L-mobile Referenzbericht
L-mobile solutions GmbH & Co. KG

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Als Komplettanbieter für innovative Softwarelösungen begleiten die L-mobile solutions GmbH & Co. KG kleine und mittelständische Unternehmen auf dem Weg der digitalen Transformation. Ob in der Lagerlogistik, in der Produktion oder im Field Service Management: Das Unternehmen digitalisiert Prozesse und macht sie einfach, flexibel und mobil – und das immer in Anbindung an das ERP-System.

Das IT Unternehmen L-mobile solutions hat mit ELO die gesamte Papierablage abgelöst und profitiert nun von einer revisionssicheren Ablage sowie optimierten digitalen Prozessen.

Automatisierte Ablage, sichere Verwaltung und mehr Transparenz

Das Projekt mit L-mobile

Elo Digital Office

Nach einer eingehenden Marktanalyse und gemeinsamem Austausch mit den Fachabteilungen hat sich das Unternehmen für die ELO ECM Suite als Lösung mit der L-mobile infrastructure als Dienstleister für die Umsetzung entschieden. Die Software ELO des Unternehmens ELO Digital Office GmbH ist im „deutschsprachigen Markt aufgrund seiner verschiedenen Funktionen eines der führenden Dokumentenmanagement Systeme. Die Software unterstützt bei der revisionssicheren Ablage. Alle Daten werden gemäß den Bestimmungen des deutschen und europäischen Datenschutzrechts verarbeitet.“, so Karolin Noller, Projektmanagerin im Bereich Finanzen bei der L-mobile solutions GmbH & Co. KG.

Frau Noller lobt den direkten Austausch und die einwandfreie Kommunikation zu den IT-Consultants der L-mobile infrastructure. Die regelmäßigen Rücksprachen helfen den Prozess weiter zu verschlanken. “Es werden sich viele Gedanken gemacht und konstruktive Tipps gegeben. Man stellt den Prozess in Frage und erstellt im gleichen Zug neue und einfachere Prozesse.“, lobt Frau Noller weiter.

Nach der erfolgreichen Installation der Software ELO ECM Suite und der Business Solution ELO Invoice plant das Unternehmen bereits den nächsten Schritt mit dem Zusatzmodul ELO Contract. Mithilfe des digitalen Vertragsmanagement wird die Vertragsverwaltung transparenter und Termine, Laufzeiten und Fristen werden im Blick behalten. Ein weiterer Vorteil von ELO Contract ist, dass Auswertungen und das Controlling in Echtzeit ohne viel Aufwand passieren.

ERP-SystemProduktGeplante Erweiterungen
Business CentralELO ECM Suite
Business Solutions ELO Invoice
Zusatzmodul ELO Contract

Die Herausforderung

Das IT Unternehmen L-mobile ist kontinuierlich gewachsen. Immer mehr Rechnungen, Verträge, Belege etc. gingen in der Finanzbuchhaltung ein. Es wurden stapelweise Rechnungen ausgedruckt und in Excellisten eingetragen, um den Überblick über offene Rechnungen zu behalten. Die Rechnungen wurden an die Arbeitsplätze der jeweils Zuständigen verteilt und anschließend unterschrieben zurückgebracht. Nach erfolgreicher Buchung und Zahlung wurden alle Dokumente abgelegt. Aufgrund der Vielzahl an Ordner entstand ein aufwändiges manuelles Ablagesystem, welches das Finden von Dokumenten erschwerte. Um hier den Überblick zu behalten wurde der Wunsch nach einer digitalen Lösung zunehmend größer.

Des Weiteren war es dem Unternehmen wichtig, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Auch das Interesse der Mitarbeiter nach einer hybriden Arbeitsform, welches ein Arbeiten im Homeoffice ermöglicht, nahm zu.

Ziel des Unternehmens war es, die gesamten Dokumente samt Dokumentenarchiv zu digitalisieren, um sich die Papierablage zu sparen, eine intelligente Suche nach Informationen zu ermöglichen, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und den Wunsch nach Homeoffice zu realisieren. Zudem soll eine automatisierte Ablage aller Ausgangsbelege aus dem ERP Business Central gewährleistet werden.

Die Lösung durch die Dokumentenmanagement Software ELO ECM Suite

Dank der ELO ECM Suite kann jetzt schneller und transparenter gearbeitet werden. Die Lösung ermöglicht nicht nur die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten, sondern auch die Arbeit sowie die Kollaboration an aktiven Dokumenten innerhalb eines intelligenten Systems. Zudem arbeitet das Unternehmen fortan mit einer automatisierten Ablage und vollständiger, automatisierter Verschlagwortung der Ausgangsbelege verschiedener Mandanten/Buchungskreise. Dokumente, Daten und Informationen aller Art werden jetzt schnell gefunden und können bei Bedarf mit Workflows verknüpft sowie mit Analysetools ausgewertet werden.

Mit dem Zusatzmodul ELO Invoice ist es den Mitarbeitern nun möglich, alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen im Überblick zu behalten. ELO Invoice sorgt ab Eingang der Rechnung bis zur Zahlungsfreigabe, über Abteilungen und Standorte hinweg für digitale, automatisierte und verbesserte Buchhaltungsprozesse.

Das Unternehmen schätzt es sehr, dass die Digitalisierung von Prozessen mit ELO und der Unterstützung der IT-Consultants einfach umzusetzen war. Dies hilft dem KMU, die Kosten zu minimieren und den Nutzen voll auszuschöpfen. Auch die Ordnerbreite hat sich dank der Dokumentversionierung reduziert – keine Stapelung von überfüllten Ordnern im Unternehmen – und das Team hat nun eine gute Übersicht im Ablagesystem.

Warum die Entscheidung auf die L-mobile fiel

„Die regelmäßigen Rücksprachen helfen, den Prozess weiter zu verschlanken. Es werden sich viele Gedanken gemacht und konstruktive Tipps gegeben. Man stellt den Prozess in Frage und erstellt im gleichen Zug neue und einfachere Prozesse.“

Die Highlights der Dokumentenmanagement Software ELO ECM Suite

Effiziente Organisation von Dokumenten und Unternehmensinformationen

Sichere und rechtskonforme Aufbewahrung der Unternehmensdaten

Automatisierte Geschäftsprozesse für mehr Effizienz und Transparenz

Vielfältige Möglichkeiten für gemeinsame Arbeiten im Team

Ermöglicht das Arbeiten im Homeoffice

Unternehmensdaten im Blick für eine schnelle Informationsverfügbarkeit

Die gesamte Papierablage ablösen und von einer revisionssicheren Ablage sowie optimierten digitalen Prozessen profitieren

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Die gesamten Dokumente samt Dokumentenarchiv digitalisieren, eine intelligente Suche nach Informationen ermöglichen, den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden und den Wunsch nach Homeoffice realisieren. Wie die Dokumentenmanagement Software ELO ECM Suite funktioniert und welchen Mehrwert es unserem Kunden bietet, erfahren Sie kurz und kompakt in unserem Referenzbericht

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