Qualitätssicherung in der Lagerlogistik Teil 1: Der Wareneingang

Der Qualitätsanspruch der Endverbraucher an ein Produkt wird immer höher: Entspricht die Ware nicht den Ansprüchen und Erwartungen des Kunden, wird er sich das nächste Mal für einen anderen Anbieter entscheiden. Im produzierenden Gewerbe hat ein mangelhaftes Material erheblichen Einfluss auf die Qualität des Endproduktes. Um die Zufriedenheit der Kunden in Zeiten des immer größer werdenden Wettbewerbsdruckes sicherzustellen, ist eine Qualitätskontrolle hinsichtlich Mängel, Menge, Richtigkeit etc. unerlässlich.

Im ersten Teil unseres Themenbeitrags Qualitätssicherung in der Lagerlogistik beschäftigen wir uns mit dem Qualitätsmanagement im Wareneingang. Welche Rechte und Pflichten haben Sie gegenüber Ihres Materiallieferanten? Welche Aspekte hinsichtlich der rechtskonformen Wareneingangskontrolle müssen Sie auf jeden Fall einhalten? Wie sieht die mobile Qualitätskontrolle in der Lagerlogistik aus und welchen Vorteil bietet diese?

Auf alle diese Fragen liefern wir Ihnen hier eine Antwort.

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Qualitätssicherung im Wareneingang: Erwartungen versus Beschaffenheit

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Beim Eintreffen der erwarteten Ware, gilt es systematisch alle eventuell gegebenen Qualitätsmängel zu erfassen. Falsche oder fehlende Artikel, unsachgemäßer Umgang, wodurch die Ware beschädigt wird, aber auch die schlechte Qualität der Verpackung, welche die Gefahr von Transportschäden begünstigt, zählen zu den häufigsten Mängeln innerhalb der Logistik.

Unabhängig davon, welche Art von Mangel innerhalb der Qualitätssicherung beim Wareneingang auftritt, ist es wichtig die Konsequenzen für die Prozesskette zu kennen und den Blick der Mitarbeiter im Wareneingang auf alle möglichen Fehler zu schärfen. Nur so kann sichergestellt werden, dass diese frühzeitig erkannt und behoben werden können.

Ware entspricht nicht dem Qualitätsanspruch – und nun?

Das Handelsgesetzbuch schreibt vor, dass der Käufer erkennbare Mängel direkt im Wareneingang unverzüglich melden muss. In diesem Fall greift die Untersuchungs- und Rügepflicht nach § 377 HGB.

Diese besagt, dass im Falle eines Handelsgeschäftes der Käufer verpflichtet ist, die Ware nach der Ablieferung zu untersuchen und im Falle eines Mangels dem Verkäufer unverzüglich zu melden. Wird kein Mangel gemeldet, gilt die Ware als genehmigt, es sei denn, der Mangel ist innerhalb der Untersuchung nicht direkt erkennbar.

Zeigt sich eine ungenügende Qualität der Ware erst zu einem späteren Zeitpunkt, zum Beispiel innerhalb der weiteren Verarbeitung, muss die Anzeige des Mangels unverzüglich nach der Entdeckung gemacht werden. Das Nichtmelden würde ansonsten dafür sorgen, dass die Ware trotz der Qualitätsfehler vollständig bezahlt werden muss und dadurch die Gewährleistungsrechte verloren gehen.

Aber auch Minder- und Falschlieferungen stellen einen Mangel innerhalb der QS im Wareneingang dar. Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) beschreibt §434 Abs. 3, dass es einem Sachmangel gleich steht, wenn der Verkäufer eine andere Sache oder eine zu geringe Menge liefert. Auch in diesem Fall gilt die Anzeigepflicht.

Versäumen Sie es, die Mengenabweichung oder Falschlieferung dem Lieferanten zu melden, sind Sie zu der Abnahme und Bezahlung der Ware verpflichtet. Achten Sie aus diesem Grund bei der Qualitätssicherung im Wareneingang stets darauf, Aufschrift, Zeichen oder Nummern sowie die Stückzahl bzw. das Gewicht mit den Angaben im Lieferschein zu vergleichen und zu prüfen, ob diese mit den Bestellunterlagen übereinstimmen.

Branche und Produkt bestimmen den Umfang der Qualitätskontrolle

Die Prüfungsintensität innerhalb der Qualitätskontrolle im Wareneingang ist abhängig von den Besonderheiten der Branche und den gelieferten Produkten. Art und Aufwand der Qualitätskontrolle im Wareneingang können daher sehr stark differieren und werden durch das Ausmaß der drohenden Schäden und der Zumutbarkeit für den Käufer bestimmt.

Beispielsweise weicht die Qualitätskontrolle bei Medizinprodukten von der Qualitätssicherung von Textilprodukten, bei der die optischen Anforderungen überwiegen, ab. Ferner ist es ausreichend, wenn sich die Qualitätskontrolle im Wareneingang bei Massenwaren jeglicher Art, die unter identischen Bedingungen gefertigt wurden, auf Stichproben bezieht.

Um Ihren Rechten und Pflichten pflichtbewusst nachgehen zu können, raten wir Ihnen, Ihren Wareneingang nach dem zweistufigen Eingangsverfahren auszurichten. Halten Sie hier alle Schritte innerhalb der Qualitätskontrolle ein, sind Sie stets auf der sicheren Seite.

Reibungsloser Wareneingang inklusive Qualitätssicherung

Innerhalb der QS im Wareneingang erfolgt im ersten Schritt die Warenannahme. Hier wird zunächst die Ware durch den Anlieferer bereitgestellt und die Plausibilitätsprüfung, also die Kontrolle des Lieferscheines in Hinsicht auf Absender, Empfänger, fehlende oder beschädigte Artikel, Falschlieferungen, etc, durchgeführt. Anschließend wird die Ware auf äußerliche Unversehrtheit, mögliche Transportschäden und Mengenabweichungen untersucht. Sollten hier alle Parameter den oberflächlichen Qualitätsansprüchen entsprechen, wird die Ware in den Warenannahmebereich des Lagers verbracht.

Nun erfolgt die Eingangskontrolle: An dieser Stelle wird der Lieferschein auf Vollständigkeit aller Bestellangaben und Artikelbezeichnungen kontrolliert sowie eine Bestellkontrolle, also eine Zuordnung der Bestellung zum Lieferschein, vorgenommen. Im Anschluss an die Mengen- und Typenkontrolle erfolgt in Abhängigkeit von Produkt und Branche, eine gesamthafte Qualitätskontrolle oder die Stichprobenentnahme für die Qualitätssicherung im Wareneingang.

Auftretende Mängel müssen an dieser Stelle erfasst und die angelieferten Artikel und Positionen quittiert werden. Die Erstellung einer Wareneingangsanzeige schließt den Prozess der Eingangskontrolle ab.

Kommt es innerhalb des Wareneingangs zu einem separaten Qualitätssicherungsverfahren über die Stichprobenentnahme, erfolgt die sogenannte Sperrlagerung. Durch die Qualitätssicherung im Wareneingang, wird die Ware anschließend freigegeben und bestandsmäßig erfasst.

Die bestandsmäßige Erfassung stellt die buchungstechnische Erfassung im ERP- oder Lagerverwaltungssystem des Lagers dar und ist auch unter dem Begriff der Warenvereinnahmung bekannt. Diese Zubuchung erfolgt mit einem Beleg über den Lieferschein oder einen separat zu erstellenden Wareneingangsschein auf Grundlage der Bestellung und des Lieferscheins. Liegt bereits bei der Lieferung eine Abweichung der Menge vor oder ist eine Teillieferung erfolgt, wird eine Korrektur der Buchungsmenge notwendig.

Mit der Einlagerung und Verteilung auf die Lagerorte und oder –plätze, wird der Vorgang des Wareneingangs und der Qualitätssicherung abgeschlossen. Der zeitliche Ablauf und Zusammenhang der einzelnen Arbeitsschritte kann situationsbedingt unterschiedlich sein, jedoch ist ein Außerachtlassen auch nur eines Arbeitsschritt nicht mehr mit der Qualitätssicherung im Wareneingang vereinbar und kann zu Fehlern führen, die sich unter Umständen auf das Endprodukt auswirken. Weiterhin muss die Frist für Mängelrüge und Reklamationen gegen den Lieferanten eingehalten werden, da sonst unter Umständen der Rechtsanspruch erlischt.

Qualitätskontrolle im Wareneingang mit mobilen Scannern

Dass sich der Wareneingang häufig als komplexer Prozess im Materialfluss entpuppt, ist Ihnen sicher schmerzlich bekannt. Sonderfälle, wie Unklarheit darüber, ob die Ware überhaupt bestellt oder die falsche Ware bzw. zu viel oder zu wenig geliefert wurde, sind Gang und Gäbe.

Auch heute arbeiten noch viele Logistikunternehmen mit Lieferpapieren, in denen vom Mitarbeiter am Wareneingang die Mengen mittels Stift geändert oder handschriftliche Notizen hinzugefügt werden.

Nach der Vereinnahmung der Ware wandern die Papiere in die Verwaltung oder das Lagerbüro, von dort aus diese Papiere manuell in das ERP- oder Lagerverwaltungssystem nacherfasst werden, um entsprechende Transportaufträge zu erstellen, oder um gegebenenfalls aufgetretene Mängel beim Lieferant zu reklamieren.

Probleme und potentiellen Fehlerquellen

Zeitintensiver Wareneingangsprozess, aufgrund der manuellen Nacherfassung
Enormer Zeitverlust durch den bestehenden Medienbruch
Unleserliche Schrift führt zu falschen Buchungen
Erhöhtes Fehlerrisiko bei der Datenübertragung durch Falscheingabe von Informationen

Der Einsatz von mobilen Scannern im Wareneingang sorgt für eine schnelle und fehlerfreie Erfassung der angelieferten Ware und gewährleistet aufgrund des direkten Abgleichs zwischen Bestellung und angelieferter Ware einen einfachen und reibungslosen Wareneingangsprozess inklusive Qualitätssicherung.

Sie möchten wissen, wie der digitale Wareneingang mit Scannern in Verbindung mit Ihrem ERP-System realisiert werden kann?

Mehr Informationen

Ablauf einer mobilen Wareneingangskontrolle

Innerhalb der mobilen Wareneingangskontrolle wählt der Lagerist den entsprechenden Beleg in der mobilen Anwendung aus. Im Idealfall ist die Bestellnummer bereits als Barcode auf dem jeweiligen Lieferschein des Lieferanten aufgedruckt und der Mitarbeiter muss diesen nur noch mit dem mobilen Endgerät einscannen. Ist der Barcode nicht auf dem Lieferschein aufgebracht, kann über den Scanner nach verschiedenen Parametern, wie beispielsweise Bestell- bzw. Belegnummer, Lieferant oder Artikelnummer, gefiltert werden, um den richtigen Beleg auszuwählen:

Nach der Auswahl des richtigen Belegs werden dem Lagermitarbeiter im Wareneingang alle Informationen zu der jeweiligen Sendung auf seinem mobilen Gerät automatisch angezeigt.

Anschließend erfasst er die Informationen, wie Lieferscheinnummer, die gelieferten Artikel und Mengen sowie die jeweiligen Lagerplätze, auf welche die Ware eingelagert werden soll und übermittelt diese Angaben bereits während der physischen Einlagerung direkt an das ERP oder WMS.

Die vollständige Vereinnahmung der Lieferung wird abschließend auf dem Handscanner bestätigt und automatisch im ERP-System bzw. im WMS verbucht.

Im Bereich der Qualitätssicherung werden dem Mitarbeiter QS-pflichtige Artikel direkt auf dem mobilen Scanner angezeigt, so dass sofort ersichtlich ist, welche Artikel zu prüfen sind und gegebenenfalls in das QS-Lager verbracht werden müssen.

Ferner kann mithilfe einer integrierten Kamera, welche viele PDA’s bereits besitzen, im Wareneingang sofort ein Bild von der angelieferten Ware gemacht und an das ERP-System übermittelt werden. Das Anhängen von Bildern an eine Warenlieferung ermöglicht eine einfache und schnelle Fehlerdokumentation und sorgt für eine erhebliche Aufwandsreduktion innerhalb der Reklamationsabwicklung. Ebenso ist es möglich bestimmte Artikel direkt über den Scanner zu sperren. Gerade Unternehmen, die kein QS-Lager besitzen profitieren von dieser Funktion, da durch das Sperren der Ware, diese nicht ohne weiteres eingelagert werden kann und einer gesonderten Qualitätsprüfung Bedarf.

Vorteile der mobilen Wareneingangskontrolle

Wegfall von Papierlisten im Wareneingang
Informationen medienbruchfrei und in Echtzeit verfügbar
Einfache und schnelle Fehlerdokumentation
Echtzeit-Rückmeldung von tatsächlich gelieferten Mengen, Lagerplatzcode und ggf. Seriennummern oder Chargen an das ERP oder WMS
Aufwandsreduktion von Reklamationen
Manuelle Nacherfassung des Wareneingangs entfällt

Erfahren Sie im zweiten Teil unseres Themenbeitrags Qualitätskontrolle in der Lagerlogistik, wie Sie Ihren Warenausgang und den Versand optimieren können, um Ihren Kunden den bestmöglichen Service zu garantieren.

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