IT & Hardware im Field Service
Worauf Sie bei der Wahl Ihrer Hardware im Field Service achten sollten
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Regelmäßig wird darüber gesprochen, wie man die passende Field Service Management Software findet. Doch mindestens genauso wichtig ist die Wahl der Hardware, vor allem im technischen Außendienst. Denn damit Servicetechniker mit einer mobilen Service App erfolgreich arbeiten können, benötigen sie die entsprechende Ausstattung. Egal ob einfaches Smartphone, Industrie Tablet oder Laptop: Wir zeigen, worauf Sie bei der Wahl Ihrer Hardware im Field Service Management achten sollten.
Digitalisierung im technischen Außendienst
Digitalisierung ist inzwischen für viele Unternehmen ein alter Hase. Geschäftsprozesse werden vielerorts bereits digital, mobil und teilweise automatisiert abgewickelt. Dennoch: Es gibt nach wie vor jede Menge Luft nach oben. Der Digitalisierungsindex des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz zeigt, dass 2023 vor allem kleine und mittelständische Unternehmen in Sachen Digitalisierung deutlich hinter großen Unternehmen und Konzernen zurückliegen. Um nicht den Anschluss zu verlieren, sollten KMUs sich besser früher als später mit dem Thema Digitalisierung beschäftigen.
Auch für das Field Service Management sind digitalisierte Prozesse entscheidend, um heute und in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. Im Vergleich zu Produktionsprozessen oder Abläufen in der Lagerlogistik, sind Serviceprozesse häufig noch stark von Papier geprägt. Servicetechniker erhalten ihre Serviceeinsätze ausgedruckt vom Innendienst oder müssen sie gegebenenfalls selbst drucken, bevor sie sich auf den Weg zum Kunden machen. Am Auftragsort angekommen sind fehlende Informationen keine Seltenheit. Doch was nicht ausgedruckt wurde, steht dem Techniker nun mal nicht zur Verfügung. Am Ende des Tages dokumentieren sie ihre abgeschlossenen Einsätze von Hand. Bis ein solcher Servicebericht auf Papier dann im Innendienst zur Abrechnung ankommt, können Tage oder Wochen vergehen – wenn er bis dahin nicht im täglichen Papierchaos verloren gegangen ist.
Diese Abläufe zu digitalisieren kann die langersehnte Kehrtwende bringen. Statt jedes Mal aufs Neue ins Headquarter zu fahren, um neue Aufträge und Informationen abzuholen, erhalten Servicetechniker einfach alle Daten zu Serviceeinsätzen automatisch auf ihrem mobilen Endgerät. Eine passende Softwarelösung sowie die nötige Hardware, beispielsweise in Form von Industrie Tablets, einer besonders robusten Art von Tablet die oft ideal für die Bedingungen im technischen Außendienst geeignet sind, ist dafür die Voraussetzung.
Die Zeitersparnis dieser beiden Maßnahmen im technischen Außendienst ist enorm. Informationen können jederzeit und von jedem Ort aus digital abgerufen, Serviceeinsätze besser vorbereitet und effizienter durchgeführt werden. Hinzu kommt ein permanenter Zugriff auf das E-Mailpostfach sowie die Möglichkeit, Serviceeinsätze problemlos mit Bildern zu dokumentieren. Nach Abschluss eines Einsatzes wird ein digitaler Servicebericht direkt auf dem Industrie Tablet erfasst, der dann innerhalb von Sekunden dem Innendienst zur Verfügung steht. Außerdem kann der Techniker noch beim Kunden vor Ort neue Ersatzteile anfordern, bevor er sich auf den Weg zum nächsten Einsatz macht.
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Tablets, vor allem robuste Industrie Tablets, zählen zu den gängigsten Endgeräten, die im technischen Außendienst des Field Service Managements zum Einsatz kommen. Bei der Auswahl von Tablets gilt in der Regel die Devise: Form follows function. Ein Servicetechniker benötigt kein schickes Designermodell, sondern ein funktionales Gerät, dass seinen Bedürfnissen im Außendienst gerecht wird. Abgesehen von der Funktionalität spielt auch eine einfache und selbsterklärende Handhabung eines Tablets eine wichtige Rolle für die Techniker. Faktoren, die übrigens auch für die auf dem mobilen Endgerät zum Einsatz kommende Field Service Management Software entscheidend sind. Techniker möchten schließlich ungehindert ihre Serviceeinsätze abwickeln können und keine wertvolle Zeit mit der komplizierten Bedienung ihrer Hard- oder Software verschwenden.
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3 hilfreiche Tipps
Um zu wissen, welche Industrie Tablets am besten für Ihren technischen Außendienst geeignet sind, müssen Sie wissen, was der Use Case der Hardware ist. Welche Anforderungen werden an die täglichen Serviceeinsätze gestellt? Über welche Funktionen muss das Tablet verfügen, damit ein Techniker problemlos damit arbeiten kann? Ist es zum Beispiel nötig, dass Tablet beim Kunden vor Ort an Geräte anzuschließen, um Daten auslesen zu können? Dann sollte unbedingt eine passende Schnittstelle vorhanden sein. Müssen meine Techniker viele Details notieren? Dann ist möglicherweise ein Gerät sinnvoll, an dem eine externe Tastatur befestigt werden kann.
Wenn Sie sich mit dem Use Case bzw. den Use Cases Ihres Außendienstes beschäftigen, stellen Sie möglicherweise auch fest, dass ein Industrie Tablet eigentlich überhaupt nicht nötig ist, um Einsätze abzuwickeln. Auch diese Erkenntnis kann sehr hilfreich sein. Genügt ein Consumer Tablet lassen sich dabei möglicherweise Kosten sparen, da diese häufig etwas günstiger sind, als Industrie Tablets.
Am Ende sind es die Servicetechniker, die mit der gewählten Hardware arbeiten müssen. Entsprechend ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden die neuen Geräte auch annehmen und mit diesen arbeiten können – und wollen. Vor allem erfahrene Techniker, die bereits Jahrzehnte in ihrem Job tätig sind, sind die Arbeit mit Stift und Papier gewohnt. Wer so lange mit den ihm bekannten Hilfsmitteln gearbeitet hat, der wird sich schwertun, das Neue zu akzeptieren. Besonders, wenn man einfach vor vollendete Tatsachen gestellt wird. Es ist wichtig diese Mitarbeitenden frühzeitig an die Nutzung von Tablets heranzuführen, denn häufig fehlt schlichtweg auch die Erfahrung im Umgang mit der Hardware. Verstehen die Servicetechniker, welche Vorteile ihnen die Digitalisierung in Form von Industrie Tablets und Field Service Management Software bringen kann, wird die Akzeptanz viel höher sein.
Das Wichtigste ist, einfach einmal anzufangen. Sie müssen nicht gleich Ihr gesamtes Field Service Management perfekt digitalisieren. Fangen Sie stattdessen Schritt für Schritt an, die Digitalisierung im Team auszurollen. Das gilt auch für die Hardware ihrer Techniker. Starten Sie mit einer Handvoll Mitarbeitenden, die sie mit den ersten Industrie Tablets ausstatten. So lässt sich herausfinden, ob die Außendienstmitarbeitenden gut mit den Industrie Tablets zurechtkommen, wo es Probleme gibt und wie diese zu lösen sind. In diesem Zusammenhang kann auch das Thema Mobile Device Management eine Rolle spielen und die Überlegung, wie die IT-Sicherheit im Field Service Management bei der Verwendung von Tablets im Außendienst gewährleistet werden kann. Sobald Sie die ersten Erfolge erzielen, können Sie nach und nach Ihren gesamten Außendienst mit den passenden Industrie Tablets ausstatten.
Am Ende ist vor allem Eines für den Erfolg Ihrer Servicetechniker entscheidend: Die Digitalisierung von Serviceprozessen voranzutreiben. Eine große Unterstützung dabei ist die Wahl der passenden Hardware, meist in Form von Industrie Tablets. Mit Blick auf ein paar einfache Auswahlkriterien und allen voran den späteren Use Case der Hardware, lässt sich für jedes Team das ideale mobile Endgerät finden.
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