#78 Praxiseinblick Digitalisierung mit Theo Weiß von der Ortlieb GmbH

Podcast Industrie 4.0 | Der Expertentalk für den Mittelstand

Das Unternehmen digitalisieren – schön und gut. Es muss am Ende aber auch erfolgreich umgesetzt sein! Und daran hapert es bei vielen KMU – bei der Umsetzung.

Und Theo Weiß von der Ortlieb GmbH hat in der heutigen Folge eine spannende Erfolgsgeschichte zum Thema Digitalisierung dabei. Und nach elf Jahren stetiger digitaler Transformation gibt es so einiges zu berichten.

Er spricht mit Andrea Spiegel außerdem darüber, wie er mit dem heutigen Wissen den Kosten/Nutzenfaktor der Investitionen bewerten würde – hat es sich gelohnt? Wo liegt der ROI? Würde er alles nochmal genauso machen?

Was natürlich auch nicht fehlen darf: Die Einschätzung des Mehrwerts der digitalen Prozesse! Dies und noch viele weitere spannende Themen kannst du jetzt in der neusten Folge erfahren – gleich reinhören!

Das Transkript zur Podcast-Folge: Praxiseinblick Digitalisierung

ANDREA SPIEGEL: Herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Industrie 4.0 – der Experten-Talk für den Mittelstand. Ganz ehrlich, wir können euch hier im Podcast immer viel über die Digitalisierung von Geschäftsprozessen erzählen, wie toll das alles funktioniert und dass Digitalisierung quasi der „Heilige Gral“ ist für alles, was heute vielleicht noch nicht optimal läuft.
Wir haben uns aber gedacht, wir drehen den Spieß heute mal um und laden jemanden aus der Praxis ein, der das Thema Digitalisierung im eigenen Unternehmen direkt erlebt. Deshalb stelle ich euch auch direkt meinen Gast vor: Bei mir ist heute Theo Weiß, er ist der Gesamtverantwortliche für die IT bei der ORTLIEB Sportartikel GmbH. Schön, dass du heute da bist.
THEO WEIß: Ja, vielen Dank für die Einladung, Andrea. Ich bin gerne gekommen.
ANDREA SPIEGEL: Danke, dass du da bist. Wie immer an dieser Stelle kurz der Hinweis: Auch diese Folge gibt es wieder auf YouTube als Video. Schaut dort also gerne mal vorbei, wenn ihr sehen wollt, wie wir beide hier gemütlich im Studio sitzen und plaudern.

ANDREA SPIEGEL: Theo, vielleicht magst du dich kurz vorstellen: Wer bist du, was machst du bei ORTLIEB, und was macht ORTLIEB überhaupt? Vielleicht kennt euch nicht jeder.
THEO WEIß: Ja, ich bin seit 25 Jahren bei ORTLIEB im IT-Bereich tätig. Wir haben damals mit 60 Mitarbeitern angefangen, heute sind es etwas mehr als 300. ORTLIEB stellt wasserdichte Fahrradtaschen her. Wir produzieren alles made in Germany in Heilsbronn. Unsere Produkte sind, denke ich, vor allem im Outdoor- und Fahrradbereich bekannt – da muss man nicht viel dazu sagen.
ANDREA SPIEGEL: Was genau ist deine Aufgabe als Gesamtverantwortlicher der IT? Das klingt sehr umfassend.
THEO WEIß: Das ist es auch. Zuerst einmal geht es darum, den IT-Betrieb am Laufen zu halten. Ich habe Mitarbeiter, die sich um die Infrastruktur kümmern, also dafür sorgen, dass die Sicherheit gewährleistet ist, die Rechner laufen und die Netzwerke funktionieren. Meine Aufgabe umfasst zudem die ERP-Betreuung, die Betreuung von L-mobile, das Zusammenführen von Daten und Informationen und die Unterstützung neuer Prozesse, die aus den Fachbereichen angestoßen werden. Dabei geht es darum, diese in unsere Systeme zu integrieren, herauszufinden, was dafür notwendig ist und wie wir es umsetzen können. Außerdem betreue ich Projekte mit L-mobile und den Herstellern unserer ERP- und Dokumentenmanagement-Systeme.
Es ist also sehr umfassend, und das Ziel ist, diese ganzen Systeme miteinander zu harmonisieren. Das bedeutet, dass wir versuchen, die Daten möglichst zentral an einem Ort zu haben – was uns nicht immer gelingt.
ANDREA SPIEGEL: Das kennen wahrscheinlich viele IT-Verantwortliche nur zu gut.
THEO WEIß: Ja, das gelingt uns auch nicht immer, aber das ist der Anspruch, den wir haben, und ich denke, wir sind auf einem guten Weg.
ANDREA SPIEGEL: Das klingt vielversprechend. Darüber werden wir gleich noch mehr erfahren, denn Digitalisierung hat ja viel mit IT, EDV und Co. zu tun.

ANDREA SPIEGEL: Ich stelle ja immer zu Beginn eine kleine, persönlichere Frage. Du hast schon angedeutet, dass du gespannt bist, was ich mir ausgedacht habe. Ich würde gerne wissen: Du bist schon so lange bei ORTLIEB – was machst du, wenn du nicht arbeitest, wenn du nicht in IT-Themen feststeckst? Wie verbringst du deine Freizeit?
THEO WEIß: Oh, das ist eine gute Frage.
ANDREA SPIEGEL: Oder gibt es keine Freizeit für dich?
THEO WEIß: Sagen wir mal so: Die 40 Stunden pro Woche reichen oft nicht, denn man muss sich ständig über neue Entwicklungen informieren, was natürlich auch Freizeit beansprucht. Aber grundsätzlich bin ich gerne mit meiner Frau unterwegs, wir fahren Rad, wandern und gehen spazieren.
ANDREA SPIEGEL: Wahrscheinlich mit ORTLIEB-Taschen?
THEO WEIß: Ja, klar, immer mit ORTLIEB-Ausrüstung. Und ich genieße die Sonne, also auch mal Urlaub an sonnigen Orten – das sind so meine Freizeitaktivitäten.
ANDREA SPIEGEL: Sehr gut! Also nicht der klassische IT-Mensch, der am liebsten nur drinnen sitzt und am PC arbeitet, sondern jemand, der auch gerne mal an die frische Luft und in die Sonne geht.
THEO WEIß: Ja, das gehört zur Firmenphilosophie bei uns.
ANDREA SPIEGEL: Stimmt, wahrscheinlich hätte es sonst langfristig bei ORTLIEB nicht geklappt.
THEO WEIß: Genau.
ANDREA SPIEGEL: Verstanden, sehr gut.

ANDREA SPIEGEL: Vielen Dank für den kleinen Einblick! Jetzt würde ich gerne von dir hören, wie dein Eindruck bei ORTLIEB ist: Wo steht ihr beim Thema Digitalisierung, und warum ist es für euch ein Thema? Also, wir sitzen ja hier aus einem Grund. Es könnte ja auch sein, dass du sagst, es läuft alles gut, wie es ist, und wir brauchen keine großen Schritte. Warum ist Digitalisierung ein Thema bei euch und wo steht ihr da gerade?
THEO WEIß: Ja, ich würde sagen, das Thema Digitalisierung ist keines, das erst heute aufkommt. Schon vor 25 oder 30 Jahren haben wir digitalisiert, damals aber mit anderen Mitteln. Heute geht es darum, bestimmte Prozesse und Abläufe, die wir noch manuell oder papiergestützt durchführen, zu digitalisieren. Derzeit erfassen wir im Unternehmen, welche Prozesse es in den einzelnen Abteilungen gibt, die außerhalb des ERP-Systems ablaufen. In der Kommissionierung zum Beispiel nutzen wir L-mobile und arbeiten fast vollständig digital, ohne Papier.
In der Büroarbeit und bei Abläufen gibt es jedoch immer noch viele Prozesse, die Papier benötigen. Daher analysieren wir aktuell jede Abteilung und schauen, welche Tätigkeiten noch auf Papier basieren, und prüfen, ob wir diese digitalisieren können. Das ist eine spannende Aufgabe, und im nächsten Jahr steht uns in der IT da noch einiges bevor – eine tolle Herausforderung.
ANDREA SPIEGEL: Das klingt so, als wäre Digitalisierung bei euch nicht nur ein Trend, sondern etwas, das euch langfristig begleitet. Kann man das so sagen?
THEO WEIß: Ja, genau. Wie gesagt, wir treiben das schon seit Jahren voran. Jede Aktivität, bei der wir auf Papier verzichten können, unterstützt den digitalen Weg. Jetzt wird es natürlich interessant, die Systeme miteinander zu vernetzen. Das bedeutet, dass man beispielsweise einen Workflow startet, der weitreichende Auswirkungen hat. Ein Urlaubsantrag zum Beispiel: Er kommt beim Vorgesetzten an und wird genehmigt. Aber die Information muss dann auch an die Personalabteilung und das Lohnabrechnungssystem weitergeleitet werden. Solche Zusammenhänge zu erkennen und optimal umzusetzen, das ist unser Ziel.
Ich habe jetzt ein bisschen rausgehört, dass Digitalisierung auch in deinen Augen oder vielleicht auch generell, wie es bei Ortlieb gelebt wird, eben nicht nur so eine, ich sage mal ein Trend gerade ist oder eine Phase ist, sondern dass das was ist, was das Unternehmen ständig begleitet, ist vielleicht auch noch mal ein wichtiger Blick auf das ganze Thema, oder?
THEO WEIß: Ja, ja. Wie gesagt, wir machen das ja schon die ganze Zeit. Jede Tätigkeit, wo wir ohne Papier auskommen und die sorgt auch dafür, dass alles auf dem Weg der Digitalisierung läuft. Interessant werden natürlich jetzt die Aufgaben, die Systeme miteinander zu vernetzen. Das heißt, ich initiiere einen Workflow, ich initiiere etwas und das hat auf einmal ganz, ganz andere Auswirkungen. Ja, ein Urlaubsantrag zum Beispiel, Urlaubsantrag, der kommt natürlich in einem Genehmigungsprozess beim Vorgesetzten an, der Vorgesetzte sagt ja, ist alles gut, aber es muss ja dann weitergehen, die Informationen in die HR-Abteilung, ja, ins Lohnabrechnungssystem und diese Zusammenhänge, die muss man erkennen und da muss man das Beste draus machen.

ANDREA SPIEGEL: Ich fand es auch ganz spannend, dass du gesagt hast – ich glaube, viele, die den Podcast hören, denken bei Digitalisierung ja hauptsächlich an die Industrie, also an Produktion, Lager, Logistik, diese Bereiche. Aber ich finde gerade das Beispiel gut, weil Digitalisierung eben nicht im Lager oder in der Produktion aufhört, sondern das gesamte Unternehmen mit einbezieht. Würdest du sagen, dass es in manchen Bereichen, wie zum Beispiel im HR-Bereich mit Prozessen wie Urlaubsanträgen, vielleicht sogar einfacher ist, Digitalisierung umzusetzen? Oder ist es in jedem Bereich für sich genommen komplex?
THEO WEIß: Grundsätzlich versuchen wir, alles so einfach wie möglich zu gestalten und auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen, damit alle verstehen, was in einem Prozess funktionieren soll. Dann hören wir natürlich auf unsere Abteilungs- und Bereichsleiter, die oft konkrete Vorstellungen haben. Wir müssen dann versuchen, all diese Anforderungen unter einen Hut zu bringen und die beste Lösung zu finden. Die Anforderungen sind manchmal nicht klar definiert, sondern werden in der „Anwendersprache“ ausgedrückt. Unsere Aufgabe ist es dann, dies in die „IT-Sprache“ zu übersetzen und daraus Prozesse, Masken, Abläufe oder Workflows zu erstellen.

ANDREA SPIEGEL: Kannst du uns einen kleinen Einblick geben, wie so ein Digitalisierungsprozess bei euch abläuft? Sagst du als IT-Leiter, „Ich würde gern mal wieder was digitalisieren“, oder kommen die Abteilungen auf euch zu? Wie läuft das bei euch konkret ab, und wann werdet ihr eingebunden?
THEO WEIß: Im Moment läuft das in zwei Richtungen. Einerseits beobachten wir in der IT, wo Verbesserungen möglich sind, und sprechen dann proaktiv Abteilungs- oder Bereichsleiter an, um eine Idee vorzuschlagen. Parallel dazu läuft bei uns aktuell ein großes Digitalisierungsprojekt, das von der Geschäftsleitung initiiert wurde. Jeder Abteilungsleiter soll dabei alle bestehenden Prozesse identifizieren.
ANDREA SPIEGEL: Ah, das ist also eine Aufgabe, die von oben vorgegeben wurde?
THEO WEIß: Genau, das kommt von der Geschäftsleitung. Wir schauen uns dann die Vorschläge an, aber natürlich kommen auch Abteilungsleiter von sich aus auf uns zu, wenn sie Optimierungsbedarf sehen. Die sprechen dann eher von einem bestimmten Prozess, den sie verbessern möchten, und nicht direkt von „Digitalisierung“. Häufig geht es darum, eine Excel-Tabelle zu ersetzen oder E-Mail-Abläufe zu vereinfachen. Wir erfassen solche Anliegen dann in sogenannten Change Requests. Da wird festgehalten, wer verantwortlich ist, welches Ziel verfolgt wird, und dann suchen wir gemeinsam nach Lösungen – intern oder auch mit externen Beratern. So stellen wir sicher, dass wir nicht nur langfristige, strategisch wichtige Projekte angehen, sondern auch kurzfristige Anfragen mit unseren Change Requests schnell und effizient bearbeiten können. Leider können wir natürlich nicht alles gleichzeitig umsetzen, da wir in der IT auch mit begrenzten Ressourcen arbeiten müssen.

ANDREA SPIEGEL: Du hast gerade gesagt, „dann sprechen wir miteinander und finden Lösungen“. Wer genau ist bei diesen Gesprächen dabei? Auf welcher Ebene wird da kommuniziert und wer wird alles einbezogen – sowohl bei kurzfristigen als auch bei langfristigen Projekten? Gibt es da Unterschiede?
THEO WEIß: Tatsächlich gibt es da keinen Unterschied. Wenn ein Thema aufkommt, überlegen wir zuerst, wer alles betroffen ist. Das kann ein Abteilungsleiter, ein Sachbearbeiter oder ein Key-User in einem ganz anderen Bereich sein. Wir versuchen, die richtigen Leute zusammenzubringen, zum Beispiel Mitarbeiter aus Vertrieb und Versand, die miteinander sprechen müssen. Die IT ist natürlich immer dabei, aber je nach Thema können die Bereiche variieren. Aktuell beschäftigen wir uns stark mit der Logistik und deren Verzahnung zur Produktion. Der Logistiker hat dabei oft eine ganz andere Perspektive als die Produktion, und wir müssen eine Lösung finden, die beiden gerecht wird.
ANDREA SPIEGEL: Und was passiert dazwischen?
THEO WEIß: Genau, das „Dazwischen“ ist oft eine große Herausforderung. Aber das ist dann auch unsere „Spielwiese“ in der IT, wo wir uns wirklich Gedanken machen können. Wichtig ist dabei, die Systeme möglichst einfach zu halten. Es bringt uns nichts, extrem komplexe Systeme zu schaffen, die schwer zu administrieren sind und bei denen Änderungen nur schwer umsetzbar sind. Daher setzen wir lieber auf kleinere Schritte und Prozesse, die wir dann nacheinander umsetzen. Wenn die einmal laufen, ist das schon ein großer Erfolg.
ANDREA SPIEGEL: Dann freuen sich hoffentlich alle darüber.
THEO WEIß: Ja, doch, das tun sie meistens.

ANDREA SPIEGEL: Jetzt hast du mir gerade schon eine schöne Überleitung geliefert. Ich möchte nämlich gerne nochmal ein bisschen bei euch in die Praxis reinschauen. Du hast gerade schon erwähnt, dass ihr in der Logistik und Produktion aktuell an einem Thema arbeitet. Ich würde vielleicht noch einen Schritt weiter vorne ansetzen. Ich weiß ja aus sicherer Quelle – also quasi von uns selbst – dass wir auch schon gemeinsam an der Digitalisierung des Lagers gearbeitet haben, wahrscheinlich sogar noch bevor es in Richtung Produktion und Co. ging. Da würde mich mal interessieren, wie die Ausgangslage in eurem Lager war, als ihr mit der Digitalisierung begonnen oder den Bereich neu aufgestellt habt. Hattet ihr da von Anfang an eine langfristige Vision, wo es hingehen sollte? Oder habt ihr zuerst ein Basisproblem wie zu viele Zettel angepackt und gesagt, das muss erst mal weg? Wie ging es bei euch im Bereich Lager los?
THEO WEIß: Ich würde sagen, wir haben sukzessive daran gearbeitet. Man hat immer versucht, zu verbessern. Vor 25 Jahren wurde bei uns im Lager noch mit ausgedruckten Kommissionierzetteln gearbeitet. Die Mitarbeitenden sind damit durchs Lager gelaufen. Irgendwann haben wir dann gesagt, okay, das ist nicht mehr zeitgemäß – wir drucken etwas aus, werfen es danach weg, und dann ist es oft nicht mehr aktuell, weil Änderungen dazukommen. So kam damals L-mobile ins Spiel. Das war unser erster Schritt, und für uns im Unternehmen damals wirklich revolutionär. Plötzlich liefen die Mitarbeitenden nicht mehr mit Zetteln herum, sondern mit kleinen mobilen Geräten. Das hat natürlich Begeisterung geweckt, und dann wollte jeder auch so ein Gerät haben. Nachdem wir die Kommissionierung digitalisiert hatten, schauten wir uns den Versandprozess an, in dem auch viele manuelle Tätigkeiten nötig waren. Wie können wir das automatisieren oder einfacher gestalten? Auch hier hat uns L-mobile sehr gut unterstützt. Die Fortschritte, die wir in der Logistik gemacht haben, waren wirklich bemerkenswert. Und das hat nicht bei der Logistik haltgemacht, sondern wir haben es auch auf den Vertrieb ausgeweitet. Heute bestellen die Kunden im Web, ohne dass ein Vertriebsmitarbeiter aktiv wird. Die Kommissionierung erfolgt durch die automatische Warenzuteilung, und der erste Mitarbeiter, der involviert ist, ist der Kommissionierer. Er bekommt den Auftrag direkt auf sein mobiles Gerät, kommissioniert und übergibt es sofort an den Versand. Wir haben wirklich viel automatisiert, alles in einzelnen Schritten, die aufeinander aufbauen.
ANDREA SPIEGEL: Hattet ihr von Anfang an eine klare Vision, wo ihr hinwolltet, oder seid ihr einfach gestartet und habt geschaut, wohin es führt? Wenn ich das so direkt fragen darf.
THEO WEIß: Ja, ja. Die Vision war schon da – die muss man auch haben, ein Endziel. Aber man muss auch bereit sein, dieses Ziel ab und zu anzupassen. Wenn uns jemand vor zehn Jahren gesagt hätte, wie es heute aussieht, hätte niemand daran geglaubt.
ANDREA SPIEGEL: Nicht dran gedacht oder nicht dran geglaubt?
THEO WEIß: Auch nicht dran geglaubt. Man muss schon ein bisschen flexibel sein. Agile Softwareentwicklung ist ja ein großes Thema, und man muss auch bereit sein zu sagen: „Das funktioniert nicht, wir brauchen einen anderen Weg.“ Dieser Weg muss nicht schlechter sein, sondern er muss einfach besser passen.
ANDREA SPIEGEL: Okay.

ANDREA SPIEGEL: Du hast gerade das Thema Geschäftsmodelle angesprochen, was mich auch interessiert. Du hast gesagt, inzwischen spricht kein Vertriebsmitarbeiter mehr unbedingt direkt mit einem Kunden, bevor die Bestellung in den Versand geht. Hat sich durch die Digitalisierung bei euch grundlegend etwas verändert, oder war das schon immer so und nur das Papier ist jetzt verschwunden? Das klingt für mich nach einer internen Revolution.
THEO WEIß: Revolution würde ich es nicht nennen, aber durch die Digitalisierung haben sich die Aufgaben unserer Vertriebsmitarbeiter verändert. Heute ist es wichtig, die Kunden zu beraten, wenn sie anrufen und beispielsweise technische Fragen zu unseren Ortlieb-Taschen haben. Da geht es oft darum: „Welche Tasche passt für mich?“, oder „Wie funktioniert das Befestigungssystem?“ – es gibt ja hundert verschiedene Fragen. Und das zeichnet uns heute aus. Der Händler weiß oft genau, welches Ortlieb-Produkt er will und benötigt weniger Beratung. Die Endkunden, das B2C-Geschäft, ist aber ein anderes Thema. Viele Kunden kaufen vermehrt online, und auch das unterstützen wir nun, ohne unsere ursprüngliche Ausrichtung zu verändern. Wir bleiben ein Unternehmen, das den Fachhandel aktiv unterstützt.
ANDREA SPIEGEL: Aber ihr habt schon immer auch direkt an Endkunden verkauft, oder hat sich das in den letzten Jahren geändert?
THEO WEIß: Ich glaube, der Direktverkauf an Endkunden begann bei uns vor etwa vier bis fünf Jahren. Corona hat das zusätzlich verstärkt, weil viele Menschen nicht mehr so einfach in Geschäfte gehen konnten und vermehrt online eingekauft haben. Da lag es nahe, dass der Hersteller selbst einen B2C-Shop betreibt und Endkunden beliefert. Wenn wir ein Produkt nicht auf Lager haben, dann hat es in der Regel auch kein anderer Händler. Wir bieten die gesamte Produktpalette zum gleichen Preis an – das passt.
ANDREA SPIEGEL: Aber das bedeutete doch sicher auch Anpassungen in der IT, oder? Wahrscheinlich kam da jemand aus Marketing oder Vertrieb und meinte: „Hey, wir brauchen hier eine Lösung.“
THEO WEIß: Ja, das war schon herausfordernd. Vom B2B-Bereich kommend, waren wir auf Nettopreise und eher funktionale Formulare ausgerichtet. Mit B2C hat sich das geändert, die Strukturen wurden angepasst, und wir haben unsere Schnittstellen optimieren und erweitern müssen. Aber das Schöne war, dass wir bis auf wenige Anpassungen im Backend nichts Grundlegendes ändern mussten mit L-mobile. Selbst mit dem neuen Vertriebskanal B2C liefen die gleichen Prozesse und Abläufe weiter. Geändert haben sich natürlich die Anzahl der Aufträge und die Verpackungsgrößen.
ANDREA SPIEGEL: Die Verpackungsgrößen.
THEO WEIß: Genau. Und die Mengen. Der Endkunde bestellt ein bis drei Produkte, während ein Händler viel mehr auf einmal bestellt.
ANDREA SPIEGEL: Wie war die Stimmung im Vertrieb? Gab es da Vorbehalte, dass ihr ihnen vielleicht Kunden wegnehmt? Oder fanden es alle gut?
THEO WEIß: Nicht, dass ich wüsste.
ANDREA SPIEGEL: Also, alle waren dafür?
THEO WEIß: Ja, ja. Da müsste man den Vertrieb vielleicht mal direkt fragen.
ANDREA SPIEGEL: Aber bei dir kam nichts an, also scheint das Team offen für Veränderungen zu sein.
THEO WEIß: Ja, ja, absolut.
ANDREA SPIEGEL: Das ist wichtig, würdest du sagen, oder kann man so etwas auch von oben herab durchsetzen? Es ist doch hilfreich, wenn die Leute auch mitziehen, denn solche Veränderungen können groß sein.
THEO WEIß: So viel hat sich ja nicht verändert. Die einzige Änderung ist, dass wir jetzt auch an Endkunden liefern. An den internen Prozessen hat sich kaum etwas verändert, und daher waren die Leute offen und bereit, etwas Neues zu wagen.
ANDREA SPIEGEL: Passt.
THEO WEIß: Passt.
ANDREA SPIEGEL: Das ist auch schön.

ANDREA SPIEGEL: Wie sieht es jetzt gerade bei euch aus, wenn wir vielleicht wieder zurück zum Lager gehen, wo wir das Thema eben schon angerissen haben? Wie ist dort aktuell der Stand? Bist du mit der Einrichtung und den Abläufen zufrieden, oder siehst du schon wieder Potenzial für Verbesserungen?
THEO WEIß: Also, wir haben intern alles ein wenig aufgeteilt. Wir haben mehrere Lager, die unterschiedliche Aufgaben übernehmen: das Rohwarenlager, das Zuschnittslager, das Fertigwarenlager. Unser Kollege ist jetzt Logistikleiter, und er hat die Aufgabe, für das gesamte Unternehmen ein übergreifendes Logistikkonzept zu entwickeln. Ein solches Logistikkonzept muss erstmal gut durchdacht werden: Was gehört alles dazu? Da spielt dann irgendwann auch die IT eine Rolle, ebenso wie die Technik und Anbindungsmöglichkeiten. Wir befinden uns also noch in einer guten Entwicklungsphase. Lassen wir uns überraschen – wir stehen noch ganz am Anfang.
ANDREA SPIEGEL: Okay. Und wie ist der Status im Lager selbst, zum Beispiel im Fertigwarenlager? Wie muss man sich das vorstellen? Du hattest vorhin den Kommissionierprozess erwähnt. Kommissioniert ihr jeden Auftrag einzeln, gerade wenn ihr für Endkunden arbeitet, oder wie läuft das bei euch?
THEO WEIß: Ein gutes Thema: Multikommissionierung. In Zusammenarbeit mit L-mobile haben wir das Thema Multikommissionierung aufgegriffen. Da die Aufträge kleiner geworden sind und die Stückzahlen zurückgegangen sind, mussten wir eine Möglichkeit finden, die Wege für unsere Kommissionierer im Lager zu optimieren. Also haben wir beschlossen, mehrere Aufträge zu einer Multikommissionierung zusammenzufassen. So laufen die Mitarbeiter nur einmal durchs Lager, holen die Artikel für bis zu acht Aufträge und können die Ware dann entsprechend versenden. Das ist eine großartige Lösung und wurde sehr gut angenommen. Es war ein wirklich tolles Projekt, das wir gemeinsam mit L-mobile umgesetzt haben.

ANDREA SPIEGEL: Was waren aus IT-Perspektive die Herausforderungen bei der Umsetzung dieses Multikommissionierungsprozesses? Welche Systeme mussten angebunden werden? Ihr hattet ja bereits Scanner im Einsatz – was gab es für neue Aufgaben in der IT?
THEO WEIß: Die erste Herausforderung war: Wie setzen wir das Ganze praktisch um? Wir mussten die Aufträge so zusammenfassen, dass sie einen Kommissioniervorgang bilden. Die entnommenen Waren müssen dann korrekt zugeordnet werden. Wir haben im Bereich Fertigwarenlager sehr kompetente Key-User, die aktiv mitgearbeitet und ihre Ideen eingebracht haben. Wir nutzen ein Farbkonzept, um Verwechslungen zu vermeiden: das Farbkonzept ist sowohl im System als auch im Lagerumfeld sichtbar.
ANDREA SPIEGEL: Ah, also verschiedene Boxen in unterschiedlichen Farben?
THEO WEIß: Genau, wir haben acht Boxen, die farblich gekennzeichnet sind, in die die Waren kommissioniert werden. Mit den Ideen der Mitarbeiter haben wir dieses Konzept entwickelt, und L-mobile hat es technisch umgesetzt. Natürlich gab es ein paar Anfangsschwierigkeiten, aber heute funktioniert das System reibungslos.
ANDREA SPIEGEL: Die Aufträge kommen also aus dem ERP-System und werden dann an eure Systeme weitergeleitet?
THEO WEIß: Ja, korrekt.
ANDREA SPIEGEL: Das heißt, das System funktioniert inzwischen vollständig automatisiert, ohne dass der Vertrieb oder andere Abteilungen zwischengeschaltet sind?
THEO WEIß: Genau, das ist richtig.
ANDREA SPIEGEL: Das bedeutet auch, dass ihr volle Transparenz über eure Bestände habt. Sobald jemand etwas bestellt, wird der Bestand im Shop sofort reduziert. Alles ist also miteinander verknüpft?
THEO WEIß: Ja, alles hängt zusammen. Der Shop ist jedoch heute nicht direkt online angebunden. Wir haben eine lose Kopplung, das heißt, es gibt regelmäßige Datenupdates in beide Richtungen. Die Bestellungen werden online übermittelt, aber aus Gründen der Datensicherheit und zum Schutz vor Cyberkriminalität haben wir uns für diese Lösung entschieden.
ANDREA SPIEGEL: Wie würdest du als IT-Gesamtverantwortlicher den aktuellen Stand bewerten? Du hast gesagt, dass viele Systeme miteinander verbunden sind und alles gut funktioniert. Bist du stolz auf das Erreichte, oder gibt es noch Optimierungspotenzial?
THEO WEIß: Ich denke, auf das, was wir erreicht haben, können wir stolz sein. Aber besser geht immer.
ANDREA SPIEGEL: Das ist wichtig, also nicht stehen bleiben, richtig?
THEO WEIß: Genau. Man muss immer an den richtigen Stellschrauben drehen, damit es bei ORTLIEB weiter vorangeht. Wir wollen noch effektiver und digitaler arbeiten, aber das sind keine kurzfristigen Ziele – in fünf Jahren werden wir sicher noch über ähnliche Themen sprechen.
ANDREA SPIEGEL: Mir wird heute auch nochmal bewusst, dass Digitalisierung aus vielen Aspekten besteht. Man spricht über Logistikkonzepte, über die Digitalisierung der Produktion und irgendwann vielleicht über Themen wie KI. Schritt für Schritt geht es voran, Hauptsache, man bleibt nicht stehen.

ANDREA SPIEGEL: Dann interessiert mich, was ihr für die Zukunft geplant habt. Du hast Logistik erwähnt – das ist ein Bereich, in dem ihr weiter vorankommen wollt. Gibt es noch andere Bereiche, in denen ihr überlegt, die Digitalisierung weiter auszubauen?
THEO WEIß: Der Bereich Logistik wird sicherlich ein großes Thema bleiben. Wir überlegen auch, wie wir papierbasierte Prozesse im Büro und in der Produktion weiter digitalisieren können. Oft ist es nicht sofort ersichtlich, welche Informationen auf Papier wichtig sind und welche Aktionen dadurch ausgelöst werden. Wir sind dabei, das zu identifizieren und suchen nach einer umfassenden Lösung, wahrscheinlich ein Framework, mit dem wir diese Prozesse abbilden können. Auch Systeme wie ERP, L-mobile, Dokumentenmanagement, Finanzbuchhaltung und HR werden davon betroffen sein – da müssen wir sehen, wie wir alles miteinander verbinden.
Ein weiteres Thema ist natürlich KI. Momentan wird viel darüber gesprochen, und auch wir überlegen, wie uns KI konkret weiterhelfen könnte. Da sind wir mal gespannt.
ANDREA SPIEGEL: Zum Abschluss noch eine Frage: Viele Menschen haben Angst, dass Digitalisierung Arbeitsplätze wegrationalisiert. Gibt es solche Bedenken bei euch, oder was würdest du jemandem sagen, der diese Sorge hat?
THEO WEIß: Bei uns gibt es solche Ängste zum Glück gar nicht. Im Gegenteil: Die Mitarbeiter gehen sehr offen mit den Veränderungen um. Die Digitalisierung verbessert die Arbeitsplätze und Aufgaben, indem sie monotone Tätigkeiten reduziert. Wenn mir jemand repetitive Arbeiten abnimmt, ist das doch toll! Jeder Arbeitsplatz entwickelt sich weiter, auch meiner hat sich über die letzten 25 Jahre komplett verändert. Solange man die Schritte mitgeht, ist alles in Ordnung.

ANDREA SPIEGEL: Das heißt, dein Tipp vielleicht auch an andere – ich höre das jetzt ein bisschen heraus, vielleicht lege ich dir da auch etwas in den Mund, du darfst das gleich noch einmal verifizieren – wäre, diese Offenheit zu behalten oder überhaupt erst zu entwickeln, dass sich eben Dinge verändern und man dabei bleiben sollte. Verstehe ich das richtig?
Ich habe so ein bisschen das Gefühl, dass dir das Thema einfach Spaß macht, dass du gerne daran arbeitest und dir neue Lösungen für die anstehenden Herausforderungen überlegst. Ich habe den Eindruck, das ist eine der wichtigsten Eigenschaften, die du in diesem Bereich mitbringst, und offenbar auch viele deiner Kollegen oder sogar alle, um das Thema erfolgreich voranzutreiben.
THEO WEIß: Ja, ja, das kann ich fast nicht besser sagen. Das ist genau so. Tatsächlich überlegen wirklich alle bei uns im Unternehmen: Was können wir besser und effektiver machen? Man kann ruhig auch mal „ungewöhnliche“ Vorschläge bringen, das ist völlig okay. Man sollte die Ideen nicht einfach abtun, sondern schauen, wo und wie man sie umsetzen kann. Manchmal ist der Aufwand größer als der Nutzen, dann legt man das Thema beiseite. Andere Ideen haben für das Unternehmen sofort einen effektiven Nutzen, und die versucht man dann möglichst schnell umzusetzen.
ANDREA SPIEGEL: Also einfach flexibel bleiben.
THEO WEIß: Genau.
ANDREA SPIEGEL: Ich wollte eigentlich hier aufhören, aber mir ist noch eine Frage eingefallen. Wie ist das bei euch – oder wie ist dein Eindruck? Wird Digitalisierung eher von den Teams vorangetrieben, oder muss sie auch stark von oben, also vom Management, der Geschäftsführung, unterstützt werden? Was ist da deiner Erfahrung nach der richtige Weg? Viele hadern ja damit: Vielleicht hat jemand im Team eine gute Idee, aber von oben kommt dann, dass gerade keine Zeit oder kein Budget dafür da ist. Und umgekehrt kann es schwierig sein, wenn von oben gesagt wird, „wir digitalisieren jetzt alles“, ohne auf die Belange des Teams zu achten. Was ist da deine Erfahrung?
THEO WEIß: Ich denke, es braucht beides. Einerseits die Unterstützung und Ansage der Geschäftsleitung: „Wir wollen im Bereich der Digitalisierung etwas tun.“
ANDREA SPIEGEL: Und, dass die Bereitschaft da ist, zu investieren?
THEO WEIß: Genau, wir sind bereit zu investieren. Aber wir digitalisieren nicht um des Digitalisierens willen.
ANDREA SPIEGEL: Nur, um es gemacht zu haben.
THEO WEIß: Richtig. Es muss sinnvoll für das Unternehmen und die Prozesse sein und auch eine Investition für die nächsten fünf bis zehn Jahre darstellen. Das andere ist, dass der Mitarbeiter selbst am besten weiß, was er täglich tut und was er vielleicht verbessern könnte. Oft sind es kleine Änderungen, sogenannte „Quick-Wins“, die einen enormen Nutzen bringen. Man muss aber auch strategisch denken. Diese strategische Ausrichtung gehört zur Geschäftsleitung – sie gibt die Richtung vor, und die IT unterstützt sie.
ANDREA SPIEGEL: Ist die IT so ein bisschen das Herzstück, das alles zusammenhält?
THEO WEIß: Das würde ich so nicht unbedingt sagen. Das gesamte Team ist wichtig. Jeder im Unternehmen trägt dazu bei, es voranzubringen.
ANDREA SPIEGEL: Also, ihr seid ein gutes Netzwerk?
THEO WEIß: Ein sehr gutes Netzwerk.
ANDREA SPIEGEL: Perfekt. Ich hätte noch so viele Fragen, aber wir machen in Anbetracht der Zeit hier mal einen Punkt. Vielen Dank für deine Zeit, es hat mir sehr viel Spaß gemacht und danke für den Einblick.
THEO WEIß: Ja, danke, mir hat es auch sehr viel Spaß gemacht. Es war toll.
ANDREA SPIEGEL: Sehr gut, du darfst gerne wiederkommen. Falls ihr noch Fragen an Theo habt – rund um das Thema Digitalisierung, wie sie bei Ortlieb umgesetzt wird, oder falls euch noch etwas anderes interessiert – schreibt uns gerne Nachrichten, eine E-Mail oder einen Kommentar. Wenn euch die Folge gefallen hat, lasst uns gerne einen Daumen nach oben auf YouTube oder eine Bewertung bei Apple Podcasts, Spotify und Co. da, darüber würden wir uns sehr freuen. Vielen Dank nochmal an dich für deine Zeit, es hat Spaß gemacht.
THEO WEIß: Ja, danke, Andrea.
ANDREA SPIEGEL: Dann sehen wir uns beim nächsten Mal. Macht’s gut, ciao!

Welche Idee steckt hinter der Multikommissionierung in der Lagerlogistik?

„Die Idee bei der Multikommissionierung ist auch da, eben solche Leerfahrten, Leerwege, egal ob jemand läuft oder eben fährt, zu vermeiden.“

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