: Sie digitalisiert und automatisiert Wartungsprozesse, verbessert die Effizienz und sorgt für mehr Transparenz. Doch lohnt sich eine Investition in das digitale Tool wirklich? In diesem Beitrag erfahren Sie, wie eine solche Software funktioniert und warum sie sowohl für die Instandhaltung im eigenen Unternehmen als auch für Servicedienstleister ein nahezu unverzichtbares Werkzeug ist.

Geschätzte Lesedauer: 30min 43sec

Was ist eine Instandhaltungssoftware?

Mit Hilfe einer Instandhaltungssoftware, auch CMMS-Software (Computerised Maintenance Management System) genannt, können Unternehmen Instandhaltungsmaßnahmen verwalten, koordinieren und effizient durchführen. Dadurch können nicht nur Service- und Wartungsprozesse optimiert, sondern weitere Ziele realisiert werden:

Weniger Ausfallzeiten
Die Verfügbarkeit von Maschinen und Anlagen wird durch eine vorausschauende Planung erhöht.
Optimaler Ressourceneinsatz
Die digitale, transparente und teilweise automatisierte Planung von Instandhaltungsmaßnahmen sorgt für mehr Effizienz.
Verlängerte Lebensdauer
Instandhaltungssoftware ermöglicht es durch effiziente Prozesse, die Nutzungsdauer von Maschinen, Geräten, Fahrzeugen oder Werkzeug zu verlängern.

Erhöhte Betriebssicherheit
Regelmäßige und korrekt durchgeführte Wartungen gewährleisten die Sicherheit von Maschinen und Anlagen.
Transparente Dokumentation
Wartungsmaßnahmen können detailliert dokumentiert und zentral gespeichert werden. So sind alle Schritte stets für das ganze Team nachvollziehbar.
Regelmäßige Datenanalysen
Sowohl die Analyse erledigter Wartungseinsätze als auch die permanente Zustandsüberwachung von Geräten mittels IoT können durch eine Instandhaltungssoftware ermöglicht werden.

Wo kommt eine Instandhaltungssoftware zum Einsatz?

Eine Instandhaltungssoftware kann sowohl für die Instandhaltung der eigenen Maschinen, Geräte oder Fahrzeuge genutzt werden als auch für die der Kunden. Entsprechend findet man vor allem in produzierenden Unternehmen, bei Energieversorgern sowie in Unternehmen, die im Maschinen- und Anlagenbau oder der Medizintechnik tätig sind, eine CMMS-Software vor. Doch auch Dienstleister, die Ihren Kunden ein umfangreiches Service- und Instandhaltungsangebot bieten, profitieren vom Einsatz einer Instandhaltungssoftware. Alternativ nutzen Letztere auch häufig eine Field Service Management Software, um Service- und Wartungsmaßnahmen optimal planen und abwickeln zu können.

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So unterstützt Instandhaltungssoftware Service- und Instandhaltungsteams

Im Rahmen des Instandhaltungsmanagements setzen Unternehmen auf unterschiedlichste Strategien. Neben der sogenannten reaktiven Instandhaltung, bei der Maßnahmen erst eingeleitet werden, nachdem ein Problem vorliegt, wird häufig auch nach den Prinzipien der präventiven Instandhaltung oder der vorausschauenden Instandhaltung (auch Predictive Maintenance genannt), agiert.

Ersteres kümmert sich darum, regelmäßige Wartungsmaßnahmen durchzuführen, um Ausfallzeiten von Maschinen zu verhindern, während beim Predictive Maintenance moderne Technologien genutzt werden, um mit Hilfe von Daten potentielle Fehlerquellen zu entdecken und Reparaturen durchzuführen, bevor der Fehler überhaupt eintritt. Auf Basis welcher Instandhaltungsstrategie ein Serviceteam auch arbeiten mag, eine Instandhaltungssoftware bietet zahlreiche Funktionen, die bei der Optimierung der Wartungsprozesse äußerst hilfreich sein können.

Zentrale Auftragsverwaltung
Die Basis für eine erfolgreiche Planung und Durchführung von Wartungseinsätzen sind vollständige Auftragsinformationen. Aus diesem Grund lassen sich alle Service- und Wartungsaufträge in einer Instandhaltungssoftware zentral erfassen und verwalten. Nach Abschluss eines Einsatzes werden alle zugehörigen Daten, die während der Instandhaltungsmaßnahmen dokumentiert wurden, ebenfalls im passenden Auftrag hinterlegt. So wird eine transparente Auftragsverwaltung ermöglicht.
Transparente Anlagenverwaltung
Maschinen, Anlagen oder Geräte: Sie alle benötigen ein gewisses Maß an Wartung. Um all diese Objekte stets einfach und transparent überwachen zu können, ist mit einer Instandhaltungssoftware eine zentrale Anlagenverwaltung möglich. Alle relevanten Gerätedaten, wie Service- und Wartungshistorie, Standort oder besondere Spezifikationen werden hier gespeichert und können jederzeit von den Servicemitarbeitenden eingesehen werden.
Detailliertes Berichtswesen
Für die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen im Instandhaltungsmanagement bietet die digitale Lösung präzise Analysetools, mit denen Serviceteams ihre KPIs stets im Blick behalten können – von der durchschnittlichen Bearbeitungszeit für einen Wartungseinsatz bis zur Übersicht der offenen und erledigten To Dos im Rahmen von Service Level Agreements.
Technologien zur Zustandsüberwachung
Mit Hilfe moderner IoT-Sensoren, die an Maschinen und Anlagen montiert sind, können kontinuierlich Daten gesammelt und analysiert werden. Diese Daten liefern frühzeitige Anzeichen für Probleme und sind daher vor allem für vorausschauende Instandhaltungsstrategien sehr hilfreich.
Digitale Dokumentation
Techniker können direkt in der Instandhaltungssoftware einen detaillierten und digitalen Servicebericht verfassen und zentral abspeichern. Diese Protokolle stehen auch für zukünftige Wartungsmaßnahmen zur Verfügung und bilden eine lückenlose Wartungshistorie. Das erhöht nicht nur die Transparenz, sondern auch die Nachvollziehbarkeit.
Automatisierte Einsatzplanung
Um Wartungsmaßnahmen effizient durchführen zu können, unterstützt eine Instandhaltungssoftware in der Regel mit einer digitalen Plantafel. Die Wartungsplanung kann automatisiert durchgeführt und so die einzelnen Einsätze zur richtigen Zeit den passenden Technikern zugeordnet werden. So kann eine ressourcenoptimierte Einsatzplanung realisiert werden.
Mobile Auftragsabwicklung
Techniker können während einer Reparatur über eine mobile App auf alle relevanten Daten der Instandhaltungssoftware zugreifen. Auch digitale Arbeitszeiten, verbrauchte Materialien oder Serviceberichte lassen sich mobil erfassen. So können Einsätze schneller und vor allem fehlerfrei realisiert werden.
Ersatzteilmanagement
Für Reparaturen und Wartungen werden meist die unterschiedlichsten Ersatzteile benötigt. Um hier stets den Überblick darüber zu behalten, welche Teile in welcher Menge noch auf Lager sind und welche Materialien gegebenenfalls nachbestellt werden müssen, kann ein digitales Ersatzteilmanagement hilfreich sein. In der Instandhaltungssoftware kann dafür der Bestand jederzeit verfolgt und nötige Bestellungen rechtzeitig ausgelöst werden.

6 Gründe, die für die Investition in eine Instandhaltungssoftware sprechen

In der heutigen Zeit können ungeplante Maschinenausfälle oder Störungen äußerst kostspielige Folgen für Unternehmen haben. Nicht nur die Ausfallzeiten, in denen nicht produziert oder ausgeliefert werden kann, sind dabei das Problem. Es sind vor allem die heutzutage immer höheren Kundenerwartungen, die nicht erfüllt werden können, was langfristig zu einem Verlust von bestehenden und potentiellen Kunden führt. Sowohl für Unternehmen, die sich selbst um ihr Instandhaltungsmanagement kümmern, als auch für Dienstleister, die für die Instandhaltungsmaßnahmen bei zahlreichen Kunden verantwortlich sind, sind daher stets bestrebt, diese Herausforderungen zu meistern – und mit der Digitalisierung von Instandhaltungsprozessen durch eine entsprechende Softwarelösung ist das auch durchaus möglich. Hier sind Gründe, die für den Einsatz einer Instandhaltungssoftware im eigenen Unternehmen sowie für die Nutzung im Field Service Management sprechen.

Erhöhte
Anlagen-
verfügbarkeit Reduzierte Wartungskosten Mehr Transparenz Schnellere Reaktionszeiten Optimaler
Ressourcen-
einsatz Verbesserte
Kunden-
zufriedenheit

Erhöhte Anlagenverfügbarkeit und verlängerte Lebensdauer von Maschinen und Anlagen

Ständige Unterbrechungen in der Produktion und ungeplante Maschinenausfälle sind kostspielig, zeitaufwändig und nervenaufreibend. Gleichzeitig sind diese Störungen sowie regelmäßig beschädigte Maschinenteile nicht gerade förderlich für die Lebensdauer eines Gerätes. Schneller als erwünscht ist die Maschine nicht mehr funktionsfähig und muss durch ein neues Modell ersetzt werden. Zusätzlich zu den kostenintensiven Reparatur- und Wartungsmaßnahmen kommen dann auch noch die Anschaffungskosten der neuen Maschine hinzu.

Unternehmen, die mit einer Instandhaltungssoftware arbeiten, um den eigenen Maschinenpark, Fahrzeuge oder weitere Geräte zu überwachen und Wartungsmaßnahmen zu koordinieren, können dieses Risiko deutlich reduzieren. Das digitale Tool bietet die idealen Voraussetzungen, um eine präventive und vorausschauende Instandhaltung zu realisieren. Dank IoT-Sensoren und detaillierten digitalen Serviceberichten aller vergangenen Einsätze können Fehler und Probleme erkannt werden, bevor diese überhaupt eintreten. Das erhöht nicht nur die Anlagenverfügbarkeit, sondern fördert auch eine längere Lebensdauer der Maschinen.

L-mobile, Produktionsmaschine, erhöhte Anlagenverfügbarkeit und Lebensdauer dank Instandhaltungssoftware

Reduzierte Wartungskosten

Ungeplante Reparaturen verursachen meist hohe Kosten, die weit mehr beinhalten, als die reinen Reparaturkosten. Mit einer Instandhaltungssoftware lassen sich diese auf ein Minimum reduzieren, idealerweise sogar gänzlich vermeiden. Durch die zahlreichen Funktionen des digitalen Tools können Prozesse effizient und teilweise automatisiert gestaltet werden. Dadurch werden einerseits Reaktionszeiten verkürzt sowie die Abwicklung von Wartungsmaßnahmen zum Beispiel dank digitaler Checklisten vereinfacht. Andererseits sorgt eine zentrale und transparente Übersicht aller Maschinendaten dafür, dass die nötigen Wartungen regelmäßig und fehlerfrei durchgeführt werden. Horrende Reparaturkosten fallen so gar nicht erst an.

L-mobile, Servicetechniker prüft in der mobilen App der Instandhaltungssoftware seine anstehenden Einsätze

Mehr Transparenz und Effizienz im Instandhaltungsmanagement

Angefangen vom Ersatzteilmanagement bis hin zur mobilen App für Techniker ermöglicht eine Instandhaltungssoftware zu jederzeit des Prozesses umfassende Datentransparenz. Alle Mitarbeitenden im Service- und Instandhaltungsteam können in der Softwarelösung die für ihre Arbeit nötigen Informationen finden: Offene Wartungseinsätze oder Aufgaben, die Historie einer zu wartenden Maschine, Materialbestände, Wartungs- und Einsatzpläne und vieles mehr. Diese neu gewonnene Transparenz sorgt für mehr Effizienz im Instandhaltungsmanagement und erleichtert den Arbeitsalltag des gesamten Teams.

L-mobile, transparente Wartungs- und Servicedaten in der Instandhaltungssoftware erleichtern die Arbeit im Serviceteam

Schnellere Reaktionszeiten und präventive Instandhaltungsmaßnahmen

Automatisierte Prozesse helfen Serviceteams dabei, die Reaktionszeiten erheblich zu reduzieren. Einsätze werden schneller eingeplant und den passenden Technikern zugeordnet, so dass diese zeitnah zum Kunden aufbrechen und das Problem beheben können. Der vollständige Zugriff auf Maschinen- und Einsatzdaten trägt anschließend dazu bei, dass die Techniker Wartungsmaßnahmen schnell, effizient und fehlerfrei durchführen können.

Doch eine Instandhaltungssoftware kann bereits zum wertvollen Tool werden, bevor ein Kunde überhaupt ein Problem meldet. Spezielle IoT-Sensoren ermöglichen es dem Servicedienstleister, die Maschinen und Geräte des Kunden permanent remote zu überwachen und die gesammelten Daten auszuwerten. Auf dieser Basis lassen sich routinemäßige Wartungsmaßnahmen durchführen, um mögliche Problemstellen frühzeitig zu beheben. Im Idealfall bekommt der Kunde am Ende nicht einmal mit, dass es ein Problem mit seiner Maschine hätte geben können. Und eine dauerhaft funktionsfähige und gut gewartete Maschine sorgt für zufriedene Kunden.

L-mobile, Servicetechniker arbeiten mit der mobilen App einer Instandhaltungssoftware im Einsatz

Automatisierung fördert optimale Ressourcennutzung und Kommunikation

Vor allem in der Einsatzplanung zeigt eine Instandhaltungssoftware, wie wertvoll sie für Servicedienstleister sein kann. Statt alle anstehenden Service- und Wartungseinsätze manuell einzuplanen, die Verfügbarkeiten der Techniker zu überprüfen und dann auch noch eine optimale Route festzulegen, kann die gesamte Planung mit Hilfe eines Algorithmus automatisiert werden. Statt stundenlag in verschiedenen Softwarelösungen oder nie endenden Papierbergen nach Auftragsinformationen zu suchen, stehen alle Daten transparent und zentral in der Instandhaltungssoftware zur Verfügung. Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch einen optimalen Ressourceneinsatz und eine ideale Tourenplanung im Außendienst.

Gleichzeitig verbessert die digitale Lösung die Kommunikation zwischen dem Innendienst und den Technikern, die im Außendienst unterwegs sind. Alle fertig eingeplanten Wartungseinsätze werden von der Software automatisch und in Echtzeit an die zugewiesenen Servicetechniker übergeben. Die neuen Informationen stehen den Außendienstmitarbeitenden direkt auf ihren Tablets oder Smartphones zur Verfügung, auf denen sie die mobile App der Software nutzen. Da alle Einsatzdaten im digital erfassten Auftrag hinterlegt sind, werden Unklarheiten oder Fehler bei der Wartung auf Grund fehlender oder verloren gegangener Informationen auf ein Minimum reduziert. Gleichzeitig werden sämtliche Daten, die von den Technikern im Einsatz erfasst wurden, beispielsweise Arbeitszeiten, Materialverbrauch oder Notizen, ebenfalls zentral im Auftrag gespeichert und nach Einsatzabschluss in Sekundenschnelle an den Innendienst übergeben.

L-mobile, Instandhaltungssoftware mit digitaler Plantafel für eine automatisierte und effiziente Wartungsplanung

Erhöhte Kundenzufriedenheit dank transparenter und beschleunigter Wartungsprozesse

Digitale, mobile und teils automatisierte Prozesse tragen entscheidend dazu bei, die Qualität des eigenen Kundenservice zu steigern. Durch die vereinfachte Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst, vollständigen Daten in Echtzeit sowie die durchgängige Transparenz innerhalb des Instandhaltungsmanagements können Probleme beim Kunden nicht nur schneller, sondern auch einfacher gelöst werden. Servicedienstleister, die mit einer Predictive Maintenance Strategie arbeiten, sind dank einer permanenten Datenüberwachung in der Instandhaltungssoftware sogar in der Lage, mögliche Probleme beim Kunden gar nicht erst entstehen zu lassen.

Dank Instandhaltungssoftware können Serviceteams außerdem auf eine papierbasierte Datenerfassung verzichten, Fehler reduzieren und den gesamten Wartungsprozess beschleunigen. Dadurch wird die Datenqualität innerhalb des Unternehmens erheblich optimiert. All diese Faktoren sorgen für eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit. Kunden, die mit dem Service- und Wartungsangebot rundum zufrieden sind, werden dieses höchst wahrscheinlich auch in Zukunft erneut in Anspruch nehmen. Somit wird auch die Kundenbindung und -loyalität gestärkt, was langfristig einen positiven Effekt für das Unternehmen hat.

L-mobile, Kunde ist zufrieden mit dem Serviceangebot des Unternehmens, schnelle Einsatzabwicklung dank Instandhaltungssoftware

Fazit: Die Investition in eine Instandhaltungssoftware kann für Unternehmen der entscheidende Schritt für eine erfolgreiche Zukunft sein

Die Digitalisierung des Instandhaltungsmanagements bietet Unternehmen weit mehr als nur eine moderne Softwarelösung – sie ist für viele der Schlüssel zu mehr Effizienz, Kosteneinsparungen und Kundenzufriedenheit. Ob für den Eigenbedarf oder als Servicedienstleister: Eine Instandhaltungssoftware vereinfacht komplexe Prozesse, reduziert Fehlerquellen und verbessert die Zusammenarbeit im Team. Gleichzeitig optimieren transparente Prozesse und automatisierte Planungen die Servicequalität. Die Einführung einer Instandhaltungssoftware ist daher nicht nur eine Investition in ein digitales Tool, sondern auch in die Wettbewerbsfähigkeit und den langfristigen Erfolg des eigenen Unternehmens.

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