Analoge vs. digitale Arbeitszeiterfassung: Was ist die beste Wahl für Servicetechniker?

Die Erfassung von Arbeitszeiten gehört ebenso zu den Aufgaben eines Servicetechnikers, wie die täglichen Reparatur- und Instandhaltungsdienstleistungen. Damit der Außendienst seine gesamte Konzentration sowie den Großteil seiner Zeit auf Letztere fokussieren kann, muss die Arbeitszeiterfassung im technischen Außendienst möglichst einfach und mit wenig Aufwand von statten gehen. Für Unternehmen stellt sich daher nun die Frage: Was ist das passende Zeiterfassungssystem für meine Servicetechniker? Aus diesem Grund schauen wir uns die Vor- und Nachteile der analogen und digitalen Arbeitszeiterfassung im Außendienst einmal näher an.

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Von den Anfängen des Arbeitszeitgesetztes bis zur digitalen Arbeitszeiterfassung

Seit im Jahr 1994 das Arbeitszeitgesetz in Deutschland eingeführt wurde, sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Regularien dieses Gesetzes einzuhalten. Konkret bedeutet das, dass die eigenen Arbeitnehmer die gesetzlich vorgegebenen maximalen Arbeitszeiten nicht dauerhaft überschreiten dürfen und Vorgaben hinsichtlich Pausen und Überstunden befolgt werden. Primär dient das Arbeitszeitgesetz somit dem Schutz der Mitarbeitenden. Um diesen Schutz jedoch gewährleisten zu können, müssen Unternehmen die täglichen Arbeitszeiten ihrer Belegschaft überprüfen – und das wiederum erfordert eine detaillierte Arbeitszeiterfassung -und -dokumentation.

L-mobile, digitale Arbeitszeiterfassung auf dem Tablet mit einer App, Servicetechniker im Einsatz

Während vor dreißig Jahren der Stundenzettel hoch im Kurs stand, setzt sich heute vielerorts die digitale Arbeitszeiterfassung immer stärker durch. Auch im After-Sales-Service wird in vielen Unternehmen darüber diskutiert, welche Vorteile eine digitale Arbeitszeiterfassung gegenüber analogen Prozessen letzten Endes bieten kann. Denn vor allem im Außendienst kämpfen Servicetechniker häufig mit einem hohen administrativen Arbeitsaufwand, wenn es um die Erfassung von Arbeitszeiten und Serviceberichten geht. Ob nun eine analoge oder digitale Arbeitszeiterfassung sinnvoller für den After-Sales-Service ist, hängt letzten Endes von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Kosten für die Anschaffung einer digitalen Lösung. Ein wichtiger Aspekt, der dabei ebenfalls nicht vergessen werden sollte, sind die gesetzlichen Vorgaben – sowohl bestehende als auch zukünftig anstehende Neuerungen.

Digitale Arbeitszeiterfassung in der Praxis: So funktioniert eine mobile Service App

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Ist die digitale Arbeitszeiterfassung die Zukunft? Neuerungen des Arbeitszeitgesetzes in Planung

Nachdem das Bundesarbeitsgericht (BAG) 2022 das Urteil über die Erfassung der kompletten Arbeitszeit von jedem einzelnen Mitarbeitenden – inklusive Pausenzeiten, Überstunden oder Sonn- und Feiertagsarbeit – gefällt hat, hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) ein Jahr später einen Entwurf für einige Neuerungen des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Einige der geplanten Änderungen könnten dafür sorgen, dass sich Unternehmen dringend mit der digitalen Arbeitszeiterfassung und generell der Digitalisierung des technischen Außendienstes und des After-Sales-Services auseinandersetzen sollten.

Digitale Arbeitszeiterfassung wird zur Pflicht

Während das BAG Urteil bisher keine Vorgaben hinsichtlich analoger oder digitaler Arbeitszeiterfassung enthielt, soll sich das mit dem neuen Gesetzesentwurf voraussichtlich ändern. Eine elektronische Datenerfassung könnte dann für Arbeitgeber verpflichtend werden.

Zweijährige Aufbewahrungspflicht

Die erfassten Daten der Mitarbeitenden müssen in digitaler Form während des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert werden. Allerdings ist die Dauer auf maximal zwei Jahre begrenzt.

Wie die Bundesregierung im Juli 2024 in einer kurzen Pressemitteilung schrieb, ist aktuell noch nicht absehbar, wann das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung tatsächlich umgesetzt werden wird. Dennoch ist klar: In Zukunft werden Servicetechniker, Disponenten und alle anderen Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten voraussichtlich digital erfassen müssen. Daher kann es nicht schaden, wenn sich Serviceteams bereits heute mit dieser Thematik beschäftigen.

Analoge und digitale Arbeitszeiterfassung im Vergleich: Was ist die beste Wahl für Servicetechniker?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Arbeitszeit von Mitarbeitenden zu erfassen. Doch nicht alle dieser Zeiterfassungssysteme eignen sich für den Einsatz im technischen Außendienst. Servicetechniker benötigen eine einfache und mobile Lösung, die wenig Zeit in Anspruch nehmen sollte. Generell ist es für die Effizienz des gesamten Serviceprozesses hilfreich, den administrativen Aufwand der Zeiterfassung möglichst gering zu halten. Digitalisierung scheint hier unausweichlich. Aber ist digitale Arbeitszeiterfassung wirklich gleich digitale Arbeitszeiterfassung? Und: Ist sie am Ende überhaupt die beste Wahl für Servicetechniker?

Stundenzettel Hardware Excel Service App

Der Stundenzettel: Arbeiten ohne digitale Arbeitszeiterfassung

L-mobile, zeitaufwändige Digitalisierung von Stundenzetteln im After-Sales-Service

Er ist der Klassiker der Arbeitszeiterfassung. Alles, was Servicetechniker für die Arbeit mit einem Stundenzettel benötigen, ist im Prinzip ein Blatt Papier und ein Stift. Die geleisteten Arbeitszeiten werden nach einem Serviceeinsatz von Hand dokumentiert. Dafür notiert der Servicetechniker sich den Beginn und das Ende seiner Arbeit. Der fertige Stundenzettel wird dann dem Innendienst übergeben, um dort sowohl die Rechnungsstellung an den Kunden als auch die Lohnbuchhaltung durchzuführen.

Da Servicetechniker in der Regel nicht täglich ins Büro fahren, sammeln sie häufig die Stundenzettel mehrerer Tage. Diese werden dann in einem mehr oder weniger regelmäßigen Rhythmus im Innendienst abgegeben. Im Innendienst werden die Stundenzettel dann digitalisiert. Häufig werden die Daten dafür in Excel übertragen, weshalb es sich auch beim Stundenzettel nicht zwingend um eine rein analoge Arbeitszeiterfassung handelt.

Vorteile

Stundenzettel sind eine kostengünstige Möglichkeit zur analogen Arbeitszeiterfassung.
Die Nutzung ist sehr einfach und erfordert praktisch keine Einarbeitung.
Servicetechniker sind nicht von einer Software oder Hardware abhängig.
Das Ausfüllen von Stundenzetteln ist jederzeit und an jedem Ort möglich.

Nachteile

Das Arbeiten mit Stundenzetteln ist mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden. Sowohl das Ausfüllen als auch die manuelle Übertragung der Daten in Excel oder ein anderes System kosten Serviceteams sehr viel Zeit.
Die analog erfassten Daten müssen digitalisiert werden, um beispielsweise Rechnungen für Kunden erstellen zu können. Die Fehlerquote bei einer solchen manuellen Datenübertragung ist hoch.
Alle Stundenzettel müssen in Ordnern abgeheftet werden. Nicht nur das Abheften ist extrem zeitaufwändig, auch das Suchen nach alten Dokumenten wird zur Mammutaufgabe.
Es besteht permanent die Gefahr, dass Stundezettel verloren gehen.
Bis ein Stundenzettel im Innendienst ankommt können Tage oder Wochen vergehen. Dadurch werden Serviceprozesse erheblich verzögert.

Hardwarelösungen: Von der analogen Stechuhr bis zum Terminal für digitale Arbeitszeiterfassung

L-mobile, digitale Arbeitszeiterfassung kombiniert mit Zugangskontrolle durch RFID-Chip

Neben Stift und Papier sowie verschiedener Software können auch Hardwarelösungen zur Arbeitszeiterfassung zum Einsatz kommen. Dabei werden in Unternehmen vor allem zwei Lösungen präferiert: Die analoge Stechuhr bzw. Stempeluhr und die digitale Stechuhr in Form eines Terminals.

Das Prinzip der beiden Hardwarelösungen ist dasselbe. Mitarbeitende dokumentieren den Beginn und das Ende ihrer Arbeitszeit, indem sie sozusagen über das Tool ein- und auschecken. Auch Pausenzeiten können so erfasst werden. In der Regel werden sowohl die Stechuhr als auch das Terminal am Haupteingang des Unternehmensgebäudes aufgestellt. Zur Nutzung einer analogen Stechuhr wird eine Plastikkarte in die Uhr gesteckt und abgestempelt. Bei einem Terminal mit integrierter Software zur digitalen Arbeitszeiterfassung werden in der Regel RFID-Chips gescannt. Optional können diese Terminals mit einer Zugangskontrolle kombiniert werden. Mit Hilfe eines Fingerabdrucksensors kann dann sowohl die Arbeitszeit erfasst als auch der Zugang zum Gebäude erbeten werden.

Vorteile

Sowohl die analoge als auch die digitale Stechuhr sind einfach zu bedienen.
Terminals ermöglichen eine digitale Arbeitszeiterfassung, bei der die Mitarbeitenden ihre Zeiten direkt im Terminal einsehen können.
Die Fehlerquote bei der Erfassung über Terminals ist recht niedrig.

Nachteile

Erfasste Arbeitszeiten mit Hilfe analoger Stechuhren müssen regelmäßig digitalisiert und nachbearbeitet werden. Das kostet die Personalabteilung viel Zeit.
Die manuelle Datenübertragung bei analogen Stechuhren ist wie auch bei Stundenzetteln mit einer hohen Fehlerquote verbunden.
Die Kosten für Terminals und die nötigen RFID-Chips für alle Mitarbeitenden sind recht hoch.
Da beide Hardwarelösungen nur im Bürogebäude installiert sind, müssten Servicetechniker jeden Morgen und jeden Abend im Büro vorbeikommen, um ein- bzw. auszustempeln. Das ist mit einem enormen zeitlichen Mehraufwand verbunden.
Sowohl „normale“ Karten als auch RFID-Chips oder -Karten können, genau wie ein Stundenzettel, leicht verloren gehen.

Excel: Der Klassiker in Sachen digitale Arbeitszeiterfassung

L-mobile, digitale Arbeitszeiterfassung in Excel im Innendienst

Tabellenprogramme wie Excel zählen wohl zu den ersten Formen der digitalen Arbeitszeiterfassung. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen setzen auch heute noch vermehrt auf diese Art der Arbeitszeiterfassung. Dabei werden individuell zum Unternehmen passende Tabellenvorlagen erstellt, in denen die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten erfassen können. Während die Arbeitszeiterfassung im Innendienst problemlos direkt in Excel umgesetzt werden kann, ist das für Servicetechniker nicht so einfach. Daher wird die digitale Arbeitszeiterfassung in Excel speziell im Außendienst oft dennoch mit klassischen Stundenzetteln kombiniert. Diese Daten werden dann anschließend entweder vom Servicetechniker selbst oder vom Innendienst in Excel übertragen.

Vorteile

Excel ermöglicht eine nahezu vollständige und einfache digitale Arbeitszeiterfassung für alle Mitarbeitenden.
Im Vergleich zu Terminals ist Excel eine äußerst kostengünstige Alternative, da die meisten Unternehmen in der Regel sowieso die Softwarelösungen von Microsoft verwenden.
Vorlagen zur Zeiterfassung können individuell gestaltet werden.

Nachteile

Da Servicetechniker viel unterwegs sind, können sie nicht immer sofort auf eine Excel-Tabelle zugreifen. Mobile Zeiterfassung ist nur schwer möglich.
Da Servicetechniker meist dennoch auf Stundenzettel angewiesen sind, müssen auch hier die Daten manuell übertragen werden. Diese doppelte Arbeit kostet viel Zeit.
Die manuelle Datenerfassung ist außerdem anfällig für Fehler bei der Datenübertragung.
Es fehlt an einer zuverlässigen Kontrolle der erfassten Arbeitszeiten.
Die Arbeit mit Excel kann sehr kompliziert sein, weshalb häufig eine Schulung der Mitarbeitenden nötig ist.

Field Service Management Software: Mobile und digitale Arbeitszeiterfassung via App

L-mobile, digitale Arbeitszeiterfassung auf dem Tablet mit Service App, Servicetechniker auf einem Serviceeinsatz

Viele Unternehmen nutzen im After-Sales-Service eine Field Service Management Software. Diese bietet dem technischen Außerdienst meist eine integrierte Service App, um Serviceeinsätze beim Kunden vor Ort effizient abzuwickeln. Zu den Funktionen der App zählt unter anderem eine digitale Arbeitszeiterfassung. Servicetechniker können dazu ihre Arbeitszeiten für jeden Einsatz mit wenigen Klicks mobil dokumentieren. Eine Start-Stopp-Automatik funktioniert ähnlich wie eine Stechuhr: Sie wird zu Beginn der Arbeit betätigt und nach einem abgeschlossenen Einsatz gestoppt. Der Unterschied liegt darin, dass die erfassten Daten bereits digital und zentral in der Field Service Management Software vorliegen.

Vorteile

Die digitale Arbeitszeiterfassung in einer App ist sehr einfach und kostet die Servicetechniker oft nur wenige Sekunden.
Eine App kann überall genutzt werden, wodurch auch die Arbeitszeiten problemlos mobil erfasst werden können. Verfügt die App über einen Offline Modus können Daten sogar ohne Internetverbindung gespeichert werden.
Die digital erfassten Arbeitszeiten werden automatisch in der Servicelösung verarbeitet, für einen digitalen Servicebericht genutzt und an den Innendienst übermittelt. Das spart Zeit und beschleunigt den Serviceprozess.
Als Teil einer Field Service Management Software ist die App und alle dort verfügbaren Daten in den gesamten Serviceprozess integriert. Das sorgt für eine durchgängige Transparenz im After-Sales-Service.
Rechnungen an den Kunden können deutlich schneller erstellt werden, da Arbeitszeiten innerhalb kürzester Zeit im Innendienst vorliegen.
Der medienbruchfreie Prozess der digitalen Arbeitszeiterfassung verhindert menschliche Fehler bei der manuellen Datenübertragung.
Da Field Service Management Software an weitere Drittsysteme angebunden werden kann, lassen sich die digitalen Daten problemlos weiterverwenden, zum Beispiel zur Lohnbuchhaltung.

Nachteile

Jeder Servicetechniker benötigt eigene vom Unternehmen bereitgestellte Hardware in Form eines Smartphones oder Tablets.
Servicetechniker könnten sich in ihrer Arbeit stark überwacht fühlen, was die Arbeitsmotivation und das Vertrauen in den Arbeitgeber mindern könnte. Hier gilt es als Unternehmen mit einer offenen und transparenten Kommunikation entgegenzusteuern.
Softwarelösungen zur digitalen Arbeitszeiterfassung können der Gefahr durch Cyberangriffe und Manipulation ausgesetzt sein. In Zeiten der Digitalisierung sollte eine starke IT-Sicherheit im Field Service Management bzw. dem gesamten Unternehmen allerdings sowieso zu den Basics gehören.
Auch die digitale Arbeitszeiterfassung ist nicht vor Fehlern geschützt. Systemabstürze oder ein Datenverlust können problematische Folgen haben. Mit einem guten Back-up-Konzept lassen sich hierfür jedoch gute Vorkehrungen treffen.

Fazit: Digitale Arbeitszeiterfassung mit einer Field Service Management Software überzeugt im Außendienst

Unabhängig davon, ob die digitale Arbeitszeiterfassung in den kommenden Jahren zur Pflicht wird, überzeugt die elektronische Datenerfassung mit Hilfe einer Service App im After-Sales-Service bereits heute. Im Gegensatz zu analogen Zeiterfassungssystemen wie dem Stundenzettel oder der Stechuhr und selbst gegenüber der digitalen Konkurrenz kann eine Field Service Management Software mit zahlreichen Vorteilen punkten. Darüber hinaus bietet sie dem Kundenservice eine Möglichkeit zur ganzheitlichen Digitalisierung der Serviceprozesse: Von der Auftragsbearbeitung über die automatisierte Einsatz- und Tourenplanung bis hin zur digitalen Arbeitszeiterfassung.

Wie so ein digitaler und mobiler Serviceprozess in der Praxis aussehen kann, können Sie in unserem kostenlosen On Demand Webcast erleben. Wir zeigen Ihnen, mit welchen Funktionen die Field Service Management Software L-mobile service Ihren After-Sales-Service unterstützen kann – und vor allem, wie Ihre Servicetechniker einfach, mobil und digital ihre Arbeitszeiten erfassen können.

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