Technischer Außendienst
Warum Sie und Ihre Servicetechniker von digitaler Zeiterfassung profitieren
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Für die einen ist es eine zeitaufwändige Fleißarbeit, für die anderen eine wertvolle Informationsquelle für zahlreiche Geschäftsprozesse: Arbeitszeiterfassung im Außendienst. Doch die Dokumentation von Arbeitszeiten muss nicht zwingend mit viel Aufwand und undurchsichtiger Zettelwirtschaft verbunden sein. Denn der Einsatz einer Field Service Management Software erleichtert die Erfassung für Servicetechniker enorm. Die wichtigsten Vorteile, die eine Field Service App im Rahmen der Arbeitszeiterfassung für den Außendienst mit sich bringt, haben wir im folgenden Beitrag einmal zusammengefasst.
Eine Field Service App vereinfacht die Arbeitszeiterfassung im technischen Außendienst und macht diese transparenter und zuverlässiger. Zeiten werden direkt während eines Einsatzes digital erfasst und stehen dem Innendienst sofort zur Verfügung. Der Einsatz einer Service App bietet Serviceteams folgende 7 Vorteile:
Genau wie das Reparieren oder Warten von Geräten und Anlagen gehört auch die Arbeitszeiterfassung zu den wesentlichen Aufgaben des Außendienstes im Field Service Management. Denn die Erfassung der Arbeitsleistung bei einem Serviceeinsatz ist essentiell für einen erfolgreichen Kundenservice. Durch die Arbeitszeiterfassung im Außendienst werden sowohl Arbeitszeiten als auch Reise- und Pausenzeiten der Servicetechniker dokumentiert. Hierfür kommen entweder analoge Stundenzettel und Rapportzettel oder digitale Softwarelösungen zum Einsatz. Aber auch Hardware in Form von Terminals oder Stempeluhren sind eine Möglichkeit, um die Arbeitszeiterfassung im Außendienst sowie im Innendienst umzusetzen.
Vor allem die digitale und mobile Zeiterfassung mit Hilfe einer Service App hat sich in den letzten Jahren im technischen Außendienst immer stärker etabliert. Die mobile Lösung ist meist Teil einer ganzheitlichen Field Service Management Software. Die Arbeitszeiterfassung im Außendienst durch eine solche Service App ist relativ simpel. Servicetechniker nutzen die App auf Ihrem Smartphone oder speziellen Industrie Tablets. Dokumentiert werden die Arbeitszeiten entweder durch eine Start-Stopp-Automatik oder die manuelle Eingabe in der App. In beiden Fällen kann die Arbeitszeiterfassung bereits beim Kunden vor Ort durchgeführt werden.
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Die Arbeitszeiterfassung im Außendienst mit Hilfe einer Service App kann dazu beitragen, die Prozesse im Field Service Management erheblich zu beschleunigen. Wo der Innendienst früher Tage oder Wochen auf einen vollständigen Servicebericht warten musste, geschieht die Übermittlung dieser Daten mit einer App in Sekundenschnelle.
Die mobil erfassten Arbeitszeiten werden gemeinsam mit allen weiteren Einsatzdaten automatisch und zentral in der Field Service Management Software gespeichert. Genauer gesagt, direkt im Serviceauftrag des Kunden. Hier kann die Buchhaltung sofort auf alle Informationen zugreifen, die für die Fakturierung benötigt werden. Das Ergebnis ist ein deutlich kürzerer Nachbearbeitungsprozess, durch den die Rechnung noch am selben Tag an den Kunden gesendet werden kann. Gleichzeitig trägt das dazu bei, den Cashflow des Unternehmens zu verbessern. Je schneller der Kunde eine Rechnung erhält, desto schneller findet der Zahlungseingang statt und desto besser ist die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens.
Ausgedruckte Einsatzinformationen, Anleitungen und Dokumentationen sowie handschriftlich geschriebene Stundenzettel. Die Menge an Papier kann schnell zu Chaos führen. Anders beim Einsatz einer Service App. Diese verfügt über eine lückenlose Verbindung zur zentralen Field Service Management Software und liefert Servicetechnikern somit alle Einsatzdaten vollständig und aktuell auf dem mobilen Endgerät. Das bedeutet auch, dass der Außendienst nicht mehr darauf angewiesen ist, die Arbeitszeiterfassung mit Stift und Papier durchzuführen.
Anstatt Arbeits-, Reise- und Pausenzeiten auf einem Blatt Papier festzuhalten, können Arbeitsbeginn und -ende ganz bequem in einer mobilen Field Service App eingetragen werden. Dadurch können Servicetechniker die Arbeitszeiterfassung noch beim Kunden vor Ort abschließen.
Die digitale Arbeitszeiterfassung des Außendienstes bietet noch einen weiteren Vorteil. Werden Arbeitszeiten nur auf Papier festgehalten, müssen die Daten anschließend manuell digitalisiert und in ein ERP-System oder ähnliches übertragen werden. Fehler und Probleme sind dabei keine Seltenheit. Unleserliche Stundenzettel, fehlende Arbeitszeiten oder auch der Verlust des Zettels können zu einem enormen Mehraufwand führen. Mit digitaler Arbeitszeiterfassung sind diese Probleme jedoch zum Glück hinfällig.
Werden Arbeitszeiten über eine Service App erfasst, müssen die Zettel nicht erst vom Servicetechniker zurück ins Hauptquartier gebracht werden. Stattdessen werden alle Daten automatisch mit der Field Service Management Software synchronisiert. Dadurch stehen sie praktisch in Echtzeit für das gesamte Team zur Verfügung – egal ob zur Fakturierung oder für die Lohnbuchhaltung.
Somit erhöht die digitale Arbeitszeiterfassung im Außendienst die Transparenz entlang des gesamten Serviceprozesses, wovon auch die Kunden profitieren. Besteht ein Einsatz beispielsweise aus mehreren Aufgaben, kann der Techniker die Durchführung der einzelnen Maßnahmen detailliert dokumentieren, wodurch ein präziser Arbeitsnachweis entsteht. So kann der Kunde den Serviceeinsatz genauestens nachvollziehen.
Darüber hinaus bietet diese Transparenz dem Unternehmen auch eine gewisse Sicherheit. Durch die Arbeitszeiterfassung in der Service App kann nachgewiesen werden, dass die gesetzlichen Arbeits- und Pausenzeiten von den Außendienstmitarbeitenden eingehalten werden. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können so verhindert werden.
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Kaum eine Fehlerquelle im Serviceprozess kann so verheerende Folgen haben, wie Medienbrüche. Werden Informationen in unterschiedlichen Systemen oder teilweise noch analog erfasst, müssen diese Daten jedes Mal aufs Neue von Servicemitarbeitenden digitalisiert werden. Denn nur durch eine manuelle Datenübertragung können Informationen, wie beispielsweise Arbeitszeiten, auch in weiteren Arbeitsschritten genutzt werden.
Das Problem: Werden Daten aus einem anderen System abgetippt, besteht ein hohes Fehlerrisiko. Schnell kann sich ein Zahlendreher, ein fehlender Buchstabe oder ein Rechtschreibfehler einschleichen. Die manuelle Datenerfassung ist eine aufwändige und mühsame Arbeit – die glücklicherweise durch die Arbeitszeiterfassung in einer Service App hinfällig wird. Denn wird eine Field Service Management Software genutzt, wird der gesamte Serviceprozess in einem einzigen System abgewickelt und Medienbrüche werden verhindert. Auch dank der Möglichkeit, die Servicelösung mit einer passenden Schnittstelle zum Beispiel an ein ERP-System anzubinden.
Arbeitszeiterfassung kostet Zeit. Zeit, die ein Servicetechniker meist nicht hat. Vor allem, wenn er Arbeitszeiten von Hand in einen Stundenzettel eintragen muss. Durch den Einsatz einer Service App sparen Außendienstmitarbeitende bei der Zeiterfassung jedoch einiges an Zeit. Allen voran eine Start-Stopp-Automatik reduziert den Arbeitsaufwand des Technikers hier auf ein Minimum. Doch selbst bei einer manuellen digitalen Erfassung kann der Techniker viel Zeit sparen.
Der Grund: Er kann seine Arbeitszeit schnell und einfach im Serviceauftrag hinterlegen, ohne eine umfassende Leistungsbeschreibung ergänzen zu müssen. Denn sämtliche Informationen zum Einsatz und den nötigen Arbeitsschritten sind bereits in der Service App erfasst. Falls dennoch zusätzliche Maßnahmen angefallen sind, können auch diese in kürzester Zeit ergänzt werden. So haben die Servicetechniker Zeit, sich voll und ganz auf ihre eigentliche Tätigkeit zu konzentrieren: Der Reparatur oder Wartung von Geräten beim Kunden. Auch die Kostenersparnis sollte dabei nicht unterschätzt werden. Denn eine mobile und digitale Arbeitszeiterfassung im Außendienst erhöht die Genauigkeit und verhindert Fehler im Erfassungsprozess.
Ein besonderes Highlight einer Field Service Management Software: Digitale Serviceberichte. Als eine Art digitalisierte Version eines Stundenzettels umfassen diese Serviceberichte sämtliche Informationen zu einem abgeschlossenen Serviceeinsatz. Darunter auch die Arbeitszeiterfassung des Außendienstes. Mit Hilfe einer Service App werden digitale Serviceberichte automatisch aus den vom Servicetechniker erfassten Daten, wie Arbeitszeiten und verbrauchten Materialien, generiert. Arbeitszeiten müssen somit nur einmal in der Service App erfasst werden. Das erleichtert dem Techniker nicht nur die Erstellung seines Abschlussberichtes, sondern beschleunigt den gesamten Serviceprozess.
An jedem Ort und zu jeder Zeit Arbeitszeiten dokumentieren. Eine Service App macht genau das möglich. Egal ob beim Kunden vor Ort, im Home Office oder unterwegs: Die Arbeitszeiterfassung ist jederzeit möglich. Und das bei einer offlinefähigen App auch, wenn sich der Servicetechniker an einem Ort befindet, an dem es keine Internetverbindung gibt.
Auch das Erfassen von Fahrzeiten, Pausenzeiten oder sonstigen Abwesenheiten ist mit einer Service App flexibel möglich. In Kombination mit weiteren hilfreichen Funktionen, wie der digitalen Erfassung von verbrauchtem Material oder dem Ausfüllen von digitalen Checklisten wird die Einsatzdokumentation des Außendienstes erheblich erleichtert.
Indem Sie auf klassische Stundenzettel verzichten und stattdessen auf eine digitale Arbeitszeiterfassung setzen, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen. Angefangen von beschleunigten Serviceprozessen bis hin zum deutlich reduzierten Arbeitsaufwand für Servicetechniker. Mehr Transparenz, keine Medienbrüche sowie die automatische Verarbeitung von Arbeitszeiten in digitale Serviceberichte zählen ebenfalls zu den Highlights, die mit der Digitalisierung Ihres technischen Außendienstes durch eine Service App einher kommen. Da eine Field Service Management Software darüber hinaus nicht nur für die Arbeitszeiterfassung im Außendienst, sondern für den gesamten Kundenservice – von der Auftragsbearbeitung bis zur Einsatzplanung – einen Mehrwert bietet, kann die Einführung einer mobilen Servicelösung ein echter Gewinn für Ihr Unternehmen sein.
Digitale Prozesse unterstützen Serviceteams dabei, die Herausforderungen des Arbeitsalltags erfolgreich zu meistern. Die Field Service Management Software L-mobile service. bietet hierfür umfangreiche Werkzeuge – von der digitalen Plantafel bis zur mobilen Service App.
Warum ist eine digitale Arbeitszeiterfassung im Außendienst so wichtig?
Digitale Arbeitszeiterfassung sorgt für transparente, fehlerfreie und rechtssichere Zeiterfassung im Außendienst. Sie ersetzt handschriftliche Stundenzettel, reduziert den administrativen Aufwand und erleichtert die Zuordnung von Arbeitszeiten zu Kundenprojekten.
Wie funktioniert die Arbeitszeiterfassung mit einer Field Service App?
Servicetechniker erfassen ihre Arbeits- und Pausenzeiten direkt in einer Field Service App wie L-mobile service. Die dokumentierten Daten werden automatisch in den digitalen Servicebericht übernommen und an den Innendienst übertragen. Dort kann umgehend mit der Rechnungsstellung begonnen werden.
Welche Vorteile hat eine mobile und digitale Zeiterfassung für Servicetechniker?
Servicetechniker müssen keine Stundenzettel mehr von Hand ausfüllen. Auch verlorengegangene Zettel und nicht vollständig dokumentierte Arbeitszeiten sind kein Problem mehr. Die mobile und digitale Zeiterfassung spart darüber hinaus jede Menge Zeit, die für wertschöpfende Tätigkeiten beim Kunden genutzt werden kann. Dokumentationszeit.
Wie profitiert das Unternehmen von einer digitalen Zeiterfassung im Field Service?
Unternehmen gewinnen durch mobile und digitale Zeiterfassung mehr Transparenz und sparen administrative Zeit- und Kostenaufwände. Außerdem wird die Rechnungsstellung beschleunigt und die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst verbessert.
