Technischer Außendienst

Prüfprotokoll im Field Service: Wie digitale Formulare Prüfprozesse beschleunigen

Erfahren Sie, warum die Digitalisierung von Formularen und Protokollen ein entscheidender Vorteil sein kann

Geschätzte Lesedauer: 25 min

L-mobile, Geräteprüfung mit Prüfprotokoll im technischen Außendienst

Wer im eigenen Unternehmen elektrische Geräte jeglicher Art im Einsatz hat, dem sollten Begriffe wie „Prüfprotokoll“ oder „DGUV V3 Prüfung“ geläufig sein. Immerhin gehört es zur Sorgfaltspflicht eines Arbeitgebers sicherzustellen, dass die Arbeitssicherheit der eigenen Mitarbeiter in jeglicher Art und Weise gewährleistet ist – auch hinsichtlich elektrischer Anlagen und Betriebsmittel. In der Regel arbeiten Unternehmen dabei Hand in Hand mit qualifizierten Servicedienstleistern, deren Servicetechniker im Rahmen regelmäßiger Wartungsmaßnahmen verschiedene Prüfungen vornehmen. Warum die Erstellung eines Prüfprotokolls dabei von so großer Bedeutung ist und wieso die Digitalisierung der Formulare vor allem für Serviceteams äußerst hilfreich sein kann, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Was ist ein Prüfprotokoll?

Hinter der Bezeichnung Prüfprotokoll verbirgt sich die Dokumentation einer durchgeführten Geräteprüfung von elektrischen Betriebsmitteln gemäß der DGUV V3. Das Prüfprotokoll dokumentiert neben dem gesamten Verlauf außerdem die Ergebnisse einer Prüfung sowie passende Lösungswege für mögliche erkannte Mängel und Probleme. Können diese noch im selben Serviceeinsatz von einem Servicetechniker behoben werden, wird auch dies direkt im Prüfprotokoll festgehalten. Auf diese Weise liefert ein ordnungsgemäß verfasstes Prüfprotokoll nicht nur einen schriftlichen Nachweis darüber, dass eine Geräteprüfung durchgeführt wurde. Gleichzeitig ist ersichtlich ob Maschinen, Anlagen oder andere Systeme eines Unternehmens ohne Gefahren und im vollen Funktionsumfang von Mitarbeitern genutzt werden können.

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DGUV V3: Was regelt die Vorschrift hinsichtlich Geräteprüfungen und Prüfprotokoll?

In Deutschland gibt es verschiedene Gesetze und Regelungen, die sich mit der Sicherheit am Arbeitsplatz befassen und dafür Sorge tragen sollen, dass diese jederzeit gewährleistet ist. Zu diesen zählen unteranderem die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Unfallverhütungsvorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Letztere beinhaltet Vorschriften und Vorgaben, mit denen Berufskrankheiten sowie Unfälle am Arbeitsplatz verhindert werden sollen. Zu diesen rechtsverbindlichen Vorschriften zählt seit 1979 unter anderem auch die DGUV Vorschrift 3 (DGUV V3).

In diesem Dokument wird sowohl die korrekte Handhabung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel geregelt als auch deren regelmäßige Prüfung, um die Sicherheit und Funktionsfähigkeit dauerhaft gewährleisten zu können. Denn nur durch konsequent durchgeführte Geräteprüfungen lassen sich Mängel und Fehler an einer Maschine oder einem elektrischen System frühzeitig erkennen und beheben. Konkrete Vorgaben hinsichtlich regelmäßiger Prüfungen werden in §5 der DGUV V3 geregelt. Hier wird von der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung vorgegeben, wann und in welchen Abständen Anlagen und Betriebsmittel zu prüfen sind, wer eine Geräteprüfung vornehmen darf und wie das Arbeiten an und nahe bei unter Spannung stehenden Geräten geregelt ist.

Weitere Vorgaben zur Erstellung von Prüfprotokollen

Das Erstellen eines Prüfprotokolls findet in der DGUV V3 keine Erwähnung. Jedoch wird in §14 Absatz 7 der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) die Aufzeichnung von Prüfergebnissen im Rahmen der Prüfung von Arbeitsmitteln gesetzlich geregelt – wodurch auch die Dokumentation von Prüfungen elektrischer Betriebsmittel abgedeckt ist. Die Verordnung gibt außerdem einige Mindestangaben vor, die ein Prüfprotokoll in diesem Zusammenhang enthalten muss. So sind die Art der Prüfung, deren Umfang und Ergebnis sowie eine Unterschrift des durchführenden Prüfers verpflichtend anzugeben. Darüber hinaus gibt es keine weiteren Regelungen hinsichtlich der Inhalte eines Prüfprotokolls.

Weitere Vorgaben sind dagegen unter anderem in der DGUV Information 203-070 (Berufsgenossenschaftlichen Information (BGI) 5090), der technischen Regel für Betriebssicherheit (TRBS) 1201 sowie in einer Reihe von DIN-VDE-Normen geregelt. Zu diesen Normen zählen die DIN VDE 0701 („Allgemeines Verfahren zur Überprüfung der Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen von Elektrogeräten nach der Reparatur“) und DIN VDE 0702 („Wiederholungsprüfung für elektrische Geräte“) sowie die DIN VDE-0100-600 („Errichten von Niederspannungsanlagen“) und DIN VDE-0105-100 („Betrieb von elektrischen Anlagen“). Da ein Prüfprotokoll allerdings für Unternehmen eine wichtige Nachweisfunktion einnehmen kann, ist es grundsätzlich immer sinnvoll, das Protokoll so detailliert wie möglich zu erstellen.

Warum ist ein Prüfprotokoll so wichtig für Unternehmen?

Egal ob Maschinenbauer, Logistikdienstleister oder Handwerksbetrieb: Jeder Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet für die Sicherheit seiner Mitarbeiter bei der Arbeit zu sorgen. In diesem Zusammenhang ist es außerdem seine Pflicht dafür zu sorgen, dass die sichere Nutzung von elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln, beispielsweise Gabelstaplern, Fräsmaschinen oder Hebebühnen, regelmäßig und – wie in der DGUV V3 geregelt – ausschließlich von einer qualifizierten Fachkraft überprüft wird.

Damit sowohl das Unternehmen, dessen Betriebsmittel überprüft werden, als auch der Servicedienstleister, dessen Techniker die Geräteprüfung durchführen, einen rechtssicheren Nachweis für ihre Leistungen vorweisen können, ist die Erstellung eines Prüfprotokolls absolut notwendig. Im Falle eines Schadens kann mit dem Protokoll gegenüber der Unfallversicherung bewiesen werden, dass sämtliche vorgeschriebenen Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen fristgerecht durchgeführt wurden und die Sicherheit der elektrischen Betriebsmittel gewährleistet ist. Dadurch können kostspielige Konsequenzen vermieden werden.

L-mobile, Servicetechniker füllt ein Prüfprotokoll auf dem Tablet aus

Doch nicht nur wegen seiner Nachweisfunktion ist ein Prüfprotokoll ein wichtiges Dokument. Für zukünftige Prüfungen an denselben elektrischen Anlagen ist ein standardisiertes und korrekt erstelltes Protokoll für Servicetechniker ein wertvolles Hilfsmittel. Anhand der dokumentierten Vorgehensweise bei der Geräteprüfung liegt den Technikern eine detaillierte Arbeitsanweisung vor, die Schritt für Schritt abgearbeitet werden kann. Dadurch können sowohl Prozesse beschleunigt als auch Fehler oder das Versäumnis wichtiger Prüfschritte vermieden werden.

Wann müssen elektrische Betriebsmittel geprüft und die Ergebnisse in einem Prüfprotokoll dokumentiert werden?

Die regelmäßige Sicherheitsprüfung elektrischer Geräte und Anlagen ist eine äußerst wichtige Aufgabe, die von Unternehmen nicht vernachlässigt werden sollte. Wann und wie oft eine Prüfung durchgeführt werden muss, ist relativ klar geregelt. Wird in einem Unternehmen ein neues Gerät angeschafft, beispielsweise eine Spritzgussmaschine, muss dieses vor der Inbetriebnahme zunächst auf Sicherheitsstandards überprüft werden. Das gleiche gilt für bereits vorhandene Betriebsmittel, an denen Änderungen oder Wartungsarbeiten durchgeführt wurden. Auch in diesem Fall müssen die Geräte zunächst geprüft werden, bevor sie wieder in Betrieb genommen werden dürfen. Abgesehen davon muss eine Prüfung aller elektrischer Betriebsmittel in regelmäßigen Intervallen stattfinden, deren Dauer, je nach Geräteart, unterschiedlich geregelt ist. Es wird dabei unterschieden zwischen ortsfesten und ortsveränderlichen Geräten.

Prüfung und Prüfprotokoll ortsveränderlicher Betriebsmittel

Unter der Bezeichnung ortsveränderliche Betriebsmittel versteht man Geräte und Maschinen, die während der Nutzung nicht fest an einen Standort gebunden sind. Sie können flexibel bewegt und an unterschiedlichen Orten eingesetzt werden. Hierzu zählen beispielsweise Elektrogeräte wie Computer und Drucker, Verlängerungskabel, Bohrmaschinen, selbst die Kaffeemaschine in der Büroküche wird als ortsveränderliches Betriebsmittel bezeichnet. Vorgaben für die Geräteprüfungen werden hauptsächlich in den Normen DIN VDE 0701 und DIN VDE 0702 geregelt.

Wann ein ortsveränderliches Betriebsmittel geprüft und dabei ein Prüfprotokoll erstellt werden muss, unterscheidet sich von den Vorgaben für ortsfeste Anlagen. Die erste Prüfung erfolgt in der Regel vor der Inbetriebnahme eines neu erworbenen Gerätes – außer, die Erfüllung der DGUV V3 Vorgaben wurde bereits vom Hersteller bestätigt. In diesem Fall ist keine Prüfung nötig, um eine Maschine in Betrieb zu nehmen. Anschließend müssen jedoch auch hier in regelmäßigen Abständen Geräteprüfungen durchgeführt und in einem Prüfprotokoll nachgewiesen werden.

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Der genaue Prüfintervall ist dabei immer abhängig von Gerät, den gegebenen Umgebungsbedingungen und der Betriebssicherheitsverordnung. So sollten beispielsweise elektrische Geräte, die täglich intensiv im Einsatz sind, alle sechs Monate, auf Baustellen genutzte Betriebsmittel alle drei Monate geprüft werden. Sind so kurze Prüfzyklen nicht einzuhalten, kann der Abstand zwischen zwei Prüfungen auf maximal ein Jahr vergrößert werden. Währenddessen ist bei elektrischen Geräten in Büros ein Intervall von maximal zwei Jahren ausreichend. Die finale Beurteilung, in welchen exakten Abständen die nächsten Geräteprüfungen erfolgen sollten, übernimmt daher immer der Servicetechniker, der die Prüfung durchführt.

Prüfung und Prüfprotokoll ortsfester Anlagen und Betriebsmittel

Maschinen und Geräte, deren Standort während der Nutzung nicht mehr verändert wird, werden als ortsfeste Betriebsmittel bezeichnet. Hierzu zählen beispielsweise Klimaanlagen, Schaltgeräte oder Förderanlagen. Durch die regelmäßige Prüfung und Dokumentation der Prüfergebnisse in Form eines Prüfprotokolls soll auch hier sichergestellt werden, dass diese Geräte und Anlagen von den Arbeitnehmern sicher und ohne Gefahren verwendet werden können. So müssen Mitarbeiter bei der Arbeit beispielsweise gegen Stromschläge geschützt sein. Geregelt werden die Prüfvorgaben in mehreren DIN-Normen. Während die DIN VDE 0100-600 festlegt, dass nach jeder Neuinstallation und Änderung an elektrischen Betriebsmitteln eine Prüfung der Anlage nötig ist, liefert die DIN VDE 0105-100 Vorgaben für regelmäßige Wiederholungsprüfungen.

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Im Falle einer ortsfesten Anlage erfolgt die erste Prüfung ebenfalls bereits vor der Inbetriebnahme des Gerätes. Anschließend müssen regelmäßig weitere Geräteprüfungen durchgeführt werden, für deren Prüfintervalle es in der DGUV V3 konkrete Vorgaben gibt. So sollte der Abstand zweier Prüfungen generell nicht mehr als vier Jahre betragen. Für spezielle Geräte, oder Anlagen, die sich in Betriebsstätten befinden, wird eine jährliche Prüfung empfohlen, für Betriebsmittel mit Fehlerstrom-Schutzeinrichtungen in nichtstationären Anlagen sogar eine monatliche Prüfung. Täglich sollten außerdem Fehlerstrom-, Differenzstrom- und Fehlerspannungs-Schutzschalter geprüft werden, wenn sie in nicht stationären Anlagen zum Einsatz kommen, alle sechs Monate sollten sie in einer stationären Anlage verbaut sein.

Wie wird ein Prüfprotokoll im Field Service eingesetzt?

Im Field Service Management steht ein schneller und reibungsloser Kundenservice im Mittelpunkt. Serviceteams, bestehend aus Innendienst- und Außendienstmitarbeitern, arbeiten täglich an der erfolgreichen Abwicklung von Serviceeinsätzen, um Störungen und Probleme an Maschinen, Geräten und Systemen der eigenen Kunden zeitnah zu beheben. Neben Installationen und Reparaturen befassen sich Servicetechniker im Rahmen von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen auch mit Sicherheitsprüfungen elektrischer Betriebsmittel, sofern ein Kunde die Serviceorganisation mit einer entsprechenden Geräteprüfung beauftragt. Entsprechend ist das Prüfprotokoll auch im Field Service ein gut bekanntes Dokument, das von Servicetechnikern regelmäßig erstellt und genutzt wird – und zwar nicht nur, um eine erfolgreich durchgeführte Prüfung zu dokumentieren.

Wartung und Instandhaltungsmaßnahmen
Grundsätzlich kommt ein Prüfprotokoll zum Einsatz, wenn die Funktionsfähigkeit und Sicherheit von elektrischen Betriebsmitteln geprüft werden sollen. Daher kann das Protokoll vor allem im Zusammenhang mit Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen eine wichtige Rolle im Field Service Management spielen. Auch zur Einhaltung von Gesundheitsvorschriften können Prüfprotokolle oder entsprechende Checklisten im Field Service zum Einsatz kommen.
Fehlerfreie und vollständige Abwicklung von Geräteprüfungen
Bei der Prüfung und Wartung von Maschinen bedarf es einer korrekten und vollständigen Durchführung aller nötigen Schritte. Je nach Anlage, kann so eine Prüfung relativ komplex sein und viele Arbeitsschritte umfassen. Daher ist es für Servicetechniker in der Praxis eine große Hilfe, wenn sie eine Prüfung sowie eine mögliche anschließende Wartung anhand standardisierter Checklisten in Form eines übersichtlichen Prüfprotokolls durchführen können. Das garantiert die Vollständigkeit der Prüfung und Instandhaltungsmaßnahmen, reduziert Fehler und erhöht die Effizienz des Serviceprozesses.
Verbesserter Datenaustausch und transparente Kommunikation
Ein Prüfprotokoll im Field Service fördert den Datenaustausch innerhalb des Serviceteams, vor allem, wenn es in digitaler Form vorliegt. Von den Außendienstmitarbeitern erstellte Protokolle werden zentral hinterlegt, so dass auch der Service Innendienst Zugriff auf die neuesten Informationen hat. Dadurch lassen sich umgehend weitere Maßnahmen ergreifen, um beispielsweise aufgedeckte Mängel in der Betriebssicherheit einer Maschine schnell zu beheben. So kann im Innendienst direkt ein neuer Serviceauftrag mit den entsprechend hinterlegten Prüfergebnissen angelegt, durch die Disposition eingeplant und einem Servicetechniker zugewiesen werden.
Rechtlicher Nachweis von Prüf- und Wartungsmaßnahmen
Eine besonders wichtige Funktion übernimmt das Prüfprotokoll im Falle eines Rechtsstreits mit einem Kunden. Die im Protokoll erfassten Daten zur Sicherheit von Anlagen oder Maschinen dienen im Falle eines Schadens als rechtsgültiger Nachweis der Prüfung gegenüber der Unfallversicherung. Indem Serviceorganisationen Sicherheitsprüfungen und gegebenenfalls anfallende Wartungsmaßnahmen schriftlich und vollständig dokumentieren, schaffen sie eine entsprechende Sicherheit, die sowohl ihnen als auch dem Betreiber einer Anlage bei einem Schaden hohe Kosten einsparen kann.
Standardisierte Arbeitsanweisung bei wiederkehrenden Prüfungen
Ein sorgfältig dokumentiertes Prüfprotokoll ist eine wichtige Grundlage für Prüfungen, die wiederholt durchgeführt werden müssen. Da das Protokoll sämtliche Abläufe und Arbeitsschritte für die Geräteprüfung einer elektronischen Anlage oder Maschine enthält, können diese in zukünftigen Prüfungen als Arbeitsanweisungen bzw. Leitfaden zu Rate gezogen werden. Die vollständige und transparente Übersicht aller Arbeitsschritte spart Servicetechnikern darüber hinaus einiges an Zeit im Serviceeinsatz und erhöht die Produktivität.

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In welchen Branchen können Prüfprotokolle im Field Service zum Einsatz kommen?

Von leistungsfähigen Kraftwerken und Anlagen in der Energieversorgung, über Maschinen und Transportbänder in produzierenden Unternehmen, bis hin zum Hochregallager eines Großkonzerns: In nahezu jeder Branche kommen heute elektrische Betriebsmittel zum Einsatz. Seien es nun Maschinen, Anlagen oder andere Systeme. Jedes dieser gewerblich genutzten Geräte bedarf eines regelmäßigen Kundenservice, bei dem unter anderem gemäß der Unfallverhütungsvorschrift DGUV V3 eine offizielle Sicherheitsprüfung vorgenommen werden muss. Somit sind Prüfprotokolle in den meisten bekannten Branchen ein oft genutztes Tool, um Prüfungen und Instandhaltungsmaßnahmen durchzuführen.

Facility Management
Neben der Miet- und Immobilienverwaltung umfasst das Facility Management auch die Gewährleistung der Sicherheit und Funktionalität von Gebäuden. In diesem Zusammenhang müssen beispielsweise Zentralheizungen, Stromverteiler und FI-Schutzschalter, aber auch PV-Anlagen und Ladesäulen regelmäßig Überprüft und die Ergebnisse der Prüfung in einem Prüfprotokoll dokumentiert werden.
Gastronomie
Kunden müssen in der Gastronomie in kürzester Zeit begeistert werden, um zu regelmäßig wiederkehrenden Gästen zu werden. Reibungslos funktionierende Küchengeräte, Beleuchtung und Kassensysteme sind – neben den Kochkünsten des Kochs – die Grundlage für einen erfolgreichen Gastronomiebetrieb. Daher sind in diesen Betrieben regelmäßig Fachkräfte anzufinden, die sich um die Prüfung der Betriebsmittel und die Dokumentation in einem Prüfprotokoll kümmern.
Stationärer Einzelhandel
Auch wenn es auf den ersten Blick nicht so scheinen mag, aber auch im Einzelhandel kommen häufig eine Vielzahl an elektrischen Betriebsmitteln zum Einsatz. Angefangen vom Kassensystem bis hin zum Beleuchtungssystem, mit dem die angebotene Ware attraktiv präsentiert wird. Um die Sicherheit für Mitarbeiter und Verbraucher dauerhaft garantieren zu können, sind regelmäßige Prüfungen anhand standardisierter Checklisten im Prüfprotokoll ein Muss.
Schulen
Beamer, Computerräume, Stromanschlüsse oder Küchengeräte: Die Liste der elektrischen Betriebsmittel in Schulen, für die eine Prüfung nach DGUV V3 Pflicht ist, ist erstaunlich lang. Entsprechende Servicetechniker übernehmen diese Prüfvorgänge in regelmäßigen Abständen, damit die sichere Nutzung aller Geräte gewährleistet ist.
Industrie
Produzierende Gewerbe verfügen in der Regel über jede Menge prüfpflichtiger Betriebsmittel in Form von Produktionsanlagen und komplexen Maschinenparks. Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die Sicherheit am Arbeitsplatz einzuhalten, weshalb Maschinen und Anlagen regelmäßig professionell gewartet und geprüft werden müssen.
Handwerksbetriebe
Egal ob Schreiner, Elektriker oder Mechaniker: Wer in einem Handwerksbetrieb arbeitet ist darauf angewiesen, dass alle zur Verfügung stehenden Arbeitsmittel voll funktionsfähig und sicher in der korrekten Anwendung sind. Es ist die Pflicht des Arbeitgebers dafür zu sorgen, dass sämtliche Betriebsmittel regelmäßig durch eine Fachkraft geprüft werden.

Prüfungsablauf nach DGUV V3: So kann eine Geräteprüfung durch einen Servicetechniker im Field Service aussehen

Um die Sicherheit elektrischer Anlagen und Betriebsmittel im eigenen Unternehmen gewährleisten zu können, müssen Unternehmer für die nötigen Wartungs- und Sicherheitsprüfungen auf qualifizierte Fachkräfte zurückgreifen. Zahlreiche Serviceorganisationen bieten ihren Kunden genau diese Art von Dienstleistung. Neben Installationen und Reparaturen befassen sich Serviceteams im Rahmen eines umfassenden Kundenservice mit professionellen Instandhaltungsmaßnahmen, die von ausgebildeten Servicetechnikern durchgeführt und protokolliert werden.

Der Ablauf einer solchen Prüfung erfolgt in den meisten Fällen nach einem festgelegten Schema. Zunächst befasst sich der Servicetechniker mit der Besichtigung der Anlage, bevor er anschließend verschiedene Messungen und eine Funktionsprüfung vornimmt. Am Ende werden alle Maßnahmen sowie deren Ergebnisse im Prüfprotokoll festgehalten.

Besichtigung: Sichtbare Mängel im Prüfprotokoll erfassen
Eine sachgemäße Prüfung beginnt mit der Besichtigung der Maschine. Der Servicetechniker nimmt dabei die Anlage genauestens unter die Lupe. Es geht zunächst einmal lediglich darum, äußerlich sichtbare Mängel und Auffälligkeiten ausfindig zu machen. Mögliche Mängel, die im Nachgang behoben werden sollten, sind beispielsweise Beschädigungen des Gehäuses oder am Display einer Bedieneinheit. Alles, was die Sicherheit der Maschine möglicherweise gefährden könnte, wird vom Servicetechniker begutachtet und im Prüfprotokoll dokumentiert.
Messung: Überprüfung von Sicherheitsmaßnahmen
Im nächsten Schritt werden an der Anlage verschiedene Messwerte überprüft. Dabei geht es allen voran darum, sicherzustellen, dass Schutzmaßnahmen an der Maschine fehlerfrei funktionieren. Der Servicetechniker nimmt dabei die Messungen der wichtigsten Werte vor. Zu diesen zählen unter anderem der Schutzleitwiederstand, der Isolationswiderstand oder der Berührungsstrom.
Funktionsprüfung: Betriebsmittel im Einsatz testen
Zu guter Letzt wird die eigentliche Funktionsfähigkeit einer Maschine durch den Servicetechniker überprüft. Hierfür werden sämtliche Funktionalitäten getestet, um mögliche Schwachstellen aufzudecken und im Prüfprotokoll dokumentieren zu können. Kommt es beispielsweise bei der Nutzung zu einer ungewöhnlichen Geräusch- oder Rauchentwicklung, können das Anzeichen für eine Fehlfunktion der Anlage sein. In so einem Fall müssen diese Auffälligkeiten zunächst behoben und die Anlage erneut getestet werden, bevor die Maschine die Geräteprüfung erfolgreich bestanden hat

Prüfprotokoll digitalisieren mit Field Service Management Software

Wie Sie Geräteprüfungen für Servicetechniker erleichtern können

Zur vollständigen Dokumentation einer Geräteprüfung nach DGUV V3 ist ein Prüfprotokoll ein wichtiges Dokument. Sowohl auftretende Mängel und Probleme als auch sämtliche positiven Prüfergebnisse werden vom Servicetechniker transparent festgehalten, um einerseits einen rechtlichen Nachweis über die Sorgfaltspflicht und Sicherheit zu liefern sowie andererseits zukünftige Geräteprüfungen durch erprobte und standardisierte Arbeitsanweisungen zu erleichtern.

In der Praxis werden Prüfprotokolle häufig jedoch noch mit Stift und Papier von den Servicetechnikern erstellt. Der Zeitaufwand für eine von Hand geschriebene Dokumentation ist allerdings enorm. So verlängert sich einerseits der Aufenthalt beim Kunden, obwohl die eigentliche Prüfung vielleicht schon längst abgeschlossen ist. Außerdem resultiert der unnötig hohe Arbeitsaufwand darin, dass weniger Kunden als in der Theorie eigentlich möglich pro Tag besucht und Prüfungen durchgeführt werden können.

Von Stift und Papier zu Tablet und Service App

Doch nicht nur für Servicetechniker ist ein Prüfprotokoll mit viel Aufwand verbunden. Die auf Papier erstellten Protokolle müssen im Anschluss von den Innendienstmitarbeitern geprüft und in ein ERP-System, bzw. in ein anderes eingesetztes System zur Verwaltung von Geräteprüfungen, übertragen werden. Die Fehlerquote bei dieser manuellen Datenübertragung ist hoch und die Arbeit nimmt wertvolle Zeit in Anspruch. Eine unleserliche Handschrift oder unauffindbare Prüfprotokolle auf Papier können die Arbeit weiter erschweren.

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Glücklicherweise gibt es Lösungen, dank denen sich diese Herausforderungen im Field Service Management einfach und erfolgreich meistern lassen. Die Digitalisierung im technischen Außendienst spielt dabei eine wichtige Rolle. Statt Prüfprotokolle auf Papier festzuhalten, können die Protokolle einfach und digital auf einem Industrie Tablet ausgefüllt werden. Das Ergebnis: Beschleunigte Serviceprozesse, effizientere Prüfungen und eine deutlich verringerte Fehlerquote in der Datenerfassung. Möglich macht das der Einsatz einer Field Service Management Software. Dabei handelt es sich um eine digitale Servicelösung, mit der sämtliche Prozesse im Field Service Management zentral gesteuert, geplant und abgewickelt werden können. Eine solche Servicelösung verfügt in der Regel über umfangreiche Funktionalitäten, um die täglichen Aufgaben im Kundenservice digital und mobil zu meistern. Zu diesen Funktionen zählt unter anderem auch die Erstellung und Nutzung von digitalen Checklisten und Formularen, die als Basis für ein Prüfprotokoll verwendet werden können.

Digitales Prüfprotokoll erstellen: So wird’s gemacht

Digitale Formulare in einer Field Service Management Software nutzen

Sofern eine Serviceorganisation eine Field Service Management Software im Einsatz hat, mit der sich digitale Checklisten und Formulare anlegen lassen, können Prüfprotokolle für Geräteprüfungen nach DGUV V3 einfach und ohne viel Aufwand in der Servicelösung vorbereitet werden. Hierzu steht den Servicemitarbeitern im Service Innendienst meist ein benutzerfreundliches Baukastensystem zur Verfügung. Mit diesem lassen sich individuelle und beliebig viele Vorlagen gestalten, die für unterschiedlichste Prüfungen sowie für weitere Anwendungsfälle genutzt werden können. Am hilfreichsten ist es, das Prüfprotokoll in Form einer digitalen Checkliste abzubilden. Hierfür stehen in der Field Service Management Software zahlreiche Formularbausteine zur Verfügung, die mittels Drag and Drop ganz einfach zu einer Vorlage zusammengefügt werden können.

L-mobile, in einer Field Service Management Software ein digitales Formular für ein Prüfprotokoll erstellen

Darüber hinaus können mit Hilfe von Abhängigkeiten smarte Prüfprotokolle generiert werden, die sich an die Gegebenheiten einer Prüfung in gewisser Weise anpassen können. Ein Beispiel: Der zuständige Servicetechniker ist gerade dabei eine Spritzgussmaschine zu überprüfen. Im Prüfprotokoll, welches ihm gleichzeitig als Arbeitsanweisung und Checkliste dient, lautet die nächste Frage, ob an der Maschine äußerliche Mängel zu finden sind. Nach seiner Besichtigung, die keine Mängel aufgezeigt hat, beantwortet der Servicetechniker diese Frage mit „Nein“ und setzt seine Arbeit mit den nächsten Prüfschritten fort.

Würden dem Techniker nun allerdings bei der Prüfung deutlich erkennbare Mängel auffallen, so müsste er diese Frage mit „Ja“ beantworten. In diesem Fall erkennt das digitale Prüfprotokoll, dass weitere Felder zur Dokumentation nötig sind und blendet dem Techniker automatisch neue Fragen und Textfelder ein. Grund dafür ist eine vorab definierte Regel im Formulargenerator die besagt, dass bestimmte Inhalte des Prüfprotokolls nur angezeigt werden, sofern eine spezifische Bedingung erfüllt ist – in unserem Beispiel die Antwort „Ja“ auf die Frage nach äußeren Mängeln. Mit Hilfe dieser Abhängigkeiten und Bedingungen lassen sich Prüfprotokolle schlanker und übersichtlicher gestalten. Prüfer müssen so nur die Informationen und Ergebnisse dokumentieren, die wirklich notwendig sind.

Prüfprotokolle einfach mobil ausfüllen

Servicetechniker sind dank der individuell zusammengestellten Prüfprotokolle während eines Einsatzes in der Lage, die einzelnen Prüfschritte schnell und einfach abzuarbeiten. Fragen zur Prüfung lassen sich im Protokoll durch vordefinierte Antworten, zum Beispiel über ein Drop-Down-Menü, beantworten. Auch Daten und Fragen mit Kontrollkästchen erleichtern das Arbeiten, da sie vom Techniker in Sekundenschnelle abgehakt werden können. Messergebnisse können in vorbereitete Tabellen eingetragen und Erläuterungen zu den einzelnen Prüfschritten in Freitextfeldern notiert werden.

Um sicherzustellen, dass bei der Geräteprüfung kein wichtiger Schritt vergessen wird, können die Felder bei der Erstellung des Prüfprotokolls vorab zu Pflichtfeldern umgewandelt werden. Dadurch kann der Servicetechniker eine Prüfung im System erst abschließen, wenn alle Punkte des Protokolls erledigt und ausgefüllt sind. Ergänzend besteht die Möglichkeit, visuelle Medien, wie Fotos oder Videos, beim Kunden vor Ort aufzuzeichnen und direkt dem digitalen Prüfprotokoll anzuhängen. Am Ende lässt sich so die Prozesssicherheit steigern und Prüfungen schnell, einfach und erfolgreich abwickeln.

Serviceprozesse automatisieren: Digitale Prüfprotokolle mit Serviceaufträgen verknüpfen

Sind alle Vorlagen der nötigen Prüfprotokolle erstellt, bietet eine Field Service Management Software eine zusätzliche Möglichkeit, um Prozesse weiter zu vereinfachen. Jedes erstellte digitale Formular kann innerhalb des Systems einer bestimmten Auftragsart zugeordnet werden. So können beispielsweise sowohl Prüfprotokolle für ortsfeste Anlagen als auch für ortsveränderliche Betriebsmittel erstellt und der jeweiligen Serviceauftragsart zugewiesen werden. Wird nun zukünftig vom Innendienst ein neuer Wartungsauftrag in der Field Service Management Software angelegt, der eine Prüfung einer ortsfesten Anlage vorsieht, wird von der Servicelösung beim Erstellen des Auftrags automatisch die zugehörige digitale Checkliste, das heißt, die passende Prüfprotokoll Vorlage, hinterlegt. So muss der Innendienst das Formular nicht manuell ergänzen, was Zeit spart und darüber hinaus ein mögliches Vergessen dieser Tätigkeit verhindert.

Vorteile digitaler Prüfprotokolle im Field Service Management

Mobile Datenerfassung beschleunigt Prozesse
Statt mühsam als auf Papier zu protokollieren, genügen wenige Klicks in der Service App.
Prüfergebnisse können umgehend weiterverarbeitet werden
Bereits Sekunden nach Abschluss der Datenerfassung stehen dem Innendienst alle Inhalte zur Faktura zur Verfügung.
Echtzeit-Datenaustausch zwischen Innen- und Außendienst
Die lückenlose Verknüpfung zwischen Service App und Desktop-Version der Servicelösung erleichtert die Kommunikation im Serviceteam.
Gesteigerte Transparenz und Produktivität im Serviceteam
Prüfprotokolle sind zentral hinterlegt und einfach auffindbar, langes Suchen nach Dokumenten in Aktenordnern entfällt.
Standardisierte und zentral hinterlegte Arbeitsanweisungen für Wiederholungsprüfungen
Prüfprotokolle und Checklisten stellen eine durchgängige Servicequalität sicher.
Keine manuelle Datenübertragung nötig
Alle Informationen werden direkt mobil und digital erfasst.

Fazit: Mit einem digitalen Prüfprotokoll die Effizienz und Produktivität im Field Service steigern

Ein Prüfprotokoll ist für Unternehmen ein wichtiges Dokument, um im Rahmen der DGUV V3 Prüfung die reibungslose Funktionsfähigkeit und Sicherheit von elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln nachweisen zu können. Die dokumentierten Prüfergebnisse geben Aufschluss darüber, ob eine Maschine gefahrlos von den Mitarbeitern genutzt werden kann oder ob bestehende Mängel zunächst behoben werden müssen.

Indem die Erstellung von Prüfprotokollen mit Hilfe einer Field Service Management Software digitalisiert wird, kann der gesamte Prüfprozess effizienter gestaltet werden. Messwerte, Beobachtungen und Ergebnisse werden schnell, einfach und mobil auf dem Smartphone oder Tablet erfasst und das Prüfprotokoll in Form einer abgeschlossenen digitalen Checkliste automatisch in der Servicelösung gespeichert. Die Produktivität im technischen Außendienst wird dank vereinfachter Abläufe gesteigert und Kunden sowie Serviceorganisationen erhalten am Ende nicht nur einen rechtssicheren, sondern auch digitalen und vollständigen Nachweis der durchgeführten Geräteprüfung.