Digitalisierungsstrategie
Lesen Sie, wie Sie mit welchen Tipps Sie Ihr Digitalisierungsprojekt erfolgreich realisieren können
Geschätzte Lesedauer: 20 min
Die Digitalisierung 4.0 ist weiterhin auf dem Vormarsch. Immer mehr Unternehmen wollen sich den neuen Gegebenheiten unserer digitalisierten Gesellschaft anpassen und streben die Digitalisierung von Geschäftsprozessen an. Zur optimalen Herangehensweise an Digitalisierungsprojekte empfiehlt sich jedoch zunächst die Konzeption einer Digitalisierungsstrategie. Doch was genau ist eine Digitalisierungsstrategie und wie setzt man sie am besten um? Wir erklären Ihnen, was genau sich hinter der Bezeichnung verbirgt und warum eine Digitalisierungsstrategie für Ihr Unternehmen so wichtig ist. Außerdem geben wir Ihnen zehn hilfreiche Tipps zur erfolgreichen Umsetzung.
Begriffe wie Digitalisierung 4.0 oder Industrie 4.0 lassen es bereits vermuten: Wir befinden uns heute mitten in der vierten industriellen Revolution. Bereits seit dem 19. Jahrhundert befindet sich die Menschheit immer wieder in einer neuen wirtschaftlichen Entwicklungsphase. Während die erste Industrialisierung noch von bahnbrechenden Erfindungen geprägt war, wie von der Dampfmaschine oder dem elektrischen Licht, sieht das im Rahmen der Digitalisierung 4.0 schon etwas anders aus. Denn im Fokus von Digitalisierung 4.0 bzw. Industrie 4.0 steht die intelligente Vernetzung von Maschinen, IT-Systemen und Prozessen. Eine wichtige Rolle spielen dabei digitale Informations- und Kommunikationstechnologien, angefangen von ERP-Systemen über mobile Lagerverwaltungslösungen bis hin zum automatisierten Datenaustausch von vernetzten physischen Objekten über das Internet (Internet of Things, deutsch: Internet der Dinge).
Die Digitalisierung 4.0 treibt dabei nicht nur den Veränderungsprozess hin zu mehr Automatisierung und digitaler Transformation an, sondern fördert auch die Entwicklung neuer Kommunikationsarten und Technologien. Gleichzeitig umfasst der Begriff den kulturellen Wandel. Neben einer besseren Vernetzung von Maschinen in der Produktionshalle geht es auch darum, die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen zu optimieren und im Rahmen der digitalen Transformation eine neue, passende Unternehmenskultur zu fördern.
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Um die Digitalisierung 4.0 im eigenen Unternehmen zu realisieren, benötigt es ein gewisses Maß an Planung. Denn ohne die richtige Vorbereitung kann ein solches komplexes Unterfangen schnell zu einer großen und langwierigen Herausforderung werden. Um dem entgegenzuwirken ist es sinnvoll, zunächst eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln. Mit dieser Strategie beantworten Sie vorab die Frage, wie Sie Ihr aktuelles Geschäftsmodell bzw. Ihre Geschäftsprozesse in ein digitales Pendant transformieren können. Eine Digitalisierungsstrategie sollte dabei stets den Fokus auf eine ganzheitliche Transformation aller Prozesse entlang der Wertschöpfungskette haben, um die Digitalisierung langfristig im gesamten Unternehmen zu etablieren.
Im Rahmen der Digitalisierung 4.0 lassen sich drei Bereiche abgrenzen, die auf Basis einer gut durchdachten Digitalisierungsstrategie erfolgreich digitalisiert werden können:
Im Rahmen der Digitalisierung 4.0 gilt es zwischen der in diesem Beitrag so oft erwähnten Digitalisierungsstrategie und der sogenannten Digitalstrategie zu unterscheiden. Während eine Digitalstrategie zunächst den Wettbewerbsvorteil der Digitalisierung beschreibt und festlegt, welche Produkte oder Dienstleistungen welcher Zielgruppe über welchen digitalen Kanal angeboten wird, geht es bei der Erarbeitung einer Digitalisierungsstrategie um die Planung der konkreten Umsetzung dieser Prozesse.
Bei der Entwicklung einer Digitalstrategie geht es also zunächst um das „Was“, also um die Ziele, die durch die Digitalisierung erreicht werden sollen. Anschließend wird mit der Digitalisierungsstrategie das „Wie“ definiert, sprich, mit welchen Maßnahmen diese Ziele erreicht werden können.
Es gibt immer mehr Veränderungen in der Gesellschaft, die heute ein Umdenken in Unternehmen erforderlich machen. Die Marktsituation ist ständig im Wandel, der Wettbewerb entwickelt sich dank fortschrittlicher Technologien stets weiter und neue Player profitieren häufig von den Möglichkeiten des Onlinehandels. Eine mögliche Antwort, um als Unternehmen auch in Zeiten solcher Veränderungen weiterhin erfolgreich zu bleiben, bietet die Digitalisierung. Egal ob es um die Einführung eines Onlineshops oder um die Umstellung von der manuellen Datenerfassung auf Papier hin zu digitalen Prozessen geht: Die digitale Transformation von Geschäftsprozessen bietet ein enormes Potential. Immer wieder gibt es Unternehmen, die hierbei vorschnell agieren, aus Angst, dem Digitalisierungstrend nicht schnell genug hinterherzukommen. Dabei wird oft kein gesondertes Augenmerk auf die Analyse bestehender Prozesse oder auf die Evaluierung von möglichen Schwachstellen gelegt. Die Folge: Digitalisierungsprojekte, die an unbedachten Problemen scheitern.
Um das Potential der Digitalisierung 4.0 bestmöglich auszuschöpfen sollten Sie sich optimal auf ein Digitalisierungsprojekt vorbereiten. Und da kommt nun auch die Digitalisierungsstrategie ins Spiel. Eine ausführliche Analyse der aktuellen Gegebenheiten ermöglicht eine gute Planung und Strategie, um die vielen Herausforderungen im Rahmen der Digitalisierung erfolgreich zu meistern. Eine Digitalisierungsstrategie ist dabei kein alleinstehendes „Projekt“, für das kurzerhand ein IT-Mitarbeiter beauftragen werden kann. Vielmehr ist es eine Aufgabe, die alle Unternehmensbereiche betrifft, vom Management bis zum Lageristen.
Der erste Schritt zur Entwicklung Ihrer Digitalisierungsstrategie besteht in der Analyse der IST-Situation: Stellen Sie sich die Frage, wo Sie mit Ihrem Team und Ihrem Unternehmen aktuell stehen. Analysieren Sie dazu Ihre bestehenden Prozesse, um Schwachstellen sowie Optimierungspotentiale aufzudecken. So können gegebenenfalls einzelne Prozessschritte zusammengefasst, andere gestrichen oder beschleunigt werden. Die nötigen Informationen für Ihre Analysen erhalten Sie, indem Sie Interviews mit Ihren Mitarbeitern führen, Dokumentationen und Auswertungen vergangener und aktueller Projekte heranziehen oder Ihre Kunden und Lieferanten befragen.
So nähern Sie sich der Antwort auf die Frage, wo Ihr Unternehmen in Sachen Digitalisierung steht. Eventuell gibt es sogar bereits erste Ansätze einer Digitalisierungsstrategie, die Sie nun vorantreiben können. Gleichzeitig erhalten Sie einen guten Überblick über die vorhandenen Kompetenzen in Ihrem Unternehmen. Wie viele Mitarbeiter konnten bereits Erfahrungen in Digitalisierungsprojekten sammeln, eventuell auch aus einem früheren Job? In welchen Bereichen müssen Ihre Mitarbeiter jedoch noch geschult werden? Wie steht es um das nötige IT-Know-how, das für eventuelle Softwareprojekte benötigt wird? Durch eine detaillierte und ausführliche Analyse der IST-Situation Ihres Unternehmens lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und gezielt verbessern.
Parallel zur Analyse des unternehmensinternen Status Quo sollten Sie auch die aktuelle Lage am Markt und im Wettbewerb prüfen. Für eine optimale Planung Ihrer Digitalisierungsstrategie ist es wichtig, genau zu wissen, wie sich der Kernmarkt entwickelt, in dem Sie tätig sind. Dabei sollten Sie aktuelle Trends verfolgen, die den Markt gegebenenfalls langfristig beeinflussen können. Stellen Sie sich die Frage, wie sich die Position Ihres Unternehmens durch diese Trends am Markt verändern könnte. Gibt es Wettbewerber, die bereits auf neue Technologien setzen und den Markt mit Hilfe der Digitalisierung erobern? Wo sehen Sie Ihre Chancen, wo erkennen Sie Risiken? Anhand Ihrer Ergebnisse schaffen Sie eine solide Basis, um wichtige Rückschlüsse für die Zukunft Ihres Unternehmens zu ziehen und Ihre Digitalisierungsstrategie entsprechend anzupassen.
Anhand Ihrer IST-Analyse wissen Sie bereits, an welchem Punkt der Digitalisierung 4.0 sich Ihr Unternehmen im Moment befindet. Nun gilt es festzulegen, wohin sich Ihr Unternehmen zukünftig entwickeln soll. Erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Team eine echte Vision für Ihr Unternehmen und definieren Sie konkrete Ziele. Unser Tipp: Formulieren Sie Ihre Ziele dabei SMART, um diese später im Hinblick auf die Zielerreichung messen und überprüfen zu können. Berücksichtigen Sie außerdem auch Ihre Erkenntnisse aus der vorangegangenen Marktanalyse.
Zukunftstrends, neue Wettbewerber sowie sich ändernde Anforderungen der Konsumenten, können ausschlaggebend für Ihre Unternehmensvision sein. Erarbeiten Sie diese Vision, ebenso wie Ihre Unternehmensziele, am besten in gemeinsamen Workshops, in denen Sie Mitarbeiter aus allen Unternehmensbereichen einbinden können. So schaffen Sie eine gute Ausgangssituation für neue Anregungen sowie kreative Ideen und stärken dabei ganz nebenbei noch die Zusammenarbeit.
Wenn Sie Ihre Digitalisierungsstrategie entwickeln, sollten Sie immer bedenken, dass es beim Thema Digitalisierung nicht darum geht, einen spezifischen Prozess anzupassen, damit das Gesamtkonstrukt erfolgreicher wird. Stattdessen ist die digitale Transformation Ihres Unternehmens ein äußert komplexes Unterfangen, bei dem alle bestehenden Prozesse berücksichtigt werden müssen. Dementsprechend ist eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie zu entwickeln. Nicht zu Ende gedachte Insellösungen, wie beispielsweise lediglich die Einführung einer mobilen Scannerlösung im Lager, ohne eine Verbindung zum ERP-System oder die vorherige Optimierung der zugehörigen Prozesse, werden Ihnen am Ende möglicherweise nur noch mehr Probleme bringen.
Letztendlich sollte auch nicht vergessen werden, Ihre Digitalisierungsstrategie detailliert und in schriftlicher Form zu dokumentieren. Mit einem Pflichtenheft stellen Sie sicher, dass alle Anforderungen an Ihr geplantes Digitalisierungsprojekt sowie individuelle Besonderheiten, die es im Prozessablauf zu beachten gibt, festgehalten werden.
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Nachdem Sie sowohl Ihre Vision als auch Ihre Ziele definiert und festgehalten haben, können Sie anhand dieser Informationen eine Roadmap entwickeln. Im Prinzip handelt es sich dabei um einen der wichtigsten Bestandteile Ihrer Digitalisierungsstrategie. Denn mit der Roadmap legen Sie den Weg fest, den Sie gehen müssen, um Ihre Ziele zu erreichen. Betrachten Sie Ihre Unternehmensziele und stellen Sie sich gemeinsam mit Ihrem Team die Frage: „Wie kommen wir dort hin?“. In einem ersten Brainstorming können Sie Projektideen und Maßnahmen sammeln, die Sie im Anschluss in Ihre Roadmap übertragen können. Machen Sie sich außerdem Gedanken darüber, welche Ressourcen für diese Maßnahmen benötigt werden. Sind die nötigen Fachkenntnisse im Unternehmen vorhanden oder müssen Sie mit einem externen Partner zusammenarbeiten? Eventuell ist es sinnvoll, im Rahmen Ihrer Roadmap, auch die Weiterbildung sowie das Recruiting neuer Mitarbeiter zu bedenken.
Beachten Sie dabei: Den Weg in Richtung Digitalisierung 4.0 zu gehen, ist ein umfassendes Vorhaben, das Zeit erfordert und Ihre gesamte Unternehmensstruktur beeinflussen kann. Wir empfehlen daher, ein so wichtiges und weitreichendes Projekt Schritt für Schritt anzugehen. In Ihrer Digitalisierungsstrategie sollten Sie daher alle Prozesse und Projekte in einzelne Schritte einteilen. Beispielsweise könnten Sie zunächst ein ERP-System implementieren. Ist dieses Projekt erfolgreich abgeschlossen, könnte im nächsten Schritt die Einführung einer mobilen Lagerlösung in Anbindung an eben jenes ERP-System geplant werden. So digitalisieren Sie nach und nach Ihre Geschäftsprozesse – von der Lagerlogistik, über die Produktion, bis hin zum After-Sales-Service.
Der Kunde ist König. Dieses Sprichwort sollte in Ihrem Unternehmen immer präsent sein, wenn Sie eine Digitalisierungsstrategie entwickeln. All Ihre Produkte, Dienstleistungen und Prozesse richten sich letzten Endes nach den Wünschen Ihrer Kunden. Wie bereits erwähnt, ändern sich die Anforderungen der Konsumenten mit der fortschreitenden Digitalisierung. Es ist daher enorm wichtig, die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe genauestens zu kennen – und zwar zu jeder Zeit. Nur dann können Sie ableiten, welche Neuerungen Ihr Angebot erfordert und Anpassungen vorgenommen werden sollten.
Die Kundenbedürfnisse stehen also immer im Zentrum Ihrer Digitalisierungsstrategie – im Prinzip sogar in Ihrer gesamten Unternehmensstrategie. Halten Sie jederzeit Kenntnis über diese Kundenbedürfnisse, so sind Sie in der Lage, Ihr Portfolio für Ihre Kunden attraktiver zu gestalten und vielleicht sogar neue Geschäftsmodelle für die Zukunft zu identifizieren.
Möchten Sie eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie entwickeln, dann ist eines besonders wichtig: Schließen Sie Ihre Mitarbeiter nicht aus dem Digitalisierungsprozess aus. Denn vor allem das Feedback aus den Unternehmensbereichen, die Sie digitalisieren möchten, liefert Ihnen häufig entscheidende Hinweise und Ideen zu Prozessen, die Sie sonst möglicherweise nicht berücksichtigt hätten. Des Weiteren steigt durch den Einbezug der Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse am Ende die Akzeptanz für all die sich verändernden Prozessabläufe.
Besonders wichtig ist in diesem Punkt, dass Sie Ihr Team dazu ermutigen, sich an der Digitalisierung im Unternehmen zu beteiligen. Oft hemmt die Angst davor, Fehler zu begehen, den Fortschritt innerhalb eines Unternehmens. Innovative und kreative Ideen bleiben dabei möglicherweise unausgesprochen. Etablieren Sie eine starke Fehlerkultur in Ihrem Unternehmen und zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Fehler mitunter nichts Schlechtes sein müssen. Einige der erfolgreichsten Erfindungen der Menschheit entstanden ursprünglich wegen eines unerwünschten Fehlschlags, beispielsweise Penicillin, Teflon oder Herzschrittmacher. Vermitteln Sie Ihrem Team, dass die Angst vor Misserfolgen in Ihrem Unternehmen unbegründet ist und Sie nach einer offenen und innovativen Unternehmenskultur streben, in der jeder einen erfolgreichen Beitrag leisten kann.
Ohne die passende IT-Landschaft wird es schwierig, Digitalisierung 4.0 in Ihrem Unternehmen zu etablieren. Verschaffen Sie sich eine Übersicht, auf welchem Stand Ihre IT-Infrastruktur ist. Wo bedarf es Neuerungen und welche Prozesse und Systeme sind bereits erfolgreich eingerichtet worden? Bedenken Sie auch, dass Ihre IT-Fachleute mit den jeweiligen Fachbereichen Ihres Unternehmens zusammenarbeiten müssen, um die digitale Transformation zu realisieren.
Überlegen Sie, wie Sie diese Zusammenarbeit am besten gestalten können. Sie verfügen über keine eigene IT? Dann sollten Sie sich einen Überblick über passende IT-Partner verschaffen. Viele IT-Systemhäuser bieten Ihnen die nötige Hardware, um die Digitalisierung optimal vorzubereiten: Von der WLAN-Ausleuchtung, über die passenden Netzwerk- und Server-Lösungen, bis hin zur IT-Sicherheit.
Anstatt Prozesse auf Basis einer Software zu definieren
Sobald Sie sich ausführlich mit Ihrer IST-Situation, den Zielen und Ihrer Roadmap befasst haben, ist es natürlich für eine vollständige Digitalisierungsstrategie wichtig, sich Gedanken über die benötigte Software zu machen. Das ist oft einfacher gesagt als getan. Die Softwarebranche boomt und der Markt bietet Ihnen für nahezu jeden Geschäftsprozess eine Vielzahl an unterschiedlichen Angeboten. Dennoch gibt es einige Faktoren, die Sie bei der Suche nach der passenden Lösung beachten sollten.
Grundsätzlich gilt: Definieren Sie erst den Prozess und wählen Sie anschließend die Software. Zur Erreichung Ihrer Unternehmensziele haben Sie unterschiedliche Prozesse und Abläufe entwickelt. Diese sind individuell an Ihr Unternehmen und die vorherrschenden Gegebenheiten angepasst, um bestmögliche Ergebnisse zu liefern. Eine Software soll diese Prozesse unterstützen, vereinfachen und noch effizienter gestalten – und nicht vorgeben, wie Ihr Prozess auszusehen hat. Bei der Suche nach der geeigneten Lösung ist daher darauf zu achten, ob der Funktionsumfang wirklich dazu geeignet ist, Ihre Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen.
Setzen Sie am besten auf ein modular aufgebautes System, das flexibel genug ist, um es an Ihre Prozesse anzupassen und das Beste aus diesen herauszuholen. Hier macht es auf jeden Fall Sinn, sich von Softwareanbietern beraten zu lassen. Ein guter Partner versucht dabei nicht, Sie in den Prozess seiner Software zu zwängen, sondern realisiert Anpassungen oder die Programmierung individueller Module, die optimal zur bestehenden Lösung passen. Referenzen und Empfehlungen geben Ihnen Anhaltspunkte, über welches Know-how ein Softwareanbieter verfügt.
Achten Sie außerdem darauf, dass die Software benutzerfreundlich und leicht verständlich ist. Kann ein Mitarbeiter das System auch ohne Schulung bzw. bereits nach kurzer Einweisung fehlerfrei bedienen, ist das ein sicheres Indiz. Komplizierte und unübersichtliche Lösungen kosten Sie Zeit und Geld, bis all Ihre Mitarbeiter geschult sind und den Umgang mit der Softwarelösung sicher beherrschen. Generell empfiehlt es sich außerdem, vor dem Rollout der Software, eine Testphase einzuplanen. Hierzu wird ein kleiner Personenkreis aus dem Team gewählt, das später mit der Lösung arbeiten soll. Diese Mitarbeiter erhalten schließlich den Auftrag, die Software vor dem Praxiseinsatz auf Herz und Nieren zu testen. So kann bei eventuell auftretenden Fehlern oder Problemen schnell und flexibel reagiert und nachgebessert werden.
Datenschutz ist heutzutage wichtiger denn je. Daher sollte die Sicherheit Ihrer Daten für Sie an erster Stelle stehen. Sofern Sie in Ihrem Unternehmen Experten zum Thema IT-Sicherheit haben, erörtern Sie mit diesen die wichtigsten Punkte im Rahmen des Datenschutzes. Alternativ können Sie sich von den IT-Sicherheitsexperten Ihres Softwareanbieters beraten lassen, zum Beispiel zu den Themen Rollenverwaltung oder Passwortschutz. Auch die sichere Datenübertragung und Datenhaltung sollten Sie mit Ihren IT-Beratern besprechen.
Mit der richtigen Mentalität, einem starken Team und unter Berücksichtigung unserer Tipps, steht dem ersten Schritt innerhalb der digitalen Transformation nichts mehr im Weg. Auch in Ihrem Unternehmen können Sie so in Zukunft digitale Prozesse realisieren. Das Wichtigste: Die Digitalisierung 4.0 müssen Sie nicht alleine meistern. Holen Sie sich Unterstützung von Partnern, die Ihnen mit langjähriger branchenspezifischer Erfahrung zur Seite stehen. Von der Beratung und Entwicklung der passenden Digitalisierungsstrategie, über die Auswahl und Implementierung von Softwarelösungen bis hin zur stetigen Optimierung Ihrer neuen Prozesse: Ein guter Partner unterstützt Sie während des gesamten Digitalisierungsprozesses. Nehmen Sie jederzeit gerne mit uns Kontakt auf, unsere Digitalisierungsexperten freuen sich darauf, gemeinsam mit Ihnen Ihre Digitalisierungsstrategie zu entwickeln und Ihr Projekt zu realisieren!
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