Microsoft Outlook zählt zu den gängigen Kommunikationstools in Unternehmen. Das Mailingtool glänzt mit zahlreichen nützlichen Features, darunter auch mit einem Kalender. Der wird häufig auch von Disponenten genutzt, um im Rahmen der Einsatzplanung Termine für die Servicetechniker einzuplanen. Das mag für kleine Technikerteams ausreichend sein. Doch je größer das Team und je komplexer die Einsatz- und Tourenplanung im Außendienst ist, desto schneller stößt der Kalender in Outlook an seine Grenzen.
Eine Korrektur der Tourenplanung für den Außendienst ist keine Seltenheit. Serviceeinsätze werden verschoben, abgesagt oder benötigen einfach mehr Zeit für die Durchführung als ursprünglich geplant. Die Disposition muss flexibel sein und schnell reagieren, um dennoch eine optimale Einsatz- und Tourenplanung für den Außendienst zu ermöglichen. Ein starres Kalendertool wie Outlook bietet dafür jedoch nicht das nötige Maß an Flexibilität. Darüber hinaus wird es schnell unübersichtlich und chaotisch, wenn ein Disponent zehn oder mehr Kalender gleichzeitig geöffnet hat, um nach passenden Terminen im Team zu suchen. Da den Überblick zu behalten ist nahezu unmöglich. Das Ergebnis ist eine schlechte Planung, Überstunden oder auch Leerlaufzeiten, weil freie Termine übersehen wurden.
Auch die fehlende Schnittstellen zu anderen Lösungen, zum Beispiel einem ERP-System, spricht gegen den Einsatz von klassischen Kalendertools. Werden Serviceeinsätze im ERP-System verwaltet, gibt es keine Möglichkeit, die dort erfassten Informationen über Outlook aufzurufen. Sie müssen ausgedruckt oder per E-Mail an die Disposition weitergeleitet werden. Auch dieser Medienbruch, kann zu Planungsfehlern führen.
