Field Service Management | Serviceaufträge, Reparaturaufträge und Wartungsaufträge verwalten

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Das Auftragsmanagement von Reparaturaufträgen, Wartungsaufträgen oder allgemeinen Serviceaufträgen erfordert in jeder Serviceorganisation große Aufmerksamkeit. Eine gute Planung der Aufträge, kann zu einem verlässlichen Service seitens der Techniker draußen im Einsatz führen. Mit der Auftragsverwaltung wird die Basis geschaffen, alle Information rund um die Reparatur oder Wartung von Anfang an richtig und in guter Qualität zur Verfügung zu stellen. Das Auftragsmanagement für den Innendienst ermöglicht genau das!

Kunden, Ansprechpartner vor Ort, Anlagen und Maschinen, Materialien sowie Checklisten werden den Aufträgen hinterlegt und den Technikern mobile zur Verfügung gestellt. Wartungsaufträge werden je nach vordefinierten Zeiträumen automatisch erstellt. Die gesamte Auftragsverwaltung ist ein nachvollziehbares und strukturiertes Tool für einen effizienten, nachvollziehbaren und vor allem korrekten technischen Kundendienst.

Auswahl zwischen der L-mobile SaaS Lösung und der Self managed Lösung

  • SaaS Lösung

    Die Cloud-Lösung im Abonnement-Modell, das zu Ihren Bedürfnissen und Anforderungen passt. Geeignet für bis zu 20 Servicetechniker.

    L-mobile service SaaS Lösung

    Für Unternehmen mit kleinen Serviceabteilungen

    Die mobile App für Ihre Außendienstmitarbeiter. Vollständige Transparenz in den Serviceabläufen und einen geringeren Verwaltungsaufwand erzielen Kleinunternehmen mit Serviceeinsätzen im Außendienst mittels der intuitiven Softwarelösung auf SaaS-Basis. Buchbar in passenden Paketen, die zu den Anforderungen des Unternehmens passen. Flexibel, ohne versteckte Kosten.

  • Self-managed Lösung

    Die Servicemanagement Software als Kaufversion, zugeschnitten auf Ihr Unternehmen. Ideal ab 20 Servicetechniker.

    L-mobile service Self-managed Lösung

    Für mittelständische Unternehmen jeder Branche

    Optimieren Sie Ihre Serviceeinsätze von der Einsatzplanung Ihrer Techniker bis zum abgeschlossenen digitalen Servicebericht. Die Self-managed Lösung wird auf Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen zugeschnitten und fügt sich mittels Schnittstelle in Ihr ERP-System optimal in Ihre vorhandene IT-Landschaft ein.

Die wichtigsten Funktionen zur Verwaltung von Serviceaufträgen

Neuen Serviceauftrag anlegen

Field Service Management Serviceauftrag anlegen

Der Kunde ruft an und meldet ein Problem beim Innendienst. Es gibt zwei Möglichkeiten fortzufahren. Der Innendienst erstellt zunächst einen „Servicefall“. Da er das Problem bereits kennt, kann er dem Kunden weiterhelfen. Wird hingegen ein Techniker benötigt, erstellt der Innendienstmitarbeiter entweder direkt einen „Serviceauftrag“ oder wandelt den Servicefall zu einem Auftrag um. Es handelt sich dann um einen Reparaturauftrag und ein Techniker kann eingeplant werden. Handelt es sich um einen Wartungsauftrag, wird dieser automatisch vom System angezeigt und erstellt.

Wichtige Informationen zum Serviceauftrag hinterlegen

  • Kontaktdaten des Kunden

  • Ort der Maschine und Anlage

  • Informationen zu Maschinen und Anlagen

  • Kontaktperson vor Ort

  • Fehlermeldung

  • Auftragsarten

  • Verrechnungsarten

  • Prioritäten

  • Bevorzugte Techniker

  • Meldedatum und Planungsdatum

Neuen Serviceauftrag mit Informationen anreichern

Field Service Management Serviceauftrag verwalten

Damit die Reparatur oder Wartung durch den Techniker reibungslos gelingen kann, plant der Innendienst den Serviceauftrag vor. Die Planungsanforderungen können je nach Branche sehr unterschiedlich sein, weshalb dem Innendienst verschiedene Planungsmöglichkeiten gegeben werden. Werden für einen Serviceauftrag mehrere Techniker benötigt, lässt sich dieser in so genannte „Serviceeinsätze“ gliedern. Jeder Einsatz kann von einem anderen Techniker mit den notwendigen Fähigkeiten ausgeführt werden.

Vorplanung durch den Innendienst

  • Jobs/Tätigkeiten, die der Techniker ausführen soll

  • Materialien, die der Techniker verbrauchen wird

  • Checklisten, die vom Techniker verwendet werden können

  • Dokumente, die der Techniker benötigt

  • Aufgaben, die der Techniker beim Kunden erledigen soll

Auftragsvorlagen schnell und einfach nutzen

Field Service Management Serviceauftrag Vorlage

Best practice Ansätze für Reparaturen, widerkehrende Wartungsarbeiten oder Jahreswartungen bestehen meist aus widerkehrenden Tätigkeiten. Zur Vorbereitung der Reparatur oder Wartung werden im Innendienst Aufträge erstellt. Dabei kann der Innendienst auf Auftragsvorlagen zurückgreifen. Diese werden von Ihnen individuell vordefiniert und können beliebig im Serviceprozess verwendet werden. Gerade bei einem hohen Serviceauftrags-Volumen ist die Verwendung von Vorlagen zeitsparend.

Wichtige Informationen in den Auftragsvorlagen hinterlegen

  • Kundeninformationen

  • Jobs (z.B. Reparatur, Analyse, weitere)

  • Materialien, Ersatzteile

  • Checklisten

  • Dokumente (z.B. Schaltpläne)

  • Notizen

Immer den aktuellen Stand des Serviceauftrages

Field Service Management Serviceauftrag Status

Im täglichen Servicealltag ist es wichtig den Überblick zu behalten und immer zu wissen, in welchem Status sich der Reparatur- oder Wartungsauftrag befindet. Gleichzeitig können alle am Prozess beteiligten Personen bei Kundenrückfragen eine valide Aussage über den aktuellen Stand geben. Sowohl Innendienstmitarbeiter im Büro als auch Techniker von Unterwegs, können je Serviceauftrag den Status einsehen.

Individueller Status der Serviceaufträge

  • Neuer Auftrag

  • Bereit zum Einplanen

  • In Bearbeitung

  • Teilweise abgeschlossen

  • Technisch abgeschlossen

  • Bereit zur Faktura

  • Fakturiert

  • Abgeschlossen

Vorteile des Auftragsmanagement Systems für Reparatur- und Wartungsaufträge

Verbesserter Informationsaustausch

Eine gute Kommunikation zwischen Innendienst und technischem Außendienst ist Voraussetzung für einen reibungslosen Serviceprozess. Indem Informationen in guter Qualität in einem digitalen Serviceauftrag hinterlegt werden, sind alle Beteiligten auf dem gleichen Wissenstand.

Zeitersparnis bei der Auftragserstellung

Ein hohes Auftragsvolumen erfordert viel Zeit. Gerade die Qualität der notwendigen Informationen über Kunden, Maschinen oder Anlagen und Störungsmeldungen muss stimmen. Mit den Auftragsvorlagen lassen sich Serviceaufträge schnell und einfach erstellen.

Transparenz im Serviceprozess

Die Komplexität einer Reparatur oder Wartung kann unvorhersehbares Ausmaß annehmen. Gerade dann ist es wichtig den Überblick zu behalten. Mit der Statusübersicht in den Serviceaufträgen erhalten Innendienstmitarbeiter, Techniker und Kunden Transparenz über den aktuellen Stand der Arbeit.

Zeitnahe Abrechnung

Vom Innendienst über den technischen Außendienst zur Abrechnungsabteilung bis hin zum Kunden. Ein langer Weg, bis es zur Rechnungsstellung kommt. Der durchgängige Prozess der digitalen Serviceauftragsverwaltung verkürzt den Prozess, da alle Informationen zeitnah übermittelt werden.

Mehrfache Kundenbesuche dokumentieren

Komplexe Reparatur- oder Wartungsaufträge verursachen meist mehrere Termine für die ein oder mehrere Techniker benötigt werden. Dazu wird ein Serviceauftrag erstellt, der alle Tätigkeiten zu jedem Termin und von jedem Techniker bündelt.

ERP-Integration

Im ERP-System hinterlegte Kunden- und Materialdaten stehen auch weiterhin zur Verfügung. Das Auftragsmanagement System greift auf Ihre hinterlegten Daten zurück und ermöglicht einen effizienten Field Service.

Digitales Auftragsmanagement im Field Service

Der Weg eines digitalen Reparaturauftrages

L-mobile Digitales Service Management Serviceauftragsverwaltung Störung annehmen

Annahme der Störungsmeldung

L-mobile Digitales Service Management Serviceauftragsverwaltung Serviceauftrag erstellen

Erstellung des Serviceauftrages

L-mobile Digitales Service Management Serviceauftragsverwaltung Disponent Übermittlung

Übermittlung an Disposition oder direkt an den Techniker

L-mobile Digitales Service Management Serviceauftragsverwaltung Techniker Prüfung

Prüfung von verfügbaren Technikern

L-mobile Digitales Service Management Serviceauftragsverwaltung Routenoptimierte Planung

Routenoptimierte Planung

L-mobile Digitales Service Management Serviceauftragsverwaltung Übermittlung Serviceauftrag an Techniker

Übermittlung des Serviceauftrages an Techniker

L-mobile Digitales Service Management Serviceauftragsverwaltung Serviceauftrag erhalten

Erhalt des Serviceauftrages in der Service App

L-mobile Digitales Service Management Serviceauftragsverwaltung Auftrag durchführen

Durchführung der Reparatur oder Wartung

L-mobile Digitales Service Management Serviceauftragsverwaltung Fertigstellung mit digitaler Unterschrift

Fertigstellung und Bestätigung durch digitale Unterschrift des Kunden

L-mobile Digitales Service Management Serviceauftragsverwaltung Innendienst Übermittlung

Übermittlung an den Innendienst

L-mobile Digitales Service Management Serviceauftragsverwaltung Erhalt Serviceauftrag

Erhalt des Serviceauftrages

L-mobile Digitales Service Management Serviceauftragsverwaltung Prüfung Serviceauftrag

Prüfung der abrechenbaren Positionen

L-mobile Digitales Service Management Serviceauftragsverwaltung Abrechnung

Fakturierung des Serviceauftrages

Anwendungsbeispiele für das Auftragsmanagement System

Schnell auf Kundenanfragen reagieren

Ein Kunde meldet eine Störung an die Servicehotline oder Kundendienstabteilung. Der Kundendienstmitarbeiter legt entsprechend einen Serviceauftrag im System an und hinterlegt eine qualitativ hochwertige Schadensdokumentation. Anhand der Postleitzahl der Firma, wird im System automatisch erkannt, welcher Techniker zuständig ist. Der Innendienst verändert den Status des Auftrages und gibt ihn somit für den Techniker frei. Ab dann kann der Servicetechniker über seine Service-App darauf zugreifen. Aufgrund der dezentralen Terminverwaltung, nimmt der Techniker direkt Kontakt mit dem Kunden auf und vereinbart einen Termin.

Komplexe Serviceaufträge managen

Die Reparatur einer Maschine benötigt mehrere Techniker mit unterschiedlicher Expertise. Alle Serviceleistungen sollen dem Kunden am Ende gebündelt in einem Reparaturauftrag zur Verfügung gestellt werden. Über den Auftragsmanager lassen sich Serviceaufträge in mehrere Serviceeinsätze unterteilen. Jeder Techniker wird einem Serviceeinsatz zugeordnet und hinterlegt alle Zeiten, verbrauchten Materialien und sonstige Kosten. Alle Serviceeinsätze werden zum Schluss im digitalen Servicebericht des Reparaturauftrages gebündelt dargestellt.

Nachvollziehbarer Kundenservice

Der Servicetechniker befindet sich auf einem Reparatureinsatz und hat seinen digitalen Serviceauftrag auf einem mobilen Endgerät dabei. Während oder nach seiner Arbeit dokumentiert er benötigte Arbeitszeiten, verwendete Materialien und greift auf Checklisten zurück. Diese leiten den Techniker anhand von vordefinierten Bausteinen durch den Serviceauftrag. Zudem hinterlegt er Textnotizen und Bilder. Die gesamte Arbeit wird über die App dokumentiert und steht im Anschluss dem Kunden nachvollziehbar zur Verfügung.

L-mobile service einfach integriert in Ihr ERP

Unsere digitalisierte Service-Softwarelösung bietet Standardschnittstellen für alle gängigen ERP-Systeme.

Highlights von L-mobile service

Die Field Service Management Software

ERP-unabhängige Lösung

Vermeidung von Doppelarbeiten und Papier

100 % Offlinefähigkeit

Gesteigerte Kundenzufriedenheit

Zeitnahe Abrechnungen

Erleichtert das Tagesgeschäft

Schnelle Abwicklung der Serviceaufträge

Effizienter Einsatz von Ressourcen

Einfache und zentrale Kundenverwaltung

Einsatzplanung per Drag & Drop

Wartungsverträge verwalten

Maschinen- und Anlagenverwaltung

Field Service Management Software – eine Lösung für den gesamten Field Service Prozess

Sie möchten gerne einen Überblick über unsere gesamte Field Service Lösung haben? Auf der Field Service Management Seite, finden Sie Informationen zu der gesamten Field Service Lösung.

Im ersten Schritt legt der Innendienst alle wichtigen Daten (Personen, Firma, Serviceauftrag) an. Danach wird der Serviceauftrag an den Disponenten weitergeleitet, sodass dieser mit Hilfe der digitalen Plantafel, den richtigen Servicetechniker einplanen kann. Mit der Service-App haben die Techniker auf vorab angelegten Daten vom Innendienst Zugriff und führen den Serviceauftrag durch und schließen ihn ab. Im Nachgang kann der abgeschlossene Serviceauftrag zur Faktura freigegeben werden. Im Reporting sind alle wichtigen Daten aus dem Field Service Prozess zusammengefasst und können ausgewertet werden.

Kunden die L-mobile service einsetzen

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Grimme ist Hersteller für Kartoffel-, Zuckerrüben- und Gemüsetechnik und vertreibt 150 verschiedene Maschinentypen. Lernen Sie im Referenzvideo einen weltweit digitalen Serviceprozess kennen.

„Meiner Meinung nach hat L-mobile für uns mehrere Nutzen. Zum einen ist die Zeitersparnis, die wir durch L-mobile erreichen konnten ein sehr großer Vorteil. Sodass die Serviceberichte zeitnah abgearbeitet werden können. Früher hat die Auftragsbearbeitung aufgrund der Entfernung bis zu einem Monat gedauert, was wir jetzt innerhalb einer Woche realisieren können. Egal wo sich der Monteur auf der Welt befindet. Ein Vorteil ist auch noch, dass es eine Durchgängigkeit gibt. Der Auftrag wird vom Produktverantwortlichen angelegt, der mit dem Kunden direkt spricht und wird dann digital von einer Ebene zur nächsten weitergebene. Bis schließlich der Abschluss im ERP-System Navision AX erfolgt. “

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L-mobile Christopher Kohl Telemarketing

Pascal Löchner
Head of Sales
Digitales Service Management