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Kundenbereich
Tourenplanung
Was versteht man unter Tourenplanung?
Bei der Tourenplanung geht es darum, Termine, Serviceeinsätze oder Transportaufträge den passenden Mitarbeitenden und Fahrzeugen zuzuordnen, und diese in einer sinnvollen und ressourcenoptimierten Reihenfolge einzuplanen. Aus dieser Reihenfolge ergeben sich dann Tages- oder Wochentouren, die abgearbeitet werden können.
Als zentraler Bestandteil der Disposition ist die Tourenplanung daher für viele Unternehmen entscheidend für die Effizienz und den Erfolg des Außendienstes.
Wozu wird eine Tourenplanung benötigt?
Als wichtiger Faktor für einen erfolgreichen Außendienst ist die Tourenplanung nicht auf einen Unternehmensbereich oder Wirtschaftszweig beschränkt. Innerhalb eines Unternehmens kann es an verschiedenen Stellen sinnvoll sein, eine effiziente Tourenplanung umzusetzen. So bildet die Tourenplanung neben dem Logistikbereich auch im Vertriebsaußendienst oder dem Field Service die zentrale Basis für Auslieferungen, Kundenbesuche oder Reparatureinsätze.
Tourenplanung im Field Service
Damit Servicetechniker schnell auf Maschinenausfälle und Störungen beim Kunden reagieren können, bedarf es einer effizienten Einsatz- und Tourenplanung in der Disposition. Das Ziel ist es, Serviceeinsätze dem passenden Servicetechniker zuzuordnen, der über die nötigen Fähigkeiten verfügt und am richtigen Zeit zur richtigen Ort sein kann. Nur so können zeitnah erfolgreiche Reparaturen und Wartungseinsätze beim Kunden durchgeführt werden und für zufriedene Kunden sorgen.
Allerdings ist eine ressourcenoptimierte Tourenplanung ein relativ komplexes Unterfangen. Neben den Fähigkeiten der Servicetechniker müssen darüber hinaus Kundenpräferenzen, Besuchszeiten, Besuchshäufigkeiten, die Art eines Serviceeinsatzes, Abwesenheiten, Arbeitszeiten und vieles mehr berücksichtigt werden. Erst, wenn all diese Faktoren berücksichtigt werden, kann eine effiziente und optimale Tourenplanung im Field Service gelingen.
Tourenplanung im Vertriebsaußendienst
Neben Servicetechnikern profitieren auch Vertriebsmitarbeitende von einer guten Tourenplanung. Durch sie gelingt es, täglich möglichst viele Kunden zu besuchen und dabei trotzdem genügend Zeit für einen Kundenbesuch einplanen zu können. Eine effiziente Planung reduziert die gefahrenen Kilometer und den Spritverbrauch, was am Ende in einer deutlichen Kosten- und Zeiteinsparung resultiert.
Ähnlich wie im Field Service müssen auch für die Tourenplanung im Vertriebsaußendienst verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Besuche bei Kunden mit höherer Priorität müssen beispielsweise öfter eingeplant werden. Darüber hinaus sollte auch genügend Zeit für das Erstellen eines Besuchsberichtes im Anschluss an einen Kundenbesuch eingeplant werden. Idealerweise erfolgt dies im selben System, in dem bereits die Tourenplanung durchgeführt wurde, damit am Ende alle Daten zentral erfasst sind.
Tourenplanung in der Logistik
Ein Unternehmensbereich, der ebenfalls sehr stark auf eine optimale Tourenplanung angewiesen ist, ist die Logistik. Das Ziel ist in der Regel eine termingerechte und vollständige Auslieferung von Waren. Dabei müssen in der Disposition unterschiedliche Arten von Touren berücksichtigt werden. So gibt es beispielsweise klassische Rundtouren, bei denen die Mitarbeitenden nach einer Tour zurück zum Unternehmen oder einem Lagerstandort fahren. Diese gilt es anders zu planen als offene Touren, bei denen die Fahrzeuge nicht zum Ausgangspunkt zurückkehren.
Auch für die Tourenplanung in der Logistik ist es essentiell verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. Liefertermine, Deadlines, Erreichbarkeiten beim Kunden oder Verfügbarkeiten von Fahrzeugen sind nur einige davon. Am Ende gilt es ressourcenoptimierte Touren zu planen, bei denen Kosten und Fahrzeiten reduziert und Lieferungen pünktlich und zuverlässig beim Kunden ankommen. So lassen sich Lieferketten effizient gestalten und Auslieferungen zur Zufriedenheit der Kunden durchführen.
Manuelle vs. automatisierte Tourenplanung
Grundsätzlich lässt sich eine Tourenplanung mit unterschiedlichen Hilfsmitteln realisieren. Angefangen von einer klassischen Plantafel mit Steckkarten über Excel-Tabellen und Outlook-Kalender bis hin zur intelligenten Tourenplanungssoftware mit automatisierten Planungsalgorithmen. Eine manuelle Planung kann dabei sowohl mit Stift und Papier als auch digital umgesetzt werden. Ihr Hauptmerkmal ist es, dass Disponenten alle nötigen Informationen eigenständig zusammensuchen und darauf basierend eine Tourenplanung erstellen. Ab einer gewissen Komplexität stößt die manuelle Tourenplanung allerdings an ihre Grenzen. Je größer das Team und je mehr Aufträge und Einsätze zu verplanen sind, desto schwieriger wird es, eine effiziente Tour zu planen.
An diesem Punkt kann eine automatisierte Tourenplanung innerhalb einer Tourenplanungssoftware zum Game Changer werden. Mit Hilfe von Algorithmen berechnet die Software unter Berücksichtigung vorab definierter Kriterien – beispielsweise Prioritäten von Kunden oder Deadlines – eine optimale Tourenplanung. Was genau dabei unter einer optimalen Planung verstanden wird, kann im Vorfeld durch die Disponenten definiert werden. Denn nicht immer ist zum Beispiel die kürzeste Tour auch die beste Tour. In Summe kann eine automatisierte Tourenplanung vor allem in Unternehmen mit hohem Auftragsvolumen und großen Außendienstteams jede Menge Zeit und Kosten einsparen.