Personaleinsatzplanung

5 entscheidende Vorteile von digitaler Tourenplanung im Field Service

Erfahren Sie, wie ganzheitlich digitalisierte Serviceprozesse eine effiziente Tourenplanung unterstützen können.

Geschätzte Lesedauer: 12 min

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Sie zählt zu den wichtigsten Aufgabenbereichen im Field Service Management: Die Tourenplanung. Damit Servicetechniker ihren Job erfolgreich durchführen können, sind sie auf eine optimale Planung ihrer täglichen Touren durch die Kollegen in der Disposition angewiesen. Die kämpfen jedoch mit ihren ganz eigenen Problemen. Fehlende Informationen und aufwändige Prozesse erschweren die Planung. Warum die ganzheitliche Digitalisierung des Field Service Managements helfen kann und welche Vorteile eine digitale Tourenplanung bietet, lesen Sie in diesem Beitrag.

Was ist Tourenplanung?

Mit der Tourenplanung bezeichnet man im Field Service Management einen Planungsvorgang, bei dem Serviceeinsätze ressourcenoptimiert in einzelne Touren gruppiert und eingeplant werden. Das macht die Tourenplanung zu einem zentralen Bestandteil der Personaleinsatzplanung. Es ist die Aufgabe der Disponenten, die zu verplanenden Einsätze und Termine in eine optimale und sinnvolle Reihenfolge innerhalb einer Tour zu bringen und auf die verfügbaren Ressourcen zu verteilen.

In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Tagestouren. Servicetechniker starten am Morgen ihre Tour und kehren am Abend wieder zurück ins Unternehmen oder fahren direkt nach Hause. Doch auch mehrtägige Touren, sowohl im In- als auch im Ausland, können von Disponenten im Rahmen der Tourenplanung koordiniert werden. Für eine ressourcenoptimierte Tourenplanung müssen viele Faktoren berücksichtigt werden, darunter die Fähigkeiten der Servicetechniker, Kundenpräferenzen und Prioritäten, die Besuchshäufigkeit, vorgegebene Zeitfenster und vieles mehr. Transparente Prozesse sind dafür ebenso wichtig, wie eine lückenlose Kommunikation innerhalb des Serviceteams.

Ziele einer optimalen Tourenplanung im Field Service

Optimale Ressourcenauslastung
Nur wenn die vorhandenen personellen und materiellen Ressourcen effizient eingesetzt werden, lässt sich ein erfolgreicher Field Service realisieren. Deshalb ist es wichtig, die Auslastung der jeweiligen Ressourcen jederzeit transparent im Blick behalten zu können.
Routenoptimierung
Damit Servicetechniker an einem Tag möglichst viele Kundenprobleme lösen können ist es wichtig, dass die Touren der Techniker innerhalb ohne Umwege und doppelte Fahrten geplant werden.
Kosten reduzieren
Je nachdem, welche Strategie ein Unternehmen verfolgt, kann entweder die kürzeste oder die schnellste Route zu einer kostengünstigsten Tourenplanung beitragen. Generell sind Serviceorganisationen natürlich bestrebt, Fahrtkosten, aber auch Personalkosten, zu senken.

Tourenplanung im Field Service mit einer digitalen Plantafel im Praxiseinsatz

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Routenplanung und Tourenplanung im Außendienst – der kleine, aber feine Unterschied

Tatsächlich handelt es sich bei der Routenplanung und der Tourenplanung um zwei unterschiedliche Planungsverfahren. Während natürlich beide auf ihre Art und Weise die Planung des Außendienstes regeln, sind Touren und Routen im Kern doch sehr verschieden. Eine Route beschreibt eine Strecke von einem festen Startpunkt zu einem bestimmten Ziel, eventuell mit dem ein oder anderen Zwischenziel. Vielen von uns wird diese Art der Streckenplanung auch aus dem Privatleben bekannt vorkommen. Bei der Routenplanung ist nicht von Bedeutung, wer die Route antreten wird, welches Fahrzeug gefahren oder zu welchem Zeitpunkt ein Termin vereinbart wird. Es dreht sich nur um den Weg von A nach B.

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Die Tourenplanung dagegen ist ein deutlich komplexeres Unterfangen. Neben zahlreichen wichtigen Faktoren wie beispielsweise die Kapazitäten der Servicetechniker, die Dringlichkeit eines Maschinenausfalls oder der vermutlichen Dauer eines Serviceeinsatzes, ist auch die Frage nach der optimalen Strecke zum Einsatzort essentiell – was die Routenplanung somit zu einem Bestandteil der Tourenplanung macht.

5 entscheidende Vorteile durch digitale Tourenplanung im Field Service

Warum die Einführung einer Field Service Management Software mit integrierter digitaler Plantafel für Ihr Unternehmen so wertvoll ist

1. Lückenlose Transparenz dank Anbindung der Field Service Management Software an Ihr ERP-System

Der Einsatz einer Field Service Management Software sorgt für eine ganzheitliche Optimierung Ihres Serviceprozesses, vom Stammdatenmanagement, über die digitale Einsatz- und Tourenplanung bis hin zur abschließenden Faktura. Innerhalb der Servicelösung stehen alle Informationen zu Serviceeinsätzen, Kunden oder Geräteakten transparent und zentral zur Verfügung. Eine lückenlose Anbindung der Field Service Management Software an ein ERP-System schafft eine durchgängige Transparenz, und mehr Produktivität und Effizienz im Field Service – was auch der Tourenplanung zugutekommt.

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Ihre Disponenten haben stets Zugriff auf vollständige Einsatz- und Kundendaten und können so die Tourenplanung optimal umsetzen. Auch kurzfristige Änderungen, die nur im ERP-System erfasst werden, stehen dank automatischer Datensynchronisation in Echtzeit zur Verfügung. Das verbessert die Reaktionszeit der Disponenten und die Tourenplanung kann bei Planänderungen schnell aktualisiert werden. Das Ergebnis: Ein optimaler Ressourceneinsatz und eine effiziente Tourenplanung.

Ressourcenoptimiert und effizient planen mit einer ganzheitlichen Servicelösung

Digitale Prozesse unterstützen Serviceteams dabei, die Herausforderungen des Arbeitsalltags erfolgreich zu meistern. Die Field Service Management Software L-mobile service. bietet hierfür umfangreiche Werkzeuge – von der digitalen Plantafel bis zur mobilen Service App.

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2. Optimale Ressourcenauslastung in der Einsatz- und Tourenplanung

Einen qualifizierten Servicetechniker zur richtigen Zeit mit den nötigen Materialien und Werkzeugen zum richtigen Serviceeinsatz schicken – und das möglichst auf dem schnellsten Weg. Die Ansprüche an die Einsatz- und Tourenplanung sind hoch. Da es in der Regel mehr als nur einen Techniker und einen Serviceeinsatz pro Tag gibt, müssen bei der Planung jede Menge Informationen gesammelt, berücksichtigt und verarbeitet werden. Dabei den Überblick über die Auslastung und Verfügbarkeit aller Ressourcen zu behalten ist mit analogen Prozessen oder einfachen Tabellenprogrammen eine Herausforderung.

L-mobile, Servicetechniker optimal einsetzen und mit Informationen auf dem Tablet versorgen dank digitaler Tourenplanung

Eine Field Service Management Software schafft Abhilfe. Da alle für die Tourenplanung nötigen Informationen digital und zentral in der Servicelösung gespeichert sind, erhalten Disponenten über eine digitale Plantafel jederzeit Auskunft über die Kapazitäten des Teams. So können sie genau sehen, welche Techniker an welchen Tagen für welchen Einsatz verplant sind und wer noch freie Kapazitäten hat. Überstunden werden verhindert und die Tourenplanung wird zum Kinderspiel.

3. Eine digitale Tourenplanung mittels Field Service Management Software reduziert den Kosten- und Zeitaufwand

Ohne Field Service Management Software erfolgt die Tourenplanung für den technischen Außendienst meistens in unterschiedlichen Systemen. In der Regel kommen dafür Tabellenprogramme, Kalender, CRM-Software und ERP-System zum Einsatz, um Daten speichern, bearbeiten und die Tourenplanung erstellen zu können. Ab und an arbeiten Serviceteams noch mit analogen Plantafeln und handgeschriebenen Notizen. Egal ob analog oder mit Excel und Co.: Die Nachteile im Vergleich zur digitalen Tourenplanung mit einer Field Service Management Software sind groß. Allen voran der erhöhte Zeit- und Kostenaufwand, da alle Daten manuell und meist doppelt erfasst werden müssen.

Mit einer ganzheitlich digitalisierten Tourenplanung lassen sich Prozesse beschleunigen und Zeit und Kosten erheblich reduzieren. Da alle Informationen in einem System zur Verfügung stehen ist eine doppelte Datenerfassung nicht mehr nötig. Auch durch eine routenoptimierte Tourenplanung können weitere Kosten eingespart werden. Die Touren der Servicetechniker werden, entweder manuell durch die Disponenten oder automatisiert durch das System, so eingeplant, dass Leerfahrten vermieden und die Anfahrten zu Kunden möglichst effizient gestaltet werden.

Dabei werden nicht nur Fahrtkosten, sondern auch CO² Emissionen eingespart. Darüber hinaus trägt eine ressourcenoptimierte Tourenplanung dazu bei, die First-Time-Fix-Rate des Kundenservices zu steigern, wodurch die Anzahl erneuter Kundenbesuche reduziert und Zeit und Kosten gespart werden können.

4. Field Service Management Software ermöglicht eine automatisierte Tourenplanung

Künstliche Intelligenz (KI) kann im Field Service unterstützten. Genauer gesagt: Bei der Tourenplanung. Intelligente Algorithmen sind in der Lage, die bestmögliche Planung zu berechnen. Der Schlüssel dafür sind Daten. Jede Menge Daten. Als Basis für die Berechnungen dienen alle Informationen, die in der Field Service Management Software gespeichert sind. Anstehende Serviceeinsätze, Qualifikationen der Techniker, Prioritäten und all die weiteren Faktoren, die für eine ressourcenoptimierte Tourenplanung sonst von den Disponenten manuell berücksichtigt werden müssen, werden von der Software in wenigen Sekunden analysiert.

In Sekundenschnelle liefert das System automatisiert eine fertige Tourenplanung, die natürlich nach wie vor manuell durch die Servicemitarbeitenden angepasst werden kann. Alles dank einer zentralen Software, in der alle Daten des Field Service gespeichert werden. Dadurch sinkt nicht nur das Fehlerrisiko in der Einsatz- und Tourenplanung, sondern auch der Zeitaufwand.

5. Einhaltung von Service-Level-Agreements dank Field Service Management Software und digitaler Tourenplanung

Service-Level-Agreements (SLAs) gehören in vielen Serviceorganisationen zum Standard. In den Verträgen, die zwischen Unternehmen und Kunde geschlossen werden, sind alle Leistungen dokumentiert, die im Rahmen des Kundenservice vom Unternehmen für den entsprechenden Kunden erbracht werden. Um die verpflichtenden Leistungen eines SLA zu erfüllen, bedarf es eines reibungslosen und effizienten Field Service Managements – und einer digitalen Tourenplanung.

Mit einer Field Service Management Software sind Sie und Ihr Serviceteam in der Lage, alle Prozessschritte im Field Service digital und zentral abzuwickeln. Darüber hinaus bieten einige Lösungen spezielle Funktionen, mit denen die Einhaltung von Service-Level-Agreements erleichtert wird. So können beispielsweise fixe Wartungsintervalle festgelegt werden, die dann automatisch durch das System für die Tourenplanung eingeplant werden. Das erleichtert die Einhaltung von Wartungsterminen. So

L-mobile, Servicetechniker schraubt an einer Maschine beim Serviceeinsatz nach einer erfolgreichen digitalen Tourenplanung

Alle vereinbarten Leistungen eines Service-Level-Agreements können außerdem jederzeit in den Kundenstammdaten auf einen Blick eingesehen werden. So können Ihre Servicemitarbeiter bei Bedarf direkt die nötigen Aufgaben erstellen und innerhalb der Servicelösung den entsprechenden Ansprechpartnern im Team zuteilen. Alle Maßnahmen und Notizen werden im Kundenstamm dokumentiert, wodurch Serviceprozesse insgesamt nachvollziehbarer werden. So liefert eine Field Service Management Software dem gesamten Serviceteam mehr Transparenz, beschleunigte Prozesse und die Möglichkeit, Service-Level-Agreements erfolgreich einzuhalten.

Fazit: Mit der passenden Field Service Management Software wird digitale Tourenplanung zum Kinderspiel

Die Organisation von Serviceeinsätzen und die Einsatz- und Tourenplanung im Field Service Management ist, vor allem bei großen Serviceteams, ohne eine digitale Tourenplanung kaum fehlerfrei möglich. Wer die Erfolgsquote des Außendienstes optimieren, Prozesse effizienter gestalten und langfristig Kosten sparen will, sollte die Suche nach einer Field Service Management Software zur Priorität machen. Denn neben einer elektronischen Plantafel für eine optimierte Tourenplanung bietet eine digitale Servicelösung jede Menge weiterer Vorteile, um einen erstklassigen Kundenservice zu bieten.

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FAQ: Häufige Fragen zur Tourenplanung im Field Service

Warum ist digitale Tourenplanung effizienter als manuelle Methoden?

Digitale Tourenplanung mit einer Field Service Management Software wie L-mobile service schafft Transparenz im Serviceteam, da alle Daten in einem zentralen System gespeichert sind. Sie bietet Funktionen für eine schnelle, automatisierte und effiziente Planung. Dadurch werden im Vergleich zur Arbeit mit Excel-Tabellen oder physischen Plantafeln Zeit und Kosten reduziert.

Warum ist eine digitale Plantafel im Außendienst unverzichtbar?

Eine digitale Plantafel ermöglicht Disponenten eine übersichtliche und effiziente Planung der Serviceeinsätze, indem sie alle relevanten Informationen in Echtzeit anzeigt. Außerdem kann die Planung durch KI-gestützte Algorithmen automatisiert durchgeführt werden.

Welche Vorteile bietet eine Field Service Management Software für die Tourenplanung?

Eine Field Service Management Software ermöglicht eine nahtlose Kommunikation zwischen Innendienst und Außendienst, automatisiert Prozesse und verbessert die Transparenz. All das führt zu einer höheren Effizienz in der Disposition.

Warum ist Google Maps für die Tourenplanung im Außendienst ungeeignet?

Google Maps berücksichtigt keine spezifischen Anforderungen wie die Qualifikationen der Servicetechniker oder deren Kapazitäten. Außerdem bietet das Tool keine Schnittstelle mit dem ERP-System, wodurch ein erhöhter Mehraufwand durch doppelte Datenpflege entsteht.

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