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Service Innendienst

Was versteht man unter Service Innendienst?

Mitarbeiter, die im Service Innendienst arbeiten, gehen ihren Tätigkeiten im Büro des Unternehmens nach. Im Gegensatz dazu arbeiten beispielsweise Außendienstmitarbeiter in der Regel außerhalb des Unternehmens bei Kunden vor Ort.

Der Service Innendienst beinhaltet unterschiedliche Tätigkeitsfelder, die sowohl einen administrativen Aufgabenbereich als auch ein kommunikatives Arbeitsfeld abdecken.

Nahezu jeder Serviceauftrag beginnt seinen Prozess im Service Innendienst, genauer gesagt im telefonischen Kundensupport. Über das Auftragsmanagement wandert ein Serviceauftrag weiter in die Disposition und nach erfolgreicher Ausführung des Serviceeinsatzes endet ein Serviceprozess in der Regel auch wieder im Service Innendienst, nämlich in der Buchhaltung.

Welche Aufgaben hat der Service Innendienst?

Der Service Innendienst umfasst zahlreiche wichtige Aufgaben, die im Rahmen eines Serviceprozesses vom Serviceteam abgewickelt werden müssen. Der Innendienst leistet unter anderem die wichtige Vorarbeit, die es Servicetechnikern erst möglich macht, zu einem Serviceeinsatz zu fahren und diesen erfolgreich zu beenden.

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  • Kundensupport

    Im telefonischen Kundensupport nehmen Servicemitarbeiter die Anrufe der Kunden entgegen, um deren Probleme mit den gekauften Produkten aufzunehmen. Im besten Fall kann bereits ein Servicemitarbeiter des Service Innendienstes den Supportfall, auch Servicefall genannt, am Telefon gemeinsam mit dem Kunden lösen. Häufiger kommt es allerdings vor, dass ein Techniker benötigt wird, um Probleme und Störungen an Geräten zu beheben.

  • Kundendaten verwalten

    Die Verwaltung von Stammdaten zählt ebenfalls zu den Aufgaben des Service Innendienst. Neben Kundendaten werden natürlich auch Artikeldaten verwaltet und die Bestände von Materialien immer im Blick behalten.

  • Serviceaufträge anlegen und verwalten

    Liegt beim Kunden ein komplexeres technisches Problem vor, muss ein Servicetechniker los geschickt werden. Bevor das allerdings geschieht ist es die Aufgabe des Service Innendienstes, einen entsprechenden Serviceauftrag im System anzulegen. In diesem Auftrag sind alle wichtigen Informationen zum Serviceeinsatz enthalten, wie beispielsweise Kundendaten und die Problemstellung. Wird eine Field Service Management Software eingesetzt werden diese Serviceaufträge nicht nur digital erfasst, sondern später auch digital an den Servicetechniker übermittelt, so dass diesem alle Informationen mobil zur Verfügung stehen.

  • Einsatzplanung und Tourenplanung

    Auch die Disposition ist ein Tätigkeitsfeld des Service Innendienst. Die Aufgabe der Disponenten ist es, den einzelnen Serviceaufträgen die passenden Servicetechniker mit den richtigen Fähigkeiten zuzuordnen. Durch den Einsatz einer Field Service Management Software mit integrierter digitaler Plantafel wird dabei auch eine routenoptimierte Tourenplanung berücksichtigt. So werden Doppelfahrten und lange Fahrtstrecken vermieden.

  • Faktura

    Sobald ein Serviceeinsatz erfolgreich abgeschlossen wurde landet er wieder im Service Innendienst, um dort abgeschlossen zu werden. Denn der Serviceauftrag muss dem Kunden in Rechnung gestellt, also fakturiert werden. Diese Aufgabe übernimmt die Buchhaltung. Mit Hilfe der von den Servicetechnikern erstellten digitalen Serviceberichten können sie den Serviceeinsatz nachvollziehen und die Faktura durchführen.

Warum ist der Service Innendienst so wichtig?

Unterstützt den Service Außendienst bei der Abwicklung von Serviceeinsätzen

Übernimmt die Kundenpflege und Kommunikation mit den Kunden

Erst die Buchhaltung sorgt dafür, dass Rechnungen erstellt und vom Kunden bezahlt werden

Analysen und Auswertung von Serviceprozessen

Kontinuierliche Datenpflege im System

Ansprechpartner für Kunden bei Problemen

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