Saisie des temps de travail simplifiée grâce aux systèmes numériques de saisie des temps de travail

En principe, il existe une obligation de saisir les temps de travail en Allemagne. Cela signifie que les employeurs sont tenus de fournir un système de saisie des temps de travail. Selon la dernière décision du Tribunal fédéral du travail, il est donc d’autant plus important de veiller à la saisie des temps de travail à l’aide d’un système de saisie juridiquement homologué.

Cependant, cela ne signifie pas nécessairement de la bureaucratie supplémentaire, bien au contraire, si vous utilisez des systèmes de saisie du temps intelligents et numériques. De plus, grâce à une saisie des temps de travail moderne et intégrative, les entreprises peuvent également bénéficier d’une productivité accrue et d’une meilleure transparence. Les entreprises qui pratiquent déjà la saisie numérique des temps de travail sont sur la bonne voie pour créer des bases importantes pour se conformer à la législation.

Le système de saisie des temps qui convient à votre entreprise

La saisie des temps de travail devrait être aussi simple que possible pour les collaborateurs de tous les départements. Il est donc nécessaire de connaître les différents besoins des zones et d’en tenir compte lors du choix du système de saisie des temps. Qu’il s’agisse d’horaires flexibles, d’horaires postés, d’heures de travail maximales, de temps partiel, de réglementation des pauses ou de temps de travail périodique – tous les modèles de temps de travail disponibles doivent être pris en compte par un système de saisie des temps conforme aux réglementations légales.

Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, il existe différentes manières de saisir les temps de travail à l’aide des systèmes de saisie des temps et des types d’authentification. De plus, les contrôles d’accès aux zones protégées de l’entreprise peuvent être intégrés de manière judicieuse. Dans le cadre de la gestion des accès, vous avez toujours le contrôle complet de l’accès des collaborateurs aux différentes zones. En cas de perte d’une puce ou d’une carte, vous pouvez simplement la bloquer et vous protéger sans effort contre tout accès non autorisé.

Terminal Terminal combiné Terminal virtuel Contrôle d’accès Types de documents d’identité

Saisie des temps sur un terminal

Des terminaux peuvent être installés de manière centralisée à l’entrée principale ou dans certaines zones de travail (par exemple, logistique d’entrepôt ou production) afin que les employés puissent saisir leurs temps de travail lorsqu’ils entrent dans le bâtiment. Les classes de protection contre la poussière peuvent également être prises en compte ici. Les terminaux sont compatibles PoE et sont livrés entièrement configurés. Tous les terminaux peuvent être complétés par un terminal supplémentaire pour le contrôle d’accès.

Saisie des temps et contrôle d’accès sur un terminal

Un terminal combiné est la combinaison d’un système de saisie des temps et d’un contrôle d’accès. Il permet aux personnes autorisées d’entrer dans la zone protégée et de saisir leurs temps de travail par la même occasion. Cela signifie qu’un seul terminal équipé d’un concept d’autorisation est nécessaire.

Saisie des temps sur un « terminal virtuel »

Pour les employés qui ont accès à un PC, des terminaux virtuels peuvent également être utilisés. Il s’agit en l’occurrence d’une application qui s’ouvre via le navigateur. L’heure (d’entrée / sortie) y est enregistrée. Aucun matériel supplémentaire n’est donc nécessaire.

Contrôle d’accès par radio

Les systèmes de verrouillage peuvent être fixés à la poignée de porte ou au bouton rotatif et servent également de contrôles d’accès pour les zones protégées. Les portes coupe-feu peuvent également en être équipées.

Technologies d’identification pour la saisie des temps

Carte RFID

Il s’agit d’une carte d’accès électronique sur laquelle une photo et un nom, par exemple, sont imprimés pour l’authentification.

Transpondeur RFID

Le transpondeur RFID représente une variante d’authentification très robuste et simple. Il s’agit d’une puce RFID qui prend en charge le processus de lecture sans contact.

Empreinte digitale (processus de lecture biométrique)

Le module d’empreinte digitale est intégré au terminal afin que vous puissiez vous identifier avec le doigt. Un type d’authentification très populaire en raison de ses aspects très sécurisés.

Code PIN

Le code PIN est souvent utilisé comme contrôle d’accès aux zones protégées de l’entreprise. D’une part, la carte ou la puce y est scannée et de l’autre, un code supplémentaire doit être saisi afin d’accéder à la zone souhaitée.

Saisie numérique des temps pour un décompte des salaires correct

La saisie numérique des temps offre un avantage considérable grâce à sa liberté de configuration et à sa structure modulaire. Elle vous permet de définir librement une grande variété de motifs d’absence. La gestion intelligente des absences calcule non seulement les congés restants, mais établit aussi des statistiques de maladie et présente de manière transparente et claire le compte de temps des collaborateurs. Elle permet également une vaste compensation des heures supplémentaires librement paramétrable avec ou sans évaluation des majorations.

La saisie des temps de travail peut également être complétée à tout moment par des modules supplémentaires, par exemple les contrôles d’accès, les changements de centre de coûts, les pauses spéciales ou la planification des équipes. Ainsi, même des conditions tarifaires complexes, des accords d’entreprise et des tarifs d’entreprise peuvent être pris en compte dans la saisie des temps.

Les principales fonctions de la saisie numérique du temps en un coup d’œil

Saisie des temps mobile et saisie dans le Home Office
Saisie des temps de projet et affectation aux centres de coûts
Saisie des temps de trajet
Administration centrale
Affichage des erreurs d’enregistrement si un enregistrement a été oublié

Demandes de congé telles que les demandes de vacances ou les demandes de voyage d’affaires
Consultation numérique de la liste des absences
Stockage des demandes de congé manuelles
Administration du personnel et maintenance des données de base
Combinaison avec les terminaux et contrôles d’accès

Avantages d’une saisie numérique des temps de travail

Visibilité

Que ce soit pour les salariés ou les employeurs. La saisie numérique des temps garantit une comptabilité salariale automatisée et équitable.

Équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Les pauses sont importantes et les heures supplémentaires sont malsaines à long terme. Les exigences légales peuvent être bien mieux satisfaites avec une saisie des temps.

Sécurité élevée

Les systèmes de saisie des temps offrent la sécurité nécessaire en la matière et sont inviolables.

Réduire les efforts administratifs

Il existe un grand nombre de modèles de temps de travail qui nécessitent un énorme effort administratif. Avec les technologies numériques, cela appartient au passé.

Conforme à la loi

Les directives légales de la loi sur la santé et la sécurité au travail et de la loi sur les temps de travail sont respectées grâce à la saisie numérique des temps de travail.

Interfaces

Le logiciel peut être intégré dans différents paysages informatiques tels que les systèmes ERP ou les programmes de paie.

Jugement du Tribunal fédéral du travail (BAG) – la saisie des temps de travail est obligatoire

La décision du 13 septembre 2022 du Tribunal fédéral du travail (BAG) oblige les employeurs à saisir les temps de travail. Cela signifie que les employeurs sont tenus de mettre en place un système de saisie des temps de travail.

La santé et la sécurité au travail prévoient la prise en compte des mesures nécessaires qui affectent la sécurité et la santé des employés au travail. Cela suppose que l’employeur fournisse une organisation adaptée et les moyens nécessaires en fonction du type de travail et du nombre de salariés. En d’autres termes, un système de saisie des temps qui répond aux exigences de protection des données.

Saisie des temps de travail pour les petites et moyennes entreprises

Saisie moderne des temps Production Field Service

Saisie moderne des temps

Les entreprises en croissance atteignent leurs limites avec des listes Excel et un « ancien » système de saisie des temps de travail. Parce que ce type de saisie des temps est non seulement chronophage, mais également sujet aux erreurs. Surtout en ce qui concerne les modèles de temps de travail, les primes d’équipe ou les réglementations sur les pauses et les vacances, la grande quantité de données peut être mieux gérée à l’aide d’un logiciel de saisie des temps. En combinant le matériel de saisie des temps (les terminaux) et le logiciel de saisie des temps (l’administration), vous offrez à vous-même et à vos employés les meilleures conditions pour une saisie correcte, simple et surtout conforme à la loi.

Saisie des temps dans la production

L-mobile Arbeitszeiterfassung in der Produktion

L-mobile numérise la production moyennant la saisie numérique des données d’exploitation et des données de machines, suivie de leur transfert à un système ERP. La tendance est que les postes de production individuels soient équipés de leurs propres terminaux. Les ordres de fabrication, les dessins techniques et autres données de commande y sont affichés. Les terminaux fournissent un retour numérique d’informations sur le matériel, les quantités et les délais de l’ordre de fabrication respectif. La partie passionnante est la saisie des temps à un poste de fabrication. En plus des temps de commande, les temps de travail peuvent y être saisis en même temps. Pour que les collaborateurs n’aient pas à s’inscrire à deux ou plusieurs systèmes de saisie des temps, les temps du terminal situé sur le poste de travail peuvent être intégrés dans la saisie générale des temps.

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Saisie des temps dans le service technique client (Field Service Management)

L-mobile Arbeitszeiterfassung im technischen Außendienst

Le logiciel de saisie des temps convient aussi bien aux techniciens de service qu’au personnel de vente sur site. L-mobile numérise également le Field Service Management afin que les techniciens puissent exécuter les ordres de service via une application Field Service. Ici aussi, il y a des temps à saisir. Les horodatages tels que le temps de trajet, les heures de travail, la pause, le retour à la maison et la fin du travail sont effectués dans le logiciel L-mobile et combinés avec la saisie des temps de travail. Le technicien de maintenance ne doit ainsi utiliser qu’une seule application. Ces données sont transférées au programme de paie afin d’y effectuer un décompte de paie précis.

Plus d’informations

Notre partenaire pour la saisie des temps de travail – ACCENON Software und Hardware GmbH

Un logiciel qui couvre tout ce qui concerne la saisie des temps de travail. Du terminal classique de saisie des temps à la « borne numérique », en passant par l’association avec des contrôles d’accès, Accenon conçoit la manière de saisir les temps dans les entreprises.

La saisie des temps de travail est un élément important de la mise en œuvre des projets de numérisation. Accenon complète les solutions logicielles L-mobile dans le domaine de la production et du service technique client (Field Service) avec un système de saisie des temps de travail. Tout est ainsi disponible à partir d’une source unique, tant la numérisation de vos processus de production et de vos processus de service sur site que la saisie des temps de travail.

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