Personaleinsatzplanung
Erfahren Sie, wie Ihnen Digitalisierung dabei helfen kann, Serviceprozesse in der Disposition automatisiert, transparent und effizient zu gestalten
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Digitalisierung ist die Lösung für alles. Nun ja, fast alles. Doch in der Einsatz- und Tourenplanung sind digitalisierte Prozesse tatsächlich ein Schlüssel zum Erfolg. Schauen wir uns einmal an, warum das so ist und wieso Sie und Ihr Serviceteam nicht auf eine digitale Einsatzplanung verzichten sollten.
Den richtigen Servicetechniker zur richtigen Zeit zum richtigen Kunden schicken. Was einfach klingt ist in der Realität eine große Herausforderung. Vor allem, wenn in der Disposition noch mit analogen Tools und ineffizienten Prozessen gearbeitet wird. Zahlreiche Faktoren müssen bei der Personaleinsatzplanung im Field Service berücksichtigt werden. Darunter beispielsweise die Kapazitäten und Fähigkeiten der Techniker. Auch die Verfügbarkeit von Material muss beachtet werden. Ebenso die Erreichbarkeit von Kunden. Und das alles nicht nur für einen, sondern für eine Vielzahl von Einsätzen, die täglich verplant werden müssen. Von den kurzfristigen Änderungen und Notfalleinsätzen ganz zu schweigen.
Eine effiziente, ressourcen- und routenoptimierte Planung des technischen Außendienstes? Mit Aktenordnern, Zettelchaos und analoger Plantafel kaum möglich. Eine digitale Einsatzplanung kann Abhilfe schaffen. Prozesse werden automatisiert. Informationen transparent verwaltet. Die Kommunikation im Serviceteam verbessert. In Summe bildet all das die Basis für eine effiziente Einsatz- und Tourenplanung im Field Service.
Für Ihre Disponenten ist eine ressourcen- und routenoptimierte Planung bei all dem Papierchaos und zahlreichen Medienbrüchen kaum möglich? Erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper, wieso Ihr Team auf eine digitale Einsatz- und Tourenplanung im Kundenservice setzen sollten.
Ab wann ist eine Field Service Management Software sinnvoll?
Wenn wir von digitaler Einsatzplanung sprechen, reden wir von der Arbeit mit einer Field Service Management Software. Doch das ist nicht zwingend nötig. Auch Excel-Tabellen haben sich in vielen Unternehmen etabliert – was genau genommen ebenfalls digitalem Arbeiten entspricht. Excel ist jedoch ein eigenständiges System, das nicht mit einer ganzheitlichen Servicelösung oder Ihrem ERP-System verknüpft ist.
Für kleine Unternehmen kann das völlig ausreichen. Ein bis zwei Mann starke Technikerteams, die nur wenige Serviceeinsätze pro Woche durchführen, lassen sich auch mit einfachen Tabellen koordinieren. Schwieriger wird es allerdings, sobald der Kundenservice wächst. Je größer das Technikerteam und je mehr Serviceeinsätze täglich verplant werden müssen, desto mehr stoßen Excel und Co. an ihre Grenzen. Die wachsende Komplexität in der Einsatz- und Tourenplanung lässt sich ohne Field Service Management Software kaum mehr abdecken. Eine digitale Plantafel kann helfen, den Überblick zu behalten. Außerdem ermöglicht sie eine digitale Einsatzplanung, die automatisiert und ressourcenoptimiert gestaltet werden kann.
Eine digitale Einsatz- und Tourenplanung beschleunigt die Arbeit in der Disposition. Vor allem durch den Einsatz einer Field Service Management Software. Eine digitale Plantafel vereint nicht nur alle Einsatzdaten zu einer transparenten Übersicht. Sie berechnet durch einen intelligenten Algorithmus außerdem innerhalb von Sekunden eine ressourcenoptimierte und automatisierte Einsatzplanung. Als Basis dienen die bereits erwähnten Daten: Zu verplanende Serviceeinsätze, Kundendaten, Verfügbarkeit von Ressourcen, Prioritäten und vieles mehr.
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Manuelle Datenübertragung kostet nicht nur Zeit, sondern stört auch die Produktivität. Fehler bei der Erfassung sind keine Seltenheit. Sie führen zu noch mehr Arbeitsaufwand und Frustration. Mit einer digitalen Plantafel lässt sich eine doppelte Datenerfassung vermeiden. Statt stundenlag Daten zu übertragen, sind alle Daten zentral in der Field Service Management Software zu finden. Durch die Anbindung an Ihr ERP-System können selbst die dort verwaltete Stammdaten genutzt werden.
Weitere Funktionen der digitalen Plantafel können die Produktivität zusätzlich erhöhen. Ein transparentes Skill-Management hilft, personelle Ressourcen gezielt einzusetzen. Ganze Einsatzteams können über eine Teamplanung gesammelt verplant werden – inklusive der Fahrzeuge, Werkzeuge und Materialien. Die fertige Tourenplanung wird am Ende automatisch an den zuständigen Techniker übermittelt, so dass dieser ohne weitere Verzögerungen mit seinen Einsätzen starten kann. Ihr Serviceprozess wird schneller, einfacher und effizienter – und das fördert auch die Servicequalität Ihres Kundenservice.
Eine digitale Einsatz- und Tourenplanung beschleunigt und vereinfacht Prozesse in der Disposition. Das ist nicht nur förderlich für die Effizienz Ihres Kundenservice. Es hat außerdem positive Auswirkungen auf Ihre Mitarbeitenden und Kunden. Papierchaos und fehlende Transparenz sind für Disponenten stressig und zeitaufwändig. Motivation? Fehlanzeige. Durch die Digitalisierung sämtlicher Daten und Prozesse entfallen diese Probleme. Zeitaufwändige und lästige administrative To Dos sind nicht mehr nötig. Benutzerfreundliche Tools zur Einsatzplanung und Kommunikation erleichtern die Arbeit. Ihr Team ist motiviert und findet wieder Freude an der Arbeit.
Ihre Kunden profitieren ebenfalls von einer digitalen Einsatz- und Tourenplanung. Die optimierten Planungsprozesse beschleunigen die Reaktionszeiten Ihres Serviceteams. Serviceeinsätze werden schneller eingeplant, lange Wartezeiten beim Kunden werden vermieden. Servicetechniker erhalten nicht nur innerhalb kürzester Zeit ihre Tourenplanung. Zu jedem Einsatz werden außerdem alle nötigen Informationen übermittelt. So können Reparaturen fehlerfrei abgewickelt werden. Die Erstlösungsrate (First-Time-Fix-Rate) wird verbessert und die Zufriedenheit der Kunden steigt.
Wo früher Berge an Papier nötig waren, genügt heute eine einzige Software. Einsatzinformationen werden nicht mehr ausgedruckt, sondern digital abgerufen. Statt dicker Aktenordner hat jeder Kunde seinen eigenen Stammdatensatz in der Field Service Management Software. Hier sind alle wichtigen Daten zu finden: Adressdaten, Ansprechpartner und Geräte, aber auch die gesamte Servicehistorie.
Auch nach der Einsatzplanung ist das Drucken der geplanten Touren nicht mehr nötig. Alle Informationen werden von der Software automatisch und digital an den technischen Außendienst weitergegeben. Jeder Servicetechniker erhält genau die Daten auf seinem mobilen Endgerät, die für seine Arbeit nötig sind. Dank einer Service App können auch während des Einsatzes alle Daten mobil und digital erfasst werden. Fehler bei der nachträglichen Digitalisierung der Daten werden vermieden. So erhält der Innendienst in Echtzeit die Rückmeldungen des Technikers – ganz ohne Papierchaos und Zettelwirtschaft.
Die digitale Einsatzplanung mit Hilfe einer Field Service Management Software spart Zeit und reduziert Fehler. Disponenten profitieren von einer durchgängigen Transparenz, Techniker werden in Echtzeit mit allen Einsatzdaten versorgt. Automatisierte Prozesse sorgen für eine ressourcenoptimierte Planung. Zettelwirtschaft und Papierchaos gehören der Vergangenheit an, wodurch auch die Kommunikation innerhalb des Serviceteams verbessert wird.
Kurz gesagt: Eine digitale Einsatzplanung sorgt für mehr Effizienz und Produktivität in der Disposition. Dadurch sparen Unternehmen Kosten, steigern die Kundenzufriedenheit und entlasten ihr Serviceteam. Wer langfristige Erfolge im Kundenservice feiern will, kommt an einer Field Service Management Software somit kaum mehr vorbei.
Digitale Prozesse unterstützen Serviceteams dabei, die Herausforderungen des Arbeitsalltags erfolgreich zu meistern. Die Field Service Management Software L-mobile service. bietet hierfür neben einer digitalen Plantafel zahlreiche weitere Werkzeuge, wie zum Beispiel eine mobile Service App.
