Transparent, übersichtlich und einfach zu handhaben: Digitale Auftragsbearbeitung mit L-mobile service

Steuern Sie Ihr gesamtes Auftragsmanagement im Field Service Management in einem einzigen zentralen System. Die mobile Servicelösung L-mobile service ermöglicht Ihnen eine zentrale Auftragsbearbeitung und -verwaltung für mehr Transparenz und einen verbesserten Informationsaustausch im Kundenservice.

Statt alle Auftragsdaten eines Serviceeinsatzes doppelt zu erfassen, sparen Sie durch die Anbindung von L-mobile service an Ihr ERP-System wertvolle Zeit. Von der Auftragserfassung über eine detaillierte Servicehistorie bis hin zur Verwaltung von Wartungsverträgen liefert die Field Service Management Software die nötigen Tools für eine optimale Einsatzvorbereitung für Ihre Servicetechniker.

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Serviceaufträge erfassen, Wartungsverträge verwalten: Auftragsbearbeitung als Basis für ein erfolgreiches Field Service Management

Installationen, Reparatureinsätze oder Wartungstermine: Ziel einer effizienten Auftragsbearbeitung ist es, all diese Vorgänge sorgfältig zu koordinieren und für eine reibungslose Auftragsabwicklung beim Kunden vorzubereiten. Erstklassiger Kundenservice ist somit auf einen schnellen und vor allem fehlerfrei arbeitenden Innendienst angewiesen. Nur so schaffen Sie die optimale Basis, um dem technischen Außendienst alle Informationen zu Serviceeinsätzen vollständig und in bester Qualität zur Verfügung zu stellen.

Die Anbindung von L-mobile service an Ihr ERP-System sorgt dafür, dass sämtliche Informationen eines Serviceauftrags, zum Beispiel Kunden- und Maschinendaten, benötigte Materialien und Checklisten immer in ihrer aktuellsten Form vorliegen. So garantiert die digitale Auftragsbearbeitung in L-mobile service einen transparenten und lückenlosen Informationsfluss entlang des gesamten Serviceprozesses – von der Auftragserfassung bis zur abschließenden Faktura.

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Funktionen für eine digitale und effiziente Auftragsbearbeitung mit L-mobile service

Die digitale Auftragsbearbeitung in L-mobile service ermöglicht es Ihrem Serviceteam im Innendienst, Servicefälle und Reparaturaufträge bereits während des ersten Kundenkontaktes einfach zu erfassen und mit allen wichtigen Informationen zu versehen. Darüber hinaus stehen Ihrem Serviceteam individuelle Auftragsvorlagen, eine transparente Servicehistorie und die Möglichkeit zur Verwaltung von Wartungsverträgen zur Verfügung.

Serviceaufträge erfassen Serviceverträge verwalten Detaillierte Servicehistorie Einsatz von Vorlagen Aufträge mit Serviceobjekten

Digitale Auftragsbearbeitung: Installationen, Wartungseinsätze oder Reparaturaufträge erfassen und bearbeiten

Einfaches und transparentes Auftragsmanagement für einen erfolgreichen Kundenservice

Die digitale Auftragsbearbeitung der Field Service Management Software L-mobile service bietet Ihren Servicemitarbeitenden zwei Möglichkeiten, um Kundenprobleme zu verwalten.

Servicefälle

Der Kundensupport kann bereits beim Erstkontakt mit dem Kunden am Telefon oder per E-Mail eine Lösung für das genannte Problem anbieten. Der Einsatz eines Servicetechnikers wird nicht benötigt.

Serviceaufträge

Das vom Kunden gemeldete Problem ist zu komplex, als das es vom Support telefonisch behoben werden kann. Ein Servicetechniker wird zur Reparatur, Installation oder für Instandhaltungsmaßnahmen zum Kunden geschickt.

Alle Details eines erfassten Servicefalls auf einem Blick
Servicefälle können einfach in einen Serviceauftrag umgewandelt werden, wenn doch noch ein Servicetechniker benötigt wird
Transparente und filterbare Übersicht aller bestehenden Serviceaufträge im System
Alle Informationen zum Serviceauftrag, wie beispielsweise erfasste Arbeitszeiten, auf einen Blick

Ein Servicefall kann in L-mobile service durch den Innendienst selbstständig bearbeitet und abgeschlossen werden. Wird dennoch ein Servicetechniker benötigt, lässt sich ein Servicefall mit einem Klick in einen Serviceauftrag umwandeln. Wird bereits im Laufe eines Kundengesprächs klar, dass es sich um ein komplexes Problem handelt, kann sofort ein Serviceauftrag in der Field Service Management Software angelegt werden. So ermöglicht L-mobile service eine flexible Auftragsbearbeitung.

Ist ein Serviceauftrag einmal erfasst, lässt sich dieser jederzeit bearbeiten und um zusätzliche Informationen ergänzen. Diese Daten stehen im weiteren Verlauf des Serviceprozesses sowohl den Disponenten in der digitalen Plantafel als auch dem Außendienst über die mobile Service App zur Verfügung. Die durchgängige Transparenz erleichtert es Ihrem Serviceteam, Kunden stets eine valide Aussage über den aktuellsten Auftragsstatus mitteilen zu können und die Auftragsbearbeitung effizient umzusetzen.

Einfache Auftragsbearbeitung durch die digitale Verwaltung von Service- bzw. Wartungsverträgen

Für automatisch erstellte Serviceeinsätze auf Basis von Wartungszyklen

Detaillierte Informationen zu den Inhalten des Servicevertrags
In jedem Servicevertrag können individuelle Wartungspläne erstellt werden.
Im Servicevertrag befindet sich eine Übersicht aller bereits automatisiert erstellter Wartungsaufträge

Je nach Maschine oder System müssen regelmäßige Instandhaltungsmaßnahmen beim Kunden durchgeführt werden, um die Funktionsfähigkeit dieser Geräte zu erhalten. Für eine bessere Auftragsbearbeitung dieser wiederkehrenden Serviceeinsätze werden Wartungsverträge abgeschlossen, die Sie problemlos in L-mobile service erfassen und verwalten können.

Indem Sie Wartungsverträge in L-mobile service pflegen, lassen sich die passenden Wartungsmaßnahmen rechtzeitig im Vorfeld planen. Damit stellen Sie sicher, dass die benötigten Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind. Denn effizient geplante Instandhaltungsmaßnahmen reduzieren nicht nur die Ausfallzeiten von Anlagen Ihrer Kunden. Sie verringern auch den Stress sowie unnötigen Kostenaufwand innerhalb Ihres Field Service Managements.

Für eine noch effizientere Auftragsbearbeitung denkt L-mobile service für Ihr Team mit. Im Wartungsvertrag werden fixe Wartungsintervalle definiert, die von Ihren Servicetechnikern eingehalten werden müssen. Nähert sich der nächste Termin erstellt L-mobile service automatisch einen Wartungsauftrag inklusive aller benötigter Informationen. Das Risiko, einen Serviceeinsatz im Eifer des Gefechts zu vergessen, wird drastisch reduziert. Darüber hinaus wird der Arbeitsaufwand in der Auftragsbearbeitung reduziert und ein reibungsloser Einsatz des technischen Außendienstes beim Kunden ermöglicht.

Detaillierte Servicehistorie zu vergangenen Serviceeinsätzen

Absolute Transparenz in der Auftragsbearbeitung Ihres Field Service Managements

In den Kundenstammdaten kann eine detaillierte Servicehistorie mit allen vorangegangenen Serviceaufträgen und -fällen eingesehen werden

Für mehr Transparenz in der Auftragsbearbeitung sowie im gesamten Field Service Management ist es äußerst hilfreich, vergangene Serviceeinsätze sowie Interaktionen mit Kunden zu dokumentieren. Das erleichtert und beschleunigt die Abwicklung sich wiederholender Störmeldungen. Mit einer detaillierten Servicehistorie zu jedem Kunden kann L-mobile service die Auftragsbearbeitung genau in diesem Bereich unterstützen.

In den Kundenstammdaten erhalten Sie eine vollständige Übersicht sämtlicher zugehöriger Servicefälle oder Serviceaufträge. Auf einen Blick lassen sich dabei der aktuelle Auftragsstatus, das Erstelldatum, Prioritäten, interne Verantwortlichkeiten sowie die Auftragsart erkennen. Bei Bedarf kann der entsprechende Vorgang mit einem Klick direkt geöffnet werden. Dadurch lässt sich genau nachvollziehen, welche Aktivitäten, zu welchem Zeitpunkt, von welchem Servicetechniker bei Ihrem Kunden erledigt wurde. In Summe führt das zu einer deutlich gesteigerten Transparenz in der Auftragsbearbeitung und einem lückenlosen Informationsfluss entlang des gesamten Serviceprozesses.

Vorlagen von Serviceaufträgen beschleunigen die Auftragsbearbeitung

Zeit sparen durch fest definierte Vorlagen für Wartungs- und Reparaturaufträge

Legen Sie beliebig viele individuelle Vorlagen für Ihre Serviceaufträge an
In der Auftragsvorlage können Informationen wie Priorität, zuständiger Mitarbeiter oder die für den Auftrag benötigte Fähigkeiten bereits vorab definiert werden
Auch für Servicefälle können beliebig viele Vorlagen hinterlegt werden
Legen Sie vorab bereits Basisinformationen für standardisierte Servicefälle fest

Reparaturen einzelner Maschinen, widerkehrende Wartungsarbeiten oder Installationen benötigen oft immer wieder dieselben Arbeitsschritte. Genau hier verbirgt sich ein hervorragendes Potential, um den administrativen Aufwand in der Auftragsbearbeitung zu reduzieren.

Mit L-mobile service lassen sich beliebig viele Auftragsvorlagen für unterschiedliche Auftragsarten erstellen. Vor allem bei einem hohen Auftragsvolumen im Field Service Management kann dadurch beim Anlegen neuer Serviceaufträge viel Zeit eingespart werden. Auch für Servicefälle können passende Vorlagen definiert werden. Dadurch können sich Ihre Servicemitarbeitende voll und ganz auf das Gespräch mit dem Kunden konzentrieren und währenddessen ohne viel Aufwand und Ablenkung einen neuen Servicefall oder -auftrag erfassen.

Gruppierung von Maschinen und Geräten in Serviceobjekten

Für eine bessere Übersicht und eine vereinfachte Auftragsbearbeitung

Übersicht über alle im Serviceobjekt zusammengefassten Geräteakten

Für eine optimierte Auftragsbearbeitung kann es sinnvoll sein, einzelne Geräteakten unterschiedlicher Maschinen zu gruppieren und zusammenzufassen. Vor allem im Bereich des Maschinen- und Anlagenbaus erleichtert es diese Vorgehensweise dem Serviceteam, den Gesamtüberblick über alle Geräte zu behalten.

Auch hierfür stellt L-mobile service eine passende Lösung zur Verfügung. Verschiedene Geräteakten können zu sogenannten Serviceobjekten zusammengefasst werden. Wird beispielsweise ein neuer Reparaturauftrag zu einer großen Produktionsanlage erfasst, die aus zahlreichen einzelnen Maschinen besteht, bieten Serviceobjekte einen entscheidenden Vorteil: Anstatt dem Auftrag in einem zeitaufwändigen Prozess jede einzelne Maschine zuzuordnen, kann mit einem Klick das passende Serviceobjekt ausgewählt werden – und schon sind alle Maschinen der gesamten Anlage im Reparaturauftrag hinterlegt. Die dadurch eingesparte Zeit in der Auftragsbearbeitung ist enorm.

Einsatzplanung in Echtzeit: Automatischer Datenaustausch durch die ERP-Integration von L-mobile service

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Eine transparente und zentrale Verwaltung von Serviceaufträgen sowie Wartungsverträgen trägt einen wichtigen Teil zu einem erfolgreichen Kundenservice bei. Umso wichtiger ist es, dass Ihrem Serviceteam jederzeit alle nötigen Informationen vorliegen, um eingehende Servicefälle der Kunden effizient und zeitnah bearbeiten zu können. Dank der Anbindung der Field Service Management Software an Ihr ERP-System lassen sich sämtliche Stamm- und Bewegungsdaten aus der ERP-Lösung in L-mobile service verwalten. Fehler bei der manuellen Datenübertragung werden vermieden, die Auftragsbearbeitung beschleunigt.

Wie Sie L-mobile service an Ihr ERP-System anbinden können, die wichtigsten Infos zu unseren Standardschnittstellen sowie weiteren Informationen für ein erfolgreiches Zusammenspiel beider Softwarelösungen finden Sie in unserem kostenlosen Whitepaper.

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Ziele, die Sie mit einer digitalen Auftragsbearbeitung erreichen können

Verbesserte Nachvollziehbarkeit

Mehr Effizienz in der Auftragsabwicklung

Immer die aktuellsten Statusupdates

Zentraler Zugriff auf alle Auftragsdaten

Papierloses Arbeiten im Service Innendienst

Zeitaufwand in der Auftragsbearbeitung reduzieren

Vorteile, die das Arbeiten mit einer digitalen Auftragsbearbeitung im Field Service Management auszeichnen

Verbesserter Informationsfluss

Eine gute Kommunikation im Serviceteam ist eine entscheidende Voraussetzung für einen reibungslosen Serviceprozess. Indem alle Informationen zu Serviceaufträgen durch eine digitale Auftragsbearbeitung in L-mobile service zentral zur Verfügung gestellt werden, verfügen alle Beteiligten jederzeit über den gleichen Wissenstand.

Zeitersparnis bei der Auftragsverwaltung

Ein hohes Auftragsvolumen erfordert viel Zeit. Einerseits müssen Daten schnell erfasst werden, andererseits darf die Qualität von Kunden- und Maschinendaten oder Störungsmeldungen nicht unter zu wenig Zeit leiden. Hilfreiche Tools wie Auftragsvorlagen erleichtern die Verwaltung von Serviceaufträgen.

Transparenz im Serviceprozess

Die Komplexität eines Serviceauftrags kann schnell unvorhersehbare Ausmaße annehmen. Gerade dann ist es wichtig, jederzeit den Überblick zu behalten. Mit einer Echtzeit-Statusübersicht bleiben alle Servicemitarbeiter auf dem aktuellsten Stand und können auch Kunden schnell und transparent über einen Einsatz informieren.

Optimale Vorarbeit für die Einsatzplanung

Die digitale Auftragsbearbeitung ermöglicht es, alle wichtigen Informationen innerhalb eines Auftrags für die Touren- und Einsatzplanung bereitzustellen. So können Ihre Disponenten Serviceaufträge zentral abrufen und zeitnah einplanen. Ein entscheidender Vorteil für einen erfolgreichen Kundenservice.

Echtzeit-Datensynchronisation mit Ihrem ERP-System

Egal ob Installations-, Wartungs- oder Reparaturauftrag: Alle Serviceaufträge, zugehörige Dokumente und Notizen werden mittels Schnittstelle automatisch zwischen L-mobile service und Ihrem ERP-System ausgetauscht, so dass beide Systeme immer über die aktuellsten Daten verfügen.

Beschleunigte Faktura

Sobald ein Auftrag abgeschlossen wurde, kann dieser in digitaler Form direkt an die Buchhaltung weitergegeben werden. Die zentrale und digitale Datenbereitstellung innerhalb der Auftragsbearbeitung verkürzt den Bearbeitungsprozess und beschleunigt die Rechnungsstellung im Field Service Management.

Einfache Auftragsbearbeitung mit L-mobile service: Ein Einblick in die Praxis

Entdecken Sie im kostenlosen On Demand Webcast die Funktionen und Highlights unserer Field Service Management Software – wann Sie wollen, wo Sie wollen!

Stammdatenmanagement und Auftragsbearbeitung digital und zentral abwickeln
Im Webcast zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Auftragsverwaltung in L-mobile service handhaben, um effizient Serviceaufträge mit umfangreichen Informationen für den technischen Außendienst zu erstellen.
Live-Demo der wichtigsten Funktionen der Field Service Software
Von Auftragsbearbeitung bis zum automatisch erstellten Servicebericht: Erleben Sie die Highlights von L-mobile service im Innen- und Außendienst.
Field Service Management Software im Praxiseinsatz
Erfahren Sie, wie einer unserer Kunden seinen gesamten Serviceprozess papierlos gestaltet und heute auch problemlos offline und ohne Netzverbindung im Außendienst arbeiten kann.

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Use Cases aus der Praxis: Wie Ihr Serviceteam Serviceeinsätze dank digitaler Auftragsbearbeitung optimal koordinieren kann

Kundenrückfragen schnell, korrekt und transparent beantworten

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Da alle Serviceaufträge digital erfasst und zentral abgelegt werden, hat Ihr gesamtes Serviceteam über L-mobile service Zugriff auf sämtliche Auftragsdokumente. Das sowohl für den Kundensupport und die Disposition als auch für Servicetechniker eine große Unterstützung, um Serviceeinsätze erfolgreich abzuwickeln.

Nicht selten kommt es vor, dass Kunden mehrfach mit dem Kundensupport Kontakt aufnehmen. Ein möglicher Grund: Sie möchten wissen, wann das Serviceteam sich mit der Reparatur ihrer Maschine befassen wird. Da alle Auftragsdaten zentral in L-mobile service dokumentiert werden, ist jeder Serviceauftrag transparent und für alle Mitarbeitenden nachvollziehbar. So ist es für Ihren Kundensupport ein Leichtes, den Kunden über den Status seines Auftrags zu informieren und detailliert Auskunft zu seinen Fragen zu geben.

Wartungsvertrag: Automatisierte Auftragsbearbeitung für wiederkehrende Einsätze

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Regelmäßig müssen Ihre Servicetechniker routinemäßige Wartungen bei Ihren Kunden durchführen. Die Rahmenbedingungen dieser Serviceeinsätze sind im entsprechenden Wartungsvertrag geregelt und werden vom Innendienst verwaltet. Allerdings muss der Innendienst neben diesen wiederkehrenden Wartungsaufträgen täglich zahlreiche weitere Serviceeinsätze bearbeiten. Bei einem hohen Auftragsvolumen dürfen Ihre Mitarbeitenden in der Auftragsbearbeitung nicht den Überblick verlieren.

Automatisierte Wartungspläne basierend auf abgeschlossenen Wartungsverträgen in L-mobile service verhindern, dass wichtige Routineeinsätze übersehen werden. Innerhalb des Wartungsvertrags können unterschiedliche Wartungspläne angelegt und definiert werden. Anhand eines festgelegten Intervalls erkennt die Field Service Management Software, wann es wieder Zeit für den nächsten Einsatz ist. Ein entsprechender Serviceauftrag wird automatisiert angelegt – ganz ohne Arbeitsaufwand für Ihre Mitarbeitenden.

Ein Serviceauftrag, mehrere Serviceeinsätze: Einfache Auftragsbearbeitung für komplexe Kundenprobleme

L-mobile service, digitale Auftragsbearbeitung mit der Field Service Management Software, mehrere Serviceeinsätze in einem Serviceauftrag gruppieren

Viele Serviceteams betreuen Kunden mit komplexen Produktionsanlagen, die aus mehreren Maschinen bestehen. Sowohl die Wartung als auch eine Reparatur dieser Anlagen kann äußerst komplex werden. Oft werden mehrere Servicetechniker mit unterschiedlichen Fachgebieten benötigt, um verschiedene Aufgaben einer Reparatur durchzuführen. Dennoch möchten Sie Ihrem Kunden all diese zu erbringenden Serviceleistungen in einem einzigen Reparaturauftrag zusammenfassen, um den Verwaltungsaufwand möglichst gering zu halten.

Mit der digitalen Auftragsbearbeitung von L-mobile service kann Ihr Serviceteam mehrere Serviceeinsätze in einem einzigen Serviceauftrag vereinen. So können verschiedene Arbeitseinsätze direkt den passenden Servicetechnikern zugeordnet werden. Arbeitszeiten und benötigte Materialien werden dann von den Technikern ihren jeweiligen Einsätzen zugeordnet und gleichzeitig im Serviceauftrag addiert. So werden alle Serviceeinsätze detailliert und übersichtlich in einem Serviceauftrag und somit einem einzigen Datensatz gespeichert.

Wenn transparente Auftragsbearbeitung im Field Service Management zum Erfolgsgarant des Kundenservice wird

Viele Unternehmen verwalten ihre Auftragsdaten vorrangig im ERP-System. Für einen erfolgreichen und medienbruchfreien Serviceprozess war es daher auch für unseren Kunden Inotec Sicherheitstechnik GmbH von großer Relevanz, dass die Field Service Management Software und das ERP-System lückenlos zusammenarbeiten. Die Anbindung von L-mobile service an die ERP-Lösung von proALPHA gewährleistet dem Serviceteam eine umfassende und optimale Vorbereitung für jeden Serviceeinsatz. Wie die Arbeit mit L-mobile service beim führenden Hersteller in der Not- und Sicherheitsbeleuchtung heute aussieht, zeigen Ihnen Geschäftsführer Michael Langerbein und sein Serviceteam im Referenzvideo.

„Bei einigen Großprojekten, die teilweise über mehrere Jahre laufen, ist es so, dass man immer wieder mit unterschiedlichen Kunden an diesem Projekt arbeitet. Früher war es so, dass man dies nicht in Verbindung bringen konnte. Seit Einführung des [L-mobile service] CRM haben wir eine Variante geschaffen, dass man diese verschiedenen Projekte in einem großen [Service]Objekt zusammenfassen kann, so dass alle Informationen gebündelt an einer Stelle sind.“

Frank ScheferhoffLeiter Kundendienst, Inotec Sicherheitstechnik GmbH

Zum Referenzbericht

L-mobile Digitalisierte Lagerlogistik Infor COM und Digitales Service Management Referenzbericht INOTEC Sicherheitstechnik GmbH

L-mobile Digitales Service Management Referenzbericht KLAUS Multiparking GmbH

L-mobile Referenz Kosme mbh

Weitere Funktionen von L-mobile service für einen digitalen und erfolgreichen Serviceprozess im Innen- und Außendienst

Entdecken Sie weitere Highlights unserer Field Service Management Software zur Optimierung und Digitalisierung Ihres Kundenservice

L-mobile service ist eine ganzheitliche Lösung zur Unterstützung Ihrer Serviceprozesse. Entsprechend stehen Ihnen und Ihrem Serviceteam neben einem digitalen Auftragsbearbeitung noch einige weitere Funktionen zur Verfügung, mit denen ein erfolgreiches Field Service Management realisiert werden kann. Angefangen vom zentralen Stammdatenmanagement, über die routenoptimierte Touren- und Einsatzplanung mittels digitaler Plantafel bis hin zur mobilen Service App für Ihren technischen Außendienst – entdecken Sie die Softwarehighlights unserer Field Service Management Software.

Mobile Service App

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Auftragsbearbeitung

Remote Service mit Augmented Reality

Stammdatenmanagement

Einsatzplanung mit digitaler Plantafel

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