Technischer Außendienst

4 entscheidende Faktoren bei der Wahl einer mobilen Service App

Worauf Sie achten sollten, wenn Sie sich für eine Field Service Management Software entscheiden

Geschätzte Lesedauer: 12 min

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Field Service Management Software ist für viele Unternehmen eine ideale Lösung, um die eigenen Serviceprozesse zu digitalisieren. Vor allem von der Nutzung einer Service App erhoffen sich viele Servicetechniker eine erhebliche Arbeitserleichterung sowie mehr Effizienz im Serviceeinsatz. Doch was sind die entscheidenden Faktoren, die eine Service App zu einer passenden Lösung für das Unternehmen macht? Lesen Sie in diesem Beitrag, worauf Sie bei der Wahl Ihrer Field Service Management Software und der zugehörigen Service App achten sollten.

Was versteht man im Kundenservice unter einer Service App?

Service Apps erfreuen sich zunehmender Beliebtheit in Serviceteams, da sie echte Allroundtalente für den Arbeitsalltag von Servicetechnikern sind. In der Regel ist eine solche App Bestandteil einer ganzheitlichen Field Service Management Software und unterstützt speziell Servicetechniker bei der Abwicklung von Serviceeinsätzen im Außendienst. Die Außendienstmitarbeitenden nutzen Smartphones oder spezielle Rugged Tablets, um auf die mobile Softwarelösung zuzugreifen. So können Sie auch unterwegs und beim Kunden vor Ort auf Einsatzdaten und Kundeninformationen aus der Field Service Management Software zugreifen. Darüber hinaus können Techniker über eine Service App meist Checklisten und Arbeitsanweisungen abrufen sowie ihre Arbeitszeiten erfassen und digitale Serviceberichte erstellen.

Von Checklisten bis zum digitalen Servicebericht: Eine Service App im Einsatz erleben

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Welche Herausforderungen eine mobile Service App meistern kann

Digital statt analog im technischen Außendienst

Automatische Datenübermittlung, statt Medienbrüche im Prozess
Servicetechniker müssen sich ihre Einsatzdaten nicht mehr aus verschiedenen Quellen, wie beispielsweise E-Mails, Telefonaten oder sogar Aktenordnern, zusammensuchen. Alle Informationen werden nach der abgeschlossenen Einsatzplanung automatisch an sie übermittelt und stehen in der Service App zur Verfügung.
Auftragsabschluss in Sekunden, statt tagelanger Verzögerung
Wenn analoge Serviceberichte erst Tage nach einem Einsatz im Innendienst ankommen, verzögert sich die Rechnungsstellung an den Kunden. Indem alle Einsatzdaten direkt in der Service App erfasst und synchronisiert werden, hat der Innendienst bereits innerhalb weniger Sekunden nach Auftragsabschluss Zugang zu allen nötigen Daten.
Aktuelle und vollständige Daten, statt fehlender Informationen
Dank einer umfassenden Übersicht in der Service App können sich Servicetechniker bestmöglich auf ihre Einsätze vorbereiten. Alle Informationen aus der Field Service Management Software stehen transparent zur Verfügung, so dass Werkzeug und benötigte Materialien ordentlich und fehlerfrei vorbereitet werden können.
Mobile und digitale Datenerfassung, statt handschriftlicher Berichte
Arbeitszeiten, verbrauchte Materialien und Serviceberichte müssen nicht länger mühsam von Hand dokumentiert werden. Stattdessen werden diese Informationen in wenigen Sekunden in der Service App erfasst, zentral in den Einsatzdaten gespeichert und umgehend an den Innendienst übermittelt.
Serviceeinsatzdaten digital abrufen, statt auf Papier drucken
Die Zeiten, in denen Servicetechniker sämtliche Informationen zu einem Serviceeinsatz einzeln ausdrucken mussten, sind vorbei. Statt endlosem Papierchaos liegen alle Daten digital, zentral und transparent in der App vor.
Remote Support Unterstützung, statt einem erneuten Kundenbesuch
Mit Hilfe von Augmented Reality (AR) können Servicetechniker über eine App Unterstützung für einen Serviceeinsatz anfordern. Mit Hilfe eines Videocalls kann sich ein erfahrener Experte ein Bild von der Situation beim Kunden machen und den Techniker bei der Problemlösung unterstützen.

Service App als Bestandteil einer Field Service Management Software

Der Schlüssel für mehr Effizienz im Außendienst?

Wer seinen Kunden einen erstklassigen Kundenservice bieten möchte, für den führt heute kaum mehr ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Dafür gibt es viele Gründe, darunter die zeitintensive und fehleranfällige Arbeit der manuellen Datenübertragung, die der vermehrte Einsatz von Papier im Serviceprozess mit sich bringt. Die Einführung einer Field Service Management Software und der zugehörigen Tools, wie eine Service App oder eine digitale Plantafel, sorgen für weitaus mehr Effizienz und Produktivität im Serviceprozess.

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Denn: Mit einer Field Service Management Software können alle relevanten Informationen für die Installation, Wartung oder Reparatur von Anlagen oder Systemen in einem zentralen System zusammengeführt werden. Entlang des gesamten Serviceprozesses bietet eine solche Servicelösung dem Serviceteam eine erhebliche Unterstützung. Allen voran durch eine Service App im technischen Außendienst. Serviceeinsätze werden besser vorbereitet, Reparaturen schneller durchgeführt und die First-Time-Fix-Rate des Unternehmens optimiert.

4 entscheidende Faktoren für die Wahl der passenden Service App

Durchgängige und digitale Prozesse sind entscheidend, um sich mit dem eigenen Kundenservice im Wettbewerb zu behaupten. Die Einführung einer Field Service Management Software ist dabei essentiell. Doch was macht eine gute Softwarelösung aus? Welche Faktoren gilt es hinsichtlich der integrierten Service App bei der Auswahl einer Field Service Management Software zu beachten?

1. Offlinefähigkeit: Warum eine Service App auch ohne Internet funktionieren sollte

Eine unzureichende Netzanbindung ist heute leider nach wie vor keine Seltenheit. Auch im offenen Gelände, unter der Erde oder bei Einsätzen auf dem Meer, beispielsweise an Windrädern, können Techniker kurzzeitig von der Außenwelt abgeschottet sein. Servicetechniker müssen immer damit rechnen, dass bei einem Einsatz keine Internetverbindung möglich.

Umso wichtiger ist es, dass eine Service App über einen Offline Modus verfügt. Mit einer offlinefähigen Lösung können Daten auf dem mobilen Endgerät auch ohne Internetverbindung aufgerufen und erfasst werden. Arbeitszeiten, verbrauchtes Material, Serviceberichte, all diese Informationen werden wie gewohnt durch den Techniker in der Service App erfasst. Sobald sich dieser wieder in einem Bereich mit stabiler Internetverbindung befindet, wird die App automatisch synchronisiert. Dadurch werden sowohl neue Daten aus der Field Service Management Software auf die Service App übertragen als auch die Einsatzdaten zurück in den Innendienst gespielt.

2. Benutzerfreundlichkeit: Warum die einfache Bedienung der Service App entscheidend ist

So innovativ die Funktionen einer Field Service Management Software und ihrer Service App auch sein mögen, so wertlos sind sie, wenn die Servicetechniker Schwierigkeiten haben, die mobile Anwendung zu nutzen. Ein kompliziertes User Interface, unklare Funktionsbezeichnungen und eine komplexe Navigation in der App bringen dem Außendienst wenig Erleichterung.

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Eine benutzerfreundliche Oberfläche und die intuitive Bedienung einer Service App sind deshalb besonders wichtig. Übersichtlichkeit und eine verständliche Benutzerführung sind das A und O, um als Techniker die vielen Vorteile einer mobilen Lösung auch schnell und einfach nutzen zu können – was wiederum die Mitarbeiterzufriedenheit Ihrer Servicetechniker steigert.

Ebenfalls ein wichtiger Faktor: Ist die Service App mit dem Betriebssystem Ihrer Hardware kompatibel? Niemand profitiert davon, wenn eine Service App nur für die Nutzung auf Android Geräten ausgelegt ist, Ihre Techniker allerdings mit iOS Geräten arbeiten. Achten Sie daher also darauf, dass die App zu Ihren technischen Anforderungen passt. In der Regel sind die meisten Servicelösungen sowohl mit Android als auch mit iOS Geräten kompatibel. Dennoch besteht hierfür keine Garantie, weshalb ein genauer Blick nicht schadet.

3. Reparaturen Schritt für Schritt durchführen: Digitale Checklisten in der Service App erleichtern den Serviceeinsatz

Für viele Serviceteams sind sie nicht mehr wegzudenken: Digitale Checklisten. Denn sie können die Arbeit im Außendienst erheblich erleichtern. Wiederkehrende Abläufe lassen sich besser strukturieren und Servicetechniker erhalten ein hilfreiches Tool, um Serviceeinsätze schnell, einfach und fehlerfrei abzuarbeiten. Somit können digitale Checklisten erheblich dazu beitragen, die Erfolgsquote im Außendienst zu optimieren. Gleichzeitig werden Serviceeinsätze transparenter und nachvollziehbarer.

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Über die Service App können die Techniker während Ihres Einsatzes die Checklisten in den Auftragsdaten aufrufen. Anschließend werden sie Schritt für Schritt durch den Einsatz geführt. Fehler bei Reparatur- oder Wartungseinsätzen werden reduziert, der Auftrag schneller erledigt. So lassen sich durch digitale Checklisten am Ende auch Zeit und Kosten einsparen. Der Kunde profitiert ebenfalls. Denn eine strukturierte und beschleunigte Auftragsabwicklung heißt, dass sich die Ausfallzeiten von Maschinen und Systemen verkürzen und diese schneller wieder in Betrieb genommen werden können.

4. Nahtlose Integration ins ERP-System: Warum eine lückenlose Datenübertragung zwischen Service App und ERP wichtig ist

Viele Unternehmen arbeiten bereits mit einem ERP-System. Neben Stammdaten werden auch Serviceaufträge oft zentral in der ERP-Lösung erfasst und verwaltet. Ein ERP-System ist jedoch keine ganzheitliche Servicelösung, was die Einführung einer Field Service Management Software dennoch zu einer wichtigen Maßnahme macht. Indem die Servicelösung lückenlos an ein ERP-System angebunden wird, können bestehende Prozesse optimiert werden. Sämtliche Stamm- und Bewegungsdaten werden aus dem ERP-System in Echtzeit in die Field Service Management Software – und somit auch die Service App – übertragen und dort für die Abwicklung von Serviceprozessen genutzt.

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Gleichzeitig werden auch sämtliche Informationen, die beispielsweise während des Einsatzes in der Service App erfasst wurden, zurück in das ERP-System übertragen. Das Zusammenspiel von ERP-System und Field Service Management Software verhindert eine unnötige manuelle Datenübertragung und daraus resultierende Fehler und spart außerdem einiges an Zeit. Die Transparenz im Kundenservice wird erhöht und die Produktivität des Serviceteams gesteigert.

Die Vorteile einer Service App im Außendienst auf einen Blick

Optimierte Kommunikation im Serviceteam
Servicetechniker sind über die mobile Anwendung jederzeit mit dem Innendienst verbunden.
Standardisierte Workflows dank digitaler Checklisten
Prozesse können fehlerfrei und einfacher abgewickelt werden.
Mehr Agilität durch Informationen in Echtzeit
Neue Serviceeinsätze oder aktuelle Kundeninformationen stehen über die App sofort zur Verfügung.
Erhöhte First-Time-Fix-Rate
Da alle einsatzrelevanten Informationen stets griffbereit sind, sinkt die Fehlerquote und Serviceeinsätze können häufiger beim ersten Kundenbesuch beendet werden.
Vermeidung von Medienbrüchen
Egal ob Arbeitszeiten oder Serviceberichte, alles wird in einer zentralen Lösung erfasst.
Beschleunigte Rechnungsstellung
Digitale Serviceberichte stehen direkt nach Einsatzabschluss im Innendienst zur Verfügung.
Nutzung von Remote Support
Über die mobile Anwendungen können Technologien wie Augmented Reality (AR) zur Unterstützung der Techniker genutzt werden.
Verbesserte Transparenz
Servicetechniker behalten stets den Überblick über ihre Tourenplanung, anstehende Serviceeinsätze und Kundeninformationen.

Fazit: Mit der passenden Service App effizientere Serviceprozesse realisieren

Ein erfolgreiches Field Service Management basiert auf Transparenz und lückenloser Kommunikation entlang des gesamten Serviceprozesses. Eine Field Service Management Software mit integrierter Service App ist daher vor allem für die Digitalisierung des technischen Außendienstes unverzichtbar. Angefangen vom zentralen Zugriff auf alle Auftragsdaten bis hin zu den digitalen Serviceberichten, die automatisch und nahezu in Echtzeit an den Innendienst übermittelt werden: Serviceprozesse werden beschleunigt und effizienter gestaltet, wodurch sowohl das eigene Unternehmen als auch die Kunden am Ende profitieren.

Prozesse optimieren mit mobiler Servicelösung

Digitale Prozesse unterstützen Serviceteams dabei, die Herausforderungen des Arbeitsalltags erfolgreich zu meistern. Die Field Service Management Software L-mobile service. bietet hierfür umfangreiche Werkzeuge – von der digitalen Plantafel bis zur mobilen Service App.

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