Stundenzettel im Field Service digitalisieren: 4 Gründe, die dafürsprechen

Eine vollständige, transparente und natürlich korrekte Erfassung von Arbeitszeiten während eines Serviceeinsatzes ist das A und O für eine korrekte Rechnungsstellung im Field Service Management. Darüber hinaus ist die Arbeitszeiterfassung mit dem guten alten Stundenzettel noch aus zahlreichen weiteren Gründen aus vielen Serviceunternehmen nicht wegzudenken – und das, obwohl ein traditioneller Stundenzettel auf Papier so einige Probleme verursachen kann. Doch was, wenn es eine Lösung gibt, mit der diese Probleme im Handumdrehen gemeistert werden können? Wir erklären, wieso die Digitalisierung von Stundenzetteln und Prozessen im Field Service für Unternehmen äußerst sinnvoll sein kann.

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Was ist ein Stundenzettel?

Ein Stundenzettel bezeichnet ein Dokument, in dem Arbeitnehmer ihre geleistete Arbeitszeit dokumentieren. Ursprünglich wurden diese Nachweise ganz klassisch auf Papier festgehalten. Inzwischen wird der traditionelle Stundenzettel allerdings längst nicht mehr nur von Hand geschrieben, sondern kann auch digital erfasst werden. Auf dem Stundenzettel werden täglich Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeiten genau und gewissenhaft dokumentiert. Dafür haben Arbeitnehmer sieben Tage Zeit, bevor sie den Stundenzettel in der Personalabteilung einreichen müssen. Hier wird anschließend überprüft, ob die vorgeschriebenen Pausen- und Arbeitszeiten eingehalten wurden oder ob Überstunden angefallen sind. Auf dieser Grundlage können dann am Monatsende unter anderem die korrekten Gehaltsauszahlungen durchgeführt werden.

Speziell im Field Service Management dienen Arbeitsnachweise auf Stundenzetteln bzw. in Rapportzetteln oder Serviceberichten jedoch häufig noch einem anderen Zweck: Der Rechnungsstellung an den Kunden. Nach einem abgeschlossenen Serviceeinsatz dokumentieren Servicetechniker in der Regel detailliert ihre Arbeitszeiten, die durchgeführten Maßnahmen sowie sämtliches für eine Reparatur oder Wartung benötigtes Material in einem Servicebericht. Zurück im Innendienst übergeben sie ihren Servicebericht den Servicekollegen zur Nachbearbeitung. Diese prüfen die Daten und erstellen auf deren Basis die Rechnung an den Kunden.

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Gut zu wissen: Nachweispflicht von Arbeitszeiten

Deshalb sind Stundenzettel oder Zeiterfassungssysteme so wichtig für Unternehmen

2019 wurde in einem EuGH-Urteil beschlossen, dass die Arbeitszeiterfassung in einem objektiven System in Unternehmen innerhalb der EU verpflichtend ist. Das bedeutet, dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass alle Mitarbeiter ihre täglichen Arbeitszeiten dokumentieren. Auch in Deutschland gilt seit dem BAG-Urteil im September 2022 die Pflicht zur Dokumentation von Arbeitszeiten – doch bis heute steht einerseits eine schriftliche Urteilsbegründung und andererseits eine Anpassung des Arbeitszeitgesetztes noch aus.

Dennoch ist unter einigen Umständen die Erfassung von Arbeitszeiten, sei es nun in Form eines Stundenzettels oder in einer anderweitigen schriftlichen Form, in Unternehmen verpflichtend. Das gilt einerseits für Unternehmen, in denen Mehrarbeit geleistet wird. Denn Unternehmen sind gemäß § 16 Absatz 2 des ArbZG verpflichtet, Überstunden der eigenen Mitarbeiter zu dokumentieren. Des Weiteren sind auch geringfügig Beschäftigte, abgesehen von Minijobbern im Privathaushalt, verpflichtet einen schriftlichen Stundennachweis zu erfassen. Zu guter Letzt dient die Arbeitszeiterfassung in einigen Wirtschaftszweigen der Bekämpfung von Schwarzarbeit. In den entsprechenden Branchen, die im §2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes aufgeführt sind, ist die Dokumentation eines schriftlichen Arbeitsnachweises verpflichtend. Darüber hinaus müssen Stundenzettel oder anderweitige Zeitnachweise für mindestens zwei Jahre im Unternehmen aufbewahrt werden.

Welche Vorteile die Arbeitszeiterfassung für Unternehmen hat

Eindeutige Rechtssicherheit
Dank der im Stundenzettel erfassten Arbeitszeiten können Unternehmen nachweisen, dass sie die Mitarbeiter ihres Serviceteams – und selbstverständlich auch alle weiteren Arbeitnehmer – gemäß den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes beschäftigen.
Korrekte Abrechnung von Serviceeinsätzen
Anhand der erfassten Arbeitszeiten eines Servicetechnikers beim Kunden vor Ort, können Unternehmen ihren Kunden die getätigten Maßnahmen korrekt und vollständig in Rechnung stellen.
Transparenz in Sachen Arbeits- und Abwesenheitszeiten
Sowohl geleistete Mehrarbeit als auch Fortbildungsmaßnahmen oder anderweitige Abwesenheiten eines Arbeitnehmers sind im Stundenzettel übersichtlich einsehbar. So behalten Serviceleiter jederzeit den Überblick über die Zeiten ihrer Servicemitarbeiter.
Erleichterte Ressourcenplanung
Zu wissen, ob ein Servicetechniker Überstunden abbauen muss oder bald auf einer Fortbildung ist kann dabei helfen, die Ressourcenplanung zu optimieren und anzupassen.
Vereinfachte Buchhaltung
Werden sämtliche Arbeitszeiten der Servicemitarbeiter transparent und detailliert erfasst, kann die Lohnabrechnung einfacher realisiert werden. Werden Stundenzettel außerdem digital dokumentiert, stehen die Daten häufig automatisch im System zur Verfügung, wodurch die Buchhaltung noch effizienter werden kann.

Welche Inhalte sollte ein Stundenzettel für den technischen Außendienst im Field Service enthalten?

Name des Technikers

Zur Zuordnung der Arbeitszeit zum zuständigen Servicetechniker, sollte der Stundenzettel den Namen des Technikers enthalten.

Datum & Einsatzort

Eine vollständige Dokumentation beinhaltet immer das Datum sowie den Einsatzort. Besucht ein Servicetechniker am Tag mehrere Kunden, müssen die Arbeitszeiten den entsprechenden Serviceberichten zugeordnet werden.

Daten zum Serviceeinsatz

Eine Zusammenfassung der nötigen Arbeitsschritte des Einsatzes sorgt für mehr Transparenz im Stundenzettel. Arbeitszeiten können so noch besser den jeweiligen Arbeitsschritten zugeordnet werden.

Beginn & Ende der Arbeitszeit

Der Servicetechniker sollte stets die genauen Uhrzeiten erfassen, zu denen er mit seiner Arbeit beginnt und diese wieder beendet.

Pausen & Anfahrtszeiten

Jeder Techniker muss Pausen einlegen. Diese müssen ebenso im Stundenzettel dokumentiert werden, wie die eigentliche Arbeitszeit. Auch sämtliche Fahrzeiten eines Servicetechnikers sollten erfasst werden.

Gesamtarbeitszeit

Am Ende muss die Gesamtarbeitszeit des Technikers bei einem Serviceeinsatz im Stundenzettel festgehalten werden. Pausenzeiten werden nicht einberechnet, diese zählen laut ArbZG §2 Absatz 1 nicht zur Arbeitszeit.

Unterschrift des Technikers

Abschließend muss der Techniker den Stundenzettel unterschreiben. Ein Servicebericht oder Rapportzettel benötigt in der Regel nach Fertigstellung außerdem die Unterschrift des Kunden.

Serviceeinsätze werden von Servicetechnikern in der Regel vollständig in einem Rapportzettel bzw. einem Servicebericht dokumentiert. Daher kann es sinnvoll sein, diesen Bericht direkt als Stundenzettel zu nutzen. Das hat außerdem den Vorteil, dass neben den erfassten Arbeitszeiten direkt weitere Informationen im Zusammenhang mit dem durchgeführten Einsatz dokumentiert werden können. Hierzu zählen beispielsweise benötigte Materialien, durchgeführte Arbeitsschritte und Checklisten oder Notizen. Damit ein Servicebericht wie ein Stundenzettel genutzt werden kann, sollten einige wichtige Informationen stets von den Servicetechnikern erfasst werden.

Warum Stundenzettel auf Papier zum Problem werden können

Auch wenn der traditionelle Stundenzettel viele Servicemitarbeiter sicherlich seit Beginn ihrer Karriere begleitet, so ist eine analoge Arbeitszeiterfassung auf Papier heute in Zeiten von Digitalisierung nicht mehr zeitgemäß. Dennoch scheint der klassische Stundenzettel gerade für kleine und mittelständische Unternehmen auf den ersten Blick noch immer eine einfache und kostengünstige Option zur Arbeitszeiterfassung zu sein. Die Handhabung eines Stundenzettels ist sehr einfach, Mitarbeiter müssen sich keiner zeitintensiven Einarbeitung unterziehen. Außerdem fallen keine Investitionskosten für die Einführung und Nutzung einer komplexen Softwarelösung an. Doch bei genauerer Betrachtung überwiegen die Nachteile beim Erstellen eines Stundenzettels mit Stift und Papier diese scheinbaren Vorteile bei weitem. Darüber hinaus lassen sich im Field Service Management nicht nur Stundenzettel mit Hilfe einer Field Service Management Software digitalisieren, sondern umfassende Optimierungen entlang des gesamten Serviceprozesses erzielen, wodurch am Ende noch mehr Zeit und Kosten eingespart werden können.

Nachteile eines analogen Stundenzettels

Erhöhter Arbeits- und Zeitaufwand

Analog erfasste Stundenzettel müssen im Nachgang meist digitalisiert werden. Das ist ein enormer administrativer Aufwand. Somit kostet eine scheinbar schnelle Arbeitszeiterfassung am Ende mehr Zeit als nötig.

Hohe Fehleranfälligkeit

Unleserliche Handschriften, unsauber ausgefüllte Formulare, verloren gegangene Stundenzettel – es gibt viele Faktoren, die eine vollständige Dokumentation von Arbeitszeiten unmöglich machen. Somit steigt das Risiko, dass wichtige Daten verloren gehen.

Verzögerte Prozesse

Bis ein Servicetechniker seine analog dokumentierten Stundenzettel im Innendienst abgibt, können manchmal mehrere Tage vergehen. Das verzögert den Serviceprozess und verhindert eine zeitnahe Abrechnung des Serviceeinsatzes beim Kunden.

Zusammenspiel mit Softwarelösungen nicht möglich

Ein Stundenzettel auf Papier ist nicht in der Lage, seine Daten mit den eingesetzten Softwarelösungen eines Unternehmens zu teilen. Egal ob ERP-System, CRM-System oder HR-Lösung: Die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur ist nicht möglich.

Stundenzettel im technischen Außendienst mit Field Service Management Software digitalisieren

Analoge Stundenzettel hatten viele Jahre lang ihre Berechtigung und waren ein sinnvolles und notwendiges Hilfsmittel, um Arbeitszeiten im technischen Außendienst des Field Service zu erfassen. Heute sind Servicedienstleister dank der voranschreitenden Digitalisierung jedoch in der Lage, zahlreiche Prozesse im Field Service Management zu überdenken und zu optimieren. Der Schlüssel für eine ganzheitliche Digitalisierung dieser Prozesse liegt unter anderem im Einsatz einer Field Service Management Software. Eine solche professionelle Servicelösung sorgt dafür, dass Serviceorganisationen die verschiedensten Aufgaben und Arbeitsschritte im Field Service Management digital, effizient und teilweise automatisiert abwickeln können: Vom Stammdaten- und Auftragsmanagement, über eine digitale Einsatz- und Tourenplanung bis hin zur Nutzung einer mobilen Service App mit Zugriff auf alle Servicedaten im technischen Außendienst.

Genau diese mobile Service App ist es, dank der Servicetechniker die benötigten Stundenzettel für ihren Arbeitsnachweis ganz einfach und bequem digital erfassen können. Über eine Service App haben die Techniker Zugriff auf alle Serviceeinsätze und deren zugehörige Informationen, die ihnen durch die Disposition zugeteilt wurden. Hierzu zählen unter anderem die Kundendaten, die Namen der Ansprechpartner beim Kunden vor Ort, Informationen bezüglich der Maschine oder des Geräts, das es zu reparieren gilt sowie eine detaillierte Historie sämtlicher vorangegangener Einsätze. Anhand dieser Daten können Servicetechniker die nötigen Arbeitsschritte schnell und effizient durchführen und den Auftrag erfolgreich abschließen.

Bereits während des Einsatzes können die Techniker die Arbeitszeit, die sie für die einzelnen Arbeitsschritte benötigt haben, in der Service App dokumentieren. Das reduziert das Fehlerrisiko bei der Arbeitszeiterfassung und der Erstellung des abschließenden Serviceberichtes. Denn müsste der Servicetechniker die Daten für den Stundenzettel erst am Ende seines Arbeitstages zusammenschreiben, besteht die Möglichkeit, dass er sich nach einem anstrengenden Tag nicht mehr an alle Einzelheiten erinnern kann.

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Die über die mobile Service App erfassten Arbeitszeiten werden automatisch im zugehörigen Serviceauftrag gespeichert. Zusätzlich können Techniker noch vor Ort beim Kunden die verbrauchten Materialien notieren und durch das Ausfüllen einer Checkliste die Arbeitsschritte im Einsatz dokumentieren. Auch allgemeine Notizen, Fotos oder sogar Videoaufnahmen von Maschinen und Geräten können direkt digital im Serviceauftrag hinterlegt werden. Sobald ein Servicetechniker den Serviceeinsatz in der Service App als abgeschlossen kennzeichnet, generiert die Field Service Management Software umgehend aus all diesen erfassten Informationen automatisch einen vollständigen digitalen Servicebericht. Der Kunde kann den Servicebericht direkt unterschreiben und nachdem auch der Techniker seine Unterschrift unter das Dokument gesetzt hat, ist der Einsatz erfolgreich abgeschlossen.

Der erstellte Servicebericht dient dem Servicetechniker nun gleichzeitig als digitaler Stundenzettel, mit dem er seinen Arbeitsnachweis erbringen kann. Dank der digitalisierten Serviceprozesse steht das Dokument bereits Sekunden nach Fertigstellung dem Service Innendienst zur Nachbearbeitung zur Verfügung. So kann die Rechnung an den Kunden zeitnah erstellt und die erfassten Arbeitszeiten im digitalen Stundenzettel bzw. dem Servicebericht transparent und zentral abgespeichert werden.

Digitale Stundenzettel in der Praxis: So nutzen Sie eine mobile Service App im Einsatz

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Von der Erfassung und Verwaltung von Serviceaufträgen, über die Einsatzplanung mit einer digitalen Plantafel bis hin zur Auftragsabwicklung mit der mobilen Service App und anschließendem Reporting.
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4 Gründe für die Digitalisierung von Stundenzetteln im technischen Außendienst mit Field Service Management Software

#1 Digitale Stundenzettel beschleunigen Serviceprozesse

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Durch die Digitalisierung lässt sich nicht nur die Arbeitszeiterfassung vereinfachen, sondern auch die Durchführung von Serviceprozessen deutlich beschleunigen. Wo der Service Innendienst früher manchmal tagelang auf den Servicebericht eines Servicetechnikers warten musste, können digitale Stundenzettel in Form von digitalen Serviceberichten heute nahezu in Echtzeit abgerufen werden. Daten müssen anschließend nicht mehr mühsam manuell digitalisiert werden, sondern sind direkt zentral für die zuständigen Servicemitarbeiter verfügbar. Anstatt innerhalb mehrerer Wochen kann die Rechnungsstellung für den abgeschlossenen Einsatz so innerhalb weniger Stunden erfolgen.

#2 Digitale Stundenzettel reduzieren das Fehlerrisiko und erhöhen die Transparenz

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Wer kennt es nicht: So ein Blatt Papier kann im turbulenten Alltag eines Servicetechnikers schnell mal verloren gehen. Wenn es sich dabei allerdings um einen Stundenzettel handelt, geht viel mehr verloren, als nur etwas Papier. Die fehlende Arbeitszeiterfassung sowie alle weiteren Informationen zum Serviceeinsatz verursachen nicht nur Stress beim Techniker, sondern auch eine Verzögerung im Serviceprozess. Keine Einsatzdaten, keine Grundlage für die Rechnung an den Kunden.

Indem Stundenzettel bzw. Serviceberichte von Servicetechnikern mit Hilfe einer Field Service Management Software digital und mobil bereits am Einsatzort erfasst werden, lässt sich dieser und weitere Fehler bei der Dokumentation von Serviceeinsätzen und Arbeitszeiten vermeiden. Stundenzettel können nicht mehr verloren gehen, da sie direkt im System erfasst werden. Gleichzeitig bedeutet das auch, dass das Risiko von Tippfehlern bei einer manuellen Übertragung von Daten eines analogen Stundenzettels komplett entfällt – denn die Daten liegen ja bereits digital vor. Auch die Gefahr, dass Servicetechniker am Ende eines Arbeitstages nicht mehr genau wissen, wann sie was, wo und wie lange gearbeitet haben ist hinfällig, da alle Informationen bereits vor Ort beim Kunden dokumentiert werden können.

Mit dem Einsatz einer Field Service Management Software und der Möglichkeit, digitale Stundenzettel in Form von Serviceberichten zu nutzen, kann darüber hinaus die Transparenz im Field Service erhöht werden. Sowohl der Serviceleiter als auch der zuständige Servicetechniker haben im hinterlegten Serviceauftrag jederzeit Zugriff auf die erfassten Informationen des Serviceberichtes. Diese sind nicht nur zu Dokumentationszwecken wichtig, sondern können außerdem dabei helfen, Arbeitsabläufe und die Tourenplanung zu optimieren.

#3 Mehr Flexibilität dank digitaler Stundenzettel

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Bis die Arbeitszeiterfassung eines Serviceeinsatzes mit dem klassischen Stundenzettel tatsächlich abgeschlossen, also im System des Unternehmens hinterlegt ist, kann viel Zeit vergehen. Darüber hinaus sind die Servicemitarbeiter an starre Prozesse gebunden. Der Stundenzettel wird handschriftlich erfasst und anschließend vom Innendienst manuell am PC digitalisiert. Gerade für Servicetechniker, die ständig im Außendient tätig sind oder Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, kann das die Arbeitszeiterfassung unnötig komplex machen.

Mit digitalen Stundenzetteln und Serviceberichten können Arbeitsnachweise dagegen viel flexibler erfasst, eingereicht und gespeichert werden – egal ob in der Zentrale, zu Hause oder unterwegs beim Kunden. Über eine Service App lassen sich Arbeitszeiten mobil erfassen, der Einsatz einer webbasierten Field Service Management Software ermöglicht außerdem einen ortsunabhängigen Zugriff auf alle Informationen und eine flexible Erfassung von Daten, auch aus dem Homeoffice.

#4 Zeit ist Geld: Kosten sparen mit digitalen Stundenzetteln

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All die Prozessoptimierungen, die sich aus der Digitalisierung von Stundenzetteln ergeben, resultieren am Ende in einer erheblichen Kosteneinsparung für Serviceunternehmen. Arbeitszeit, die früher mit der langwierigen administrativen Bearbeitung von analogen Stundenzetteln und Berichten verschwendet wurde, kann nun für andere Aufgaben genutzt werden. Servicetechniker sparen durch die mobile Datenerfassung Zeit, in der sie nun vielleicht einen zusätzlichen Einsatz abwickeln können. So kann die wertvollste Ressource eines Unternehmens, die Mitarbeiter, sinnvoll und deutlich ressourcenoptimierter eingesetzt werden, als zuvor.

Darüber hinaus entfällt der Bedarf an Papier für die Stundenzettel. Einerseits kann so das ewige Papierchaos in Aktenordnern und -schränken endlich besiegt werden. Andererseits sparen Unternehmen einiges an Geld, das sonst für die Beschaffung von Papier benötigt werden würde. Gleichzeitig ist die Einführung von digitalen Stundenzetteln ein weiterer Schritt in Richtung papierloses Arbeiten, was letzten Endes auch unserer Umwelt guttut.

Fazit: Mit digitalen Stundenzetteln die Prozesse im Field Service Management optimieren

Der Umstieg von analogen Stundenzetteln hin zu umfassenden und digitalisierten Serviceberichten ist im Field Service Management ein sinnvoller Schritt, um die Arbeitszeiterfassung zu vereinfachen, zu beschleunigen und effizienter zu gestalten. Mit Hilfe einer Field Service Management Software lässt sich dabei nicht nur die Digitalisierung der Stundenzettel umsetzen, sondern der gesamte Serviceprozess ganzheitlich optimieren. Eine Service App ermöglicht es dem technischen Außendienst, sämtliche Auftragsdaten mobil abzurufen, Serviceeinsätze effizienter durchzuführen und am Ende alles Wichtige für den digitalen Servicebericht direkt am mobilen Endgerät zu erfassen. So kann eine fehlerfreie und vollständige Dokumentation der Arbeitszeiten im Serviceteam realisiert werden.

Darüber hinaus werden Servicetechniker im Außendienst durch die Nutzung einer Field Service Management Software durch weitere Funktionen unterstützt, die unter anderem auch die Zusammenarbeit mit den Kollegen im Innendienst verbessern können. In unserem kostenlosen Whitepaper zeigen wir Ihnen, welche positiven Auswirkungen ein ganzheitlich digitalisierter Serviceprozess auf den technischen Außendienst haben kann, welche Herausforderungen mit einer mobilen Servicelösung gemeistert werden können und welche innovativen Technologien darüber hinaus die Zukunft im Field Service bestimmen könnten.

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