On-Premises: Field Service Management Software selbstständig hosten und verwalten

Es ist nach wie vor ein häufig genutztes Softwaremodell, auch wenn cloudbasierte Lösungen heute immer stärker auf dem Vormarsch sind: On-Premises Lösungen. Der Klassiker leistet sowohl Unternehmen als auch Privatkunden bereits seit vielen Jahren gute Dienste und ist auch in Zeiten von Software as a Service Anwendungen in vielen Fällen für Kunden eine durchaus sinnvolle Option. Wir schauen uns an, was genau sich hinter der Bezeichnung „On-Premises“ verbirgt, welche Vor- und Nachteile diese Art der Softwarebereitstellung mit sich bringt und welche Voraussetzungen für die Einführung einer On-Premises Lösung, z. B. einer Field Service Management Software, gegeben sein müssen.

Geschätzte Lesedauer: 24min 43sec

Was versteht man unter On-Premises Software?

On-Premises bezeichnet ein Software- bzw. Lizenzmodell, bei dem Software durch den Kunden erworben und auf der eigenen lokalen Hardware installiert und gehostet wird. Tatsächlich entstand die Bezeichnung On-Premises erst mit dem Aufkommen des Cloud-Computing und dem damit verbundenen Software as a Service (SaaS) Modell. Da sich SaaS-Lösungen in der Ausführung grundlegend von On-Premises Anwendungen unterscheiden, benötigte man einen Begriff, um die beiden Softwaremodelle voneinander abzugrenzen. Vor der Etablierung cloudbasierter Lösungen war On-Premises Software somit auch der Standard, sowohl im Privatgebrauch als auch im Business-Kontext.

Wie wird On-Premises Software genutzt?

Unternehmen, die eine On-Premises Software nutzen möchten, kaufen oder mieten die Software und installieren und betreiben diese im eigenen Rechenzentrum. Die genutzten Server können dabei entweder tatsächlich im eigenen Unternehmen stehen oder sich in einem externen angemieteten Rechenzentrum befinden. In beiden Fällen jedoch ist das Unternehmen vollständig für die Administration und Sicherheit der On-Premises Software verantwortlich. Das bedeutet, die Anwendung wird in der Regel von der eigenen IT-Abteilung verwaltet, gewartet und bei Bedarf mit Updates bespielt. Auch regelmäßige Back-ups zur Datensicherung sind bei On-Premises Software Aufgabe des Unternehmens. Denn die gesamte Datenspeicherung erfolgt ebenso lokal wie das Hosting der Softwarelösung.

Da die Nutzung von Software in On-Premises Lösungen ihren Ursprung findet, kommen lokal gehostete Anwendungen auch heute noch in nahezu allen Bereichen des Lebens zum Einsatz. Denn obwohl heute cloudbasierte Lösungen immer beliebter werden, können viele digitale Lösungen nach wie vor auch in der klassischen On-Premises Variante erworben werden: Vom ERP-System über die Buchhaltungssoftware bis hin zur Field Service Management Software.

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Auf einen Blick: Vorteile und Nachteile von On-Premises Software

Der Einsatz einer On-Premises Lösung war lange Zeit der Standard für viele Businesskunden. Wer seine Geschäftsprozesse digitalisieren wollte, musste eine Software erwerben und diese selbstständig hosten und verwalten können. Auch wenn das heute nicht mehr zwingend der Fall ist, werden On-Premises Anwendungen nach wie vor genutzt – und sind dabei sowohl mit Vorteilen als auch mit einigen Nachteilen verbunden.

Vorteile Nachteile

Vorteile einer On-Premises Software

Individuelle Softwareanpassungen
Für viele Unternehmen einer der entscheidendsten Faktoren: Die flexible und individuelle Anpassung einer On-Premises Software an die eigenen Bedürfnisse. Softwarelösungen, wie beispielsweise eine Field Service Management Software oder ein CRM-System, werden meist als Standardsoftware angeboten. Sie enthalten die wichtigsten Basics und Funktionen, die vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen meist völlig ausreichen. Gerade in größeren Firmen oder Konzernen wird allerdings oft mit sehr komplexen Prozessen gearbeitet, die sich über eine Standardlösung nicht mehr ausreichend abdecken lassen. Solche Unternehmen benötigen individuelle Lösungen, die auf ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Bei einer On-Premises Software ist genau das problemlos möglich.

Gemeinsam mit dem Softwareanbieter werden bestehende Prozesse analysiert und Lösungen erarbeitet, um diese digital und effizient abbilden zu können. Anschließend erfolgt eine Individualprogrammierung, um die dafür nötigen Anpassungen an der Software umzusetzen. Das Entwicklerteam kann dabei entweder nur von Seiten des Softwareanbieters gestellt werden oder mit den Entwicklern des Kunden zusammenarbeiten. Auch im Nachgang können manche On-Premises Lösungen, gerade im Bereich der Field Service Management Software, eigenständig beliebig erweitert und angepasst werden, sollten sich Prozesse weiterentwickeln. Voraussetzung dafür ist natürlich das nötige Know-how.
Volle Kontrolle über Datenschutz und -sicherheit
Das wahrscheinlich am häufigsten genannte Argument gegen eine SaaS-Lösung und für eine On-Premises Software ist die vollständige Kontrolle über alle Daten. Wird eine Software durch das Unternehmen selbst gehostet, werden auch alle sensiblen Daten lokal und im eigenen System gespeichert. Unternehmen bleiben damit auch physisch jederzeit Herr Ihrer Daten. Es ist nicht nötig, das Vertrauen in einen SaaS-Anbieter zu stecken, der die eigenen Daten auf seinen Servern verwaltet. Gerade wenn dabei Daten im Ausland gespeichert werden, kann das für Unternehmen problematisch sein, weshalb die lokale Speicherung beim Einsatz einer On-Premises Software für diese eine sinnvolle Lösung sein kann. Gleichzeitig bedeutet das natürlich auch, dass sich die eigene IT-Abteilung um ein entsprechendes Sicherheitssystem kümmern muss, um Daten einerseits vor Angriffen von außen zu schützen und andererseits die Verfügbarkeit bei einem unvorhersehbaren Datenverlust, z. B. durch einen Stromausfall, sicherzustellen.
Unabhängig vom Softwareanbieter
Wer eine On-Premises Software erwirbt ist in gewisser Weise unabhängig vom Softwareanbieter. Es gibt zwar viele Anbieter, die ihren Kunden auch ein Wartungspaket verkaufen und somit mit einem Kundensupport bei Problemen zur Verfügung stehen. Doch sofern die IT-Experten des eigenen Unternehmens entsprechend geschult sind und darüber hinaus eigene Entwickler an der Software arbeiten können, kann das Unternehmen sich weitestgehend selbst versorgen. Das kann gerade bei speziellen Nischenprodukten zu einem großen Vorteil werden, sollte sich ein Softwareanbieter entschließen, die Branche zu wechseln oder sein Geschäft einzustellen. Die On-Premises Lösung kann nach wie vor genutzt werden, wenn sie von den eigenen Experten weiterentwickelt werden kann.
Internetverbindung nicht zwingend nötig
Die meisten On-Premises Lösungen sind nicht auf das Internet angewiesen. Während eine cloudbasierte Software nur mit einer bestehenden Internetverbindung betrieben werden kann, wird eine On-Premises Anwendung im eigenen Rechenzentrum betrieben wodurch eine lokale Datenbereitstellung zur Verfügung steht. Dadurch können Anwender auch ohne Internetzugang auf die nötigen Daten zugreifen und diese verarbeiten.

Nachteile von On-Premises Software

Hohe Anschaffungskosten
Der Erwerb und die Einführung einer On-Premises Software ist mit einem hohen initialen Kostenaufwand verbunden. Denn die nötige IT-Infrastruktur, personelle Expertise im IT-Bereich und individuelle Anpassungen in der Software haben ihren Preis. Vor allem die Personalkosten sind nicht zu unterschätzen. Einerseits für die nötigen IT-Experten, andererseits aber auch für ein eigenes Entwicklungsteam, das eventuell zukünftige Softwareerweiterungen oder -anpassungen vornehmen kann.
Erhöhter Arbeitsaufwand
Die Installation und kontinuierliche Wartung einer On-Premises Lösung ist Aufgabe der IT-Abteilung. Diese müssen sich rund um die Uhr um die Softwarelösung kümmern und für einen reibungslosen Betrieb sorgen. Das kostet nicht nur Geld, sondern auch sehr viel Zeit. Und das nicht nur einmalig bei der Inbetriebnahme. Updates mit neuen Features, Bug-Fixes oder zum Schließen einer Sicherheitslücke werden regelmäßig vom Softwareanbieter herausgegeben. Diese sollten idealerweise zeitnah im Unternehmen eingespielt werden. Ist die Anwendung also einmal installiert, müssen IT-Experten dennoch weiterhin Hand anlegen, um die anfallenden Updates durchzuführen. Einige Softwarehersteller bieten ihren Kunden auf Wunsch einen Softwaresupport an, um zum Beispiel das Einspielen von Updates oder das Beheben von Problemen zu übernehmen – allerdings ist dieses Angebot in der Regel mit gewissen Kosten verbunden.
IT-Expertise im eigenen Unternehmen nötig
Wer eine On-Premises Software nutzen möchte muss sicherstellen, dass das eigene Unternehmen über genügend fachlich versiertes Personal verfügt. Existiert bisher noch keine eigene IT-Abteilung, müssen entsprechende Strukturen geschaffen und Mitarbeiter eingestellt werden – was wiederum mit einem gewissen Kosten- und Zeitfaktor verbunden ist. Sobald die Software installiert ist muss die IT-Abteilung dafür Sorge tragen, dass alles reibungslos funktioniert. Doch damit nicht genug. Gleichzeitig muss auf die Einhaltung aller datenschutzrelevanten Faktoren geachtet werden. Denn durch die Arbeit mit einer Softwarelösung fallen unweigerlich sensible Daten an, die es zu schützen gilt. Hier ist entsprechendes Know-how und die Zusammenarbeit mit einem Datenschutzbeauftragen gefragt – was aber natürlich auch beim Einsatz einer SaaS-Lösung definitiv zu empfehlen ist.
Alleinige Verantwortung für die Software
Für die Einen mag es ein Vorteil sein, die volle Verantwortung und Kontrolle über eine On-Premises Lösung zu haben. Gleichzeitig kann diese Verantwortung aber auch zum Nachteil werden. Denn des bedeutet: Das Unternehmen muss sich um alles kümmern, was mit der Anwendung zu tun hat. Bei Fehlern oder Schwachstellen im Sicherheitssystem müssen diese eigenständig analysiert und schnellstmöglich behoben werden. Gerade in Sachen Datenschutz wird die vollständige Kontrolle zu einem zweischneidigen Schwert. Denn der Schutz sensibler Daten, sowie die Datensicherung sind sehr zeitaufwändig und komplex. Die alleinige Kontrolle und Verantwortung für die On-Premises Software geht also Hand in Hand mit einem erhöhten Kosten- und Zeitaufwand.

On-Premises Software: Ein aussterbendes Modell?

Immer mehr Unternehmen setzen heute auf cloudbasierte Softwarelösungen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Weniger Arbeitsaufwand und niedrige Kosten zählen dabei sicherlich zu den wichtigsten Argumenten, die für eine SaaS-Lösung sprechen. Ist also On-Premises Software überhaupt noch zeitgemäß?

Die Antwort lautet: Es kommt darauf an. On-Premises Software mag unter Umständen kostspieliger sein, doch gleichzeitig bietet sie Unternehmen viele Möglichkeiten. Denn eine Software an die individuellen Anforderungen anpassen zu können ist nach wie vor für sehr viele Firmen ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl einer passenden Lösung. Der dabei entstehende finanzielle Mehraufwand wird noch immer häufig in Kauf genommen, da das Ergebnis einen deutlich größeren Mehrwert bieten kann, als es einer Standardsoftware möglich ist. Je nach Anforderungen und Einsatzgebiet innerhalb eines Unternehmens kann eine lokal verwaltete Anwendung nach wie vor der bessere Weg sein, als eine cloudbasierte Lösung. On-Premises Software ist also keines Falls passé.

Field Service Management Software einführen: So geht’s mit einer On-Premises Lösung

Nahezu jeder Unternehmensbereich kann heutzutage mit einer passenden Softwarelösung digitalisiert werden. Sei es im Human Ressources Bereich durch HR-Software, Buchhaltungssoftware in der Finanzabteilung oder durch eine Field Service Management Software im After-Sales-Service. Letztere überzeugt durch die Digitalisierung sämtlicher Serviceprozesse, sowohl im Innendienst als auch im technischen Außendienst. Möglich machen das Funktionen wie eine digitale und automatisierte Einsatz- und Tourenplanung oder eine mobile Service App, die den Servicetechnikern auch unterwegs sämtliche Daten für den Serviceeinsatz zur Verfügung stellt.

Nun gibt es im Bereich des Field Service Managements viele Standardsoftwarelösungen, mit denen viele Serviceteams die eigenen Prozesse bereits sehr gut digitalisieren können. Meist handelt es sich dabei um cloudbasierte Lösungen. Wer allerdings eine individualisierte Softwarelösung sucht, ist mit einer On-Premises Lösung oft gut beraten.

Field Service Management Software als On-Premises oder Software as a Service Lösung nutzen: So geht’s in der Praxis

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Voraussetzungen für den Einsatz einer selbst gehosteten Field Service Management Software

Wie bereits eingangs erwähnt ist es die Essenz einer On-Premises Lösung, dass diese auf eigener Hardware installiert und betreut wird. Das setzt eine gut strukturierte IT-Infrastruktur voraus. Ebenso muss die nötige Expertise zur Installation und Wartung der Software in personeller Form gegeben sein. Statt des Softwareanbieters kümmern sich die eigenen IT-Experten um Updates und die Datensicherheit. Auch die hierfür nötige IT-Infrstruktur muss kontinuierlich gewartet und mit Updates versorgt werden, was ebenfalls berücksichtigt werden muss.

Für Unternehmen, in denen diese Strukturen noch nicht vorhanden sind, ist die Beschaffung dieser Ressourcen und der Aufbau eines IT-Teams somit essentiell. Man sollte sich dessen bewusst sein, dass diese Aufgabe mit einem gewissen, teilweise hohen, Arbeitsaufwand verbunden ist. Sobald die IT-Infrastruktur bereitgestellt ist, kann eine On-Premises Field Service Management Software auf der eigenen Hardware installiert, konfiguriert und in der Praxis genutzt werden.

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Kostenaufwand bei der Einführung einer On-Premises Lösung im Field Service Management

L-mobile, Kostenaufwand einer On-Premises Lösung für das Field Service Management

Wie hoch die Kosten bei der Nutzung einer On-Premises Software ausfallen, lässt sich pauschal nur schwer sagen. Denn wie so oft hängt dies von einigen individuellen Faktoren ab, die sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden können. Abgesehen von den Kosten, die bei der Anschaffung eigener Hardware anfallen, sind in der Regel einmalige Kosten für die Software und die nötigen Lizenzen fällig. Hinzu kommen bei Bedarf monatliche bzw. jährliche Gebühren für die Softwarepflege, sofern der Softwareanbieter einen entsprechenden Kundensupport anbietet und sich der Kunde hierfür entscheidet.

Wer sich dafür entscheidet, eine Field Service Management Software an seine individuellen Anforderungen anzupassen, muss mit weiteren Kosten rechnen. Wie aufwändig solche Individualentwicklungen am Ende sind, hängt von den jeweiligen Wünschen des Kunden ab. Zu guter Letzt darf nicht vergessen werden, dass für Unternehmen bei der Nutzung einer On-Premises Lösung auch laufende Betriebskosten anfallen, beispielsweise für Strom und die Gehälter des IT-Personals.

Fazit: On-Premises Software im Field Service Management kann nach wie vor die passende Lösung für Ihr Unterhemen sein

Wenn es darum geht, die Prozesse im eigenen Field Service Management zu digitalisieren, ist die Einführung einer Field Service Management Software oft naheliegend. Ob es sich dabei lohnt, auf eine On-Premises Lösung zu setzen ist abhängig von den Anforderungen Ihres Unternehmens. Kosten, Arbeitsaufwand, Flexibilität und die Möglichkeit für individuelle Anpassungen einer Softwarelösung sollten daher bei der Entscheidung für eine Anwendung immer berücksichtigt und genauestens durchdacht werden. Liegt die Priorität am Ende vor allem auf einer individuellen Softwarelösung, die optimal auf die Serviceprozesse angepasst ist, kann eine On-Premises Software nach wie vor eine passende Lösung für die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen sein.

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