Eine Field Service Management Software unterstützt den After-Sales-Service bei der Verwaltung und Abwicklung von Serviceprozessen. Sowohl im Backoffice, der Disposition und dem Außendienst bietet die Softwarelösung dabei verschiedene Tools und Funktionen, um Serviceeinsätze anzulegen, zu bearbeiten, ressourcenoptimiert einzuplanen und digital und mobil durchführen zu können. Digitalisierte und automatisierte Prozesse beschleunigen den gesamten Kundenservice, erhöhen die Transparenz, steigern die Produktivität des Teams – und sorgen am Ende für zufriedene Kunden.
Während Disponenten und Servicemitarbeiter im Backoffice primär mit der Desktop-Variante einer Field Service Management Software arbeiten, können Servicetechniker die Servicelösung auf einem mobilen Endgerät nutzen. Auf einem Tablet oder Smartphone können alle Daten über eine Service App abgerufen und zur Abwicklung von Serviceeinsätzen genutzt werden. Dank fortschrittlicher Technologie sind diese mobilen Service Apps heute meist offlinefähig und können auch ohne bestehende Internetverbindung genutzt werden. Somit bietet Field Service Management Software die idealen Voraussetzungen für einen erfolgreichen Kundenservice.
Für ein zentrales Stammdatenmanagement lassen sich Kunden-, Firmen- und Artikeldaten mit einer Field Service Management Software verwalten. Auch die gesamte Auftragspflege kann das Backoffice in einer einzigen Software durchführen. Bei Bedarf lässt sich eine Field Service Management Software über eine Schnittstelle auch an ein ERP-System anbinden. So lassen sich Daten aus dem ERP-System in die Servicelösung importieren, dort bearbeiten und aktualisiert zurück ins ERP-System spielen. Zusammengefasst ermöglicht es eine Field Service Management Software den Servicemitarbeitern im Backoffice, ihre gesamte Arbeit zu digitalisieren, Daten zentral zu erfassen und Prozesse zu beschleunigen.
Für eine routenoptimierte Einsatz- und Tourenplanung unterstützt eine Field Service Management Software die Disposition mit einer digitalen Plantafel. Hier lassen sich alle nötigen Ressourcen effizient verplanen, um offene Serviceeinsätze schnell und fehlerfrei durchzuführen. Touren für Servicetechniker lassen sich sowohl automatisiert als auch manuell erstellen, Kapazitäten überwachen und ganze Teams mit wenigen Klicks einplanen. Währenddessen besteht jederzeit eine lückenlose Verbindung mit dem Backoffice und dem Außendienst. Neue Serviceeinsätze, spontane Notfälle oder Techniker, die schneller als gedacht mit einem Einsatz fertig werden: All diese Informationen erhält die Disposition umgehend und nahezu in Echtzeit dank der Arbeit in einem einzigen zentralen System.
Für Servicetechniker im Einsatz steht eine Field Service Management Software in der Regel als mobile App zur Verfügung. Über ein Smartphone oder Tablet lässt sich die Service App an jedem Ort aufrufen und Einsatzinformationen einsehen. Serviceaufträge, Kundendaten, Geräteakten, digitale Checklisten: Alles kann problemlos beim Kunden vor Ort für die Durchführung des Serviceeinsatzes genutzt werden. Darüber hinaus lassen sich Arbeitszeiten, verbrauchte Materialien, Notizen oder auch Fotos direkt beim Kunden digital und mobil erfassen. Die Field Service Management Software generiert daraus anschließend einen digitalen Servicebericht, der nach Abschluss des Einsatzes und mit der Unterschrift des Kunden direkt an das Backoffice zurückgesendet wird. So kann dort noch am selben Tag mit der Rechnungsstellung begonnen werden. Das Beste: All diese Funktionen können auch ohne Internetverbindung genutzt werden, denn eine gute Service App verfügt in der Regel über einen Offline Modus.
Als effizientes Tool unterstützt eine Field Service Management Software den After-Sales-Service mit einer vielfältigen Palette an Funktionen. Durch die Anbindung verschiedenster weiterer Softwarelösungen lässt sich der Funktionsumfang bzw. die Verknüpfung von digitalen Prozessen innerhalb des Unternehmens noch weiter optimieren. Allen voran die Integration eines ERP-Systems kann entscheidende Vorteile mit sich bringen. Neben einem medienbruchfreien Serviceprozess erhöht die Verbindung dieser beiden Softwarekomponenten die Transparenz im Field Service Management. Sie ermöglicht eine ganzheitliche Datenverwaltung, bei der keine doppelte Datenerfassung und manuelle Datenübertragung mehr nötig ist. Sämtliche aktuellen Stamm- und Bewegungsdaten stehen Anwendern in beiden Systemen in Echtzeit zur Verfügung. Denn Informationen werden automatisiert zwischen Field Service Management Software und ERP-System ausgetauscht und optimieren dadurch die Geschäftsprozesse des Unternehmens.
Egal ob Mittelstand oder internationaler Konzern: Wer einen eigenen After-Sales-Service betreibt möchte seinen Kunden einen erstklassigen Kundenservice bieten – und das möglichst ressourcenoptimiert und kosteneffizient. Eine Field Service Management Software kann daher für alle Unternehmensgrößen eine passende Lösung sein, um Prozesse zu optimieren und die Effizienz im Field Service zu steigern. Wie rentabel der Einsatz einer Servicelösung ist muss dabei von jedem Unternehmen individuell analysiert werden.
Grundsätzlich kann eine Field Service Management Software überall dort sinnvoll sein, wo Servicetechniker regelmäßig im Außendienst tätig sind. Vom Elektriker über den Klempner bis hin zum IT-Servicetechniker.
Maschinen, Geräte, IT-Systeme, alles entwickelt sich stetig und mit zunehmender Geschwindigkeit weiter. Anlagen werden komplexer, Reparaturen und Wartungseinsätze werden umfangreicher. Um Serviceteams unter diesen Umständen auch zukünftig eine möglichst effiziente und einfache Arbeit zu ermöglichen, wird sich auch Field Service Management Software weiterentwickeln.
