Technischer Außendienst
Wie Ihr Team Arbeitszeiten einfach, transparent und schnell erfassen kann
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Denken Sie an einen Ihrer Servicetechniker. Nach einem langen Arbeitstag notiert er Abends im Auto noch schnell seine Stunden auf einem zerknitterten Zettel. Am nächsten Morgen gibt er den Zettel im Büro ab. Dort muss Ihr Kollege im Innendienst die Angaben entziffern und manuell im System erfassen. Er hofft, dabei keine Zahl zu vertauschen. Denn wirklich lesen, kann er den Stundenzettel nicht. Klingt vertraut? Dann lesen Sie in unserem Beitrag, warum Sie die mobile Zeiterfassung im Außendienst mit einer Field Service Management App neu gestalten sollten.
Mobile Zeiterfassung im Außendienst ist keine Neuheit. Von Hand geschriebene Stundenzettel bzw. Rapportberichte oder Excel-Tabellen zählen zum Standard. Das Problem: Die Nutzung dieser Methoden ist fehleranfällig. Und zeitaufwändig. Denn nicht nur die erstmalige Zeiterfassung kostet Zeit. Daten müssen ein weiteres Mal im ERP-System erfasst werden. Bei dieser manuellen Übertragung kommt es schnell zu falschen Eingaben. Das Ergebnis ist eine verzögerte Abrechnung und unzufriedene Kunden.
Auch wenn die mobile Zeiterfassung im Außendienst in Form von Excel-Tabellen bereits digital abgewickelt werden kann, fehlt es an einer ganzheitlichen Digitalisierung im Serviceteam. Mit einer Field Service Management Software hingegen wird der gesamte Field Service digitalisiert. Eine integrierte App für Servicetechniker vermeidet Papierchaos und gestaltet Prozesse im Außendienst einfach und transparent. Statt Stift und Papier kommen Smartphone oder Tablet zum Einsatz. Nach der einmaligen Zeiterfassung werden die Daten automatisch an den Innendienst übermittelt. Keine doppelte Datenerfassung. Kein Entziffern von Stundenzetteln.
| Stundenzettel auf Papier | Excel-Tabellen |
|---|---|
| Zusätzlicher Zeitaufwand für Servicetechniker am Ende des Arbeitstages | Arbeitszeiten werden meist erst nach dem Einsatz erfasst, z. B. im Auto am Laptop |
| Zeitversatz zwischen Serviceeinsatz und mobiler Zeiterfassung im Außendienst erhöht das Fehlerrisiko der Daten | Verzögerungen in der Nachbearbeitung, da Innendienst nicht immer Zugriff auf lokale Dateien der Servicetechniker hat |
| Unleserliche Schrift, verschwundene Zettel und unverständliche Formulierungen kosten Zeit im Innendienst | Hoher Zeitaufwand für die Erstellung von passenden Excel-Sheets |
| Manuelle Datenübertragung aller Daten ins ERP-System oder CRM-System | Manuelle Datenübertragung aller Daten ins ERP-System oder CRM-System |
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Mobile Zeiterfassung im Außendienst umfasst die Dokumentation von Arbeits-, Fahrt- und Pausenzeiten. Kommt eine Field Service Management Software zum Einsatz geschieht dies einfach und schnell mit einer App. Alle Daten werden direkt vor Ort erfasst. Anschließend werden die Daten automatisiert an den Innendienst übergeben. Dort erfolgt dann die Rechnungsstellung. Ganz ohne Medienbrüche, Zettelchaos und Wartezeiten.
| Innendienst | Außendienst | Kunden |
|---|---|---|
| Zugriff auf Arbeitszeiten in Echtzeit | Mobile Zeiterfassung wird einfacher und schneller | Erhöhte Transparenz durch präzise Dokumentation der Arbeitszeiten |
| Beschleunigte Faktura | Wegfall von Papierchaos und zeitaufwändiger Schreibarbeit | Verkürzte Rechnungszyklen |
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Der Digital Office Index 2024 von Bitkom zeigt: Bereits jedes siebte Unternehmen (15%) arbeitet komplett papierlos. 25% der befragten Unternehmen bestätigen außerdem, die steigende Transparenz von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen, nachdem digitale Lösungen eingeführt wurden. Das betrifft auch die mobile Zeiterfassung im Außendienst. Servicetechniker vergeuden keine Arbeitszeit mit mühsamer Schreibarbeit. Innerhalb von Sekunden sind Arbeitszeiten in der Field Service Management App erfasst.
Der Innendienst kann daraufhin den Serviceeinsatz sofort weiterbearbeiten. Das Ergebnis ist eine eindeutige Steigerung der Transparenz – die wiederum einen positiven Einfluss auf die Effizienz und Zeitersparnis des Serviceprozess hat. Das kann auch die Deutsche Windtechnik Offshore und Consulting GmbH bestätigen. Rund 70 Servicetechniker arbeiten heute mit der Field Service Management Software L-mobile service. Die integrierte App ermöglicht es Ihnen, Daten wie Arbeitszeiten schnell, einfach und direkt zurück ins System zu melden.
Serviceberichte erstellen, Arbeitszeiten erfassen, Checklisten ausfüllen. All das gehört zum Arbeitsalltag eines Servicetechnikers. Doch eigentlich, wollen Ihre Außendienstmitarbeiter das tun, was sie am besten können: Maschinen warten und reparieren. Indem Sie die mobile Zeiterfassung im Außendienst ganzheitlich digitalisieren, schaffen Sie die Basis für mehr Mitarbeiterzufriedenheit. Lästige administrative Tätigkeiten werden reduziert.
Die einfache und benutzerfreundliche Dokumentation via App ist deutlich weniger aufwändig als handgeschriebene Stundenzettel. Ihre Servicetechniker werden entlastet und haben wieder mehr Zeit für Reparatur- und Wartungseinsätze. Obendrein profitiert auch Ihr Unternehmen von digitalen Lösungen. Junge und digitalaffine Nachwuchsfachkräfte erwarten digitale Tools im Außendienst. Eine Field Service Management Software steigert somit Ihre Chancen am hart umkämpften Arbeitsmarkt.
Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgericht 2022 kam die Pflicht zur Dokumentation von Arbeitszeiten. Wie diese Erfassung aussieht, ist aktuell noch nicht geregelt. Es ist allerdings davon auszugehen, dass Arbeitszeiten früher oder später digital erfasst werden müssen.
Wenn Sie auf eine digitale Lösung zur mobilen Zeiterfassung im Außendienst setzen, sparen sie sich also nicht nur doppelte Arbeit. Sie schaffen die Basis für eine rechtskonforme und nachvollziehbare Dokumentation von Arbeitszeiten. Gleichzeitig sind sauber dokumentierte Serviceeinsätze wichtig für mögliche Kundenreklamationen. Sind alle Arbeitszeiten und Tätigkeiten transparent und einfach abrufbar, stehen die Chancen gut auf eine schnelle und positive Klärung.
| Stundenzettel auf Papier | Excel-Tabelle | Field Service Management App |
|---|---|---|
| Zeiterfassung nach dem Serviceeinsatz | Zeiterfassung nach dem Serviceeinsatz | Zeiterfassung direkt während des Serviceeinsatzes |
| Manuelle Datenübertragung ins ERP-System | Manuelle Datenübertragung ins ERP-System | Automatische Datensynchronisation mit ERP-System möglich |
| Hohe Fehlerquote, da doppelte Datenerfassung zur Digitalisierung nötig | Hohe Fehlerquote, da Daten meist auch doppelt erfasst werden müssen aufgrund fehlender Schnittstellen | Sehr geringe Fehlerquote, da Wegfall von doppelter Datenerfassung |
| Geringe Transparenz | Geringe Transparenz, wenn jeder Servicetechniker seine eigene lokal gespeicherte Excel-Tabelle pflegt | Hohe Transparenz |
| Hoher Zeitaufwand | Mittlerer bis hoher Zeitaufwand | Geringer Zeitaufwand |
Digitale und mobile Zeiterfassung ist weit mehr als nur eine Notwendigkeit, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Sie liefert das Potential für effizientere Serviceprozesse. Für motivierte und entlastete Servicetechniker. Für eine bessere Servicequalität und zufriedene Kunden. Nutzen Sie dieses Potential für Ihr Unternehmen, indem Sie Ihre Servicetechniker mit einer Field Service Management App ausstatten – und dem Papierchaos endgültig ein Ende bereiten.
Digitale Prozesse unterstützen Serviceteams dabei, die Herausforderungen des Arbeitsalltags erfolgreich zu meistern. Die Field Service Management Software L-mobile service. bietet hierfür umfangreiche Werkzeuge – von der digitalen Plantafel bis zur mobilen Service App.
Was versteht man unter mobiler Zeiterfassung im Außendienst?
Die Dokumentation von Arbeits-, Fahrt- und Pausenzeiten von Servicetechnikern während oder nach einem Serviceeinsatz. Wann die Erfassung erfolgt, hängt vom Medium ab, mit dem dokumentiert wird: Stundenzettel, Excel-Tabelle oder Field Service Management App.
Funktioniert mobile Zeiterfassung auch offline?
Ist keine Internetverbindung vorhanden, speichert eine Field Service Management App alle erfassten Arbeitszeiten lokal. Sobald die App wieder online ist, werden alle Daten automatisch synchronisiert.
Welche Geräte können für eine Zeiterfassung genutzt werden?
Field Service Management Apps wie L-mobile service können auf dem Smartphone oder Tablet plattformunabhängig genutzt werden.
Ist eine digitale und mobile Zeiterfassung im Außendienst rechtlich vorgeschrieben?
Bisher gibt es noch keine Regelung, wie die Arbeitszeiten erfasst werden müssen. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichtes aus dem Jahr 2022 besagt nur, dass ihre Erfassung Pflicht ist.
