Personaleinsatzplanung
Erfahren Sie, warum eine Field Service Management Software die bessere Wahl für Ihre Tourenplanung ist
Geschätzte Lesedauer: 14 min
Eine fehlerfreie Tourenplanung gehört zu den wichtigsten Bestandteilen eines erfolgreichen Field Service Managements. Für die Umsetzung einer guten Planung ist ein digitales Tool für Disponenten nahezu unerlässlich. Ergänzend zur klassischen Excel-Tabelle wird häufig auf das kostenlose Online-Tool Google Maps zurückgegriffen. Warum allerdings eine Tourenplanung mit Google Maps im Field Service Management alles andere als sinnvoll ist, um routenoptimierte Touren zu planen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die Aufgabe Ihrer Disponenten ist es, eine effiziente und ressourcenoptimierte Einsatz- und Tourenplanung zu realisieren. Doch dabei geht es nicht nur darum zu planen, wie Ihre Servicetechniker von A nach B gelangen. Zahlreiche weitere Faktoren müssen berücksichtigt werden, damit Ihr Technikerteam anstehende Einsätze termingerecht, schnell und fehlerfrei abarbeiten können. Doch können Disponenten durch die Tourenplanung mit Google Maps überhaupt für eine ressourcenoptimierte Planung sorgen, wenn all die folgenden Faktoren bei der Planung zu beachten sind?
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Im Jahr 2016 erweiterte Google den Funktionsumfang von Google Maps. Seither ist es Nutzern möglich, bei einer Routenplanung auch Zwischenstopps einzuplanen. Allerdings ist die Anzahl an Zwischenzielen pro Route auf gerade einmal neun Ziele begrenzt. Während so viele Zwischenstopps im privaten Kontext eher selten nötig sind, sind das im technischen Außendienst des Field Service Managements oft sogar zu wenig. Je nach Komplexität des Servicefalls und der Entfernung zwischen einzelnen Serviceeinsätzen müssen Servicetechniker durchaus auch mal mehr als zehn Einsätze pro Tag abarbeiten. So eine Tour lässt sich allerdings durch eine Tourenplanung mit Google Maps nicht abbilden. Disponenten müssten die einzelnen Einsätze eines Servicetechnikers gegebenenfalls separat und immer wieder neu planen. Eine optimale Tourenplanung zu realisieren, wird dadurch allerdings sehr schwer.
Bei drei Servicetechnikern mit jeweils drei Serviceeinsätzen am Tag mag sich die Tourenplanung noch mit Google Maps abwickeln lassen. Doch sobald es komplexer wird, kommt das Tool an seine Grenzen. Je größer das Technikerteam und je mehr Einsätze verplant werden müssen, desto schwieriger wird es mit Google Maps eine schnelle und effiziente Tourenplanung durchzuführen – ganz zu schweigen davon, dass das Tool die wachsende Menge an Abhängigkeiten und Faktoren in der Einsatzplanung dabei nicht berücksichtigen kann.
Anders läuft das mit einer Field Service Management Software. Im Gegensatz zur Tourenplanung mit Google Maps lässt sich die Personaleinsatzplanung mit ihr nicht nur effizient, sondern auch vollkommen automatisiert umsetzen. Die Software nutzt KI um alle zentral gespeicherten Informationen zu Serviceeinsätzen, Technikerqualifikationen und weitere wichtige Faktoren zu analysieren. Innerhalb weniger Sekunden berechnet sie daraus eine optimale Einsatzplanung, die dann in der digitalen Plantafel visualisiert wird. Die Tourenplanung mit Google Maps mag zwar die schnellsten Wege von A nach B liefern, doch Automatisierung basierend auf einer umfassenden Datengrundlage übersteigt die Grenzen des kostenfreien Online-Tools.
Für eine erfolgreiche Einsatzplanung im Field Service Management sind Transparenz und aktuelle Daten enorm wichtig. Anhand dieser Informationen können Disponenten die richtigen Serviceeinsätze zur richtigen Zeit den richtigen Servicetechnikern zuordnen. Idealerweise haben Disponenten hierfür einen vollständigen Zugriff auf all diese Daten, die häufig auch im ERP-System verwaltet werden. Wird allerdings die Tourenplanung mit Google Maps realisiert, ist das nur schwer möglich. Der Routenplaner von Google wird in der Regel losgelöst von weiteren Softwarelösungen im Field Service Management genutzt und kann daher nicht mit anderen Systemen kommunizieren. Disponenten haben keine Möglichkeit in der Softwareoberfläche von Google Maps auf Serviceaufträge oder Kundeninformation im ERP-System zuzugreifen. Statt über eine Field Service Management Software jederzeit auf die nötigen Informationen zugreifen zu können, müssen diese Daten separat abgerufen werden, was einen zusätzlichen administrativen Aufwand mit sich bringt.
Der fehlende Datenaustausch zwischen Google Maps und weiteren Servicelösungen sorgt darüber hinaus für weitere Probleme. Jede Tourenplanung mit Google Maps kann nur von einem einzigen Disponenten realisiert werden. Damit die Kollegen in der Disposition immer darüber Bescheid wissen, welche Serviceeinsätze bereits verplant und welche Servicetechniker im Einsatz sind, müsste eine separate Übersicht geführt werden, in der diese Daten nach Abschluss einer Planung vermerkt werden. Das bedeutet nicht nur noch mehr Arbeitsaufwand, sondern auch ein hohes Fehlerrisiko bei der manuellen Datenerfassung.
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Wird eine Tourenplanung mit Google Maps erstellt, dann berechnet das Tool am Ende stets die schnellste Route–ohne zu berücksichtigen, dass der Arbeitstag eines Servicetechnikers in der Regel lediglich acht Stunden beträgt. Geht es nach dem Routenplaner, wird die Tour am Stück abgearbeitet, ohne Pausen oder einen verdienten Feierabend. Für Disponenten ist so nicht direkt ersichtlich, ob eine geplante Tour durch einen Servicetechniker tatsächlich an einem Tag abgearbeitet werden kann oder nicht.
Eine optimierte Tourenplanung, bei der ein Techniker rund 20 Serviceeinsätze effizient abarbeiten kann, ist wenig hilfreich, wenn der Arbeitstag um 17:00 Uhr endet und bis dahin realistisch gesehen lediglich zehn Aufträge erledigt werden können. Arbeits- und Pausenzeiten müssen bei der Einsatz- und Tourenplanung jedoch zwingend berücksichtigt werden, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Eine Tourenplanung mit Google Maps kann diese Anforderung allerdings nicht erfüllen.
Wer kennt es nicht: Die Tourenplanung für diese Woche ist endlich abgeschlossen, schon muss am nächsten Tag Termin auf Bitten eines Kunden verschoben werden. Dazu kommt vielleicht noch ein krankheitsbedingter Ausfall im Team oder ein Serviceeinsatz, der mehr als doppelt so lange dauert, wie ursprünglich geplant. Das Resultat: Die Planung muss angepasst werden. Doch wer seine Tourenplanung mit Google Maps durchführt steht nun vor dem Problem, dass sich sowohl kleine als auch große Anpassungen nur mit viel Aufwand realisieren lassen.
Jeder Einsatz muss manuell neu terminiert und nach hinten bzw. nach vorn verschoben werden. Dabei müssen natürlich nach wie vor die Kapazitäten der Servicetechniker berücksichtigt werden, die sich durch die kurzfristigen Änderungen eventuell ebenfalls verändert haben. Am Ende würde es vermutlich sogar schneller gehen, die gesamte Tourenplanung mit Google Maps für den restlichen Tag oder die gesamte Woche noch einmal von vorne zu beginnen. Effizientes Arbeiten? Fehlanzeige.
Gerade wenn Sie mit Ihren Kunden Wartungsverträge abgeschlossen haben, stehen die Termine für regelmäßige Instandhaltungsmaßnahmen bereits fest, bevor mit der Einsatzplanung begonnen wird. Bei einer Tourenplanung mit Google Maps werden diese fest verplanten Termine allerdings nicht berücksichtigt, denn das Tool hat in der Regel keinen Zugriff auf einen Termin, der zum Beispiel in Microsoft Outlook geplant oder in einem ERP-System hinterlegt ist. Folglich können diese Wartungstermine schnell übersehen werden. Des Weiteren können bei der Tourenplanung mit Google Maps keine Prioritäten hinsichtlich der Besuchsfrequenz mit einbezogen werden.
Disponenten müssen manuell prüfen, bei welchen Kunden eine Routineprüfung fällig ist. Eine sehr mühsame Aufgabe, die sehr viel Zeit kostet. Google Maps ist außerdem nicht in der Lage, den Disponenten an einen Serviceeinsatz zu erinnern, der fälschlicherweise noch nicht eingeplant wurde. Der Grund: Da das Tool nicht mit dem ERP-System oder weiteren Systemen verknüpft ist, weiß Google Maps überhaupt nicht, ob es noch nicht verplante Aufträge gibt.
Eine Field Service Management Software ist für Unternehmen eine sinnvolle und erfolgsversprechende Alternative zur Tourenplanung mit Google Maps. Sie sorgt mit zahlreichen Funktionen, wie einer elektronischen Plantafel oder einer mobilen Service App, nicht nur für eine optimierte Einsatz- und Tourenplanung, sondern für einen ganzheitlich digitalisierten und effizienten Serviceprozess.
Der zentrale Unterschied zwischen der Tourenplanung mit Google Maps und einer Field Service Management Software liegt im Funktionsumfang. Eine digitale Plantafel bietet Disponenten in der Servicelösung die Möglichkeit, Serviceeinsätze ressourcenoptimiert und bei Bedarf automatisiert einzuplanen – und zwar unter Berücksichtigung von freien Kapazitäten, Qualifikationen der Servicetechniker und vielem mehr. Mit einer digitalen Plantafel haben Disponenten somit Zugriff auf alle wichtigen Daten und können so auch bei kurzfristigen und unvorhersehbaren Änderungen die Einsatzplanung schnell und einfach anpassen und Fehler in der Tourenplanung vermeiden. Alle neuen Informationen der aktualisierten Planung werden automatisch und in Echtzeit an die Servicetechniker übermittelt, so dass diese sofort über ihre neue Tour informiert werden.
Am Ende ist klar: Eine Field Service Management Software sorgt im Gegensatz zur Tourenplanung mit Google Maps für mehr Produktivität und Effizienz im Kundenservice, automatisiert Prozesse, reduziert Fahrzeiten und steigert die Termintreue – was letzten Endes für zufriedene Kunden sorgt. Google Maps ist als Planungstool im Field Service Management in Summe nicht geeignet, da die Einsatz- und Tourenplanung schlichtweg zu komplex ist. Daher gilt: Nutzen Sie das Tool lieber nur für private Fahrten und setzen Sie im Field Service Management auf eine leistungsstarke digitale Plantafel.
Digitale Prozesse unterstützen Serviceteams dabei, die Herausforderungen des Arbeitsalltags erfolgreich zu meistern. Die Field Service Management Software L-mobile service. bietet hierfür umfangreiche Werkzeuge – von der digitalen Plantafel bis zur mobilen Service App.
