Technischer Außendienst
Stundenzettel, Stempeluhr, Excel oder Field Service App – welche Methode überzeugt?
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Arbeitszeiterfassung: Ein notwendiges Übel oder doch eine Chance zur Prozessoptimierung? Viele Serviceteams arbeiten noch mit analogen Stundenzetteln oder Stempeluhren. Andere schwören auf digitale Arbeitszeiterfassung mit Excel-Tabellen oder einer Field Service App. Aber ist Digitalisierung hier wirklich effizienter? Wir vergleichen die gängigsten Methoden zur Datenerfassung und klären, ob digitale Arbeitszeiterfassung dem technischen Außendienst tatsächlich so viele Vorteile bietet.
Arbeitszeiterfassung hat viele Gesichter. Egal ob analog oder digital, das Ziel bleibt gleich: Arbeitszeiten vollständig und fehlerfrei dokumentieren. Je nach Methode gestaltet sich das für Servicetechniker mehr oder weniger aufwändig.
Digitale Prozesse unterstützen Serviceteams dabei, die Herausforderungen des Arbeitsalltags erfolgreich zu meistern. Die Field Service Management Software L-mobile service. bietet hierfür umfangreiche Werkzeuge – von der digitalen Plantafel bis zur mobilen Service App.
Stift und Papier genügen, damit ein Servicetechniker den klassischen Stundenzettel verfassen kann. Gerade im Handwerk wird er oft auch als Rapportzettel bezeichnet. Die geleisteten Arbeitszeiten werden dabei von Hand aufgeschrieben. Das geschieht meistens am Abend nach einem Serviceeinsatz. Denn vor Ort beim Kunden nimmt diese Arbeit meist zu viel Zeit in Anspruch. Beim nächsten Besuch im Büro wird der Stundenzettel im Innendienst abgegeben. Die Kollegen beginnen dann, den Stundenzettel manuell zu digitalisieren. Dabei werden die Arbeitszeiten dann z. B. in ein ERP-System übertragen.
Stempeluhren bzw. Stechuhren sind eine klassische Methode zur Zeiterfassung. Die Uhren sind meist an einem festen Ort installiert, z. B. am Haupteingang des Firmengebäudes. Mit Hilfe einer analogen Stempelkarte dokumentieren Mitarbeitende täglich Arbeitsbeginn und -ende. Man spricht auch vom Ein- und Ausstempeln. Auch Pausenzeiten können so einfach erfasst werden. Inzwischen gibt es auch digitale Stempeluhren. Statt einer Stempelkarte kommen RFID-Chips für die digitale Arbeitszeiterfassung zum Einsatz.
Excel-Tabellen bieten die Möglichkeit einer rein digitalen Arbeitszeiterfassung. Dennoch werden sie häufig noch mit Stundenzetteln kombiniert. Servicetechniker notieren ihre Zeiten auf Papier, nur um sie später in Excel zu übertragen. Jeder Techniker pflegt in der Regel seine eigene Tabelle mit Arbeitszeiten. Diese wird dann regelmäßig an den Innendienst geschickt. Obwohl die Zeiten bereits digitalisiert sind, müssen sie hier trotzdem oft noch einmal im ERP-System erfasst werden.
Field Service Management Software steht für ganzheitliche Digitalisierung. Mit Hilfe einer integrierten Service App gilt das auch für den Außendienst. Servicetechniker dokumentieren ihre Fahrt- und Arbeitszeiten beim Kunden vor Ort in der App. Parallel können weitere Informationen erfasst werden, z. B. verbrauchtes Material. Ist die Dokumentation abgeschlossen, erfolgt eine automatische Datenübermittlung an den Innendienst. werden die Daten automatisch und in Echtzeit an den Innendienst geschickt. Ist die Field Service Management Software an ein ERP-System angebunden, stehen auch hier alle Daten umgehend zur Verfügung.
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| Stundenzettel | Stempeluhr (analog & digital) | Excel-Tabellen | Field Service Management Software |
|---|---|---|---|
| Einfache Nutzung | Einfache Nutzung | Einfache Nutzung | Einfache Nutzung |
| Keine Einarbeitung nötig | Servicetechniker können alle Arbeitszeiten direkt am Terminal einsehen | Vollständig digitale Arbeitszeiterfassung möglich | Schnelle und mobile Zeiterfassung, auch offline möglich |
| Keine Abhängigkeit von Software oder Hardware | Fehlerquote beim Ein- und Ausstempeln ist relativ niedrig | Kostengünstiges Tool | Automatische Datenübermittlung an Innendienst |
| Mobiles Arbeiten möglich | Nutzung standardisierter Vorlagen möglich | Beschleunigter Serviceprozess, da keine doppelte Datenerfassung nötig ist | |
| Erhöhte Transparenz durch zentrale Datenspeicherung | |||
| Medienbruchfreie Lösung reduziert das Fehlerrisiko enorm | |||
| Integration an das ERP-System möglich |
| Stundenzettel | Stempeluhr (analog & digital) | Excel-Tabellen | Field Service Management Software |
|---|---|---|---|
| Hoher Arbeits- und Zeitaufwand | Hohes Fehlerrisiko bei manueller Datenübertragung ins ERP-System | Mobile Zeiterfassung nur schwer möglich | Mobiles Endgerät für alle Servicetechniker nötig, ggf. erhöhter Kostenaufwand |
| Hohes Fehlerrisiko durch manuelle Datenübertragung | Hohe Kosten für Terminals und die Ausstattung von RFID-Chips | Hoher Arbeits- und Zeitaufwand, wenn Daten doppelt erfasst werden müssen (Notizzettel & ERP-System) | Kann bei Servicetechnikern Gefühl der Überwachung auslösen |
| Hohes Risiko von Datenverlusten | Zeitlicher Mehraufwand für Servicetechniker, wenn Ein- und Ausstempeln nur an wenigen Orten möglich ist | Hohes Fehlerrisiko durch manuelle Datenübertragung | Risiko für Hackerangriffe in Software oder durch Verlust eines Endgerätes |
| Verzögerungen im Serviceprozess möglich | Hohes Verlustrisiko von RFID-Chips und Plastikkarten | Schulung der Mitarbeiter zur Anwendung nötig |
Fakt ist: Jede Methode hat ihre ganz eigenen Vorteile. Dennoch sticht die Field Service Management Software besonders positiv heraus. Als einzige ganzheitlich digitale Arbeitszeiterfassung überzeugt sie vor allem im Außendienst. Die einfache Handhabung und Echtzeit-Datenübertragung sorgen für beschleunigte Prozesse. Der Wegfall von doppelter Datenerfassung und langen Wartezeiten sorgen für mehr Effizienz. Das Fehlerrisiko bei der Arbeitszeiterfassung wird massiv reduziert. Dennoch gilt es, ein paar Risikofaktoren zu berücksichtigen. So sollte beim Einsatz einer Field Service Management Software für eine starke IT-Sicherheit gesorgt sein.
2022 fällte das Bundesarbeitsgericht (BAG) ein Urteil zur Arbeitszeiterfassung. Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden müssen vollständig dokumentiert werden. Dies gilt auch für Pausenzeiten, Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. Ein Jahr später legte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) einen Entwurf vor. Dieser beinhaltet Neuerungen für das Arbeitszeitgesetz. Einige dieser Änderungen sprechen klar für die Zukunft der digitalen Arbeitszeiterfassung.
Im Juli 2024 veröffentlichte die Bundesregierung eine kurze Pressemitteilung. Die Umsetzung der geplanten Änderungen sind noch nicht absehbar. Dennoch ist wohl klar: Digitale Arbeitszeiterfassung wird früher oder später kommen.
Der Vergleich zeigt deutlich: Digitale Arbeitszeiterfassung mit einer Field Service Management Software bietet entscheidende Vorteile. Sowohl für Servicetechniker als auch für den Innendienst und somit das ganze Unternehmen. Geringeres Fehlerrisiko, schnellere Prozesse und lückenlose Transparenz schaffen Entlastung bei gleichzeitig mehr Effizienz im Arbeitsalltag. Unternehmen, die jetzt in eine Field Service Management Software investieren, legen außerdem die Basis für kommende gesetzliche Vorgaben. Denn es ist nur eine Frage der Zeit, bis die digitale Arbeitszeiterfassung kommen wird. Und bis es soweit ist, profitiert das Serviceteam bereits von optimierten Serviceprozessen.
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Was versteht man unter digitaler Arbeitszeiterfassung?
Digitale Arbeitszeiterfassung bezeichnet die elektronische Erfassung von Arbeitszeiten über Software, Apps oder Terminals. Sie ersetzt analoge Methoden wie Stundenzettel oder Excel-Listen und ermöglicht eine automatische, fehlerfreie Datenübertragung in Drittsysteme.
Welche Vorteile hat digitale Arbeitszeiterfassung gegenüber Stundenzetteln?
Digitale Lösungen wie eine Field Service App sparen Zeit und reduzieren das Fehlerrisiko durch manuelle Datenübertragung. Denn im Gegensatz zu Stundenzetteln entfällt bei digitaler Arbeitszeiterfassung in der Regel die doppelte Datenerfassung.
Ist digitale Arbeitszeiterfassung in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben?
Aktuell noch nicht. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts sowie die geplante Anpassung des Arbeitszeitgesetzes legen aber nahe, dass eine entsprechende Pflicht kommen wird.
Welche Methoden zur Arbeitszeiterfassung gibt es für Servicetechniker?
Zu den am häufigsten genutzten Methoden zählen Stundenzettel, analoge und digitale Stempeluhren, Excel-Tabellen und Field Service Apps.
Welche Risiken müssen bei digitaler Arbeitszeiterfassung berücksichtigt werden?
Der Verlust von Smartphones oder Tablets zählt ebenso zu den möglichen Risiken wie ein Hackerangriff auf die genutzte Software. Durch eine gute IT-Sicherheit lassen sich diese Risiken jedoch minimieren.
