#60 Onboarding 4.0 mit Dennis Kuhlmann

Podcast Industrie 4.0 | Der Expertentalk für den Mittelstand

“Bei einem Onboardingplan sollte nicht vergessen werden, dass es um Menschen geht – und diese wollen menschlich behandelt werden.”

Folge #60 unseres Podcast steht ganz im Zeichen des Lernens! Andrea Spiegel hat heute Dennis Kuhlmann, Team Lead Learning and Development bei L-mobile, zu Gast und es geht dieses Mal um ein etwas anderes Thema: Onboarding 4.0.

Wir klären, was jeder gute Onboarding-Plan braucht und wie viel Digitalisierung, gerade im internationalen Kontext, sinnvoll ist. Außerdem sprechen wir über mögliche Fallstricke und wie eine erfolgreiche Strukturierung aussehen sollte.

Denn: „Es gibt niemals eine zweite Chance für den ersten Eindruck“ und grade der kann für neue Mitarbeitende in Unternehmen ausschlaggebend dafür sein, wie gut man sich einlebt und wie lange man bleibt.

Das Transkript zur Podcast-Folge: Onboarding 4.0

ANDREA SPIEGEL: Herzlich willkommen zu einer neuen Folge Industrie 4.0, der Expertentalk für den Mittelstand.

Es gibt niemals eine zweite Chance für den ersten Eindruck. Gerade der kann für neue Mitarbeitende in Unternehmen ausschlaggebend dafür sein, ob sie gerne bleiben, sie lange bleiben und sie sich überhaupt wohlfühlen. Das heißt, nicht nur der erste Eindruck im persönlichen Gespräch, sondern auch zum Beispiel beim Onboarding in Unternehmen. Tatsächlich ist das auch das Thema, etwas abseits der üblichen Pfade unseres Podcasts. Wir möchten uns mit dem Thema Onboarding 4.0 beschäftigen, also digitales, internationales Onboarding und schauen uns das heute genauer an.

Dafür haben wir uns wieder einen wunderbaren Gast eingeladen. Er war auch schon mal da, Dennis Kuhlmann, mein Kollege, ist heute da. Er ist Learning und Development Manager hier bei der L-mobile. Dennis, schön, dass du da bist.

DENNIS KUHLMANN: Ich freue mich, Andrea. Hallo.

ANDREA SPIEGEL: Wie immer an der Stelle nochmal kurz der Hinweis, auch die Folge gibt es wieder bei YouTube als Video zu sehen. Schaut da gerne vorbei.

ANDREA SPIEGEL: Dennis, bevor wir loslegen, auch wenn du schon mal da warst, manche haben vielleicht die Folge verpasst. Kann man natürlich gar nicht verstehen, aber könnte passiert sein. Stell dich nochmal kurz vor, wer bist du, was machst du bei uns genau als Learning und Development Manager.

DENNIS KUHLMANN: Ich bin jetzt seit drei Jahren bei der L-mobile. Ich versuche, meine Kolleginnen und Kollegen jeden Tag ein Stückchen besser zu machen in meiner Aufgabe als Learning und Development Manager, man würde auch Personalentwickler sagen.

Was sind meine Hauptaufgaben? Ich beschäftige mich viel mit unseren Führungskräften, mit unserem Leadership-Programm und mit unserem Talent-Management-Programm. Versuche da, unsere Führungskräfte auf die nächste Ebene zu bringen. Ich unterstütze unsere Azubis in ihrer Ausbildung mit Kompetenzseminaren. Ich bin verantwortlich für unser digitales Lernen in unserem Learning Center von der L-mobile, wo es darum geht, digitale Lerninhalte zum einen zu erstellen, zum anderen dann auch auszuspielen und am besten so auszuspielen, dass genau die richtige Zielgruppe was davon hat. Ich bin, was das Thema Lernen angeht, der Ansprechpartner bei der L-mobile.

ANDREA SPIEGEL: Perfekt, genau. Alle kennen dich im Unternehmen, glaube ich. Jeder hat schon mal mit dir gearbeitet oder irgendwas von deiner Arbeit mitbekommen.

DENNIS KUHLMANN: Sollten alle.

ANDREA SPIEGEL: So sollte das auch sein, genau.

ANDREA SPIEGEL: Dennis, bevor wir jetzt einsteigen und tiefer ins Thema Onboarding reinschauen und uns da informieren, was da alles dazu gehört, habe ich eine kleine Frage für dich mitgebracht. Und zwar würde mich interessieren, um dich ein bisschen besser kennenzulernen, wenn du ein Müsli oder eine Frühstücksflockenmischung wärst, was wärst du, warum wärst du das und wie wäre die zusammengesetzt?

DENNIS KUHLMANN: Ein Müsli. Das ist spannend. Ich hatte heute Morgen ein Müsli zum Frühstück. Ich weiß nicht, ob man das sagen darf. Seitenbacher Müsli. War sehr lecker. Ich glaube, ein Bircher Müsli war es, hat mir sehr gut geschmeckt. Ich mag gerne Abwechslung, aber ich finde, dass in einem Seitenbacher Müsli genug Abwechslung drinsteckt, um das auch über mehrere Tage am Stück, vielleicht sogar Wochen zu frühstücken.

ANDREA SPIEGEL: Das heißt, ein bisschen frisches Obst, ein bisschen getrocknetes Obst.

DENNIS KUHLMANN: Genau.

ANDREA SPIEGEL: Vielleicht ein paar Haferflocken.

DENNIS KUHLMANN: Unbedingt Haferflocken, ganz wichtig.

ANDREA SPIEGEL: Alles klar. Sehr gut, Dankeschön.

ANDREA SPIEGEL: Dann steigen wir jetzt in das Thema ein, auf das wir uns vorbereitet haben. Nicht Müsli, sondern Onboarding. Daher dann auch tätig das Thema Onboarding 4.0. Vielleicht kannst du uns einmal kurz abholen, dass wir alle auf dem gleichen Stand sind, was dieses Wort Onboarding angeht. Was ist das? Was ist das Ziel von Onboarding?

DENNIS KUHLMANN: Das Ziel von Onboarding ist, wenn ein neuer Mitarbeiter rekrutiert wurde und dann die Unterschrift unter seinen Vertrag gesetzt hat, ihn ins Unternehmen zu integrieren. Mit dem Ziel, dass diese Person schnellstmöglich fachlich ins Tun kommen kann. Das heißt, im Sales-Bereich dann relativ schnell Kundenkontakt bekommt und dann auch mit anderen Kunden und Kundenprojekten arbeitet. Das heißt, letztlich geht es darum, unsere Teilnehmer gut in das Unternehmen reinzuholen.

ANDREA SPIEGEL: Also die Bewerber da abzuholen, wo sie stehen und dann schnell auf Kurs zu bringen.

DENNIS KUHLMANN: Genau, ja.

ANDREA SPIEGEL: Okay, perfekt.

ANDREA SPIEGEL: Du hast es jetzt gerade schon ein bisschen angesprochen, welche Rolle spielt dabei dieser Übergang von, ich komme gerade erst im Unternehmen an, habe noch nicht wirklich einen Plan wie alles läuft und dann gleichzeitig aber auch das fachliche Thema. Ich möchte natürlich, wie du sagst, auch so schnell wie möglich für den Job, für den ich eingestellt wurde, ins Tun kommen. Man muss auch erst alles kennenlernen, die Abläufe, die Prozesse verstehen, lernen wo kriege ich mein Mittagessen und so weiter. Wie gehört das in den Onboarding Plan? Gehört das beides da rein? Oder geht der Onboarding Plan nur auf das soziale Thema ein? Wie genau hängt das zusammen?

DENNIS KUHLMANN: Ich kann ein bisschen erklären, wie wir das bei der L-mobile machen. Das ist vielleicht am einfachsten. Ich würde sagen, wir haben die Unterschrift und dann fängt eine Preboardingphase an. Das heißt, das ist nochmal vor dem Onboarding, bevor unser neuer Mitarbeiter auch den ersten Tag hat. Das sind dann administrative Sachen wie der Vertrag, weitere Unterlagen, die irgendwie zu dem Vertrag gehören. Dann, wann ist der erste Arbeitstag?

ANDREA SPIEGEL: Es ist gut, wenn man das weiß. Wann geht es los.

DENNIS KUHLMANN: Das ist gut, wenn man das weiß. Es ist auch gut, wenn man als neuer Mitarbeiter weiß, was ziehe ich denn da an? Was erwartet mich denn am ersten Arbeitstag?

Da haben wir von der HR-Seite die Aufgabe, dass wir da ein bis zwei Wochen vorher eine E-Mail verfassen, wo diese Themen drin vorkommen, wo der neue Mitarbeiter nochmal abgeholt wird. Dann machen wir es so, dass der neue Mitarbeiter weiß, okay, mit wem arbeite ich zusammen? Der hat natürlich seinen Vorgesetzten schon in den Gesprächen vorher oder auch am Schnuppertag kennengelernt. Aber trotzdem sind unsere Führungskräfte auch angehalten, dass sie eine E-Mail schreiben. Hey, wie geht es dir? Du hast da deinen ersten Arbeitstag. Wir freuen uns auf dich. Dein Team besteht aus dem und dem.

ANDREA SPIEGEL: Ein bisschen persönliche Kontakte.

DENNIS KUHLMANN: Genau, da persönliche Kontakte herstellen. Es kann sogar auch mal sein, dass man sagt, das sind gerade Themen, an denen wir arbeiten. Du kannst dich gerne damit auseinandersetzen. So hat man für den ersten Tag vielleicht schon das eine oder andere Gesprächsthema, ohne jetzt fachlich, aber genau richtig in die Tiefe gehen zu müssen.

Dann kommt der Mitarbeiter ins Unternehmen, hat seinen ersten Arbeitstag, wird von der HR erstmal abgeholt und bekommt alle wichtigen Sachen gesagt. Wie das so ist, man ist meistens nervös, vor allem als vielleicht noch jüngerer Arbeitnehmer und kann sich definitiv nicht alles merken. Man lernt gefühlt 100 neue Leute kennen.

ANDREA SPIEGEL: Das wäre schön, wenn man das könnte.

DENNIS KUHLMANN: Genau, und da haben wir uns dann überlegt, den Einstieg etwas sanfter zu gestalten, indem wir einen Onboarding-Buddy demjenigen zur Seite stellen. Das heißt, dann haben wir die Führungskraft, wir haben die HR-Seite, die unterstützt und wir haben diesen Onboarding-Buddy, der nochmal den ganzen sozialen Aspekt viel mehr mit reinbringt.

Das heißt auf Fragen einzugehen, die beim ersten HR-Termin offen geblieben sind oder vielleicht vergessen wurden, wo kriegt man sein Mittagessen her, wie bestellt man Mittagessen und wie kriege ich meinen Kaffee.

ANDREA SPIEGEL: Die wichtigen Fragen.

DENNIS KUHLMANN: Vielleicht noch andere wichtige Fragen, wie reiche ich meinen Urlaub ein, wie gehe ich mit der HR-Abteilung ins Gespräch. Genau.

ANDREA SPIEGEL: Dann geht es los.

DENNIS KUHLMANN: Dann geht es los, genau. Dann unterteilen wir bei der L-mobile zwischen dem sozialen Onboarding, das hast du auch schon gesagt, und dem fachlichen Onboarding oder auch der Einarbeitungsphase. Die findet dann in dem entsprechenden Team mit der Führungskraft und mit den direkten Kollegen statt. Die soziale Onboarding-Phase findet in einem Mix zwischen HR und Learning und Development statt.

Die Dauer, vielleicht noch wichtig an der Stelle, ist dann bis Ende der Probezeit. Ob das immer so gegeben ist, gerade auch in den fachlichen Themen, das sei mal dahingestellt.

ANDREA SPIEGEL: Wenn du jetzt auf das Thema Onboarding schaust, inwiefern spielen da die Themen Bindung an das Unternehmen und Identifikation mit dem Unternehmen eine Rolle? Das geht natürlich dann schon in Richtung Inhalte. Aber ist das auch ein Ziel von Onboarding oder ist das was, was im besten Fall ein netter Nebeneffekt ist?

DENNIS KUHLMANN: Es ist ein sehr wichtiges Ziel, gerade auch die Kultur von einem Unternehmen kennenzulernen.

Wir haben zum Beispiel in unserem Unternehmen eine Du-Kultur und die pflegen wir schon im ersten Vorstellungsgespräch. So, dass es tatsächlich schon Bewerber gab, die gesagt haben, damit kann ich gar nichts anfangen, ist überhaupt nichts für mich. Das ist völlig in Ordnung, weil das besser ist, wenn sie das im Vorstellungsgespräch merken, als wenn sie es merken, wenn sie den Vertrag unterschrieben haben.

Das heißt, in diesem sozialen Onboarding geht es vor allem darum, die Leute mit allen nötigen Tools soweit vertraut zu machen, aber auch, dass sie das Unternehmen und die Unternehmenskultur tiefergehend kennenlernen und damit schon eine Bindung zum Unternehmen aufbauen.

ANDREA SPIEGEL: Jetzt geht es in unserem Podcast normalerweise um Industrie 4.0, Digitalisierung von Prozessen, ganz andere Themen als Onboarding, egal ob fachlich oder sozial. Warum sollten sich unsere Zuhörerinnen, deiner Meinung nach, trotzdem heute die Folge anhören und weiter dranbleiben? Was hat das mit Digitalisierung im eigenen Unternehmen zu tun oder hat es damit überhaupt was zu tun?

DENNIS KUHLMANN: Onboarding ist, glaube ich, eine der wichtigsten Phasen überhaupt. Wenn man das versäumt, hat man als Unternehmen einiges versäumt, weil dann ist der Mitarbeiter da und dann ist er nach sechs Monaten…

ANDREA SPIEGEL: Vielleicht schon wieder weg.

DENNIS KUHLMANN: Vielleicht ist er weg, vielleicht ist er noch da und performt aber gar nicht und man hat zu spät darauf geachtet. Vielleicht denkt sich der Mitarbeiter aber nach diesen sechs Monaten, ich möchte gar nicht mehr dableiben, es passt doch nicht. Es ist für beide Seiten eine Art Bewährungsprobe, das muss man ganz klar sagen. Auch der neue Mitarbeiter muss das Unternehmen kennenlernen und muss sagen dürfen, okay, es ist nichts für mich, ihr seid für mich vielleicht doch der falsche Arbeitgeber und das ist völlig in Ordnung.

ANDREA SPIEGEL: Muss man auch wissen, ob man sich das heute bei Fachkräftemangel und Co. leisten kann.

DENNIS KUHLMANN: Genau, deshalb ist Onboarding so wichtig. Um die Leute gut abzuholen und die richtigen Entscheidungen mit den Personen zu treffen. Das passt wieder zu unserem Digitalisierungspodcast, inwiefern wir mit E-Learnings und mit digitalem Lernen solche Prozesse mit unterstützen können.

ANDREA SPIEGEL: Da spielt das Thema Schulung wahrscheinlich viel mit rein, wenn jemand neu dazu kommt und man vielleicht ein Produkt hat, wo man nicht sofort einfach loslegt, sondern man vielleicht erst verstehen muss, wie das funktioniert. Gerade in der Softwarebranche, wie bei uns auch, ist das manchmal nicht so einfach.

Das heißt, da kann man das Onboarding dann im digitalen Sinne auch für Schulungen und so weiter sinnvoll nutzen.

DENNIS KUHLMANN: Genau und vor der Herausforderung stehen wir gerade und ich möchte jetzt nichts vorwegnehmen, weil ich deine Fragen nicht in der Tiefe kenne, aber auch im internationalen Kontext spielt es bei uns aktuell eine entscheidende Rolle. Wie gehen wir da vor? Auch gerade in der Vermittlung. Erstens, wie holen wir die Leute rein? Wie kriegen wir die Leute ins Unternehmen? Wie kriegen wir diese Bindungen her? Wie kriegen wir auch diesen kulturellen Aspekt her? Wie verstehen die Leute, für wen sie denn gerade arbeiten? Auch wenn sie jetzt nicht in Sulzbach sind und Sulzbach noch nicht kennen oder vielleicht überhaupt nicht in Deutschland sind.

ANDREA SPIEGEL: Dann schauen wir jetzt ein bisschen tiefer ins Thema Onboarding rein und da würde mich am Anfang interessieren, wie ist das Onboarding oder wie ist ein erfolgreiches Onboarding strukturiert? Gibt es da Phasen, gibt es da Module, worauf achtet man da?

DENNIS KUHLMANN: Ich habe es vorhin schon gesagt, wir haben diese Preboarding-Phase. Da ist dann vor allem HR involviert und trägt da die Hauptlast und organisiert größtenteils alles. Plus, dass wir unsere Führungskräfte einfach da auch schon mit in die Bringschuld nehmen und sagen, hey, das ist dein Mitarbeiter, hol den mit rein, versuch ihn schnellstmöglich zu integrieren. Vor allem, weil wir davon ausgehen, dass der Mitarbeiter in dieser Phase noch am motiviertesten ist, bevor er ins Unternehmen reinkommt.

Dann beginnt eben diese Onboarding-Phase, das heißt, der Mitarbeiter kommt zu uns ins Unternehmen, wird abgeholt durch HR, kommt dann in sein Team, lernt sein Team richtig kennen, man geht zusammen Mittagessen, man tauscht sich aus und hat hoffentlich dann auch seinen Laptop da. Alle Arbeitsmittel sind vorhanden, das klappt inzwischen bei uns richtig, richtig gut.

Dann startet, im Bereich selbst, die Einarbeitungsphase, aber auch das technische Onboarding. Nebendran läuft noch dieses soziale Onboarding. Das sind zwei Prozesse, die nebeneinander laufen. Im sozialen Onboarding ist es so, dass wir verschiedene Schulungen haben, zu verschiedenen Tools, die benutzt werden und die jeder Mitarbeiter auch benutzen muss oder darf. Arbeitsschutz spielt da eine gewisse Rolle. Muss man natürlich schulen, wir haben das Thema Datenschutz, das muss jeder Mitarbeiter machen.

ANDREA SPIEGEL: So diese Standardschulung.

DENNIS KUHLMANN: Da haben wir vordefinierte Schulungen, genau, die durchläuft jeder Mitarbeiter. Dann haben wir ein eigenes Learning Center, da gibt es eine Schulung dazu, dass die Leute auch wissen, okay, wie kann ich mich da drinnen orientieren? Was brauche ich, was brauche ich nicht, was ist für mich relevant und was nicht. Dann gibt es in diesem Prozess den Onboarding Buddy, hatte ich auch schon erwähnt, der nebenher nochmal ein bisschen mit begleitet.

ANDREA SPIEGEL: Der ist nicht unbedingt aus dem eigenen Fachbereich?

DENNIS KUHLMANN: Im besten Fall ist er aus einem anderen Fachbereich, um diesen Netzwerkgedanken ein bisschen mehr zu unterstützen und die Leute mehr in diese Vernetzung des Unternehmens reinzubringen.

Was dann von HR-Seite noch gemacht wird, ist, dass wir immer wieder reinschauen, okay, wie geht es demjenigen? Es gibt nach ein paar Wochen eine Art Pulscheck, um zu schauen, wie bist du angekommen, passt alles, gibt es noch Rückfragen? Kommst du mit deiner Führungskraft klar, liegt irgendwas im Argen? Dann gibt es nach drei Monaten nochmal ein erstes Gespräch und in diesen Gesprächen zeichnet sich natürlich auch ab, passt das gerade, passt das nicht. Die Führungskraft ist da stark involviert, auch stark im Austausch mit HR.

Wir versuchen, die Führungskraft da immer ein bisschen anzuhalten. Passt das, brauchst du vielleicht noch Unterstützung auch von L&D-Seite aus? Dann ist nach sechs Monaten, im Optimalfall, der Onboarding-Prozess abgeschlossen.

ANDREA SPIEGEL: Mit dem Ende-Probe-Zeit-Gespräch, oder gibt es ein Ende vom Onboarding-Prozess?

DENNIS KUHLMANN: Ja genau, es gibt tatsächlich dieses Ende-Probe-Zeit-Gespräch, was dann auch von HR durchgeführt wird. Da steht die Entscheidung schon fest, dass man die Person übernimmt. In seltensten Fällen, weil das Gespräch meistens so spät stattfindet, hat man die Entscheidung zwischendrin schon getroffen, ob wir weitermachen oder ob sich die Wege trennen.

ANDREA SPIEGEL: Um das nochmal zusammenzufassen, wer da an dem Erstellen beteiligt ist, das heißt, wir haben HR-Seite, beziehungsweise dich als Personalentwickler dabei, der die Inhalte bereitstellt, die Plattformen und so weiter. Wir haben den Fachbereich, auch mit allen Mitarbeitern, die vielleicht beim fachlichen Onboarding unterstützen. Natürlich auch die Führungskraft, die im Pre-Onboarding oder auch während des Onboardings bereitsteht oder sich da beteiligt.

DENNIS KUHLMANN: Nicht zu vergessen die Mitarbeiter. Auch die Kollegen sind angehalten, neue Kollegen mit zu unterstützen. Das funktioniert in 90 Prozent der Fälle bei uns tatsächlich sehr, sehr gut.

ANDREA SPIEGEL: Ohne, dass man was dazu sagen müsste.

DENNIS KUHLMANN: Ich glaube, es gibt schon Anleitungen von den Führungskräften, aber auch die intrinsische Motivation, neue Kollegen mit ins Boot zu holen und die schnellstmöglich auf Track zu bringen…

ANDREA SPIEGEL: Mit dem Team zu integrieren.

DENNIS KUHLMANN: Genau, das funktioniert schon sehr, sehr gut bei uns.

ANDREA SPIEGEL: Gibt es denn irgendwie sowas wie Fallstricke oder irgendwelche kritischen Punkte beim Onboarding, die man im Hinterkopf haben sollte, sowohl bei der Planung als auch nachher, wenn wirklich jemand Neues kommt? Gibt es da irgendwas, worauf man achten sollte? Oder sagst du, wenn man diese Struktur, über die wir jetzt gerade schon gesprochen haben, einhält, dann passt das alles?

DENNIS KUHLMANN: Es ist ein lernender Prozess. Ich bin jetzt seit drei Jahren dabei und wir versuchen regelmäßig, uns von unseren neuen Mitarbeitern immer Feedback einzuholen, die gerade den Onboarding-Prozess durchlaufen und zu schauen, funktioniert es eigentlich, was wir hier machen? Bringt es dir was? Bringt es den Leuten was? Bringt es dem Fachbereich auch was? Von daher, es gibt immer irgendwie Verbesserungsmöglichkeiten. Wir wollen jetzt aber auch nicht immer wieder alles über den Haufen werfen. Ich glaube, die größten Fallstricke sind wahrscheinlich, was wir machen, wenn die Arbeitsmittel am ersten Arbeitstag noch nicht da sind? Kein Laptop oder was auch immer. Wenn kein Laptop da ist, was tun wir dann? Wie können wir diese Zeit überbrücken? Wie lange ist denn diese Zeit überhaupt? Es könnte beispielsweise vielleicht auch ein Vorteil sein, dass jemand zwei Tage keinen Laptop hat, wenn er dann aber anders eingesetzt wird oder das Unternehmen auch anders kennenlernen kann.

Letztlich geht es darum, und dann funktioniert das Ganze eigentlich auch, dass diese drei Parteien, von denen du gesprochen hast, miteinander im Austausch sind, sich gegenseitig ergänzen, immer wieder abholen, okay, hier sind wir gerade an dem Punkt, wir sind gerade an dem Punkt und wir sind gerade an dem Punkt. Dann ist es ein Prozess, der in den meisten Fällen sehr, sehr reibungslos abläuft.

ANDREA SPIEGEL: Gibt es da Unterschiede zwischen den Fachbereichen, wie ein Onboarding-Prozess funktioniert? Ich könnte mir vorstellen, dass es im Marketing vielleicht ein bisschen anders ist als im Sales- oder im Projektteam zum Beispiel. Oder wenn man eine IT-Abteilung hat, kann man da überhaupt über einen Onboarding-Plan die verschiedenen Persönlichkeiten abholen? Oder ist das erstmal allgemein, dass man das auf alle übertragen kann?

DENNIS KUHLMANN: Es wäre schön, wenn das so einfach wäre, auch wirklich alle individuellen Persönlichkeitstypen abzuholen und denen gerecht zu werden. Ich glaube, das ist mit Aufgabe auch wieder von der direkten Führungskraft, darauf einzugehen und zu schauen. Der andere braucht vielleicht ein bisschen mehr Druck, der andere braucht aber weniger Druck, will mehr Gespräche haben und will mehr an den Austausch gehen. Der andere will in Ruhe gelassen werden und erstmal ankommen für sich und die Materie kennenlernen, mit der er jetzt arbeiten muss.

Ansonsten sind die Einarbeitungspläne natürlich nach Abteilung aufgeteilt, auch was das Fachliche angeht. Was das Überfachliche angeht, das soziale Onboarding, versuchen wir es größtenteils relativ ähnlich zu machen. Da ist ein Vorteil der Onboarding-Buddy, der dann nochmal ein bisschen näher dran ist, nochmal einem neuen Mitarbeiter das eine oder andere rauskitzeln kann. Er hat jetzt keine Funktion im HR oder auch der Führungskraft irgendwas zu melden, das soll auf gar keinen Fall passieren. Es geht eher darum, zu schauen, hey, geht es dir gut? Falls etwas nicht so richtig gut läuft, dann auch darauf reagieren zu können. Dann gegebenenfalls wieder in Rücksprache mit HR.

ANDREA SPIEGEL: Wenn es was Globales ist.

DENNIS KUHLMANN: Genau, aber immer natürlich, um zu schauen, schadet es gerade dem Mitarbeiter, dem Neuen, dem Fachbereich, dem Unternehmen? Da muss man ein gewisses Fingerspitzengefühl mitbringen. Ist bei uns aber noch nie vorgekommen.

ANDREA SPIEGEL: Es geht auch immer um die Menschen dahinter.

DENNIS KUHLMANN: So sieht es aus, genau.

ANDREA SPIEGEL: Jetzt heißt unser Podcast-Titel so catchy Onboarding 4.0. Da denken wir natürlich sofort alle an die Rolle der Digitalisierung, vielleicht auch ein Stück weit der Internationalisierung. Es ist jetzt schon ein paar Mal am Rande gefallen. Welche Rolle spielen diese zwei Begriffe Digitalisierung und Internationalisierung beim Onboarding für dich? Vor allem, wenn man ein bisschen auf die Zukunft schaut, was gibt es da vielleicht gerade für Trends, wo geht das hin, wenn man zum Beispiel ein einheitliches Erlebnis für alle möglich machen will, über Ländergrenzen hinweg, geht das überhaupt?

DENNIS KUHLMANN: Genau, das versuchen wir gerade. Wir haben letztes Jahr die Möglichkeit gehabt, mit einer Werkstudentin genau das nochmal in ihrer Bachelorarbeit ein bisschen genauer wissenschaftlich zu untersuchen. Wir haben letztlich einen internationalen, digitalen Onboarding-Lernpfad, etwas sperrig, erstellt, weil wir uns gedacht haben, wir haben in Tunesien eine relativ große Niederlassung und das sind glaube ich aktuell fast 80 Mitarbeiter und die müssen auch ongeboardet werden. Das ist von Deutschland relativ schwierig, das jetzt auch noch im sozialen Kontext zu machen. Wir haben auch Kolleginnen aus dem HR-Bereich, aber die haben auch noch viele andere Sachen zu tun. Deshalb ist die Idee aufgekommen, einen Lernpfad zu erstellen, der erstmal rein digital abläuft. Das heißt, wir haben sowieso diese Schulung, von der ich vorhin schon erzählt habe.

ANDREA SPIEGEL: Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit.

DENNIS KUHLMANN: Arbeitsschutz, Datenschutz etc. Diese Schulungen werden nochmal in eine andere Form gegossen und ergänzt. Wir haben unsere Ethischen Werte, die wir in Videos integrieren wollen. Wir haben unsere Kultur, die wir durch diese Videos, durch diese E-Learnings ein Stück weit mitvermitteln wollen. Wie arbeitet die L-mobile, wie arbeiten wir zusammen?

ANDREA SPIEGEL: Was gibt es für Spielregeln?

DENNIS KUHLMANN: Genau, was macht den Spirit aus bei der L-mobile? Da wollen wir eine Onboarding-Journey letztlich erstellen, dass die Leute ein Gefühl dafür bekommen, auch wenn sie in Tunesien sind, okay, ich weiß, wer ist mein Arbeitgeber in Deutschland? Wie sieht das Gebäude aus? Wer sitzt im Management-Team? Wer sind meine Ansprechpartner? Vielleicht lerne ich die schon relativ früh kennen in diesem Prozess. Nicht persönlich, aber wenigstens als eine kurze Videopräsentation von dem einen oder anderen. Wir sind gerade noch in der Stellung, deshalb kann ich jetzt nicht sagen, wie sich das alles noch weiterentwickeln wird. Aber ich bin sehr optimistisch, dass es ein richtiger Weg ist, um die Leute gut in das Unternehmen reinzuholen.

ANDREA SPIEGEL: Jetzt hast du da einen spannenden Aspekt gebracht, nämlich das Thema digitales Lernen. Normalerweise kennt man das von früher, man kommt ins Unternehmen, da wird man persönlich begrüßt, dann sitzt man vielleicht drei Tage neben einem am Laptop und lernt einmal alle Prozesse kennen. Heute wird man, durch die digitalen Möglichkeiten, ein Stück weit befähigt, sich viele Dinge selbst anzueignen, auch aus dem Homeoffice, aus einem anderen Standort oder aus einem anderen Land. Worauf kommt es dann bei diesem digitalen Lernpfad an? Was muss da drin sein? Wie muss der gestaltet sein, damit es auch Spaß macht? Ich kann mir vorstellen, wir sitzen tendenziell wahrscheinlich alle zu viel am Laptop. Da würde man sich eher wünschen, dass man vielleicht auch einen persönlichen Austausch hat. Aber wie kann man das so aufregend gestalten, dass es dann trotzdem auch vielleicht Spaß macht oder man sich zumindest gern damit beschäftigt?

DENNIS KUHLMANN: Genau, letztlich wird es mit unserem Lernpfad ungefähr zehn bis zwölf Module enthalten. Das heißt, wir können nicht in jedem Modul 100 Videos anbieten. Da werden die Leute vor dem Laptop oder vor dem Bildschirm einschlafen. Das wollen wir natürlich nicht. Wir wollen sie bei Laune halten. Das haben wir auch gesagt, dass wir eine Onboarding-Journey daraus machen wollen. Das heißt, angefangen, wie ist das Unternehmen? Wie ist das Unternehmen aufgebaut? Wie sieht das Unternehmen überhaupt aus. Wir haben da inzwischen tolle Möglichkeiten von der Marketingseite mit Drohnenflügen über das Unternehmen hinweg zu fliegen und wirklich tolles Videomaterial zu bekommen,

sodass die Leute überhaupt einen Blick dafür bekommen, okay, was ist das? Wie sieht es da aus?

Dann ist ganz wichtig, dieser persönliche Kontakt, den versuchen wir tatsächlich auch auf Video-Ebene darzustellen, indem wir sagen, unser Management soll sich mal vorstellen und ein bisschen erklären, warum seid ihr hier? Welche Funktionen habt ihr?

Dann geht es weiter in die einzelnen Punkte, die ich vorhin schon ein bisschen genannt hatte. Dann wird es vielleicht hier und da wieder ein bisschen trockener. Das sind dann Schulungsvideos oder auch E-Learnings, die eher textbasiert sind oder vielleicht auch nur was zum Anhören. Da auch schon eine gewisse Methodenvielfalt mit reinzubringen.

ANDREA SPIEGEL: Einen Medienmix zu machen.

DENNIS KUHLMANN: Genau. Den kannst du nicht immer ganz spannend halten. Manche Dinge müssen getan werden. Es müssen manche Dinge getan werden, so ist das Ganze. Was wir trotzdem festgestellt haben, ist, der soziale Austausch darf niemals fehlen. Da sind dann wieder in Tunesien beispielsweise die Kollegen, die Führungskräfte angehalten. Trotzdem die Leute mit reinzuholen, auch da nochmal sozial zu integrieren. Ich war letztes Jahr da und habe wenig Bedenken, dass das nicht funktionieren könnte, muss ich ganz ehrlich sagen. Da ist sowieso ein relativ großer Austausch vorhanden. Man freut sich, wenn neue Mitarbeiter auch dazukommen und unterstützen.

ANDREA SPIEGEL: Das heißt, ein Medienmix ist aber, wenn du jetzt einen digitalen Lernpfad hast, Kategorie nice to have oder Kategorie must have? Könnte ich auch, wie du sagst, alles einfach mit Videos oder mit Text machen?

DENNIS KUHLMANN: Medienmix ist absolutes must have. Wir versuchen, wenn wir jetzt normale E-Learnings machen, immer einen Medienmix herzustellen. Das heißt, es sollte nie langweilig werden. Wir haben ein tolles Autorentool, mit dem wir viele Möglichkeiten haben, auch didaktisch die Leute so ein bisschen durch diese Schulung durch zu guiden. Sei es dann wieder textbasiert. Wir haben Bilder zum Anklicken. Wir haben verschiedene andere kleinere Sachen, wie zum Beispiel Akkordeon, was man aufmachen kann, Grafiken, auf die man draufklicken kann.

ANDREA SPIEGEL: Karten, die sich drehen, wenn man sich die richtige Antwort überlegt hat.

DENNIS KUHLMANN: Sowas genau. Dann das Ganze nochmal unterfüttert mit bestimmten oder verschiedenen Videos. Das macht es für den Lernenden tatsächlich sehr angenehm und spannend. Man möchte dranbleiben, man möchte schauen, was passiert als nächstes. Es sollte auch alles nicht zu lang sein. Ich brauche keine Schulung anzubieten, die eine Dreiviertelstunde bis Stunde geht, sondern es sollte leicht verdaulich sein. Gerade am Anfang, wo sowieso viel auf einen einprasselt, sollte man sich wohldosiert diese Schulung letztlich nebenher anschauen.

Vielleicht an der Stelle noch wichtig, weil wir auch gesagt haben, der soziale Austausch ist sehr wichtig, auch Rückfragen zu stellen. Das ist natürlich nicht möglich, wenn ich nur vor dem Bildschirm sitze, mir Schulungen anschaue, Schulung nach Schulung nach Schulung, kann ich meine Fragen nicht loswerden. Da dann die Aufforderung zu sagen, hey, steh auf, geh zu deinem Vorgesetzten, geh zu deinem neuen Kollegen und frag.

ANDREA SPIEGEL: Oder ruf ihn an per Teams.

DENNIS KUHLMANN: Am besten geh noch hin.

ANDREA SPIEGEL: Wenn man sich sieht vor Ort.

DENNIS KUHLMANN: Wenn man sich vor Ort sieht, klar, ist nicht immer gegeben. Aber suche den Kontakt.

ANDREA SPIEGEL: Wenn wir uns jetzt das Thema International nochmal genauer anschauen, würde mich vor allem das Thema Sprache interessieren. Weil es natürlich immer wieder die Frage ist, und ich glaube, die Diskussion war hier auch schon mal ein bisschen am Wabern, deswegen würde mich deine Meinung da interessieren, wenn es international sein soll, macht man dann immer jeweils in der Ländersprache oder in der landesspezifischen Sprache die Inhalte oder sagt man, okay, dann gibt es Englisch für alle? Wenn man sagt, das ist die Unternehmenssprache.

DENNIS KUHLMANN: Wir haben uns dafür entschieden, dass wir sagen Englisch für alle. Wir haben aber trotzdem in den letzten Jahren auch viel Content erstellt, der auf Deutsch vorhanden ist. Den würde ich jetzt auch hier in Deutschland zumindest so anbieten. Trotzdem aber immer mit dem Versuch, dazu auch ein englisches Äquivalent anzubieten. Zukünftig werden wir aber 90 Prozent unserer Schulungen letztlich nur noch auf Englisch erstellen, weil wir diesen Austausch brauchen, wir brauchen diese einheitliche Sprache. Wir müssen sicherstellen, dass unsere Inhalte in all unseren verschiedenen Standorten auch verstanden werden können.

ANDREA SPIEGEL: Ich habe mich tatsächlich ein bisschen informiert zu dem Thema. Wie könnte ein Onboarding auch 4.0-mäßig, digital mit Software unterstützt ablaufen? Ich weiß nicht, ob das Apps sind oder ob es Programme sind, die ich gesehen habe, die man unter anderem auch auf dem Handy nutzen kann, inwiefern braucht man so was, wenn man da einsteigen will? Braucht man das überhaupt? Ist es nur ein nices Gadget? Das fand ich ganz spannend, dieses Okay, man kann vielleicht sogar dem Mitarbeiter das Onboarding irgendwie auf sein Handy schicken oder er hat es auf dem Tablet dabei und dann kann man das auch einfach nutzen. Ist das überhaupt ein Thema? Ist das relevant? Wie siehst du das? Ist das zukunftsfähig?

DENNIS KUHLMANN: Ich glaube, das ist definitiv zukunftsfähig. Wir sind inzwischen so weit, wir haben in den letzten zweieinhalb Jahren, glaube ich, so viel gelernt, was Digitalisierung uns im Alltag und im beruflichen Alltag an Unterstützung leisten kann. Ich habe mich bis jetzt noch nicht in der Tiefe mit solchen Apps auseinandergesetzt, weil wir bei der L-mobile gesagt haben, wir haben einen Mix. Wir haben ein Tool, was vor allem das HR-Wesen unterstützt und es unterstützt auch den Onboarding-Prozess mit.

Gleichzeitig machen wir es aktuell noch so, dass wir trotzdem viel diesen persönlichen Kontakt, zumindest hier bei uns im Headquarter, suchen und es ganz bewusst tun. Wir haben aber auch unser Learning Center, das ist ein digitales Tool, was nochmal unsere ganzen Schulungen, E-Learnings etc. darüber transportiert. Theoretisch auch als App möglich. Haben wir aktuell nicht freigeschaltet, weil wir den Mehrwert momentan für uns noch nicht wirklich sehen. Letztlich können solche Apps natürlich auch unterstützen. Ich glaube, das ist immer eine Frage, möchte ich nochmal Geld dafür ausgeben? Wie ist es noch bestellt um meine Human Resources? Habe ich die Mitarbeiter, die vielleicht Dinge einstellen, die einfach mitmachen können? Oder habe ich sie nicht? Ein Start-Up hat vielleicht nicht diese Kapazität im HR-Bereich und könnte sich dann durch eine App so etwas einkaufen, wo dann der gesamte Prozess nochmal abgebildet ist. Der neue Mitarbeiter hat hier einen Termin mit dem Chef, ah ja und da bittet das E-Learning. Das kann sicherlich hier und da auch eine gute Unterstützung sein. Ich würde das für uns in der Zukunft nicht komplett ausschließen, da das auch für uns irgendwann mal relevant sein kann. Ich glaube, es kommt darauf an. Wie so oft.

ANDREA SPIEGEL: Nährwert nutzen und so weiter abwägen gegen die anderen Faktoren.

ANDREA SPIEGEL: Vielen Dank schon mal bis zu diesem Punkt, Dennis. Jetzt zum Abschluss, wäre es glaube ich cool, wenn du für uns nochmal zusammenfassen kannst. Was braucht jeder gute Onboarding-Plan und wie viel Digitalisierung ist gerade in diesem internationalen Kontext angebracht, wichtig, sinnvoll?

DENNIS KUHLMANN: Ich glaube, jeder Onboarding-Plan sollte das Pre-Boarding nicht vergessen. Man sollte nicht vergessen, dass es sich um Menschen handelt, die neu ins Unternehmen kommen und Menschen wollen menschlich behandelt werden. Sowohl das Unternehmen als auch der neue Mitarbeiter sollten beide versuchen, sich von der besten Seite zu präsentieren und einen möglichst hohen professionellen Standard an den Tag zu legen. Insgesamt muss man glaube ich sagen, unterschätzt die Onboarding-Phase nicht, weil so viele Entscheidungen in dieser Phase getroffen werden. Möchte ich im Unternehmen bleiben, möchte ich nicht im Unternehmen bleiben. Auf der emotionalen Ebene, auf der persönlichen Ebene und natürlich auch auf der fachlichen Ebene. Gerade ein Entwickler beispielsweise kriegt in Forschungsgesprächen auch einiges mit. Aber man kennt es vielleicht auch von sich selbst, wie viel bekommt man denn tatsächlich von seiner späteren Aufgabe in Forschungsgesprächen mit. Das ist meistens relativ wenig, muss man ehrlicherweise sagen. Von daher ist es auch für beide Seiten immer wichtig zu sagen, okay, wir haben hier einen klar definierten Plan und der hilft uns die Entscheidung, ja oder nein, irgendwann treffen zu können. Bestenfalls in diesen sechs Monaten Probezeit. Danach wird es schwieriger.

ANDREA SPIEGEL: Okay, das heißt, was digital angeht, wie du gesagt hast, digitale Lernfahrt mehrsprachig oder zumindest international fähig.

DENNIS KUHLMANN: Das digitale Lernen kann uns definitiv unterstützen, gerade im internationalen Kontext. Ich komme gerne in einem halben Jahr nochmal wieder und berichte über die ersten Ergebnisse, die wir dann haben. Gerade in der heutigen Zeit ist ein guter Mix aus wir machen das hier digital und wir gehen aber hier immer noch persönlich in den Austausch, verständigen uns darüber, erarbeiten gemeinsam Strategien und Konzepte. Ich glaube, das darf nicht fehlen und es wird auch in der Zukunft nicht fehlen.

ANDREA SPIEGEL: Super, dann vielen Dank, Dennis. Wir haben über das Ziel und die Definition von dem Thema Onboarding gesprochen. Auch Onboarding 4.0, haben uns Inhalte und Struktur von einem gelungenen, erfolgreichen Onboarding angeschaut, welche Rolle das Thema Digitalisierung spielt und haben uns nochmal eine kleine Zusammenfassung gemacht, was man beim Onboarding auf jeden Fall beachten sollte und was da wirklich wichtig ist. Vielen Dank, Dennis. Schön, dass du da warst. Hat mir Spaß gemacht.

DENNIS KUHLMANN: Ich danke dir, Andrea.

ANDREA SPIEGEL: Wenn ihr da draußen noch Fragen zur Folge habt, dann schreibt uns das gerne in die Kommentare oder schickt uns eine Nachricht. Genauso auch, wenn ihr Ideen für neue Folgen habt, dann lasst uns das wissen. Ansonsten, macht es gut, wir sehen uns beim nächsten Mal. Tschau.

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