Die meisten von uns kennen die Vorzüge eines Terminkalenders auch aus persönlicher Erfahrung. Gerne nutzen viele Menschen dafür immer noch einen gebundenen Planer aus Papier, um Termine, Geburtstage und Notizen zu organisieren. Für die Nutzung durch eine einzelne Person ist das durchaus eine gute Möglichkeit, vor allem, wenn man das Schreiben mit Stift und Papier bevorzugt. Anders sieht das dagegen aus, wenn die Termin- und Aufgabenplanung komplexer wird und immer mehr Personen daran beteiligt sind. Für eine gemeinsame Nutzung und mehr Transparenz innerhalb des Kalenders bietet es sich in diesem Fall an, auf eine digitale Planung umzusteigen.
Diese Problematik lässt sich auch in Unternehmen wiederfinden. Mit einer physischen Plantafel wird die Arbeit erschwert, sobald mehrere Disponenten gleichzeitig an der Einsatzplanung arbeiten. Man stelle sich nur vor, wie fünf oder mehr Personen nebeneinander an einer Plantafel arbeiten und Steckkarten anbringen: Mit dieser Menge an Informationen wird die Plantafel schnell unübersichtlich und es kann zu Fehlern in der Planung kommen, wenn Inhalte übersehen werden. Darüber hinaus leidet die Transparenz hinsichtlich verfügbarer Kapazitäten und anstehender Aufträge, wenn Informationen nicht zentral verfügbar sind, sondern erst telefonisch oder per Mail bei Kollegen angefordert werden müssen. Es entstehen Medienbrüche im Serviceprozess, die es außerdem erschweren, Änderungen in der Planung nachzuvollziehen und Daten für eine zukünftige Prozessoptimierung zu analysieren.
Im Gegensatz dazu kann eine digitale Plantafel problemlos von beliebig vielen Disponenten gleichzeitig genutzt werden. Jeder Nutzer kann die digitale Plantafel öffnen und hat Zugriff auf alle Informationen rund um die Einsatzplanung der anstehenden Serviceaufträge, ohne dabei von anderen Disponenten in der Arbeit gestört oder abgelenkt zu werden. Gleichzeitig sorgt eine lückenlose Anbindung der digitalen Plantafel an ERP-System oder Field Service Management Software dafür, dass Medienbrüche verhindert werden. Die Transparenz des Datenflusses entlang des gesamten Serviceprozesses ist gesichert.
