Digitalisierung im Mittelstand mit SAP Business One: 5 Tipps für Ihre Digitalisierungsstrategie

Eine Digitalisierungsstrategie entwickeln, um das eigene Unternehmen auf eine digitalisierte Zukunft vorzubereiten? Definitiv eine sinnvolle und wichtige Aufgabe, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch viele kleine und mittelständische Unternehmen sind nach wie vor skeptisch, wenn es um Themen rund um die Digitalisierung geht. Die Ursache hierfür liegt oft schlicht und ergreifend in fehlendem Wissen – und genau das möchten wir ändern. Wir erklären Ihnen, was genau sich hinter dem Begriff Digitalisierungsstrategie verbirgt, welche Vorteile eine solche Strategie mit sich bringt und geben Ihnen hilfreiche Tipps für die Umsetzung.

Geschätzte Lesedauer: 23min 21sec

Digitalisierung im Mittelstand: Die größten Herausforderungen auf dem Weg zur digitalen Transformation

Wenn es um Wirtschaftswachstum, Wettbewerbsfähigkeit und Fortschritt geht, ist die Digitalisierung ein ständiger Begleiter. Egal ob weltweit tätiger Konzern, Mittelständler oder Start-Up, es gibt kaum Unternehmen, die nicht früher oder später mit einer Form der Digitalisierung in Berührung kommen – und das ist auch gut so. Denn das Akzeptieren und Auseinandersetzen mit der Digitalisierung ist die Basis für den Einsatz moderner Technologien, die Entwicklung und Konzeption neuer Innovationen und einer gestärkten Position am Markt.

Dennoch zeigt der Blick auf den europäischen Vergleich, dass die Integration digitaler Technologien in der deutschen Wirtschaft deutliches Verbesserungspotential hat. 2021 schafft es Deutschland im Ranking „The Digital Economy and Society Index“ (DESI) der Europäischen Union mit Ach und Krach noch auf Rang 18 – von insgesamt 27 EU-Ländern (Quelle: KfW Digitalisierungsbericht Mittelstand 2021, Seite 7). Der Abstand zur Spitze ist groß. Rund 25 Indexpunkte trennen Deutschland vom EU-Spitzenreiter Finnland. Es herrscht Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung. Doch was ist die Ursache für das mangelhafte Abschneiden der deutschen Wirtschaft?

Wenig Budget und fehlende Kompetenzen verzögern die Digitalisierung im Mittelstand

Einer der Hauptgründe scheint die fehlende Bereitschaft zu sein, in die Digitalisierung zu investieren. Viele Unternehmen stecken ihr verfügbares Budget hauptsächlich in neue Maschinen oder den Neubau von Unternehmensgebäuden. Investitionen zum erfolgreichen Bestreiten der digitalen Transformation? Fehlanzeige. Die Entwicklung von Digitalisierungsstrategien, angepasster Geschäftsmodelle sowie die tatsächliche Umsetzung von Digitalisierungsprojekten hat in vielen Unternehmen noch immer nicht den nötigen Stellenwert erlangt, um hohe Investitionsausgaben zu rechtfertigen.

Doch nicht nur das Budget steht der Digitalisierung im Mittelstand im Weg. Ein weiterer entscheidender Faktor ist das mangelnde Know-how in Unternehmen hinsichtlich digitaler Technologien und Softwarelösungen. Häufig fehlt dabei vor allem die nötige IT-Kompetenz. Auch die vorhandene IT-Infrastruktur reicht nicht aus, um die digitale Transformation mal eben schnell zu realisieren. Eine mangelhafte Internetanbindung, offene Fragen im Bereich Datensicherheit, unzureichende Kommunikations- und Informationsstrukturen – die Liste ist lang. Für KMU ist es außerdem aus organisatorischer Sicht schwierig, Prozesse weiter zu entwickeln und anzupassen. Oft stehen Betriebe schlicht und ergreifend vor der Frage: Wie fangen wir denn nun eigentlich am besten an unsere Prozesse zu optimieren – geschweige denn zu digitalisieren?

Wie SAP Business One und branchenspezifische Add-Ons die Ziele der Digitalisierung unterstützen

Der Wunsch nach Veränderung innerhalb des Unternehmens, nach digitalen und vereinfachten Prozessen und dem Erhalt der eigenen Wettbewerbsfähigkeit am Markt sind der erste Schritt in Richtung Digitalisierung im Mittelstand. Für viele mittelständische und kleine Unternehmen zählt die Einführung eines ERP-Systems zu den ersten wichtigen Schritten auf der Agenda „Digitalisierung“. Mit SAP Business One liefert der deutsche Konzern SAP eine ausgezeichnete Basis, um Geschäftsprozesse in KMUs digital abzuwickeln.

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Von der Warenwirtschaft, über die Finanzbuchhaltung und den Einkauf, bis hin zum Kundenmanagement, der Bestandskontrolle und wichtigen Analysen: SAP Business One ist das Fundament, um die Ziele der Digitalisierung zu erreichen und die Zukunft digital zu gestalten. Als solides System unterstützt SAP Business One Unternehmen in den wichtigsten betriebswirtschaftlichen Standardprozessen, um die digitale Transformation zu erleichtern. Was früher in der Buchhaltung oder dem Einkauf noch mit Papierbelegen erledigt wurde, wird heute digital im ERP-System abgearbeitet. Der Vorteil liegt nicht nur darin, dass diese Prozesse dadurch deutlich schneller, einfacher und effizienter abgewickelt werden. Alle Daten werden zentral in SAP Business One gespeichert was die Transparenz enorm erhöht.

Mit SAP Business One als Basis sind Unternehmen in der Lage, die Digitalisierung im Mittelstand voranzutreiben – und zwar individuell und an die eigenen branchenspezifischen Bedürfnisse angepasst. Möglich macht das die Flexibilität und Skalierbarkeit der ERP-Lösung. Denn SAP Business One kann mit Hilfe sogenannter Add Ons beliebig erweitert werden. Es gibt heute weltweit mehr als 500 branchenspezifische Softwarelösungen, die Unternehmen als Erweiterung von SAP Business One nutzen können.

Warum die richtigen Add Ons beim Thema Digitalisierung so wichtig sind

Wie bereits erwähnt unterstützt SAP Business One hauptsächlich gängige Standardprozesse in KMUs. Je nach Unternehmen können die Anforderungen an das ERP-System jedoch mehr oder weniger stark vom Standard abweichen. Mit branchenspezifischen Erweiterungen können diese Anforderungen jedoch bestens erfüllt werden. Nur mit der passenden Lösung können auch Geschäftsprozesse abseits des betriebswirtschaftlichen ERP-Systems digitalisiert werden. Hierzu zählen unter anderem komplexe Prozesse in der Produktion, Field Serviceprozesse oder Lagerlogistikprozesse, die im besten Fall nicht nur digital, sondern auch mobil abgewickelt werden sollen.

Sie möchten mehr über SAP Business One Add Ons und deren Nutzen im Rahmen der digitalen Transformation erfahren? In unserem Infothekbeitrag „SAP Business One Add Ons: So unterstützen die Erweiterungen die Digitalisierung im Mittelstand“ finden Sie weiterführende Informationen und Materialien rund um das Thema Softwareerweiterungen für SAP Business One.

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Mit SAP Business One Add Ons die Ziele der Digitalisierung erreichen

Um entlang der gesamten Supply Chain digitalisierte Prozesse zu gewährleisten, kann der Einsatz verschiedenster Softwareerweiterungen einen großen Nutzen liefern. Eine mobile Lagerlösung wie L-mobile warehouse ready for SAP Business One erhöht die Bestandstransparenz, reduziert Fehlerquellen und erleichtert unter anderem Kommissionierprozesse enorm. Auch die Buchung von Umlagerungen oder die Inventur können mobil und digital abgewickelt werden. Weitere Unterstützung bieten digitale Produktionslösungen. Eine automatisierte Produktionsplanung sowie eine digitale Betriebs- und Maschinendatenerfassung bieten die Grundlage für automatisierte Prozesse und den Weg in Richtung papierlose Fabrik. Datentransparenz und eine KI-basierte Produktionsplanung sind nur zwei entscheidende Vorteile, die der Einsatz von Lösungen wie dem L-mobile APS, der L-mobile MDE und der L-mobile BDE mit sich bringt. Zu guter Letzt können auch After-Sales-Serviceprozesse mit Hilfe einer digitalen Lösung optimiert werden. Serviceerweiterungen, wie zum Beispiel L-mobile service, sind teilweise sogar als mobile App erhältlich, was besonders für Servicetechniker eine enorme Arbeitserleichterung bedeutet. Denn alle Informationen zu anstehenden Serviceaufträgen können jederzeit unterwegs abgerufen werden – so verfügen die Mitarbeiter stets über die aktuellsten Daten.

Die richtige Planung ist entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung

Wer sein Unternehmen flächendeckend digitalisieren möchte, muss sich mit zahlreichen Faktoren auseinandersetzen. Neben der Auswahl passender SAP Business One Add Ons gehören auch die Ausstattung mit der nötigen IT-Infrastruktur, das Vermitteln des nötigen Know-hows und viele weitere Themen zur Planung dazu. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren ist es sinnvoll, die gesamte Planung, inklusive Ziele und Ausgangssituation, einmal schriftlich festzuhalten – und genau hier kommt die Digitalisierungsstrategie ins Spiel.

Was ist eine Digitalisierungsstrategie?

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Wie der Name bereits vermuten lässt beantwortet eine Digitalisierungsstrategie die Frage, mit welcher Strategie sich die Digitalisierung realisieren lässt. Eine Digitalisierungsstrategie kann dabei drei unterschiedliche Bereiche innerhalb eines Unternehmens umfassen: Sowohl Prozesse als auch Geschäftsmodelle oder Produkte können auf Basis einer Strategie digitalisiert werden.

Unternehmen verfolgen mit einer Digitalisierungsstrategie unterschiedliche Ziele. Während die Digitalisierung von Produktionsprozessen, Lagerlogistikprozessen und weiteren Abläufen allen voran Kosten senken und die Produktivität steigern sollen, können durch digitale Geschäftsmodelle neue Märkte und Zielgruppen erschlossen werden. Mit digitalen Produkten hingegen lassen sich die sich immer schneller verändernden Kundenbedürfnisse befriedigen und im besten Fall der Absatz der eigenen Produkte erhöhen.

Die Digitalisierungsstrategie bietet einem Unternehmen eine detaillierte und strukturierte Basis, um Projekte zu priorisieren sowie Kosten und nötige Ressourcen im Auge zu behalten. Angefangen mit den ersten Analysen über die Ausarbeitung der Ziele der Digitalisierung bis hin zur Planung der Umsetzung: Eine gute Strategie ist die beste Voraussetzung für eine erfolgreiche digitale Transformation.

Warum eine Digitalisierungsstrategie auch für kleine und mittelständische Unternehmen sinnvoll ist

Das Erarbeiten einer individuellen Digitalisierungsstrategie ist ein Schlüsselfaktor, um die digitale Transformation zu meistern. Denn dass die Digitalisierung früher oder später auch in KMUs Einzug halten wird, lässt sich kaum vermeiden. Schon heute sind sehr viele Mittelständler bereits direkt von der Digitalisierung betroffen:

  • Wachsende Ansprüche der Zielgruppe an den Ease of Use

    Die Benutzerfreundlichkeit von Produkten wird für Kunden immer wichtiger. Je einfacher und unkomplizierter, desto besser, lautet die Devise. Vor allem Endverbraucher kommen in nahezu allen Facetten Ihres Lebens mit digitalen Anwendungen in Kontakt. Ihr Alltag wird immer schnelllebiger und digitaler. Produkte und Dienstleistungen müssen sich an diese Gegebenheiten anpassen, um vom Endverbraucher akzeptiert zu werden. Digitale Produkte, moderne Technologien und innovative Lösungen müssen her, um Kunden zu begeistern.

  • Der Markt verändert sich

    Auf Grund der Digitalisierung tauchen in vielen Branchen nahezu täglich neue Wettbewerber am Markt auf. Dazu zählen zum einen beispielsweise Unternehmen und Start-Ups die mit Hilfe neuester Technologie in der Lage sind, neue Produkte auf den Markt zu bringen und diese darüber hinaus schneller und kostengünstiger zu entwickeln. Andererseits darf auch der Onlinehandel im Rahmen der Digitalisierung nicht unterschätzt werden. Es ist heute ein Leichtes für Unternehmen mit einem attraktiven Onlineauftritt langjährigen Marktbegleitern die Show zu stehlen.

  • New Work: Mitarbeiter entwickeln neue Anforderungen an die Arbeit

    Nicht nur die Kunden, auch die eigenen Mitarbeiter entwickeln sich permanent weiter. Daher ist es kaum verwunderlich, dass sich auch die Anforderungen der Arbeitnehmer im Rahmen einer digitalen Gesellschaft verändern. Wer zukunftsfähig bleiben möchte wird sich früher oder später mit dem Thema New Work, also dem strukturellen Wandel in der Arbeitswelt, auseinandersetzen müssen. Neben dem Wunsch nach mehr Freiheit, Kreativität und Entscheidungsmöglichkeiten im Job, sehnen sich Mitarbeiter danach ihre Potenziale besser entfalten zu können – und dabei spielt nun mal auch die Automatisierung von zeitaufwändigen Routineaufgaben eine entscheidende Rolle.

Die strategische Bedeutung der Digitalisierung im Mittelstand gepaart mit der Entwicklung einer soliden Digitalisierungsstrategie erkennen inzwischen auch in Deutschland immer mehr Unternehmen. Während 2021 laut einer Berechnung des KfW nur rund 30% der Unternehmen ohne Digitalisierungsstrategie die internen Digitalisierungsaktivitäten gesteigert bzw.  (wieder) aufgenommen haben, waren es unter den Unternehmen mit Digitalisierungsstrategie ganze 50%. (Quelle: KfW Digitalisierungsbericht Mittelstand 2021, Seite 10) Vor allem Digitalisierungsprojekte, bei denen unter anderem der Kundenkontakt digitalisiert wird sowie die Erneuerung von IT-Strukturen und die Einführung neuer Anwendungen nehmen seit, oder gerade wegen, Corona immer weiter zu. (Quelle KfW Digitalisierungsbericht Mittelstand 2021, Seite 19)

Die Herausforderungen für Unternehmen werden immer größer – und die Konkurrenz schläft nicht. Wer wettbewerbsfähig bleiben möchte muss sich überlegen, wie man die digitale Transformation im eigenen Unternehmen langfristig am besten realisieren kann. Eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln ist dafür der beste Weg. Auf Basis dieser Strategie und den darin eindeutig definierten Zielen kann die Digitalisierung im Mittelstand Schritt für Schritt realisiert werden. Denn niemand verlangt, dass diese Transformation sofort und in allen Geschäftsbereichen umgesetzt werden muss. Sie selbst legen fest, wo Ihre Prioritäten liegen und wie Sie starten möchten.

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Die 3 wichtigsten Vorteile wenn Sie eine Digitalisierungsstrategie entwickeln

Überblick über das Gesamtbild des Unternehmens

Eine ausführliche und erfolgreiche Digitalisierungsstrategie berücksichtigt sämtliche Unternehmensbereiche, deren aktuelle Problemstellungen und gewünschten Ziele. So erhalten alle Stakeholder eine transparente Übersicht aller Prozesse und anstehenden Projekte. Als Resultat lassen sich Verbesserungspotentiale deutlich schneller identifizieren. Die wichtigsten Stellschrauben können lokalisiert und die Effizienz dieser Prozesse optimal gesteigert werden.

Neubewertung vorhandener Geschäftsprozesse und -ziele

Im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie wird der IST-Zustand sämtlicher Prozesse und Unternehmensziele ausgewertet und festgehalten. Für die Digitalisierung kann es am Ende allerdings Sinn machen, vorhandene Gegebenheiten zu überdenken und neu zu strukturieren. Mit Hilfe einer Digitalisierungsstrategie ist es deutlich einfacher diese Neubewertung anhand aktueller Informationen und Daten umzusetzen.

Den richtigen Fokus in der Digitalisierung setzen

Jedes Unternehmen beginnt die digitale Transformation an unterschiedlichen Stellen. Eine Strategie hilft, den richtigen Fokus für Ihr eigenes Unternehmen zu setzen. Wenn Sie eine Digitalisierungsstrategie entwickeln liefern die in diesem Rahmen gesammelten Informationen und Ausarbeitungen die bestmögliche Antwort auf die Frage „Wo fangen wir an zu digitalisieren?“.

5 Tipps, mit denen Sie im Mittelstand Ihre Digitalisierungsstrategie entwickeln

Es ist soweit: Sie nutzen bereits erfolgreich SAP Business One, um betriebswirtschaftliche Prozesse digital abzuwickeln und möchten die Digitalisierung nun nach und nach entlang der gesamten Supply Chain anpacken. Damit dieses Projekt am Ende auch langfristig von Erfolg gekrönt ist, wollen Sie zunächst eine Digitalisierungsstrategie entwickeln. Die folgenden Tipps basieren auf langjährigen Erfahrungswerten unserer Experten und können Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützen.

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#1 Analysieren Sie die IST-Situation, vorhandene Geschäftsprozesse und den Markt

Bevor Sie eine konkrete Digitalisierungsstrategie entwickeln können, die Ihnen dabei hilft, die Digitalisierung im Mittelstand zu realisieren, müssen Sie sich zunächst über die Ausgangssituation informieren. Entsprechende Maßnahmen können schließlich nur geplant und vorgenommen werden, wenn klar ist, was genau erneuert oder optimiert werden soll.

Wenn Sie eine Digitalisierungsstrategie entwickeln sollte das Ziel im ersten Schritt lauten, den IST-Zustand der Digitalisierung innerhalb Ihres Unternehmens zu ermitteln. Auf dieser Basis lassen sich neue Digitalisierungsprojekte und Optimierungspotentiale einfacher und schneller identifizieren. Gleichzeitig ist es wichtig in Erfahrung zu bringen, ob es bereits eine Digitalisierungsstrategie im Unternehmen gibt. Denn möglicherweise wurde mit der Planung bereits begonnen und es liegt nun an Ihnen, die Strategie erfolgreich zu Ende zu bringen. Egal ob Sie Ihre Digitalisierungsstrategie von Grund auf neu entwickeln oder eine vorhandene Strategie weiterführen: Am Anfang steht immer die Ermittlung eines Status Quo.

Um wirklich detaillierte Ergebnisse zu erzielen ist es besonders wichtig, im Rahmen der Analyse mit Mitarbeitern und Führungspositionen sämtlicher Geschäftsbereiche zu sprechen. Alle Abteilungen sollten in die Digitalisierungsstrategie mit einbezogen werden. In diesem Zuge können Sie außerdem direkt feststellen, ob die nötigen Kompetenzen für eine digitale Zukunft in Ihrem Unternehmen vorhanden sind. Wie viele Mitarbeiter haben bereits Erfahrungen in Digitalisierungsprojekten sammeln können, vielleicht auch aus früheren Jobs? In welchen Bereichen müssen Arbeitnehmer geschult werden? Verfügen Sie über das nötige IT Know-how, um aus technischer Sicht das Digitalisierungsprojekt zu realisieren? Indem Sie präzise und ausführlich die Ausgangslage Ihres Unternehmens ermitteln, lassen sich Probleme erkennen und gezielt verbessern.

Wir wissen bereits, dass sich Märkte auf Grund der fortschreitenden Digitalisierung kontinuierlich weiterentwickeln. Neue Player, die den Markt aufmischen oder neue Kundenanforderungen an Produkte verändern die Gegebenheiten permanent. Daher ist es wichtig genau zu wissen, was der Stand der Dinge ist. In welche Richtung entwickelt sich der Markt in Ihrer Branche? Was macht die Konkurrenz? Passen sich Ihre Wettbewerber bereits an die neuen Verhältnisse an? Gibt es neue Unternehmen, die den Markt dank der Digitalisierung erobern? Wo können Sie Chancen identifizieren, wo Risiken? Mit Hilfe der Ergebnisse dieser Analysen sind Sie in der Lage, wichtige Schlüsse für die Zukunft Ihres Unternehmens zu ziehen. Dazu können neben der Digitalisierung von entscheidenden Geschäftsprozessen selbstverständlich auch die Entwicklung neuer digitaler Produkte oder die Anpassung und Digitalisierung von Geschäftsmodellen zählen.

#2 Entwickeln Sie ein ganzheitliches Konzept, keine Insellösungen

Digitalisieren bedeutet nicht nur, sich einen einzigen Prozess auszusuchen und dort eine neue Softwarelösung zu implementieren. Die digitale Transformation Ihres Unternehmens ist ein komplexes Unterfangen, das alle Geschäftsbereiche und Prozesse einschließt – und daher auch nicht von heute auf Morgen realisiert werden kann. Dementsprechend erfordert eine Digitalisierungsstrategie die Entwicklung eines ganzheitlichen Konzepts. Jede Abteilung separat zu betrachten und auf sogenannte Insellösungen zu setzen bringt Ihnen keinen Erfolg. Der Grund: Insellösungen haben zum Nachteil, dass sich jede Abteilung selbst optimiert. Dadurch entstehen Medienbrüche, die unter anderem einen ganzheitlichen Datenaustausch verhindern. Im Hinblick auf eventuelle zusätzliche Dienstleister erhöhen unterschiedliche Schnittstellen die Komplexität und machen Ihr Digitalisierungsprojekt fehleranfällig.

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Möchten Sie beispielsweise mit der Digitalisierung Ihrer Produktionsprozesse starten gilt es zu ermitteln, welche unternehmerischen Prozesse an die derzeitigen Fertigungsprozesse angrenzen – denn diese müssen ebenfalls in der Planung berücksichtigt werden. Nur durch ein ganzheitliches Zusammenspiel kann das System später besser auf dynamische Belastungen reagieren. Im Falle eines Produktionsprojektes ist es notwendig, den Austausch mit angrenzenden Abteilungen zu suchen, um vor- und nachgelagerte Prozesse wie die Lagerlogistik, dem Einkauf, den Verkauf oder sogar Lieferanten mit einzubeziehen.

Denken Sie daher immer daran, alle Geschäftsprozesse und Abteilungen in Ihre Digitalisierungsstrategie einzubeziehen. Natürlich wird das im Rahmen der Strategieentwicklung eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Doch nur so erlangen Sie Klarheit über das unternehmerische Gesamtbild und können die Ziele der Digitalisierung erfolgreich meistern.

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#3 Roadmap erarbeiten: Schritt für Schritt die Digitalisierungsstrategie entwickeln

Digitalisierung ist ein Prozess, der das gesamte Unternehmen beeinflusst. Die Gliederung eines so bedeutenden Projektes in einzelne Schritte ist daher unbedingt zu empfehlen, wenn Sie eine Digitalisierungsstrategie entwickeln. Oftmals beginnt alles mit der Einführung eines ERP-Systems, wenn manuelles Arbeiten, beispielsweise in der Finanzbuchhaltung und dem Einkauf, nicht mehr zeitgemäß ist. Die Implementierung von SAP Business One ist eine gängige Wahl – und der erste Schritt von vielen auf dem Weg der digitalen Transformation.

Auf Basis der Analyse des IST-Zustands und den sich daraus ergebenden Zielen und Maßnahmen, können Sie eine Roadmap für die Umsetzung Ihrer Digitalisierungsstrategie entwickeln. Dabei gilt es verschiedenste Fragen zu beantworten wie beispielsweise in welcher Reihenfolge soll die Digitalisierung der einzelnen Prozesse realisiert werden? Mit welchen Kosten ist zu rechnen? Wofür werden welche Ressourcen benötigt?

Kosten-Nutzen-Analyse als Entscheidungsgrundlage

Um festzulegen, an welcher Stelle Sie mit der Optimierung vorhandener Prozesse beginnen sollen, ist eine Kosten-Nutzen-Analyse empfehlenswert. Indem sie nicht nur wirtschaftliche, sondern auch organisatorische Auswirkungen aufzeigt, liefert diese Analyse das Fundament, um zu entscheiden, in welchen Bereichen sich der Aufwand aktuell am meisten lohnt und den größten Nutzen bietet. Neben monetären Faktoren werden auch Vor- und Nachteile im Zusammenhang mit der Digitalisierung betrachtet und bewertet. Beispiele hierfür sind unter anderem die Verbesserung der Kundenzufriedenheit, Steigerung der Motivation Ihrer Mitarbeiter oder das Reduzieren von Transportzeiten und Fehlerquoten. Am Ende ergeben sich daraus die Projekte, durch deren Digitalisierung Ihr Unternehmen aktuell am meisten profitiert. Diese Projekte und deren Ziele setzen Sie an den Anfang Ihrer Roadmap.

#4 Externes Know-how und Partner in die Planung und Umsetzung der Digitalisierungsstrategie miteinbeziehen

Ein Unternehmen flächendeckend zu digitalisieren kann mehrere Jahre dauern und ist ein sehr komplexer Prozess. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist ein solches Digitalisierungsprojekt alleine oft kaum zu bewältigen. Es fehlen die nötigen Fachkompetenzen in den Bereichen IT, Projektmanagement und Digitalisierung. Im Rahmen der Entwicklung Ihrer Digitalisierungsstrategie sollten Sie daher darüber nachdenken, mit einem oder mehreren Partnern zusammenzuarbeiten. Ein Partner wie die L-mobile unterstützt Sie während des gesamten Digitalisierungsprojektes und steht Ihnen zu jeder Zeit mit seinem gesamten Know-how, modernen Hard- und Softwarelösungen und gesammelten Erfahrungen zur Seite.

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Im Rahmen einer Partnerschaft ist es übrigens häufig sinnvoll, die Einführung neuer Innovationen und Technologien in kleinen Prototyp-Projekten zu testen. Nehmen wir an, sie entscheiden sich dafür in Ihrer Lagerverwaltung zukünftig mit einem elektronischen RFID-Kanbanregal zu arbeiten, um Ihre Kanbanprozesse zu automatisieren. Anstatt direkt ihr gesamtes Lager an sämtlichen Standorten mit dieser Technologie auszustatten, kann es sinnvoll sein, die neue Methode zunächst in einem einzigen Prozessbereich zu testen. Sobald dieser Test von Erfolg gekrönt ist, können Sie die Lösung gemeinsam mit Ihrem Partner flächendeckend implementieren. Bleibt das Projekt erfolglos sparen Sie einiges an Zeit und Geld, da Sie nur einen kleinen Teil Ihres Prozesses umgestellt haben. Denn die Realität zeigt leider, dass ein solche Innovationsprojekte durchaus auch einmal scheitern können und eine alternative Lösung erarbeitet werden muss. Das muss allerdings nicht das Ende der Digitalisierung bedeuten. Immerhin entstehen die größten Erfolge oft aus vermeintlichen Misserfolgen, wie bereits die Erfindungen von Herzschrittmachern, Mikrowellen oder Teflon bewiesen haben.

#5 Auf die richtige Mentalität kommt es an: Change Management in der Digitalisierung im Mittelstand

Digitalisierung lebt von Innovation und dem Mut, neue Ideen und Technologien einzuführen. Wie schon erwähnt kann es dabei auch zu Rückschlägen und Fehlern kommen. Fehler sind nicht immer etwas Schlechtes, denn es sind Fehler, aus denen wir lernen können. Doch die Angst davor, Fehler zu begehen, verhindert leider oft den Fortschritt innerhalb eines Unternehmens – was wiederum die digitale Transformation ausbremst. Die Lösung: Etablieren Sie ein fehlertolerantes Klima in Ihrem Unternehmen. Durch die Einführung einer Trial-and-Error Mentalität und einer starken Fehlerkultur vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern und Führungskräften eine offene Unternehmenskultur, in der man keine Angst vor Misserfolgen haben muss.

Neue Prozesse erfordern generell ein Umdenken in Unternehmen. Innovatives Denken ist genauso entscheidend, um im Wettbewerb zu bestehen, wie auch mal die Komfortzone zu verlassen und Neues auszuprobieren. Das gilt auch für Ihre Mitarbeiter. Beziehen Sie alle Arbeitnehmer von Beginn an offen in die Digitalisierungsstrategie mit ein. Das kann auf verschiedene Art und Weise geschehen. Veranstalten Sie beispielsweise Meetings, um über neue Technologien zu informieren und dem Team die Angst vor der Veränderung zu nehmen. Fördern Sie die Ideen Ihrer Mitarbeiter indem sich diese bereits bei der Planung neuer Prozesse einbringen können. Am Ende könnte genau das der entscheidende Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen sein.

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Erfolgreiches Change Management: So erreichen Sie die Ziele der Digitalisierung

Die Veränderung eines Unternehmens durch die Digitalisierung kann sehr tiefgreifend sein. Umso wichtiger ist es, diese Veränderungen so zu planen und zu etablieren, dass Ihre Belegschaft diese zu 100% akzeptiert. Vor allem im Rahmen der Digitalisierung haben viele Mitarbeiter zunächst Angst, dass Sie durch die Einführung neuer automatisierter Prozesse ersetzt werden. Der Grund für diese Angst: Sie werden oft nicht ausreichend über anstehende Veränderungen informiert und können diese entsprechend nicht vollständig verstehen, wodurch Unsicherheiten entstehen. In einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie sollten daher die Mitarbeiter des Unternehmens immer einen wichtigen Anteil haben. Dazu zählt neben dem frühzeitigen gegenseitigen Austausch auch die Schulung von neuen Technologien. Denn eines ist klar: Können Arbeitnehmer nicht mit neuen Technologien arbeiten, entstehen unnötig hohe Kosten und Potentiale können nicht voll ausgeschöpft werden. Gängige Methoden des Change Managements. wie beispielsweise das 3-Phasen-Modell oder das 8-Phasen-Modell zur erfolgreichen Umsetzung des Veränderungsprozesses, können Sie dabei unterstützen. Darüber hinaus gibt es weitere Grundlagen, die für ein erfolgreiches Change Management und die Digitalisierung berücksichtigt werden sollten:

  • Ehrlichkeit

    Ehrlich währt am längsten – das gilt auch für die Digitalisierung im Mittelstand. Sprechen Sie ehrlich darüber, warum bestehende Prozesse, Produkte oder Geschäftsmodelle digitalisiert werden müssen. Nehmen wir das Beispiel Inventur: Die Inventur mit gedruckten Inventurlisten ist heute einfach zu zeitaufwändig und verursacht bei weitem zu viele Fehlerquellen. Erklären Sie Ihren Lageristen, warum es sinnvoll ist, mit digitalen und mobilen Lösungen etwas dagegen zu unternehmen – und zwar ohne Ihren Lageristen das Gefühl zu geben die Schuld an den aktuellen Problemen zu tragen. In der Regel sind es nicht die Mitarbeiter, sondern veraltete Prozesse die der Grund für eine mangelhafte Inventur sind. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern die Vorteile neuer Lösungen auf: Weniger Papierkram, kürzere Suchzeiten, lückenlose Transparenz oder benutzerfreundliches Arbeiten.

  • Motivation

    Die Angst in Zukunft durch Maschinen und andere Technologien ersetzt zu werden ist gerade in der Produktion oft groß. Motivieren Sie Ihr Team, indem Sie aufzeigen, dass die Einführung automatisierter Prozesse Ihnen nicht die Arbeitsgrundlage nimmt, sondern Raum für neue Entwicklungen bietet. In der gewonnenen Zeit können Fertigkeiten verbessert, neue Fähigkeiten erlernt und das Aufgabenfeld erweitert werden. Einfache aber zeitaufwändige Routineaufgaben werden automatisch erledigt, doch die wichtigen Unternehmensentscheidungen treffen immer noch Menschen – sprich, Ihre Mitarbeiter.

  • Workshops zur Weiterentwicklung

    Bieten Sie Ihrem Team eine positive Atmosphäre, die geprägt ist vom gegenseitigen Austausch. Direktes Feedback ist enorm wichtig, um sich weiterentwickeln zu können. Mit Hilfe von regelmäßigen gemeinsamen Workshops lassen sich offene Fragen klären, Neuerungen vorstellen und Ideen einbringen. In Kombination mit der bereits erwähnten Trial-and-Error Mentalität können neue Aufgaben und die Arbeit mit neuen Technologien in einem entspannten Umfeld nach und nach verbessert und etabliert werden. Vor allem Ihre Führungskräfte spielen dabei eine wichtige Rolle. In ihrer Funktion als Vorbilder ist es ihre Aufgabe, den Mitarbeitern all die bereits erwähnten Werte vorzuleben und sie auf dem Weg der digitalen Transformation zu begleiten.

Digitale Lösungen für die Optimierung von Lager-, Produktions- und Field Serviceprozesse nutzen

Innerhalb Ihrer Digitalisierungsstrategie werden Sie irgendwann an den Punkt gelangen, an dem Sie sich Gedanken darüber machen müssen, mit welchen Lösungen Sie die gesetzten Ziele erreichen können. Benötigen Sie eine komplett neue IT-Infrastruktur oder genügt die ein oder andere neue Softwarelösung? Je nach Abteilung ist die Einführung unterschiedlicher Lösungen sinnvoll. Während Sie aus betriebswirtschaftlicher Sicht mit der Nutzung von eines ERP-Systems wie SAP Business One  bereits gut versorgt sind, können SAP Business One Add Ons vor allem in den Bereichen Lagerverwaltung und Produktion, aber auch After-Sales-Service von Nutzen sein.

Für mittelständische Produktionsunternehmen rückt dadurch beispielsweise der Traum einer papierlosen Fabrik in greifbare Nähe. Fertigungsprozesse effizienter und einfacher gestalten, Aufgaben automatisiert abwickeln – mit einigen Technologien ist das heute problemlos realisierbar. Möglich macht das vor allem eine lückenlose Vernetzung unterschiedlichster Softwarekomponenten und Technologien, die sich im besten Fall auch an SAP Business One anbinden lassen. So können alle Daten zentral gespeichert und genutzt werden, was einen enormen Mehrwert für Ihre Produktionsprozesse, aber auch für angrenzende Prozesse im Lager oder dem Versand bietet.

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Wann starten Sie Ihre individuelle Digitalisierungsstrategie?

Sie sehen, die Digitalisierung anzugehen ist auch im Mittelstand kein Hexenwerk. Mit einer gut ausgearbeiteten Digitalisierungsstrategie, der richtigen Mentalität und kompetenten Partnern steht dem ersten Schritt der digitalen Transformation nichts mehr im Weg. Denken Sie daran: Sie müssen die Digitalisierung nicht alleine meistern. Holen Sie sich Unterstützung von Partnern, die Ihnen mit langjähriger branchenspezifischer Erfahrung zur Seite stehen – und zwar nicht nur für eine kurze Zeit, sondern während des gesamten Digitalisierungsprozesses. Nehmen Sie jederzeit gerne mit uns Kontakt auf, unsere Digitalisierungsexperten freuen sich darauf, gemeinsam mit Ihnen Ihr Projekt zu planen und zu realisieren!

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Ausführliche Informationen zu den Verweisen zum Thema Digitalisierung im Mittelstand aus dem KfW Digitalisierungsbericht Mittelstand 2021 können Sie finden Sie im entsprechenden Bericht, den Sie hier im Download-Center der KfW herunterladen können.

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