Vom Reparaturauftrag bis zum Wartungsvertrag: Transparentes Auftragsmanagement mit L-mobile service

Steuern Sie Ihr Auftragsmanagement im Field Service einfach und effizient in einem einzigen System. Die Field Service Management Software L-mobile service ermöglicht Ihnen eine zentrale Auftragsverwaltung und -bearbeitung für mehr Transparenz und einen verbesserten Informationsaustausch im Field Service.

Statt alle Daten eines Wartungs- oder Reparaturauftrags sowohl im ERP-System als auch in der Servicelösung doppelt zu erfassen, sparen Sie mit der Anbindung von L-mobile service an Ihr ERP wertvolle Zeit. Von der zentralen Auftragserfassung über eine detaillierte Servicehistorie bis hin zu automatisierten Abläufen im Rahmen von Wartungsverträgen liefert die Field Service Management Software die nötigen Tools für die optimale Vorbereitung der Serviceeinsätze Ihrer Servicetechniker.

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Reparaturauftrag erfassen, Wartungsverträge verwalten: Auftragsmanagement als Fundament eines erfolgreichen Field Service Managements

Installationen, Reparaturaufträge, Wartungstermine sowie sonstige Serviceeinsätze: Ziel eines effizienten Auftragsmanagements ist es, all diese Vorgänge sorgfältig zu verwalten und für eine reibungslose Auftragsabwicklung beim Kunden vor Ort vorzubereiten. Erstklassiger Kundenservice ist somit auf ein leistungsstarkes, schnelles und vor allem fehlerfrei arbeitendes Backoffice angewiesen. Nur so lässt sich die optimale Basis schaffen, um dem technischen Außendienst alle Informationen zu einem Wartungs- oder Reparaturauftrag von Beginn an vollständig und in bester Qualität zur Verfügung zu stellen.

Die Anbindung von L-mobile service an Ihr ERP-System sorgt dafür, dass sämtliche Informationen eines Reparaturauftrags, wie Kunde, zu reparierende Maschine, benötigte Materialien und Checklisten immer in ihrer aktuellsten Form vorliegen. Das garantiert einen transparenten Informationsfluss entlang des gesamten Serviceprozesses. Ihre Servicetechniker haben über die mobile Service App jederzeit und von überall aus Zugriff auf die Auftragsinformationen der anstehenden Serviceeinsätze. So garantiert das Auftragsmanagement in L-mobile service nachvollziehbare Serviceaufträge und eine effiziente Auftragsabwicklung im Außendienst.

L-mobile service, Field Service Management Software, digitales Auftragsmanagement, Reparaturauftrag anlegen, Verwaltung von Serviceaufträgen und Wartungsverträgen im Service Innendienst

Funktionen für ein effizientes Auftragsmanagement mit L-mobile service

Das digitale Auftragsmanagement in L-mobile service ermöglicht es Ihrem Service Innendienst, Servicefälle und Reparaturaufträge bereits während eines Kundengesprächs einfach zu erfassen und mit allen wichtigen Informationen zu versehen. Darüber hinaus stehen Ihrem Serviceteam individuelle Auftragsvorlagen, eine transparente Servicehistorie und die Möglichkeit zur Verwaltung von Wartungsverträgen zur Verfügung.

Serviceaufträge erfassen Serviceverträge verwalten Detaillierte Servicehistorie Einsatz von Vorlagen Aufträge mit Serviceobjekten

Installations-, Wartungs- oder Reparaturauftrag: Serviceaufträge erfassen und bearbeiten

Einfache und transparentes Auftragsmanagement für einen erfolgreichen Kundenservice

Mit dem Auftragsmanagement der Field Service Management Software L-mobile service verfügen Ihre Servicemitarbeiter über zwei Möglichkeiten, um Kundenprobleme zu verwalten. Die Servicelösung unterscheidet zwischen Servicefällen und Serviceaufträgen. Während Erstere direkt vom telefonischen Kundensupport gelöst werden können, ist beim Serviceauftrag der Einsatz eines Servicetechnikers nötig.

Alle Details eines erfassten Servicefalls auf einem Blick
Servicefälle können einfach in einen Serviceauftrag umgewandelt werden, wenn doch noch ein Servicetechniker benötigt wird
Transparente und filterbare Übersicht aller bestehenden Serviceaufträge im System
Alle Informationen zum Serviceauftrag, wie beispielsweise erfasste Arbeitszeiten, auf einen Blick

Wird ein Servicefall in L-mobile service erfasst, kann das Backoffice diesen selbstständig bearbeiten und abschließen. Bemerkt der Supportmitarbeiter im Laufe des Kundengesprächs jedoch, dass es sich um ein komplexeres Problem handelt, lässt sich ein Servicefall mit einem einzigen Klick in einen Wartungs- oder Reparaturauftrag umwandeln. Ist von Beginn an klar, dass ein Servicetechniker vor Ort benötigt wird, kann dieser Zwischenschritt problemlos übersprungen und direkt ein Serviceauftrag angelegt werden. So können Auftragsdaten flexibel angepasst und verwaltet werden.

Ist ein Reparaturauftrag einmal erfasst, lässt sich dieser jederzeit bearbeiten und mit zusätzlichen Informationen versehen. Diese Daten stehen im weiteren Verlauf des Serviceprozesses auch dem Außendienst über die mobile Service App zur Verfügung. Die durchgängige Transparenz erleichtert es Ihrem gesamten Serviceteam, Kunden bei Rückfragen immer eine valide Aussage über den aktuellsten Auftragsstatus mitteilen zu können.

Verwaltung von und Service- bzw. Wartungsverträgen

Für automatisch erstellte Serviceaufträge auf Basis von Wartungszyklen

Je nach Maschine oder System müssen Serviceorganisationen regelmäßige Instandhaltungsmaßnahmen beim Kunden vor Ort durchführen, um die Funktionsfähigkeit dieser Produkte zu erhalten. Zur besseren Abwicklung dieser wiederkehrenden Serviceeinsätze werden mit Kunden entsprechende Wartungsverträge abgeschlossen, die Sie problemlos in L-mobile service erfassen und verwalten können.

Detaillierte Informationen zu den Inhalten des Servicevertrags
In jedem Servicevertrag können individuelle Wartungspläne erstellt werden.
Im Servicevertrag befindet sich eine Übersicht aller bereits automatisiert erstellter Wartungsaufträge

Indem Sie Wartungsverträge in L-mobile service pflegen lassen sich die passenden Wartungsmaßnahmen bereits rechtzeitig im Vorfeld planen. Damit stellen Sie sicher, dass die benötigten Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar und bereit für den Serviceeinsatz sind. Denn effizient geplante Instandhaltungsmaßnahmen reduzieren nicht nur Ausfallzeiten von Anlagen Ihres Kunden. Sie verringern auch Stress sowie unnötigen Arbeits- und Kostenaufwand innerhalb Ihres Field Service Managements.

Für noch mehr Effizienz im Serviceprozess denkt und arbeitet L-mobile service für Ihr Team mit. Im Wartungsvertrag werden fixe Wartungsintervalle definiert, die von den Servicetechnikern eingehalten werden müssen. Sobald sich der nächste Termin nähert erstellt L-mobile service automatisch einen Wartungsauftrag inklusive aller benötigter Informationen. Das Risiko, einen Serviceeinsatz im Eifer des Gefechts zu verpassen, wird drastisch reduziert. Außerdem spart die automatische Erstellung des Serviceauftrags Ihrem Backoffice wertvolle Zeit und garantiert dem technischen Außendienst einen planmäßigen Einsatz beim Kunden ausführen zu können.

Detaillierte Servicehistorie zu vergangenen Serviceeinsätzen

Absolute Transparenz im Field Service Management

Für mehr Transparenz im Field Service Management ist es für Unternehmen äußerst hilfreich, den Verlauf vergangener Serviceeinsätze sowie Kundeninteraktionen zu dokumentieren. Denn das erleichtert und beschleunigt die Abwicklung sich wiederholender Störmeldungen. Mit einer detaillierten Servicehistorie zu jedem Kunden kann L-mobile service ein effizientes Auftragsmanagement genau an dieser Stelle unterstützen.

In den Kundenstammdaten kann eine detaillierte Servicehistorie mit allen vorangegangenen Serviceaufträgen und -fällen eingesehen werden

In den Kundenstammdaten erhalten Ihre Servicemitarbeiter eine vollständige Übersicht sämtlicher zugehöriger Servicefälle oder Serviceaufträge. Auf einen Blick lassen sich der aktuelle Status, das Erstelldatum, Prioritäten und interne Bearbeiter sowie die Auftragsart erkennen. Bei Bedarf kann der entsprechende Vorgang mit einem Klick direkt geöffnet werden. Dadurch lässt sich genau nachvollziehen, welche Aktivitäten, zu welchem Zeitpunkt, von welchem Servicetechniker bei Ihrem Kunden erledigt wurde. In Summe führt das zu einer deutlich gesteigerten Transparenz im Auftragsmanagement und einem lückenlosen Informationsfluss entlang des gesamten Serviceprozesses.

Auftragsvorlagen nutzen für Wartungs- und Reparaturaufträge

Zeit sparen im Auftragsmanagement durch fest definierte Vorlagen

Reparaturen einzelner Maschinen, widerkehrende Wartungsarbeiten oder Installationen verschiedener Systeme benötigen oft immer wieder dieselben Arbeitsschritte – eine gute Möglichkeit, um den administrativen Aufwand im Auftragsmanagement zu reduzieren.

Legen Sie beliebig viele individuelle Vorlagen für Ihre Serviceaufträge an
In der Auftragsvorlage können Informationen wie Priorität, zuständiger Mitarbeiter oder die für den Auftrag benötigte Fähigkeiten bereits vorab definiert werden
Auch für Servicefälle können beliebig viele Vorlagen hinterlegt werden
Legen Sie vorab bereits Basisinformationen für standardisierte Servicefälle fest

Denn mit L-mobile service lassen sich beliebig viele Auftragsvorlagen für unterschiedliche Auftragsarten erstellen. Vor allem bei einem hohen Auftragsvolumen im Field Service Management kann dadurch beim Anlegen neuer Serviceaufträge viel Zeit eingespart werden. Auch für Servicefälle können passende Vorlagen definiert werden. Dadurch können sich Ihre Servicemitarbeiter voll und ganz auf das Gespräch mit dem Kunden konzentrieren und währenddessen ohne viel Aufwand und Ablenkung einen neuen Servicefall erfassen.

Gruppierung von Maschinen und Geräten in Serviceobjekten

Für eine bessere Übersicht und ein vereinfachtes Auftragsmanagement

Für einige Serviceorganisationen kann es für ein optimiertes Auftragsmanagement sinnvoll sein, einzelne Geräteakten unterschiedlicher Maschinen zu gruppieren und zusammenzufassen. Vor allem im Bereich des Maschinen- und Anlagenbaus erleichtert es diese Vorgehensweise dem Serviceteam, den Gesamtüberblick über alle Geräte zu behalten.

Übersicht über alle im Serviceobjekt zusammengefassten Geräteakten

Auch hierfür stellt L-mobile service eine passende Lösung zur Verfügung. Hierfür können verschiedene Geräteakten zu sogenannten Serviceobjekten zusammengefasst werden. Wird nun beispielsweise ein neuer Reparaturauftrag zu einer großen Anlage erfasst, die aus zahlreichen einzelnen Maschinen besteht, bieten Serviceobjekte einen entscheidenden Vorteil: Anstatt dem Auftrag in einem zeitaufwändigen Prozess jede einzelne Maschine zuzuordnen, kann mit einem Klick das passende Serviceobjekt ausgewählt werden – und schon sind alle Maschinen der gesamten Anlage im Reparaturauftrag hinterlegt. Die dadurch eingesparte Zeit ist enorm.

Erfolgreiches Auftragsmanagement dank lückenlosem Zusammenspiel von L-mobile service und Ihrem ERP-System

Eine transparente und zentrale Verwaltung von Serviceaufträgen und Wartungsverträgen trägt einen wichtigen Teil zu einem erfolgreichen Kundenservice bei. Umso wichtiger ist es, dass Ihrem Serviceteam jederzeit alle nötigen Informationen vorliegen, um eingehende Servicefälle der Kunden effizient und zeitnah bearbeiten zu können. Dank der Anbindung von L-mobile service an Ihr ERP-System lassen sich Stamm- und Bewegungsdaten transparent und zentral verwalten, Fehler bei der manuellen Datenübertragung werden vermieden und Serviceprozesse beschleunigt.

Wie Sie unsere Field Service Management Software L-mobile service an Ihr ERP-System anbinden können, die wichtigsten Infos zu den L-mobile Standardschnittstellen sowie weiteren Informationen für ein erfolgreiches Zusammenspiel beider Softwarelösungen finden Sie in unserem kostenlosen Whitepaper.

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Ziele, die Sie mit einem transparenten Auftragsmanagement und der Nutzung digitaler Reparaturaufträge und Wartungsverträge erreichen können

Verbesserte Nachvollziehbarkeit

Mehr Effizienz in der Auftragsabwicklung

Immer die aktuellsten Statusupdates

Zentraler Zugriff auf alle Auftragsdaten

Papierloses Arbeiten im Service Innendienst

Zeitaufwand in der Auftragserfassung reduzieren

Vorteile, die das Arbeiten mit einem zentralen Auftragsmanagement im Field Service Management auszeichnen

Verbesserter Informationsfluss

Eine gute Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst ist eine entscheidende Voraussetzung für einen reibungslosen Serviceprozess. Indem alle Informationen zu Wartungs- und Reparaturaufträgen durch das digitale Auftragsmanagement in L-mobile service zentral zur Verfügung gestellt werden, verfügen alle Beteiligten jederzeit über den gleichen Wissenstand.

Zeitersparnis bei der Auftragsbearbeitung

Ein hohes Auftragsvolumen erfordert viel Zeit. Einerseits müssen Daten schnell erfasst werden, andererseits muss darf die Qualität der notwendigen Informationen über Kunden, Maschinen und Störungsmeldungen darunter nicht leiden. Hilfreiche Toole wie Auftragsvorlagen erleichtern die Verwaltung von Serviceaufträgen.

Transparenz im Serviceprozess

Die Komplexität eines Serviceauftrags kann schon Mal unvorhersehbare Ausmaße annehmen. Gerade dann ist es wichtig, jederzeit den Überblick zu behalten. Mit einer Echtzeit-Statusübersicht bleiben alle Servicemitarbeiter auf dem aktuellsten Stand und können auch Kunden schnell und transparent über einen Einsatz informieren.

Optimale Vorarbeit für die Einsatzplanung

Das digitale Auftragsmanagement ermöglicht es, alle wichtigen Informationen innerhalb eines Auftrags für die Touren- und Einsatzplanung bereitzustellen. So können Ihre Disponenten Serviceaufträge zentral abrufen und zeitnah einplanen. Ein entscheidender Vorteil für einen erfolgreichen Kundenservice.

Echtzeit-Datensynchronisation mit Ihrem ERP-System

Egal ob Installations-, Wartungs- oder Reparaturauftrag: Alle Serviceaufträge, zugehörige Dokumente und Notizen werden mittels Schnittstelle automatisch zwischen L-mobile service und Ihrem ERP-System ausgetauscht, so dass beide Systeme immer über die aktuellsten Daten verfügen.

Beschleunigte Faktura

Sobald ein Auftrag abgeschlossen wurde, kann dieser in digitaler Form direkt an die Buchhaltung weitergegeben werden. Die zentrale und digitale Datenbereitstellung innerhalb des Auftragsmanagements verkürzt den Bearbeitungsprozess und beschleunigt die Rechnungsstellung im Field Service Management.

Einfaches Auftragsmanagement mit L-mobile service: Ein Einblick in die Praxis

Entdecken Sie im kostenlosen On Demand Webcast die Funktionen und Highlights unserer Field Service Management Software – wann Sie wollen, wo Sie wollen!

Stammdaten- und Auftragsmanagement digital und zentral abwickeln
Im Webcast zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Auftragsverwaltung in L-mobile service handhaben, um effizient Serviceaufträge mit umfangreichen Informationen für den technischen Außendienst zu erstellen.
Live-Demo der wichtigsten Funktionen der Field Service Software
Vom Auftragsmanagement bis zum automatisch erstellten Servicebericht: Erleben Sie die Highlights von L-mobile service im Innen- und Außendienst.
Field Service Management Software im Praxiseinsatz
Erfahren Sie, wie einer unserer Kunden seinen gesamten Serviceprozess papierlos gestaltet und heute auch problemlos offline und ohne Netzverbindung im Außendienst arbeiten kann.

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Use Cases aus der Praxis: Wie Ihr Serviceteam Serviceeinsätze dank zentralem Auftragsmanagement optimal koordinieren kann

Kundenrückfragen schnell, korrekt und transparent beantworten

Ihr gesamtes Serviceteam hat über L-mobile service Zugriff auf sämtliche Auftragsdokumente. Das ist einerseits für Servicetechniker besonders hilfreich, um einen Reparaturauftrag erfolgreich abwickeln zu können. Andererseits ist ein digitalisiertes und zentrales Auftragsmanagement aber auch eine große Unterstützung für den Kundensupport.

Nicht selten kommt es vor, dass Kunden mehrere Male mit dem Kundensupport Kontakt aufnehmen. Ein möglicher Grund: Sie möchten wissen, wann das Serviceteam sich mit der Reparatur ihrer Maschine befassen wird. Da alle Daten rund um einen offenen Reparaturauftrag von allen Servicemitarbeitern zentral in L-mobile service erfasst und dokumentiert werden, ist jeder Auftrag transparent und nachvollziehbar. Dann ist es für Ihren Kundensupport ein Leichtes, den Kunden über den Status seines Auftrags zu informieren und detailliert Auskunft zu seinen Fragen zu geben.

Wartungsvertrag: Automatisierter Prozess für wiederkehrende Einsätze

Regelmäßig muss Ihr Servicetechniker routinemäßige Wartungen an den Maschinen Ihrer Kunden durchführen. Die Rahmenbedingungen dieser Serviceeinsätze sind im entsprechenden Wartungsvertrag geregelt und werden, genau wie die Einsatzvorbereitungen, vom Innendienst verwaltet. Allerdings muss der Innendienst nehmen wiederkehrenden Wartungsaufträgen täglich zahlreiche weitere Serviceeinsätze verwalten. Bei einem hohen Auftragsvolumen dürfen Servicemitarbeiter im Auftragsmanagement nicht den Überblick verlieren. Es muss sichergestellt werden, dass alle Serviceeinsätze ordentlich in einzelnen Aufträgen erfasst und vorbereitet werden.

Automatisierte Wartungspläne basierend auf abgeschlossenen Wartungsverträgen in L-mobile service verhindern, dass wichtige Routineeinsätze übersehen und nicht eingeplant werden. Innerhalb des Wartungsvertrags können unterschiedliche Wartungspläne angelegt und definiert werden. Anhand eines festgelegten Intervalls erkennt die Field Service Management Software, wann es wieder Zeit für den nächsten Einsatz ist. Ein entsprechender Serviceauftrag wird automatisiert angelegt – ganz ohne Arbeitsaufwand für Ihre Mitarbeiter.

Ein Serviceauftrag, mehrere Serviceeinsätze: Einfaches Auftragsmanagement für komplexe Kundenprobleme

Viele Serviceteams betreuen Kunden mit komplexen Produktionsanlagen, bestehend aus unterschiedlichsten Maschinen und Systemen. Sowohl die Wartung als auch eine Reparatur dieser Anlagen kann äußerst komplex werden. Mehrere Servicetechniker mit unterschiedlichen Fachgebieten werden benötigt, um einen Serviceauftrag beim Kunden durchzuführen. Dennoch möchten Sie Ihrem Kunden all diese zu erbringenden Serviceleistungen in einem einzigen Reparaturauftrag zusammenfassen, um den Verwaltungsaufwand überschaubar und einfach zu halten.

Mit dem digitalen Auftragsmanagement von L-mobile service kann Ihr Serviceteam mehrere Serviceeinsätze in einem einzigen Serviceauftrag vereinen. So können verschiedene Arbeitseinsätze direkt den passenden Servicetechnikern zugeordnet werden. Arbeitszeit, benötigte Materialien und sonstige Kosten werden von jedem Techniker seinem jeweiligen Einsatz zugeordnet und gleichzeitig im Serviceauftrag addiert. So werden alle Serviceeinsätze detailliert und übersichtlich in einem Serviceauftrag und somit einem einzigen Datensatz gespeichert.

Transparentes Auftragsmanagement im Field Service Management dank des Zusammenspiels von L-mobile service und Ihrem ERP-System

Viele Unternehmen verwalten ihre Stamm- und Auftragsdaten vorrangig in ihrem ERP-System. Für einen erfolgreichen und medienbruchfreien Serviceprozess war es daher auch für unseren Kunden Inotec Sicherheitstechnik GmbH von großer Relevanz, dass die Field Service Management Software und das ERP-System lückenlos zusammenarbeiten. Die Anbindung von L-mobile service an die ERP-Lösung von proALPHA gewährleistet dem Serviceteam eine umfassende und optimale Vorbereitung für jeden Serviceeinsatz. Wie die Arbeit mit L-mobile service beim führenden Hersteller in der Not- und Sicherheitsbeleuchtung heute aussieht, zeigen Ihnen Geschäftsführer Michael Langerbein und sein Serviceteam im Referenzvideo.

„Bei einigen Großprojekten, die teilweise über mehrere Jahre laufen, ist es so, dass man immer wieder mit unterschiedlichen Kunden an diesem Projekt arbeitet. Früher war es so, dass man dies nicht in Verbindung bringen konnte. Seit Einführung des [L-mobile service] CRM haben wir eine Variante geschaffen, dass man diese verschiedenen Projekte in einem großen [Service]Objekt zusammenfassen kann, so dass alle Informationen gebündelt an einer Stelle sind.“

Frank ScheferhoffLeiter Kundendienst, Inotec Sicherheitstechnik GmbH

Zum Referenzbericht

L-mobile Referenz TDS Rietberg

L-mobile Referenz Deutsche Windtechnik Offshore und Consulting GmbH

Weitere Funktionen von L-mobile service für einen digitalen und erfolgreichen Serviceprozess im Innen- und Außendienst

Entdecken Sie weitere Highlights unserer Field Service Management Software zur Optimierung und Digitalisierung Ihres Kundenservice

L-mobile service ist eine ganzheitliche Lösung zur Unterstützung Ihrer Serviceprozesse. Entsprechend stehen Ihnen und Ihrem Serviceteam neben einem übersichtlichen Auftragsmanagement noch einige weitere Funktionen zur Verfügung, mit denen ein erfolgreiches Field Service Management realisiert werden kann. Angefangen vom zentralen Stammdatenmanagement, über die routenoptimierte Touren- und Einsatzplanung mittels digitaler Plantafel bis hin zur mobilen Service App für Ihren technischen Außendienst – entdecken Sie die Softwarehighlights unserer Field Service Management Software.

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Stammdatenmanagement

Einsatzplanung mit digitaler Plantafel

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