Arbeitszeiterfassung im Außendienst: 7 Vorteile einer Field Service App

Für die einen ist es eine zeitaufwändige Fleißarbeit, für die anderen eine wertvolle Informationsquelle für zahlreiche Geschäftsprozesse: Die Arbeitszeiterfassung im Außendienst. Doch die Dokumentation von Arbeitszeiten muss nicht zwingend mit viel Aufwand und undurchsichtiger Zettelwirtschaft verbunden sein. Denn der Einsatz einer Field Service Management Software erleichtert die Erfassung für Servicetechniker enorm. Die wichtigsten Vorteile, die eine Field Service App im Rahmen der Arbeitszeiterfassung für den Außendienst mit sich bringt, haben wir im folgenden Beitrag einmal zusammengefasst.

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Digitale Arbeitszeiterfassung im Außendienst: Eine Field Service App macht’s möglich

Genau wie das Reparieren oder Warten von Geräten und Anlagen gehört auch die Arbeitszeiterfassung zu den wesentlichen Aufgaben des Außendienstes im Field Service Management. Denn die Erfassung der Arbeitsleistung bei einem Serviceeinsatz ist essentiell für einen erfolgreichen Kundenservice. Durch die Arbeitszeiterfassung im Außendienst werden sowohl Arbeitszeiten als auch Reise- und Pausenzeiten von den Servicetechnikern dokumentiert. Hierfür kommen entweder analoge Stundenzettel und Rapportzettel oder digitale Softwarelösungen zum Einsatz. Aber auch Hardware in Form von Terminals oder Stempeluhren sind eine Möglichkeit, um die Arbeitszeiterfassung im Außendienst sowie im Innendienst umzusetzen.

Vor allem die digitale Zeiterfassung mit Hilfe einer Field Service App hat sich in den letzten Jahren im technischen Außendienst immer stärker etabliert. Die mobile Lösung ist meist Teil einer ganzheitlichen Field Service Management Software, die zur digitalen Abwicklung von Serviceprozessen in vielen Unternehmen zum Einsatz kommt. Die Arbeitszeiterfassung im Außendienst durch eine Field Service App ist relativ simpel. Servicetechniker nutzen die App auf einem mobilen Endgerät, zum Beispiel auf einem Smartphone oder speziellen Industrie Tablets. Dokumentiert werden die Arbeitszeiten entweder durch eine Start-Stopp-Automatik oder die manuelle Eingabe des Zeitaufwands in der App. In beiden Fällen kann die Zeiterfassung bereits beim Kunden vor Ort durchgeführt werden. Nach Abschluss eines Serviceeinsatzes werden alle erfassten Daten automatisch an den Innendienst übermittelt, um dort umgehend mit der Rechnungsstellung für den Kunden zu beginnen.

Mobile Field Service App in der Praxis: So funktioniert digitale Arbeitszeiterfassung im Außendienst

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Warum ist Arbeitszeiterfassung im Außendienst so wichtig für Unternehmen?

Es gibt zahlreiche Gründe, weshalb die Erfassung von Arbeitszeiten sowohl im Außendienst als auch im Innendienst innerhalb des Field Service Managements sinnvoll und notwendig ist. Einerseits gibt es verschiedene rechtliche Vorschriften und Gesetze, die eine Überwachung der Arbeitszeiten erforderlich machen. Darüber hinaus ist eine präzise dokumentierte Arbeitszeiterfassung im Außendienst die Basis für das Erstellen von Rechnungen an die Kunden und für eine fehlerfreie Lohnabrechnung.

Ein wichtiger Aspekt bei der Arbeitszeiterfassung im Außendienst ist der Schutz der Mitarbeitenden vor übermäßig hohen Arbeitszeiten. Das betrifft einerseits das Thema Überstunden. Das Arbeitspensum sollte stets für jeden Servicetechniker so geplant werden, dass Überstunden kein Dauerzustand sind. Darüber hinaus schützt die Erfassung und Überwachung von Arbeitszeiten davor, die gemäß deutschem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) vorgegebene maximale Arbeitszeit dauerhaft zu überschreiten. Auch der verpflichtende Ausgleich von Mehrarbeit im Team muss von Unternehmen berücksichtigt werden. In dem die Servicetechniker ihre täglichen Arbeitszeiten in einer Field Service App dokumentieren, behalten Serviceleiter stets einen guten Überblick über die Arbeitsauslastung. Rechtliche Vorschriften einzuhalten fällt durch eine digitale Arbeitszeiterfassung im Außendienst somit deutlich leichter.

Das Ziel des Field Service Managements ist es, durch Serviceeinsätze oder eine telefonische Betreuung die Probleme der Kunden zu lösen und dadurch Umsätze zu generieren. Dafür bedarf es nach einem abgeschlossenen Serviceeinsatz eine entsprechende Rechnung an den Kunden. Ist mit dem Kunden keine Pauschale vereinbart, wird der Einsatz auf Basis des geleisteten Arbeitsaufwands abgerechnet. Die Rechnung kann somit nur erstellt werden, wenn ein entsprechender Leistungsnachweis des Servicetechnikers vorliegt. Arbeitszeit und durchgeführte Maßnahmen beim Kunden vor Ort sind entscheidend, um die Kosten eines Serviceeinsatzes kalkulieren zu können.

Das Thema Lohnbuchhaltung ist eng mit der Arbeitszeiterfassung im Außendienst verknüpft. Wenn Servicetechniker Überstunden leisten und deren Vergütung im Arbeitsvertrag vereinbart ist, muss das Unternehmen den entsprechenden Lohn bezahlen. Dafür braucht es allerdings eine Übersicht darüber, ob und wenn ja, wie viele Überstunden vom Außendienstmitarbeitenden geleistet wurden. Eine digitale Erfassung der Arbeitszeiten durch eine Field Service App kann also auch bei der Lohnbuchhaltung von Nutzen sein. Vor allem spart die digitale Zeiterfassung jede Menge administrativen Aufwand, da sämtliche Daten bereits digital vorliegen und nicht erst manuell von einem Stundenzettel ins System übertragen werden müssen.

Auf Basis der erfassten Arbeitszeiten kann die Personaleinsatzplanung im Field Service Management kontinuierlich optimiert werden. Die transparent vorliegenden Daten schaffen einen idealen Rahmen, um strategische Entscheidungen hinsichtlich der Ressourcenplanung zu treffen. Wird ersichtlich, dass die Servicetechniker zu viele Überstunden leisten müssen, um den Arbeitsumfang im Kundenservice abzuwickeln, kann eventuell zusätzliches Personal helfen. Fällt auf, dass es nur einzelne Techniker sind, die ein hohes Maß an Überstunden aufweisen, lohnt es sich hier weiter nachzuforschen. Müssen Aufgaben besser verteilt werden, um die Mitarbeiter zu entlasten? Sind es vielleicht spezielle Kunden und Geräte, die mehr Zeit in der Auftragsabwicklung benötigen? Aber auch die Frage, ob Serviceeinsätze korrekt kalkuliert werden lässt sich anhand der Arbeitszeiterfassung innerhalb des Controllings beantworten.

7 Vorteile einer Field Service App für die Arbeitszeiterfassung im Außendienst

Beschleunigte ProzesseWeniger PapierchaosMehr TransparenzWeniger Medienbrüche und FehlerReduzierter Arbeits- und KostenaufwandAutomatische VerarbeitungMehr Flexibilität

1. Mobile Arbeitszeiterfassung beschleunigt den Serviceprozess und ermöglicht eine schnelle Fakturierung

Die Arbeitszeiterfassung im Außendienst mit Hilfe einer Field Service App kann dazu beitragen, die Prozesse im Field Service Management erheblich zu beschleunigen. Wo der Innendienst früher Tage oder Wochen auf einen Servicebericht inklusive aller Arbeitsleistungen und -zeiten warten musste, geschieht die Übermittlung dieser Daten mit einer App in Sekundenschnelle.

Die mobil erfassten Arbeitszeiten werden gemeinsam mit allen weiteren Einsatzdaten automatisch und zentral in der Field Service Management Software gespeichert. Genauer gesagt, direkt im Serviceauftrag des Kunden. Hier kann die Buchhaltung sofort auf alle Informationen zugreifen, die für die Fakturierung benötigt werden. Das Ergebnis ist ein deutlich kürzerer Nachbearbeitungsprozess, durch den die Rechnung noch am selben Tag an den Kunden gesendet werden kann. Gleichzeitig trägt das dazu bei, den Cashflow des Unternehmens zu verbessern. Je schneller der Kunde eine Rechnung erhält, desto schneller findet der Zahlungseingang statt und desto besser ist die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens

L-mobile, Arbeitszeiterfassung im Außendienst beschleunigt auch Prozesse im Innendienst, schnellere Fakturierung, motivierte Mitarbeitende

2. Weniger Zettelwirtschaft dank digitaler Arbeitszeiterfassung im Außendienst

Ausgedruckte Einsatzinformationen, Anleitungen und Dokumentationen sowie handschriftlich geschriebene Stundenzettel. Die Menge an Papier kann im Außendienst schnell Überhand nehmen. Anders beim Einsatz einer Field Service App. Diese verfügt über eine lückenlose Verbindung zur zentralen Field Service Management Software und liefert Servicetechnikern somit alle Einsatzdaten vollständig und aktuell auf einem mobilen Endgerät. Das bedeutet auch, dass der Außendienst nicht mehr darauf angewiesen ist, die Arbeitszeiterfassung mit Stift und Papier durchzuführen.

Anstatt Arbeits-, Reise- und Pausenzeiten handschriftlich auf einem zerknitterten Stundenzettel festzuhalten, können Arbeitsbeginn und -ende ganz bequem in einer mobilen Field Service App eingetragen werden. Dadurch können Servicetechniker die Arbeitszeiterfassung noch beim Kunden vor Ort beginnen und abschließen, anstatt aufgrund des Zeitmangels alle Daten erst nach Feierabend mühsam zu notieren.

Die digitale Arbeitszeiterfassung des Außendienstes bietet noch einen weiteren Vorteil. Werden Arbeitszeiten klassisch auf Papier festgehalten kommt es nicht selten vor, dass ein Innendienstmitarbeiter den Bericht erhält und diesen nicht lesen kann. Zeitdruck und Stress können leicht dazu führen, dass Servicetechniker ihre Arbeitszeiten schnell auf den Stundenzettel kritzeln – und damit aber leider eine unleserliche Handschrift riskieren. Das kann am Ende sowohl für die Rechnungsstellung als auch die eigene Lohnabrechnung Folgen haben. Denn kann der Innendienst die Schrift nicht entziffern, sind Fehler bei der Datenübertragung ins System fast schon vorprogrammiert. Mit digitaler Datenerfassung ist dieses Problem jedoch zum Glück hinfällig.

L-mobile, mobile Arbeitszeiterfassung im Außendienst reduziert den Einsatz von Papier, Field Service App auf Tablet

3. Mehr Transparenz im gesamten Serviceprozess

Werden Arbeitszeiten über eine Field Service App erfasst, müssen die Papiere nicht erst vom Servicetechniker zurück ins Hauptquartier gebracht werden. Stattdessen werden sie nach Abschluss des Serviceeinsatzes automatisch mit der Field Service Management Software synchronisiert. Dadurch stehen sie praktisch in Echtzeit für das gesamte Team zur Verfügung – egal ob zur Fakturierung oder für die Lohnbuchhaltung.

Somit erhöht die mobile Arbeitszeiterfassung im Außendienst die Transparenz entlang des gesamten Serviceprozesses. Doch auch den Kunden bietet diese Transparenz einen Mehrwert. Besteht ein Einsatz beispielsweise aus mehreren Aufgaben, kann der Techniker die Durchführung der einzelnen Maßnahmen separat dokumentieren. Die digital erfassten Daten liefern so einen präzisen Arbeitsnachweis, so dass auch der Kunde den Serviceeinsatz genauestens nachvollziehen kann.

Darüber hinaus bietet diese Transparenz dem Unternehmen auch eine gewisse Sicherheit. Durch die Arbeitszeiterfassung in der Field Service App kann nachgewiesen werden, dass die gesetzlichen Arbeits- und Pausenzeiten von den Außendienstmitarbeitenden eingehalten werden. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können so verhindert werden.

L-mobile, Arbeitszeiterfassung im Außendienst erhöht die Transparenz im Serviceteam, aktuelle Datenbasis im Innendienst

4. Digitale Arbeitszeiterfassung im Außendienst verhindert Medienbrüche und Fehler bei der manuellen Datenübertragung

Kaum eine Fehlerquelle im Serviceprozess kann so verheerende Folgen haben, wie Medienbrüche. Werden Informationen in unterschiedlichen Systemen oder teilweise noch analog erfasst, müssen diese Daten jedes Mal aufs Neue von Servicemitarbeitenden digitalisiert werden. Denn nur durch eine manuelle Datenübertragung können Informationen, wie beispielsweise Arbeitszeiten, auch in weiteren Arbeitsschritten genutzt werden.

Das Problem: Werden Daten vom Papier oder einem anderen System abgetippt, besteht ein hohes Fehlerrisiko. Schnell kann sich ein Zahlendreher, ein fehlender Buchstabe oder ein Rechtschreibfehler einschleichen. Die manuelle Datenerfassung ist eine aufwändige und mühsame Arbeit – die glücklicherweise durch das Erfassen von Arbeitszeiten und weiterer Informationen in einer Field Service App hinfällig wird. Denn wird eine Field Service Management Software genutzt, wird der gesamte Serviceprozess in einem einzigen System abgewickelt. Medienbrüche werden verhindert. Auch dank der Möglichkeit, die Servicelösung mit einer passenden Schnittstelle zum Beispiel an ein ERP-System anzubinden. Die manuelle Übertragung von Arbeitszeiten und die damit verbundenen Fehlerrisiken? Gibt es nicht mehr.

L-mobile, digitale Arbeitszeiterfassung im Außendienst reduziert Medienbrüche und Fehler bei der Datenübertragung

5. Digitale und mobile Zeiterfassung reduziert administrativen Arbeits- und Kostenaufwand

Arbeitszeiterfassung kostet Zeit. Zeit, die ein Servicetechniker meist nicht hat. Vor allem, wenn er Arbeitszeiten von Hand in einen Stundenzettel eintragen muss. Durch den Einsatz einer Field Service App sparen Außendienstmitarbeitende bei der Zeiterfassung jedoch einiges an Zeit. Allen voran eine Start-Stopp-Automatik reduziert den Arbeitsaufwand des Technikers hier auf ein Minimum. Doch selbst bei einer manuellen digitalen Erfassung spart der Techniker viel Zeit.

Der Grund: Er kann seine Arbeitszeit schnell und einfach im Serviceauftrag hinterlegen, ohne eine umfassende Leistungsbeschreibung ergänzen zu müssen. Denn sämtliche Informationen zum Einsatz und den nötigen Arbeitsschritten sind bereits in der Field Service App erfasst. Falls dennoch zusätzliche Maßnahmen angefallen sind, können auch diese in kürzester Zeit ergänzt werden. So haben die Servicetechniker Zeit, sich voll und ganz auf ihre eigentliche Tätigkeit zu konzentrieren: Der Reparatur oder Wartung von Geräten beim Kunden. Auch die Kostenersparnis sollte dabei nicht unterschätzt werden. Denn eine mobile und digitale Arbeitszeiterfassung im Außendienst erhöht die Genauigkeit und verhindert Fehler im Erfassungsprozess.

L-mobile, digitale Arbeitszeiterfassung im Außendienst durch eine Field Service App reduziert den Arbeitsaufwand

6. Automatische Verarbeitung von erfassten Arbeitszeiten in digitalen Serviceberichten

Ein besonderes Highlight einer Field Service Management Software: Digitale Serviceberichte. Als eine Art digitalisierte Version eines Stundenzettels umfassen diese Serviceberichte sämtliche Informationen zu einem abgeschlossenen Serviceeinsatz. Darunter auch die benötigten Arbeitszeiten des Außendienstes. Mit Hilfe einer Field Service App werden digitale Serviceberichte automatisch aus den vom Servicetechniker erfassten Daten, wie Arbeitszeiten und verbrauchten Materialien, generiert. Arbeitszeiten müssen somit nur einmal in der Field Service App erfasst werden. Das erleichtert dem Techniker nicht nur die Erstellung seines Abschlussberichtes, sondern beschleunigt den gesamten Serviceprozess.

L-mobile, digitale Arbeitszeiterfassung im Außendienst, automatische Erstellung von Serviceberichten mit den erfassten Arbeitszeiten

7. Mehr Flexibilität bei der Arbeitszeiterfassung im Außendienst

An jedem Ort und zu jeder Zeit Arbeitszeiten dokumentieren. Eine Field Service App macht genau das möglich. Egal ob beim Kunden vor Ort, im Home Office oder unterwegs: Die Arbeitszeiterfassung ist jederzeit möglich. Auch, wenn sich der Servicetechniker an einem Ort befindet, an dem es keine Internetverbindung gibt. Denn die meisten Field Service Apps verfügen über einen Offline Modus. Dieser ermöglicht es dem Außendienst, auch ohne Internetverbindung Daten in der App zu erfassen und abzurufen.

Sobald sich das mobile Endgerät anschließend wieder mit dem Internet verbindet, werden die im Offline Modus dokumentierten Informationen automatisch mit der Field Service Management Software synchronisiert, sodass alle Daten wieder auf dem aktuellsten Stand sind. Auch das Erfassen von Fahrzeiten, Pausenzeiten oder sonstigen Abwesenheiten ist mit einer Field Service App flexibel möglich. In Kombination mit weiteren hilfreichen Funktionen, wie der digitalen Erfassung von verbrauchtem Material oder dem Ausfüllen von digitalen Checklisten wird die Einsatzdokumentation des Außendienstes erheblich erleichtert.

L-mobile, digitale und mobile Arbeitszeiterfassung im Außendienst, mehr Flexibilität für Servicetechniker

Fazit: Nutzen Sie die zahlreichen Vorteile einer Field Service App, um die Arbeitszeiterfassung im Außendienst einfach, transparent und flexibel zu gestalten

Indem Sie auf klassische Stundenzettel verzichten und stattdessen auf eine digitale Arbeitszeiterfassung setzen, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen. Angefangen von beschleunigten Serviceprozessen bis hin zum deutlich reduzierten Arbeitsaufwand für Servicetechniker. Mehr Transparenz, keine Medienbrüche sowie die automatische Verarbeitung von Arbeitszeiten in digitale Serviceberichte zählen ebenfalls zu den Highlights, die eine Field Service App mit sich bringt. Da eine Field Service Management Software darüber hinaus nicht nur für die Arbeitszeiterfassung im Außendienst, sondern für den gesamten Kundenservice – von der Auftragsbearbeitung bis zur Einsatzplanung – einen Mehrwert bietet, kann die Einführung einer mobilen Servicelösung ein echter Gewinn für Ihr Unternehmen sein.

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