Effiziente Wärmepumpen Wartung mit einem digitalen Wartungsvertrag

Einen regelmäßigen Kundenservice anzubieten ist für Serviceunternehmen, deren Spezialgebiet im Bereich der Klima- und Heiztechnik liegt Pflicht. Seit einigen Jahren steigt dabei vor allem der Bedarf an einer routinemäßigen Wärmepumpen Wartung. Spätestens wenn sich der Sommer langsam seinem Ende entgegen neigt erinnern sich viele Kunden daran, das eigene Heizsystem schleunigst noch einmal überprüfen zu lassen, bevor schon bald die nächste Heizperiode startet. Doch nicht immer klappt das auch. Denn den nächsten Wartungstermin einzuhalten und nicht zu vergessen, kann sowohl für den Kunden als auch für Servicetechniker im hektischen Alltag manchmal zur Herausforderung werden. Wie ein digitaler Wartungsvertrag Serviceprozesse optimieren und für eine einfache Verwaltung von Wartungsterminen sorgen kann, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Geschätzte Lesedauer: 37min 12sec

Was ist eine Wärmepumpe und wie funktioniert sie?

In Zeiten hoher Öl- und Gaspreise werden alternative und gleichzeitig umweltfreundliche Wärme- und Heizquellen immer beliebter. Zu diesen Alternativen zählen auch Wärmepumpen. Statt wie viele Jahrzehnte lang mit Öl oder Gas zu heizen, nutzen Wärmepumpen die natürliche und kostenlos vorhandene Energie aus der Umwelt. Genauer gesagt aus der Luft, der Erde oder dem Grundwasser. Welche Energiequelle genutzt wird hängt vom eingesetzten Wärmepumpentyp ab. Die Umgebungsenergie wird jedoch immer vom Kältemittel der Wärmepumpe absorbiert. Dieses wird anschließend verdampft, verdichtet und verflüssigt, wodurch das Kältemittel Wärme abgibt, die zum Heizen oder für die Warmwasseraufbereitung genutzt werden kann. Dafür wird ein Wärmeverteil- und Speichersystem benötigt, das die Wärme dann im Gebäude verteilt. Ergänzt wird die Umgebungsenergie, die zum Heizen genutzt wird, durch sogenannte Antriebsenergie oder kurz gesagt: Strom. Für besonders umweltfreundliches Heizen generiert man diesen Strom durch erneuerbare Energien, zum Beispiel durch eine PV-Anlage auf dem eigenen Hausdach.

Entsprechend kann Heizen mit einer Wärmepumpe im Vergleich zur klassischen Öl- oder Gasheizung einiges an Kosten sparen, da der größte Teil der Energiequelle kostenfrei vorliegt. Darüber hinaus sind moderne Wärmepumpen nicht nur robust und haben eine geringe Fehlerquelle. Im Gegensatz zu klassischen Heizsystemen sind sie vergleichsweise wartungsarm. Das liegt darin begründet, dass eine Wärmepumpe keine fossilen Rohstoffe verbrennen muss, um die gewünschte Heizleistung zu erzielen, was wiederum die Komponenten der Anlage weniger verschmutzt. Dadurch ist auch eine regelmäßige Kontrolle der Heizung durch einen Schornsteinfeger nicht nötig.

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Welche Arten von Wärmepumpen gibt es?

Man unterscheidet heute drei Arten von Wärmepumpen. Diese beziehen die Umgebungsenergie aus drei unterschiedlichen Quellen: Der Luft, der Erde oder dem Wasser. Vor allem im Privatgebrauch wird in Deutschland am häufigsten die Luft als Energiequelle genutzt, da diese Wärmepumpen mit wenig Aufwand installiert und betrieben werden können. Dennoch kommen auch die übrigen Wärmepumpen Arten regelmäßig zum Einsatz.

Luft-Wasser-Wärmepumpe (Luftwärmepumpe)
Wie der Name bereits vermuten lässt, nutzt eine Luft-Wasser-Wärmepumpe die Energie der Umgebungsluft, um Wärme zum Heizen zu erzeugen. Ein Ventilator saugt die Luft in das Gerät ein, wo es auf das Kältemittel der Wärmepumpe trifft. Es beginnt der typische Verarbeitungsprozess der Energie hin zu nutzbarer Wärme zum Heizen.
Sole-Wasser-Wärmepumpe (Erdwärmepumpe)
Um Energie aus der Erde zu nutzen, werden sogenannte Sole-Wasser-Wärmepumpen eingesetzt. In den Tiefen der Erde herrschen in der Regel ganzjährig warme Temperaturen, die zur Wärmeproduktion in der Wärmepumpe genutzt werden können. Die warme Energie, die im Erdboden gespeichert ist, wird auch als Geothermie bezeichnet. Mit Hilfe von Erdsonden oder Erdkollektoren wird die Wärme aus der Erde absorbiert und in der Wärmepumpe in nutzbare Wärme zum Heizen umgewandelt. Um die Erdwärme nutzen zu können, müssen Erdarbeiten und Bohrungen durchgeführt werden, die bis zu 100 Meter tief in den Erdboden reichen können. Wie tief gebohrt wird ist abhängig von der Temperatur im Erdboden. Das Ganze macht die Installation einer Sole-Wasser-Wärmepumpe recht aufwändig und kostspielig.
Wasser-Wasser-Wärmepumpe (Grundwasserwärmepumpe)
Beim Heizen mit Wasser als Wärmequelle kommen Wasser-Wasser-Wärmepumpen zum Einsatz. Sie nutzen die thermische Energie des Grundwassers, das sich rund 20 Meter unter der Erdoberfläche befindet. Das Wasser wird über einen sogenannten Saugbrunnen abgezapft und in den Kreislauf der Wärmepumpe eingeführt. Ein zweiter Brunnen, der auch Schluckbrunnen genannt wird, leitet das benutzte Wasser anschließend zurück in die Erde. Wie auch bei der Sole-Wasser-Wärmepumpe und der Luft-Wasser-Wärmepumpe kommt in der Grundwasserwärmepumpe ein Kältemittel zum Einsatz, um die Energie zum Heizen verwenden zu können.

Die Wärmepumpen Wartung im Überblick: Wie funktioniert sie und wie häufig ist eine Wartung nötig?

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Obwohl Wärmepumpen relativ wartungsarm sind ist es sinnvoll, eine regelmäßige Wartung der Komponenten durchzuführen. So lässt sich die Funktionsfähigkeit der Wärmepumpen für viele Jahre sicherstellen. Zahlreiche Servicedienstleister sind im Bereich der Wärme- und Kältetechnik tätig und haben sich auf die Installation, Instandhaltung und Reparatur von Wärmepumpen spezialisiert. Im Rahmen ihrer Dienstleistungen bieten Sie Endkunden einen professionellen Kundenservice, der unter anderem eine regelmäßige und fachkundige Wärmepumpen Wartung beinhaltet. Werden diese Inspektionstermine eingehalten, bleiben Kunden für lange Zeit in dem Genuss einer energieeffizienten, günstigen und klimafreundlichen Wärmeversorgung.

Dennoch ist vom Gesetzgeber keine Wartungspflicht für Wärmepumpen vorgeschrieben. Stattdessen empfehlen sowohl Hersteller als auch Servicedienstleister eine Wärmepumpen Wartung am besten jährlich oder in einem zweijährigen Intervall durchzuführen. Dadurch lassen sich Probleme oder Verschleiß frühzeitig erkennen und beheben, bevor kostspielige Reparaturen nötig werden. Gesetzlich verpflichtet zu einer jährlichen Wärmepumpen Wartung mit Dichtheitsprüfung sind allerdings Betreiber von Anlagen, die mit mehr als drei Kilogramm Kältemittel arbeiten.

Bestandteile einer Wärmepumpen Wartung

Servicedienstleiter, die ihren Kunden im Rahmen des Kundenservice eine umfassende Wärmepumpen Wartung anbieten, kümmern sich dabei um unterschiedliche Bestandteile einer Anlage. So zählen unter anderem die Überprüfung von Filtern und Pumpen sowie des Kältemittels zu den Aufgaben von Servicetechnikern. Je nach Art der Wärmepumpe variieren die zu erledigenden Arbeitsschritte. Dennoch gibt es einige allgemeine Arbeitsschritte einer Wärmepumpen Wartung, die sowohl bei Luftwärmepumpen als auch bei Erd- und Grundwasserwärmepumpen vom technischen Außendienst durchgeführt werden.

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Allgemeine Bestandteile einer Wärmepumpen Wartung

Grundsätzlich sieht die Basis einer Wärmepumpen Wartung immer gleich aus, unabhängig vom Typ der Wärmepumpe. Die Servicetechniker kümmern sich zunächst darum, alle elektrischen Verbindungen zu untersuchen und eine Dichtheitsprüfung durchzuführen. Diese hilft, Lecks im Kältekreis und Verunreinigungen im Kältemittel zu entdecken. Es folgt eine Kontrolle sämtlicher mechanischer Bauteile, wie beispielsweise des Wasserfilters und der Sicherheitsventile innerhalb des Heizkreislaufs. Des Weiteren sollte für Servicetechniker auch eine Überprüfung der Temperatur und des Drucks auf der Checkliste stehen. Sollte bei der Wärmepumpen Wartung ein Leck oder anderweitige Verschleißerscheinungen auftreten, können Servicetechniker umgehend mit der Reparatur der entsprechenden Komponente beginnen.

Wärmepumpen Wartung einer Luft-Wasser-Wärmepumpe

Bei einer Luft-Wasser-Wärmepumpe kann die kontinuierlich durch den Ventilator angesaugt Umgebungsluft mit der Zeit zu Verschmutzungen in den Komponenten der Wärmepumpe führen. Dadurch kann die Funktionsfähigkeit des Verdampfens bzw. Verflüssigens des Kältemittels eingeschränkt werden. Ergänzend zu den allgemeinen Bestandteilen einer routinemäßigen Wartung ist es daher bei einer Luft-Wasser-Wärmepumpe wichtig, sowohl die Zu- und Abluftkanäle als auch den Kondensatablauf zu kontrollieren und, falls nötig, zu reinigen.

Wärmepumpen Wartung einer Sole-Wasser-Wärmepumpe

Auch für die Wartung einer Sole-Wasser-Wärmepumpe fallen zusätzliche Arbeitsschritte für einen Servicetechniker an. Für den nötigen Frostschutz, gerade bei kalten Außentemperaturen, sollte unter anderem die chemische Zusammensetzung der Sole kontrolliert werden. Indem Servicetechniker außerdem den Druck an der Wärmepumpe überprüfen, können sie herausfinden, ob Sole nachgefüllt werden muss oder vielleicht sogar ein Leck im Sole-Rohr vorliegt. Abschließend erfolgt auch hier eine Reinigung des Filters innerhalb des Wärmekreislaufs.

Wärmepumpen Wartung einer Wasser-Wasser-Wärmepumpe

Wer eine Wasser-Wasser-Wärmepumpe nutzt muss damit rechnen, dass das Landratsamt die Überprüfung des Wasserstandes des Grundwasserbrunnens in regelmäßigen Intervallen verlangt. Darüber hinaus sollten generell sämtliche Komponenten der beiden Brunnen geprüft und auf Verschleißerscheinungen untersucht werden. Abgelagerte Verunreinigungen im Wasser können zu einer Qualitätsminderung der Brunnen führen und diese abnutzen, weshalb eine Sichtprüfung unbedingt Teil der Wärmepumpen Wartung sein sollte. Genau wie bei der Wartung von Erdwärmepumpen wird auch bei Wasser-Wasser-Wärmepumpen der Frostschutzgehalt im Kältemittel geprüft.

Digitale Checklisten für mehr Transparenz und Routineaufgaben

Damit Servicetechniker die nötigen Arbeitsschritte einer routinemäßigen Wärmepumpen Wartung fehlerfrei und effizient durchführen können, kann es sinnvoll sein, diese in Form von Checklisten zu dokumentieren. Serviceorganisationen, die auf die Arbeit mit einer Field Service Management Software setzen, können diese Checklisten zentral und in digitaler Form mit Hilfe der Softwarelösung erstellen. Einmal hinterlegt werden diese Checklisten automatisch einem passenden Serviceauftrag zugeordnet, sobald dieser erstellt wird. So erhält der Servicetechniker bei einem Einsatz neben den allgemeinen Auftragsinformationen automatisch eine Übersicht mit allen nötigen Arbeitsschritten, die er beim Kunden abarbeiten muss. Das erleichtert nicht nur die Arbeit des technischen Außendienstes, sondern sorgt für mehr Produktivität und weniger Fehler im Einsatz.

Doch neben digitalen Checklisten gibt es noch zahlreiche weitere Funktionen einer Field Service Management Software, die das Serviceteam sowohl bei der Wärmepumpen Wartung als auch in anderen Branchen unterstützen können. Dazu zählen unter anderem Wartungsverträge, eine digitale Arbeitszeit- und Materialerfassung per Service App oder digitale Serviceberichte. Noch mehr Informationen, wie ein erfolgreicher Kundenservice dank digitaler Tools realisiert werden kann, lesen Sie im kostenlosen Whitepaper.

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Probleme, die bei einer fehlenden Wärmepumpen Wartung entstehen können

Verschleiß von mechanischen Bauteilen

Je länger eine Wärmepumpe im Einsatz ist, desto länger und intensiver werden auch ihre mechanischen Komponenten beansprucht. Werden diese Bauteile nicht regelmäßig gepflegt und gewartet, kommt es nach und nach zu immer mehr Verschleißerscheinungen. Im Laufe der Zeit können einzelne Teile dadurch funktionsunfähig werden, was zu einem Ausfall der Wärmepumpe führen kann.

Hohe Reparaturkosen

Ohne die nötigen Wartungsarbeiten kommt es früher oder später zu Fehlfunktionen und Ausfällen der Heizanlage. Die Kosten für Reparaturen sind meist um einiges höher, als die für eine jährliche Wärmepumpen Wartung. Somit besteht nicht nur die Gefahr, eines plötzlichen Geräteausfalls, sondern gleichzeitig auch das Risiko, eine hohe Geldsumme in die Reparatur investieren zu müssen.

Verlust der Gewährleistung

Viele Hersteller haben bezüglich der Wartung ihrer Wärmepumpen konkrete Empfehlungen an die Endverbraucher. Oftmals ist die Erfüllung dieser Empfehlungen an eine mögliche Gewährleistung geknüpft. Sollte ein Kunde sich also gegen eine jährliche Wartung seiner Heizanlage durch eine professionelle Serviceorganisation entscheiden, bedeutet das eventuell den Verlust seiner Gewährleistungsansprüche.

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Was ist ein Wartungsvertrag?

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Im Rahmen der Wärmepumpen Wartung bieten viele Servicedienstleister ihren Kunden den Abschluss eines Wartungsvertrages an. Im gängigen Sprachgebrauch spricht man häufig auch vom Instandhaltungsvertrag oder dem klassischen Servicevertrag. Dieser soll vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen an der Wärmepumpe in regelmäßigen Intervallen sicherstellen, um die dauerhafte Funktionsfähigkeit der Heizanlagen zu gewährleisten. Somit ist ein Wartungsvertrag eine Vereinbarung zwischen einem Dienstleister und einem Vertragsnehmer, in der ein detaillierter Leistungsumfang festgehalten wird.

Dieser Leistungsumfang kann je nach den Ansprüchen der Vertragspartner variieren. So können beispielsweise sowohl konkret definierte Routinekontrollen oder Reinigungsarbeiten definiert als auch die Gewährleistung der generellen Betriebssicherheit einer Maschine oder Anlage festgehalten werden. Vor allem im Schadensfall kann die Dokumentation regelmäßiger Wartungen für die verantwortlichen Personen äußerst hilfreich sein. Mit Hilfe eines Wartungsvertrages sowie den durchgeführten und dokumentierten Wartungen können diese einfach nachgewiesen und Gewährleistungsansprüche beibehalten werden.

Worauf Sie bei der Erstellung eines Wartungsvertrages achten sollten

Wenn Sie als Servicedienstleister Ihren Kunden einen Wartungsvertrag für regelmäßige Wärmepumpen Wartungen anbieten möchten, sollten Sie darauf achten, die zu erbringenden Serviceleistungen so detailliert und klar festzuhalten wie möglich. In der Regel sind Wartungsverträge formfrei, eine schriftliche Vereinbarung ist allerdings immer sinnvoll, um im Notfall auch bei Streitigkeiten einen Nachweis vorweisen zu können. Ein Wartungsvertrag eines Servicedienstleisters für Wärmepumpen Wartungen sollte am besten folgende Bestandteile enthalten:

Information darüber, um welchen Wartungsgegenstand es sich handelt
Alle nötigen Maßnahmen, die bei einer Wärmepumpen Wartung zu erledigen sind, mit einer detaillierten Beschreibung
Die Laufzeit des Wartungsvertrages inklusive einer Kündigungsfrist
Einen fest definierten Intervall für die Wärmepumpen Wartung
Gegebenenfalls Vereinbarungen über Maßnahmen und Reaktionszeiten bei einer Störung oder einem Ausfall der Anlage
Eindeutige Formulierungen hinsichtlich der Haftungsübernahme

Regelmäßige Wärmepumpen Wartung im Wartungsvertrag regeln

Sowohl für Serviceorganisationen als auch für Endkunden kann es sinnvoll sein, für die Wartung von Wärmepumpen einen Wartungsvertrag abzuschließen. Er bietet Kunden die Möglichkeit, individuelle Leistungen für die eigenen Anforderungen festzuhalten und ein Rundum-Sorglos-Paket zu erhalten. Gleichzeitig stärkt der Abschluss eines Wartungsvertrages die Kundenbindung an das Unternehmen, da dieser dafür sorgt, dass Kunden langfristig den Kundenservice des Dienstleisters in Anspruch nehmen.

Darüber hinaus ermöglicht ein Wartungsvertrag einen unkomplizierten Kundenservice. Regelmäßige Wärmepumpen Wartungen müssen nicht jedes Mal aufs Neue angefragt und besprochen werden, sondern sind bereits beim Kauf und der Installation einer Wärmepumpe beschlossene Sache. Kunden müssen sich nicht mehr jährlich um einen Termin kümmern. Gleichzeitig gerät der nächste Wartungstermin auch im Serviceteam nicht in Vergessenheit, was eine fristgerechte Wärmepumpen Wartung ermöglicht und die Kundenzufriedenheit steigern kann. Außerdem erleichtert das auch die Einsatz- und Tourenplanung im Field Service Management. Da Wartungsaufträge nicht spontan und ungeplant auf den Tisch der Disponenten kommen, sondern bereits frühzeitig eingeplant werden können, lässt sich dadurch einiges an Arbeitszeit, Kosten und Stress einsparen.

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Wartungsverträge mit Field Service Management Software digitalisieren und verwalten

In der Regel schließen Serviceorganisationen, die sich auf den Service im Bereich Wärme- und Kältetechnik spezialisiert haben, natürlich mehr als nur einen Wartungsvertrag ab. Viele Kunden möchten mit Hilfe eines Wartungsvertrages die regelmäßigen Instandhaltungsmaßnahmen an ihren Wärmepumpen sicherstellen. Angesichts der steigenden Anzahl an Verträgen kann die Verwaltung dieser Dokumente in Papierform ziemlich zeitintensiv und vor allem fehleranfällig sein. Ist ein Vertrag erstmal in den Tiefen eines Aktenordners verschwunden, kann er im hektischen Alltag schnell in Vergessenheit geraten – und der nächste Wartungstermin wird einfach übersehen.

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Für mehr Transparenz und eine einfachere Verwaltung von Wartungsverträgen kann der Einsatz einer Field Service Management Software sorgen. Mit Hilfe der Servicelösung können Unternehmen in den verschiedensten Branchen einen erfolgreichen Kundenservice realisieren. Serviceprozesse lassen sich einfach digitalisieren und Wartungsverträge zentral und transparent im System speichern. Dabei werden die Wartungsverträge den passenden Kunden zugeordnet und können jederzeit über die Stammdaten aufgerufen werden.

Eine Field Service Management Software unterstützt Serviceteams aber noch auf eine weitere Art und Weise. Um zu verhindern, dass Wartungstermine vergessen oder übersehen werden, löst die Software automatisch einen neuen Serviceauftrag aus, wenn der nächste Termin ansteht. Wie viel Tage vor dem nächsten Routinetermin ein Auftrag vom System angelegt werden soll, lässt sich individuell festlegen. Sobald der Auftrag erstellt wurde erhalten die entsprechenden Mitarbeiter im Service Innendienst direkt eine Benachrichtigung von der Field Service Management Software. So können sie umgehend damit beginnen, den Auftrag zu bearbeiten und diesen für eine frühzeitige Einsatz- und Tourenplanung an die Disposition weiter zu geben.

Vorteile eines digitalen Wartungsvertrages für die Wärmepumpen Wartung

Funktionsfähigkeit von Anlagen kann einfacher sichergestellt werden

Regelmäßige Wartungstermine werden nicht vergessen

Automatisiertes Erstellen von Wartungsaufträgen durch eine Field Service Management Software

Kostspielige Ausfallzeiten beim Kunden werden verhindert

Einsparung von Zeit und Kosten

Erhöhte Transparenz innerhalb des Serviceteams

Fazit: Digitale Wartungsverträge erleichtern eine regelmäßige Wärmepumpen Wartung

Damit eine langjährige, kostengünstige und effiziente Nutzung von Wärmepumpen gewährleistet werden kann, sind jährliche Wärmepumpen Wartungen unerlässlich. Um diese Wartungen unkompliziert und termingerecht durchführen zu können, bietet ein Wartungsvertrag sowohl für den Kunden als auch für den Servicedienstleister einige Vorteile. Werden Wartungsverträge darüber hinaus in einer Field Service Management Software digital erstellt und verwaltet, können Unternehmen Serviceprozesse weiter optimieren und die Kundenzufriedenheit dank eines effizienten und erfolgreichen Kundenservice steigern.

Mit welchen weiteren Funktionen eine Field Service Management Software Ihr Unternehmen unterstützen und Installationen, Wartungen und Reparaturen im technischen Außendienst erleichtern kann, können Sie sich anhand eines Praxisbeispiels in unserem On Demand Webcast kostenlos ansehen. Bei Fragen zur Digitalisierung Ihres Field Service Managements stehen Ihnen unsere Experten außerdem jederzeit zur Verfügung.

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