Technischer Außendienst
Erfahren Sie mehr über die Vorteile von digitaler und mobiler Zeiterfassung im Field Service Management
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Die Arbeitszeiterfassung gehört ebenso zum Alltag eines Servicetechnikers wie Reparaturen und Wartungsmaßnahmen beim Kunden. Im Gegensatz dazu ist die Dokumentation der Arbeitszeit jedoch oft mit unnötigem Aufwand verbunden – zumindest, wenn diese analog mit Stift und Papier erfolgt. Anders sieht das dagegen bei einer digitalen und mobilen Zeiterfassung aus. Welche Vorteile die Datenerfassung mit Hilfe einer App für Ihre Servicetechniker haben kann, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
In der Praxis werden die Begriffe mobile Zeiterfassung und digitale Zeiterfassung häufig synonym verwendet. Dabei gibt es klare Unterschiede. Digitale Zeiterfassung umfasst jegliche Art der elektronischen Datenerfassung und Speicherung von Arbeitszeiten. Das kann sowohl mit Hilfe einer Softwarelösung an einem Computer oder einem Tablet als auch an einem Terminal oder einem Fingerabdruckscanner im und am Firmengebäude geschehen. Umgangssprachlich wird meist die klassische, stationäre Zeiterfassung gemeint. Diese ist zwar transparent, jedoch ortsgebunden und wenig flexibel.
Im Gegensatz dazu erlaubt die mobile Zeiterfassung die flexible Dokumentation von Arbeitszeiten an jedem beliebigen Ort. Doch: Mobil muss nicht zwingend digital bedeuten. Auch mit Stift und Papier können Arbeitszeiten mobil erfasst werden – etwa direkt vor Ort beim Kunden. Die moderne mobile Arbeitszeiterfassung bezieht sich heute jedoch meist auf die Datenerfassung mit digitalen Lösungen. Diese werden über ein Smartphone oder Tablet via App genutzt. Somit bietet die Kombination aus digitaler und mobiler Zeiterfassung das Potential, Serviceprozesse im Außendienst zu erleichtern und zu beschleunigen.
Digitale Prozesse unterstützen Serviceteams dabei, die Herausforderungen des Arbeitsalltags erfolgreich zu meistern. Die Field Service Management Software L-mobile service. bietet hierfür umfangreiche Werkzeuge – von der digitalen Plantafel bis zur mobilen Service App.
Field Service Management Software bildet genau diese Kombination hervorragend ab. Für ihre Arbeit im Außendienst verfügen die meisten Techniker über ein Smartphone oder ein Tablet. Was bisher primär für eine durchgängige Erreichbarkeit sorgte, wird nun zum Werkzeug für vereinfachte Serviceprozesse. Über eine App kann die Field Service Management Software von Ihren Servicetechnikern auf dem mobilen Endgerät zeit- und ortsunabhängig genutzt werden. Statt die täglichen Arbeitszeiten nach jedem Serviceeinsatz mühsam von Hand auf Papier zu notieren, genügen ein paar wenige Klicks in der mobilen Anwendung und alle Zeiten sind transparent dokumentiert.
Mobile Zeiterfassung durch eine Field Service Management Software erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag Ihrer Servicetechniker. Sie bietet die Basis für einen ganzheitlich optimierten und beschleunigten Serviceprozess. Erfasste Arbeitszeiten werden automatisch im zugehörigen Serviceeinsatz hinterlegt und können in Sekundenschnelle vom Innendienst für die Faktura abgerufen werden. Gleichzeitig generiert die Servicelösung auf Basis dieser Daten im Handumdrehen einen digitalen Servicebericht, den der Kunde noch vor Ort unterschreiben kann.
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Von der digitalen und mobilen Zeiterfassung profitiert nicht nur das Unternehmen. Auch die Arbeitnehmer selbst, allen voran Ihre Servicetechniker, können einen Nutzen daraus ziehen. Angefangen von einer enormen Zeitersparnis über mehr Flexibilität und Transparenz bis hin zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.
Die tägliche Arbeitszeiterfassung gehört für jeden Servicetechniker zum Alltag. Schließlich werden die Daten nicht nur für die Rechnungsstellung an den Kunden benötigt, sondern auch für die eigene Vergütung. Doch herkömmliche Methoden wie Stift und Papier oder Excel-Tabellen erfordern viel Zeit und führen oft zu einem doppelten Arbeitsaufwand. Mit einer mobilen Zeiterfassung wird dieser Prozess wesentlich effizienter gestaltet. Techniker können ihre Arbeitszeiten sofort nach dem Abschluss eines Einsatzes direkt vor Ort über eine App erfassen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den Stress, die Daten später manuell ins System nachtragen zu müssen.
Darüber hinaus entfällt die mühsame manuelle Übertragung von Papierdokumenten in digitale Systeme, was sowohl Fehler minimiert als auch den administrativen Aufwand verringert. Statt die auf Papier festgehaltenen Informationen im Nachgang zu digitalisieren, werden sie direkt digital und zentral in der Field Service Management Software erfasst. So können Servicetechniker nicht nur schneller, sondern auch um einiges effizienter arbeiten.
Natürlich könnten Ihre Techniker mit Stift und Papier Ihre Zeiten ebenfalls mobil erfassen. Doch das bringt zusätzliche Herausforderungen mit sich. Eine digitale Zeiterfassung mit einer mobilen App bietet Ihren Servicetechnikern dagegen genau die Flexibilität, die für den Außendienst entscheidend ist: Arbeitszeiten an jedem Ort und zu jeder Zeit dokumentieren – ganz ohne zusätzlichen Aufwand in Form manueller Datenübertragung.
Durch die neu gewonnene Flexibilität können Ihre Techniker die gesamte Arbeit im Außendienst effizienter gestalten. Durch die mobile Zeiterfassung entfällt die Notwendigkeit, nach jedem Einsatz ins Büro zurückzukehren, um Unterlagen abzugeben oder Einsatzdaten zu erfassen. Stattdessen werden alle Informationen an Ort und Stelle in der Field Service Management Software gespeichert. So können Ihre Techniker ihre Touren effizienter planen und ohne Unterbrechungen abarbeiten.
Digitale und mobile Zeiterfassung kann erheblich zu einem besseren Arbeitsklima in Ihrem Serviceteam beitragen. Unstimmigkeiten hinsichtlich geleisteter Arbeitszeiten und Abrechnungsfehler waren im Field Service früher keine Seltenheit. Das ist nicht nur für Kunden ein Ärgernis, sondern auch für Ihre Mitarbeitenden. Denn solche Fehler und Missverständnisse können letzten Endes auch Auswirkungen auf deren Vergütung haben. Eine transparente Dokumentation von Arbeitszeiten, wie sie das mobile Zeitmanagement mit einer Field Service Management Software ermöglicht, kann diese Streitigkeiten aus der Welt schaffen. Das sorgt für eine gerechte Entlohnung und motiviert Ihre Servicetechniker, da sie sicher sein können, dass ihre geleistete Arbeit vollständig und korrekt erfasst wird. Das wiederum schafft Vertrauen und fördert ein positives Arbeitsklima.
Der Wegfall zeitaufwändiger administrativer Aufgaben, wie das manuelle Erfassen von Arbeitszeiten, trägt zusätzlich zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden im Außendienst bei. Keine doppelte Datenerfassung mehr, keine verlorengegangenen Notizen und lästiger Papierkram – stattdessen können sich Ihre Techniker voll und ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Das kann Stress reduzieren, zu mehr Spaß bei der Arbeit führen und somit auch eine bessere Work-Life-Balance fördern.
Eine mobile Zeiterfassung ist für Servicetechniker ein echter Gamechanger. Sie spart wertvolle Zeit, bietet mehr Flexibilität und minimiert administrative Aufgaben. Durch die Digitalisierung im Außendienst und den Einsatz einer Field Service Management Software können Techniker ihre Arbeitszeiten ortsunabhängig erfassen, ohne den Umweg über Papier und eine spätere Nachbearbeitung im Büro gehen zu müssen. Dies erleichtert nicht nur die Dokumentation, sondern erhöht auch die Genauigkeit und Transparenz der erfassten Daten. Servicetechniker können sich dadurch auf das Wesentliche konzentrieren – Ihren Kunden einen erstklassigen Kundenservice zu bieten.
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