Hinzu kommt die Effizienzsteigerung innerhalb des technischen Außendienstes. Anstatt den Rapportzettel im Nachgang an einen Einsatz schriftlich zu verfassen – und dabei womöglich wichtige Details zu vergessen – können Servicetechniker alle Daten bereits während des Einsatzes in einer mobilen App dokumentieren, die im Anschluss aus diesen Informationen einen automatisierten Servicebericht erstellt. Dieser ist zentral in der Field Service Management Software hinterlegt und dabei automatisch dem entsprechenden Kunden zugeordnet.
Alle zuständigen Servicemitarbeiter haben dadurch Zugriff auf den Rapportzettel und wissen in Echtzeit über den Auftragsstatus, geleistete Maßnahmen und Arbeitsstunden Bescheid. Die Transparenz, die ein digitaler und im System zentral hinterlegter Rapportzettel mit sich bringt, fördert somit auch die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Serviceteams. Wie bereits mehrfach erwähnt ist das vor allem für die Buchhaltung eine große Unterstützung, da Rechnungen somit schneller und einfacher erstellt werden können.
Ein weiterer Vorteil: Digitale Rapportzettel müssen nicht wie ihr Pendant auf Papier ewig in Aktenordnern gesucht werden. Erfordert ein weiterer Serviceeinsatz beispielsweise einen Blick in einen vorangegangenen Einsatzbericht, kann dieser mit wenigen Klicks in der Field Service Management Software über die Kundenhistorie aufgerufen werden. Sämtliche dokumentierten Fotos oder Notizen sind dort ebenfalls zentral hinterlegt, ebenso wie eine Übersicht aller weiteren Kundeninformationen, die für einen Serviceeinsatz relevant sein könnten. Zu guter Letzt sparen Sie durch die Verwendung von digitalen Rapportzetteln jährlich einiges an Papier, was sich wiederum positiv auf Ihre Kosten und die Umwelt auswirkt.
