Wie unterscheiden sich Personaleinsatzplanung und Workforce Management – und welche Rolle spielen Sie im Field Service Management?

Produktive und motivierte Mitarbeitende – das wünscht sich wohl jedes Unternehmen. Neben attraktiven Arbeitsbedingungen spielt hierfür eine strukturierte und bedarfsgerechte Personaleinsatzplanung eine wichtige Rolle. Denn eine optimale Arbeitsauslastung senkt nicht nur Personalkosten, sondern fördert am Ende durch zufriedene Mitarbeitende auch die Kundenzufriedenheit. Doch die Personaleinsatzplanung ist gar nicht der alleinige Star, wenn es darum geht, die wichtigste Ressource eines Unternehmens optimal zu verwalten und die Produktivität zu steigern. Warum es hierfür ein ganzheitliches Workforce Management benötigt, worin die Unterschiede zur Personaleinsatzplanung liegen und welche Rolle ein erfolgreiches Workforce Management im Field Service Management spielt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Geschätzte Lesedauer: 32min 46sec

So gleich und doch verschieden: Personaleinsatzplanung und Workforce Management

Den richtigen Mitarbeitenden mit den passenden Qualifikationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort einsetzen. Um eine effiziente Ressourcenplanung zu ermöglichen, nimmt die Personaleinsatzplanung eine wichtige Rolle ein. Oft wird in diesem Zusammenhang auch vom Workforce Management gesprochen – und das, obwohl sich hinter diesem Begriff so viel mehr verbirgt, als nur die Personaleinsatzplanung. Denn: Personaleinsatzplanung ist zwar ein wichtiger Teil des Workforce Managements, doch sie beschränkt sich primär auf eine Zuordnung der Mitarbeitenden zu verschiedenen Aufgaben anhand von qualitativen, zeitlichen und örtlichen Faktoren. Erst in Kombination mit weiteren Bestandteilen des Workforce Managements, wie einer detaillierten Bedarfsanalyse und eines aussagekräftigen Controllings, lässt sich ein erfolgreicher Personaleinsatz sicherstellen. Somit ist klar: Personaleinsatzplanung und Workforce Management beschreiben zwei unterschiedliche Blickwinkel auf das gleiche Ziel.

L-mobile, Personaleinsatzplanung im Rahmen des Workforce Management, Einsatzplanung von Servicetechnikern im Field Service

Was ist Workforce Management?

L-mobile, Personaleinsatzplanung im Rahmen des Workforce Managements mit digitaler Plantafel

Ein genauerer Blick auf das Workforce Management zeigt: Es beschreibt die komplexen Zusammenhänge innerhalb der Personalverwaltung, um diese so effizient wie möglich umzusetzen und dadurch die Produktivität im Unternehmen zu steigern. Von der Analyse über die Planung bis hin zur Steuerung der Mitarbeitenden umfasst das Workforce Management sämtliche Prozesse, die nötig sind, um die wertvollste Ressource eines jeden Unternehmens optimal einzusetzen. Faktoren wie Kapazitäten, Budgets oder Personalbedarf bilden dabei die Basis, um fundierte Entscheidungen für ein erfolgreiches Workforce Management zu treffen.

Ziele des Workforce Management

  • Optimaler Personaleinsatz

    Sämtliche Maßnahmen des Workforce Managements arbeiten darauf hin, das vorhandene Personal auf Basis von Kapazitäten und Arbeitsaufkommen optimal einzusetzen.

  • Kosten senken

    Mittels detaillierter Analysen und Prognosen kann der Personalbedarf optimal ermittelt und dadurch kostspielige Probleme, wie Planungsfehler oder Überstunden, reduziert werden.

  • Gesteigerte Produktivität

    Eine datenbasierte Einsatzplanung hilft dabei, Engpässe zu vermeiden und die Produktivität im gesamten Team zu steigern.

  • Mitarbeiterzufriedenheit verbessern

    Eine optimierte Einsatzplanung sorgt nicht nur für mehr Produktivität und Effizienz, sondern auch für verbesserte Auslastung der Mitarbeitenden, was zu mehr Motivation und Zufriedenheit führt.

  • Flexibilität erhöhen

    Regelmäßige Bedarfsanalysen ermöglichen es, Personalkapazitäten bestmöglich und bedarfsorientiert einzusetzen, um auf Schwankungen flexibel reagieren zu können.

  • Kundenzufriedenheit steigt

    Sind die Mitarbeitenden optimal ausgelastet und motiviert, hat das positive Auswirkungen auf die Kunden. Denn ein gut zu erreichender, lösungsorientierter und freundlicher Kundenservice kommt immer gut an.

Die Bestandteile des Workforce Managements

Für eine effiziente und langfristig erfolgreiche Personalverwaltung und -planung müssen alle Bestandteile des Workforce Management lückenlos ineinandergreifen und zusammenarbeiten. Zu diesen Bestandteilen zählen neben der Bedarfsanalyse und der Personalbedarfsermittlung außerdem die Personalstrukturanpassung, die Personaleinsatzplanung sowie das Arbeitszeitmanagement und das Controlling. Beginnend mit der Bedarfsanalyse werden sämtliche Prozessschritte stets transparent und miteinander verknüpft abgearbeitet, um dann auf Basis eines detaillierten Controllings ein weiteres Mal mit der Bedarfsanalyse zu starten. So entsteht ein ganzheitlicher Kreislauf, durch den das Workforce Management ideal umgesetzt werden kann.

L-mobile, Bestandteile des Workforce Management, von Bedarfsanalyse über Personaleinsatzplanung bis zum Controlling

Der erste Schritt eines erfolgreichen Workforce Managements besteht aus einer umfassenden Bedarfsanalyse. Hierbei wird geprüft, welche Einflussfaktoren auf den Personalbedarf aktuell gegeben sind. Bei diesen Einflussgrößen kann es sich zum Beispiel um die aktuelle Kundenfrequenz am Point of Sale handeln oder um die Summe an Anrufen, die im Kundenservice entgegengenommen werden. Anschließend werden die wichtigsten Faktoren genauer analysiert. Dabei geht es unter anderem um die Zeiträume, in denen die Einflussgrößen auftreten, saisonale Abweichungen und Schwankungen sowie den dahinterstehenden Arbeitsaufwand.

Die Ergebnisse der Bedarfsanalyse liefern die Basis für die anschließende Personalbedarfsermittlung. Im Rahmen des Workforce Managements wird nun analysiert, wie viele Mitarbeitende zu welchem Zeitpunkt und für welchen Zeitraum benötigt werden, um den entstehenden Arbeitsaufwand zu bewältigen. Dabei sind auch die nötigen Qualifikationen der Mitarbeitenden zu berücksichtigen, um die Arbeit am Ende fehlerfrei und erfolgreich auszuführen.

Sobald klar ist, welche To Dos wann anstehen und wie viel Personal mit welchen Qualifikationen benötigt wird, kann die hierfür optimale Personalstruktur ermittelt werden. Jedes Team bzw. jede Abteilung wird auf Basis der vorhandenen Daten strukturiert aufgebaut. Darüber hinaus können Maßnahmen ausgearbeitet werden, um vorhandene Bereiche zu optimieren.

An diesem Punkt des Workforce Managements kommt die Personaleinsatzplanung ins Spiel. Nun ist es an der Zeit, sowohl die quantitative als auch die qualitative Planung der Mitarbeitenden vorzunehmen. Dabei gilt es einerseits, den Personalbestand mit dem in Zukunft benötigen Bedarf in Einklang zu bringen. Andererseits geht es darum, die Skills und Qualifikationen der Mitarbeitenden auf die Anforderungen abzustimmen. Am Ende wird somit den einzelnen anstehenden Aufgaben konkretes Personal zugeordnet, das über die nötigen Fähigkeiten verfügt und zum gewünschten Zeitpunkt am richtigen Ort sein kann.

Zu einem gut strukturierten Workforce Management zählt auch ein umfassendes Arbeitszeitmanagement. Dabei geht es primär vor allem darum, ein passendes Arbeitszeitmodell zu etablieren, das sowohl den unternehmerischen Anforderungen als auch den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht wird. Aber auch die Frage, auf welche Weise Arbeits- und Fehlzeiten im Team erfasst werden, muss im Rahmen des Workforce Managements bedacht werden.

Zu guter Letzt folgt das Controlling. Es wird überprüft, ob die vorab aufgestellten Prognosen der Realität entsprochen haben und die auf diesen Daten basierenden Maßnahmen erfolgreich waren. Auf Basis der Ergebnisse lassen sich wiederum Optimierungspotentiale für zukünftige Prozesse innerhalb des Workforce Managements ausarbeiten.

Personaleinsatzplanung im Praxiseinsatz: Servicetechniker und -einsätze einfach und effizient einplanen

Entdecken Sie die Field Service Management Software L-mobile service im kostenlosen On Demand Webcast

  • Optimierte Einsatz- und Tourenplanung

    Wir zeigen, mit welchen Funktionen eine digitale Plantafel Ihren Disponenten dabei hilft, die Einsatzplanung im Field Service zu optimieren.

  • Highlights der Field Service Management Software

    Vom Stammdaten- und Auftragsmanagement, über die digitale Plantafel bis hin zur mobilen Service App und automatisch generierten Serviceberichten: Lernen Sie die Highlights von L-mobile service kennen.

  • Erfolge unserer Kunden

    Ein kurzer Einblick zeigt, wie einer unserer Kunden seinen gesamten Serviceprozess papierlos gestaltet und heute auch problemlos offline und ohne Netzverbindung im Außendienst arbeiten kann.

Welche Herausforderungen lassen sich mit gutem Workforce Management bewältigen?

L-mobile, mit Workforce Management und Digitalisierung Herausforderungen wie dem Fachkräftemangel trotzen

Es gibt viele Faktoren, die einen negativen Einfluss auf Personal- und Kapazitätsfragen in Unternehmen haben können. Allen voran die unsichere Marktsituation, die heutzutage in nahezu allen Branchen für Beunruhigung sorgt. Schwankungen in der Auftragslage können Auswirkungen auf Produktions- und Lagerprozesse haben und somit letzten Endes auch die Arbeitslage des After-Sales-Service beeinflussen. Hinzu kommen der allgegenwärtige Fachkräftemangel und die Suche nach qualifizierten Servicetechnikern, wachsende Ansprüche der nachfolgenden Generation der Arbeitnehmer oder die simple Tatsache, dass die Digitalisierung in immer mehr Geschäftsbereichen Einzug hält.

Um diesen Herausforderungen gewachsen zu sein reichen bewährte Prozesse und Denkweisen ebenso wie starre Arbeitszeitmodelle und eine analoge Personalplanung oft nicht mehr aus. Es gilt die Flexibilität im Unternehmen zu stärken, um in jeder Ausgangssituation ideal reagieren zu können. Ein ganzheitliches Workforce Management bietet hierfür eine hervorragende Basis – vor allem in Kombination mit optimierten und digitalisierten Geschäftsprozessen.

Was ist nun der konkrete Unterschied zwischen Personaleinsatzplanung und Workforce Management?

Als ein essentielles Instrument des Workforce Management bildet die Personaleinsatzplanung grundsätzlich natürlich dieselben Ziele ab, die auch durch das Workforce Management angestrebt werden. Eine qualitative und quantitative Personalplanung, bei der die passenden Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Stelle sind, ist das Hauptaugenmerk der Personaleinsatzplanung – und auch für das Workforce Management natürlich äußerst relevant. Doch das Workforce Management geht noch einen entscheidenden Schritt weiter und betrachtet die Prozesse zur Optimierung und dem langfristigen Erhalt der Mitarbeiterproduktivität in ihrer Ganzheit.

Somit lässt sich zusammenfassend sagen, dass es die Aufgabe der Personaleinsatzplanung ist, anstehenden Aufgaben konkrete Mitarbeitende anhand der passenden Kriterien zuzuordnen, um so das große Ganze – das Workforce Management – bestmöglich zu unterstützen.

Wie hängen Workforce Management und Field Service Management miteinander zusammen?

Die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern und Personalressourcen effizient einzusetzen ist auch im Field Service Management ein kontinuierlich angestrebtes Ziel. Die Planung und Koordination von Servicetechnikern gehört zum Tagesgeschäft von Disponenten im Field Service und soll eine reibungslose, zeitnahe und fehlerfreie Abwicklung von Serviceeinsätzen ermöglichen. Entsprechend nimmt vor allem die Personaleinsatzplanung als Teil des Workforce Managements eine besonders wichtige Rolle im Field Service Management ein.

Damit die richtigen Servicetechniker mit den passenden Fähigkeiten zur richtigen Zeit beim richtigen Kunden sein können, ist ein hohes Maß an Transparenz und Flexibilität enorm wichtig. Gerade bei ungeplanten Ereignissen, wie einem plötzlichen Notfall beim Kunden oder dem Ausfall eines Technikers, muss die Einsatzplanung möglichst schnell und einfach an die Umstände angepasst werden. Digitale Tools zur automatisierten Einsatz- und Tourenplanung, wie eine Field Service Management Software, können dabei unterstützen, die Personaleinsatzplanung erfolgreich zu gestalten. Das macht das Workforce Management zu einem wichtigen Bestandteil des Field Service Managements.

L-mobile, Personaleinsatzplanung mit digitaler Plantafel im Field Service Management, Workforce Management als Teil des Field Service

Personaleinsatzplanung im Field Service Management: Transparenz ist ein entscheidender Faktor

Für eine erfolgreiche Personaleinsatzplanung im Field Service Management braucht es vor allem eins: Transparenz. Ohne ausführliche Informationen zu einem Serviceeinsatz können diese nur schwer den passenden Servicetechnikern zugeteilt werden. Für welchen Kunden und an welchem Standort ist der Einsatz geplant? Was genau ist das Problem und mit welchen Kompetenzen lässt es sich lösen? Gleichzeitig müssen natürlich auch die Skills eines Technikers sowie dessen freie Kapazitäten und bereits verplante Einsätze in der Disposition bekannt sein. Nur so kann ein Disponent herausfinden, ob sich ein qualifizierter Servicetechniker in nächster Zeit in der Nähe des Kunden befindet und der Einsatz somit ideal in dessen Tourenplanung passt.

Genau diese Transparenz fehlt jedoch in vielen Serviceteams. Sei es durch ein nie enden wollendes Papierchaos, durch mangelnde Kommunikation zwischen Abteilungen oder durch verloren gegangene Informationen. Diese Tatsache erschwert die Personaleinsatzplanung im Field Service ungemein. Digitalisierte und lückenlos miteinander verknüpfte Serviceprozesse bringen daher nicht nur der Disposition einiges an Erleichterung im Arbeitsalltag. Auch für ein effizientes Workforce Management sind sie entscheidend.

Der Schlüssel: Eine Field Service Management Software. Mittels eines einzigen zentralen Systems lassen sich sämtliche Prozesse zentral, digital und vor allem transparent abwickeln. So haben alle Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf genau die Daten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Mit wenigen Klicks stehen den Disponenten nun sämtliche Serviceauftragsdaten zur Verfügung. Durch die Arbeit mit einer elektronischen Plantafel, die idealerweise sogar über eine automatisierte und routenoptimierte Tourenplanung verfügt, wird die Personaleinsatzplanung im Field Service Management schneller, einfacher und effizienter.

Field Service Management Software und Workforce Management Software: Das sind die Unterschiede

Auch wenn die digitale Personaleinsatzplanung sowohl Bestandteil einer Field Service Management Software als auch einer Workforce Management Software ist, so unterscheiden sich die beiden Softwarelösungen darüber hinaus deutlich. Während Serviceteams durch die Nutzung einer Field Service Management Software ausschließlich die Serviceprozesse und Aktivitäten innerhalb des Kundenservice abwickeln, ist es Sinn und Zweck einer Workforce Management Software, die Personalverwaltung und -planung der gesamten Belegschaft zu unterstützen. Das bedeutet, dass zum Beispiel auch die Zeit- und Einsatzplanung von Mitarbeitenden im Vertrieb oder der Lagerlogistik koordiniert werden.

Die wichtigsten Funktionen einer Field Service Management Software

  • Stammdatenmanagement und Aufgabenverwaltung

  • Serviceaufträge und -verträge erfassen und verwalten

  • Automatisierte und digitale Einsatz- und Tourenplanung

  • Offlinefähige Service App zur reibungslosen Abwicklung von Serviceeinsätzen

  • Arbeitszeiten und verbrauchte Materialien im Außendienst erfassen

  • Digitale Serviceberichte beim Kunden vor Ort erstellen

  • Digitale Checklisten erstellen und zur fehlerfreien Auftragsabwicklung nutzen

  • Detailliertes Reporting zur Auswertung von Serviceprozessen

Die wichtigsten Funktionen einer Workforce Management Software

  • Arbeitszeiten und Fehlzeiten erfassen

  • Nutzung von KI-gestützte Personalprognosen

  • Detaillierte Personalanalysen für das gesamte Unternehmen

  • Teamplanung in unterschiedlichen Bereichen

  • Prozesse für das On- und Offboarding verwalten

  • Projekt- und Aufgabenmanagement verwalten

  • Leistungsberichte erstellen

  • Auslastung der Mitarbeitenden verfolgen

Fazit: Gutes Workforce Management sorgt nicht nur für eine erfolgreiche Personaleinsatzplanung, sondern auch für mehr Produktivität im Field Service Management

Wann immer es um die bedarfsgerechte Planung und den langfristigen Erhalt bzw. die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität geht, ist Workforce Management das passende Stichwort. Denn erst das Zusammenspiel aus allen Komponenten des Workforce Managements, unter anderem auch der Personaleinsatzplanung, sorgt für eine erfolgreiche Personalverwaltung. Gerade im Field Service Management spielt vor allem diese Personaleinsatzplanung eine extrem wichtige Rolle. Eine quantitative und qualitative Planung der Servicetechniker ist essentiell, um Serviceeinsätze fehlerfrei und effizient abwickeln zu können – womit das Workforce Management zu einem wichtigen Bestandteil des Field Service Managements wird.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihr Personal speziell im Field Service erfolgreich einsetzen können, dann ist unser kostenloses Whitepaper eine gute Wahl. Im Mittelpunkt steht dabei die Digitalisierung der Personaleinsatzplanung mit Hilfe einer digitalen Plantafel als fester Bestandteil einer Field Service Management Software. Wir schauen uns an, mit welchen Funktionen eine solche Plantafel Ihre Disponenten im Tagesgeschäft unterstützen kann, wie Serviceeinsätze effizient koordiniert und Herausforderungen in der Personaleinsatzplanung mit einer digitalen Softwarelösung erfolgreich gemeistert werden können.

Digitale Personaleinsatzplanung im Field Service - Whitepaper
© Copyright 2024 - L-mobile | mobile Softwarelösungen