SaaS vs. On-Prem: So treffen Sie die Wahl für Ihr Field Service Management

Für die meisten Unternehmen hängt die Wahl der passenden Field Service Management Software vor allem mit dem Funktionsumfang und den Integrationsmöglichkeiten einer Lösung zusammen – und das ist richtig und wichtig. Dennoch gibt es einen weiteren Faktor, der nicht außer Acht gelassen werden sollte, wenn Sie kurz davorstehen, eine Servicelösung einzuführen: Die Wahl der Betriebsart. Software as a service (kurz SaaS) oder doch lieber On-Premises (kurz On-Prem) – was ist denn nun die bessere Lösung für das Field Service Management?

Geschätzte Lesedauer: 30min 21sec

SaaS-Lösungen weiter auf dem Vormarsch: Das Ende von On-Prem?

Cloudbasiert arbeiten oder doch lieber auf dem eigenen Server hosten? Heutzutage eine Standardfrage für Unternehmen, die eine neue Software einführen möchten. Während noch vor einigen Jahren die klassische On-Premises-Software nicht mehr wegzudenken war, scheinen SaaS-Lösungen heute der On-Prem-Variante den Rang abzulaufen. Beim cloudbasierten Softwaremodell hostet der Anbieter seine Softwarelösung auf eigenen Servern. Kunden können das System über das Internet aufrufen und nutzen. Updates, Bug-Fixes und Wartungsarbeiten werden ebenso vom Anbieter durchgeführt, wie sämtliche Sicherheitsvorkehrungen für das System. Eine eigene Infrastruktur sowie eine kompetente IT-Abteilung sind für den Kunden im Falle einer SaaS-Lösung nicht mehr zwingend nötig. Anders beim Einsatz einer On-Prem-Software. Diese wird nach dem Kauf vom Kunden auf der eigenen lokalen Hardware installiert und gehostet. Somit liegen auch alle Aufgaben der technischen Administration beim Kunden selbst – genauer gesagt, bei dessen IT-Abteilung.

Aber sind die Tage von On-Prem denn wirklich gezählt? Fakt ist: SaaS wird so schnell nicht wieder vom Softwaremarkt verschwinden. Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen eröffnen SaaS-Lösungen neue Möglichkeiten, um Prozesse im Field Service Management dank moderner Software einfach und kosteneffizient zu digitalisieren. Dennoch sind auch On-Prem-Lösungen nach wie vor am Markt gefragt. Für viele Unternehmen ist das On-Premises-Modell der Gewinner in Sachen Individualisierung und Kontrolle über die eigenen Daten. Doch woher weiß ich als Serviceleiter oder Geschäftsführer nun, was das richtige Softwaremodell für mein Field Service Management ist?

SaaS vs. On-Prem: Die Unterschiede der beliebten Softwaremodelle am Beispiel einer Field Service Management Software

Um diese Frage nach dem passenden Modell zu beantworten müssen Sie sich zunächst einen Überblick über die Vorzüge von SaaS und On-Prem-Lösungen verschaffen. So gibt es bei der Einführung einer Field Service Management Software einige entscheidende Unterschiede zwischen der cloudbasierten und der On-Prem-Variante.

Individuelle Anpassungen Updates und Wartung Anfallende Kosten Skalierbarkeit Datensicherheit

#1 Individuelle Anpassungen der Softwarelösung mit SaaS und On-Prem

SaaS

Bei cloudbasierter Software können in der Regel keine umfangreichen Individualisierungen durchgeführt werden. Entsprechend handelt es sich bei einer zentral für alle Kunden gehosteten SaaS-Lösung meist um Standardsoftware. Zusätzliche Features können nicht nachträglich programmiert und ergänzt werden. Stattdessen können Sie Ihr Abo-Paket wechseln, sofern vom Softwareanbieter unterschiedliche SaaS Abonnements angeboten werden. So lässt sich bei Bedarf stufenweise der Funktionsumfang einer Field Service Management Software erweitern. Das bietet ein gewisses Maß an Anpassungsmöglichkeiten.

On-Prem

Nicht immer sind Standardlösungen für die eigenen Serviceprozesse ideal. Manchmal ist klar, dass eine langfristig erfolgreiche Digitalisierung nur möglich wird, wenn die Software an die eigenen Prozesse angepasst wird – und nicht umgekehrt. Mit einer On-Prem-Lösung lassen sich individuelle Anpassungen im System durchführen. So können benutzerdefinierte Funktionen oder Schnittstellen zu Drittsystemen integriert und an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Wichtig zu wissen: So eine Individualprogrammierung ist häufig mit zusätzlichen Kosten verbunden.

#2 Regelmäßige Softwareupdates und -wartung mit SaaS und On-Prem

SaaS

Die gesamte technische Administration einer SaaS-Lösung wird vom Softwareanbieter durchgeführt. Somit wird Ihnen garantiert, dass Ihr Serviceteam jederzeit eine funktionsfähige, sichere und aktuelle Version der Field Service Management Software nutzen kann. Sämtliche Bug-Fixes und neue Funktionen werden automatisch durch den Anbieter eingespielt.

On-Prem

Sofern Sie beim Kauf Ihrer On-Prem-Lösung auf einen zusätzlichen Softwaresupport durch den Anbieter verzichten, sind Sie selbst für die Instandhaltung der Field Service Management Software verantwortlich. Das heißt, Sie haben Zugriff auf Bugfixes und Produktupdates und müssen diese eigenständig einspielen. Ein kompetentes IT-Team ist dafür entscheidend.

#3 Anfallende Kosten mit SaaS und On-Prem

SaaS

Die Anschaffung und Einführung einer SaaS-Lösung geht nicht nur schnell und einfach vonstatten, sondern ist außerdem mit einem relativ geringen Kostenaufwand verbunden. Für die Nutzung der Field Service Management Software sind monatliche bzw. jährliche Kosten fällig, in denen sämtliche Verwaltungskosten für Updates und Co. in der Regel bereits enthalten sind. Zusätzliche Ausgaben für Hardware und Infrastruktur sind nicht nötig.

On-Prem

Einer der größten Kostenfaktoren beim Einsatz einer On-Prem-Lösung ist die eigene IT-Infrastruktur. Sämtliche Hardware muss angeschafft, eingerichtet und in Schuss gehalten werden. Hinzu kommen die laufenden Kosten für Ihre IT-Mitarbeiter. Zusätzlich fallen für den Erwerb der Field Service Management Software, mögliche Anpassungen sowie die Implementierung der Lösung einmalige Kosten an.

#4 Skalierbarkeit mit SaaS und On-Prem

SaaS

Setzen Sie auf eine Software as a Service Lösung entscheiden Sie sich in der Regel für eines von mehreren Abo-Paketen. Dieses können Sie jederzeit wechseln und so die SaaS-Lösung beliebig skalieren und um neue Features oder mehr User-Lizenzen erweitern. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass Ihr Softwareanbieter eine entsprechende Vielzahl an Abo-Paketen bereitstellt. Bei einem Paketwechsel erhöhen sich meist die monatlichen Kosten. Allerdings ist es beispielsweise nicht nötig, neue Hardware zu kaufen.

On-Prem

Hosten und verwalten Sie Ihre Field Service Management Software selbst ist es ebenfalls möglich, die On-Prem-Lösung zu skalieren. Wie auch bei einer SaaS-Lösung ist das mit zusätzlichen Kosten verbunden. In diesem Fall vor allem für eine mögliche Aufrüstung der IT-Infrastruktur und den nötigen Programmieraufwand.

#5 Datensicherheit mit SaaS und On-Prem

SaaS

Die Verantwortung für die Sicherheit Ihrer Daten liegt vollständig beim Softwareanbieter. Gute Sicherheitslösungen haben für diesen in der Regel höchste Priorität. Datenschutz, automatische Backup-Systeme und detaillierte Pläne zur Notfallwiederherstellung bei einem Datenverlust zählen bei den meisten Anbietern zum Standard.

On-Prem

Für sämtliche Sicherheitsmaßnahmen rund um die Field Service Management Software sind Sie, genauer gesagt Ihre IT-Spezialisten, selbst zuständig. Ihre Infrastruktur sollte gegen Cyberattacken gerüstet sein und über einen guten Backup-Plan verfügen. Bei Hardware- oder Stromausfällen muss Ihre IT dafür sorgen, dass alle Daten sicher sind und gegebenenfalls problemlos wiederhergestellt werden können.

Field Service Management Software als On-Prem oder SaaS-Lösung nutzen: So geht’s in der Praxis

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Die Qual der Wahl: Wie entscheiden Sie sich zwischen SaaS und On-Prem im Field Service Management?

Es ist keine Seltenheit, dass Softwareanbieter Ihnen eine Field Service Management Software sowohl als SaaS-Lösung als auch als On-Prem-Variante anbieten können. Die Basisfunktionen der Software bleiben dabei meist gleich, doch wie Sie nun wissen sind es äußere Faktoren, die bei der Wahl des passenden Modells für Unternehmen entscheidend sind. Budget, personelle Ressourcen oder Vorgaben hinsichtlich Datensicherheit können in Ihrer Entscheidungsfindung eine wichtige Rolle spielen. Bevor Sie sich also für eine Softwarevariante entscheiden, sollten Sie genau analysieren, wo Ihre Prioritäten liegen und was Ihre individuellen Anforderungen an die Nutzung einer Field Service Management Software sind.

SaaS als beliebte Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen

Noch vor einigen Jahren war es für viele Unternehmen gar nicht so einfach, die eigenen Serviceprozesse zu digitalisieren. Denn die Kosten für den Kauf und die Verwaltung einer On-Prem-Software lagen vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen häufig außerhalb des verfügbaren Budgets. Eine Field Service Management Software zu nutzen war daher oft einfach nicht möglich.

Mit dem Vormarsch von SaaS-Lösungen hat sich die Situation inzwischen glücklicherweise geändert. Da keine Notwendigkeit für die Anschaffung der nötigen Infrastruktur besteht, entfällt ein entscheidender Kostenfaktor. Das gleiche gilt für das Thema Datensicherheit. Da es sich bei den meisten SaaS-Lösungen um standardisierte Software handelt, mit der einfache Prozesse bestens abgebildet werden können, sind außerdem keine komplexen und kostspieligen Anpassungen nötig. Für viele KMU ist SaaS daher zu einer attraktiven Lösung geworden, mit der eine Field Service Management Software einfach und ohne große Umstände eingeführt werden kann. Selbstverständlich gibt es dennoch Szenarien, in denen eine On-Prem-Lösung auch für kleine und mittelständische Unternehmen die bessere Wahl sein kann.

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Individuelle Anforderungen von Großunternehmen sprechen meist für On-Prem

L-mobile, On-Prem im Einsatz in großen Unternehmen für individuelle Softwareanpassungen im Field Service Management

In großen Unternehmen fallen Prozesse häufig um einiges komplexer aus, als es in mittelständischen Betrieben der Fall ist. Standardsoftware ist hier nicht immer die ideale Lösung, um diese Serviceprozesse langfristig zu optimieren. Anpassungen der Software an die eigenen individuellen Prozesse haben daher oft eine sehr hohe Priorität. Gleichzeitig gibt es häufig unternehmensinterne Vorschriften hinsichtlich Datenschutz- und Datensicherheitsmaßnahmen, wenn beispielsweise Daten nicht auf ausländischen Servern gespeichert werden dürfen. In solchen Fällen kann der Einsatz von On-Prem die passende Lösung sein.

Das heißt aber nicht, dass SaaS-Lösungen für Konzerne keine Relevanz haben. Gerade international tätige Großunternehmen können davon profitieren, wenn Serviceteams an allen Niederlassungen mit einer cloudbasierten Software arbeiten. Denn es erleichtert nicht nur die Skalierbarkeit der Lösung, sondern auch eine ganzheitlich vernetzte Zusammenarbeit. Statt in jedem Betrieb und jedem Land die On-Prem-Lösung lokal zu installieren, genügt eine SaaS-Lösung, auf die von überall auf der Welt zentral zugegriffen werden kann.

SaaS vs. On-Prem: 3 Fragen, die Ihnen helfen können, die passende Field Service Management Software zu wählen

Letztendlich gibt es keine pauschale Antwort auf die Frage, welches Softwaremodell das Beste ist. Am Ende entscheiden stets die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens darüber, welche die passende Lösung für Ihr Field Service Management ist. Die folgenden Fragestellungen können Ihnen daher bei der Entscheidungsfindung helfen. Beziehen Sie dabei unbedingt Ihr gesamtes Team mit ein, vom IT-Experten bis hin zum Servicetechniker, um wirklich alle Aspekte im Serviceprozess berücksichtigen zu können.

Frage #1: Wie hoch ist Ihr Bedarf an Individualisierungen?

Analysieren Sie hierfür vorab Ihre bestehenden Serviceprozesse. Das ist nicht nur für die Wahl des passenden Softwaremodells sinnvoll, sondern sollte generell vor der Einführung einer Field Service Management Software durchgeführt werden. Nur so können Sie herausfinden, welche digitalen Tools und Funktionen nötig sind, um Ihre Prozesse erfolgreich digitalisieren und optimieren zu können. Im Rahmen Ihrer Analysen werden Sie schnell feststellen, ob Ihre Prozesse zu komplex sind, um sie mit einer Standardlösung abzudecken. Je mehr spezifische Anpassungen für einen idealen digitalisierten Prozess benötigt werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Einsatz einer On-Prem-Lösung für Sie besser geeignet sein könnte, als der einer SaaS-Lösung.

Frage #2: Verfügen Sie bereits über umfassende IT-Ressourcen?

Nicht alle Unternehmen beschäftigen eine eigene IT-Abteilung. Vor allem kleinere Unternehmen setzen oft auf ein bis zwei IT-Experten, die sich um die gesamte Infrastruktur kümmern. Häufig werden auch externe IT-Ansprechpartner zu Rate gezogen. Je komplexer die Aufgaben im Rahmen der IT-Infrastruktur jedoch werden, desto näher kommen Ein-Mann-Teams hier an ihre Grenzen. Sofern Sie nicht sowieso planen, eine eigene IT-Abteilung aufzubauen, bietet Ihnen eine SaaS-Lösung einen großen Vorteil. Indem der Softwareanbieter selbst alle technischen Aufgaben übernimmt, entlasten Sie das eigene Personal und können sehr viel Zeit und Kosten sparen.

Für Unternehmen wiederum, in denen ohnehin bereits ein großes Team aus IT-Experten angestellt ist, bedeutet das, dass eine On-Prem-Lösung durchaus eine Option sein kann. Gerade wenn die IT-Abteilung bereits Erfahrung in der Administration von On-Prem-Software mitbringt, weil beispielsweise bereits in anderen Bereichen entsprechende Lösungen eingesetzt werden, lässt sich so die Abhängigkeit vom Softwareanbieter vermeiden.

Frage #3: Wie wichtig ist Ihnen eine interne Verwaltung der Datensicherheit?

Wird in Ihrem Unternehmen viel Wert auf eine interne Abwicklung von Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen gelegt, könnte eine SaaS-Lösung gegebenenfalls nicht die ideale Wahl für Ihr Team sein. Auch hier ist eine bestehende IT-Abteilung von großem Vorteil, da mit hoher Wahrscheinlichkeit bereits für andere Anwendungsfälle Sicherheitskonzepte ausgearbeitet wurden. Mit der nötigen Erfahrung und Kompetenz lassen sich diese auch auf eine On-Prem Field Service Management Software übertragen. Sofern jedoch die Sicherheitsmaßnahmen eines Softwareanbieters für Sie und Ihr Team absolut zufriedenstellend sind und Sie intern auch nicht über das nötige Wissen in diesem Bereich verfügen, könnte eine SaaS-Lösung durchaus empfehlenswert sein. In diesem Fall übernimmt der Anbieter die gesamte Verwaltung von Datenschutz und Datensicherheit, was Ihnen wiederum einiges an Aufwand sparen kann.

Fazit: Das Wissen um Ihre Prozessanforderungen erleichtert Ihnen die Entscheidung zwischen SaaS und On-Prem

Die eigenen Serviceprozesse sowie die Bedürfnisse im Unternehmen zu kennen und zu verstehen ist der Schlüssel, um sich mit der Einführung einer Field Service Management Software befassen zu können. Nicht nur der Funktionsumfang einer Software und das Dienstleistungsangebot eines Anbieters sind dabei entscheidend, sondern auch, ob diese zu den eigenen Umständen passen. Um eine Wahl zwischen SaaS und On-Prem treffen zu können ist es daher essentiell die nötigen Anforderungen im Team zu analysieren und auszuarbeiten. Denn egal ob SaaS oder On-Prem: Wenn Sie die individuellen Anforderungen und Prioritäten innerhalb des Field Service Managements kennen, sind Sie bestens gerüstet, um die richtige Softwarewahl zu treffen.

Sie interessieren sich für digitalisierte Serviceprozesse, sind aber noch unschlüssig, wie Sie eine erfolgreiche Digitalisierung realisieren sollen? In unserem kostenlosen Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie in 5 Schritten ein digitalisiertes Field Service Management realisieren können, indem Sie eine Field Service Management Software einführen.

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