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Kundenbereich
Servicebericht
Was ist ein Servicebericht?
In einem Servicebericht halten Servicetechniker Details der Durchführung eines Serviceeinsatzes fest. Dadurch wird die getätigte Reparatur, Wartung oder Installation ausführlich und transparent dokumentiert.
Der inhaltliche Aufbau eines Serviceberichtes kann von Unternehmen individuell festgelegt werden. Dennoch gibt es einige Daten, die in der Regel in jedem Servicebericht enthalten sind.
Informationen, die ein Servicebericht üblicherweise enthält
Erfasste Arbeitszeiten, die für die Reparatur oder Wartung benötigt wurden
Aufzählung der benötigten Ersatzteile und Materialien
Beschreibung des bestehenden Problems
Übersicht der durchgeführten Tätigkeiten
Unterschrift des Kunden
Wozu wird ein Servicebericht im Field Service benötigt?
Im Prinzip ist ein Servicebericht in erster Linie eine Dokumentation des vorangegangenen Serviceeinsatzes. Diese Dokumentation dient als Nachweis für die erbrachte Leistung des Servicetechnikers im Rahmen der Kommunikation mit dem Kunden. Er liefert wertvolle Daten, die für zukünftige Serviceeinsätze entscheidend sein können. Hinweise zur Problemlösung, wichtige Infos über die Umstände vor Ort beim Kunden oder ähnliches können beim nächsten Reparatureinsatz Zeit sparen und das Serviceerlebnis für den Kunden verbessern.
Gleichzeitig kann der Servicebericht auch als Basis für die Entlohnung der Mitarbeitenden verwendet werden. Basierend auf den geleisteten Arbeitsstunden kann das Unternehmen eine faire Bezahlung garantieren. Außerdem kann ein Servicebericht auch als Kontrollinstrument für die Servicetechniker dienen. Die dort erfassten Arbeitszeiten können transparent überwacht und somit Überstunden vermieden werden.
Warum ist die Digitalisierung des Serviceberichts sinnvoll?
Bis heute werden Serviceberichte vielerorts von Technikern noch auf Papier festgehalten. Das ist jedoch nicht nur mit einem erheblichen Aufwand verbunden, sondern birgt auch die Gefahr von Informationsverlusten, da ein Blatt Papier schnell in der Hektik des Alltags verloren gehen kann. Solche Verzögerungen haben negative Auswirkungen auf den gesamten Serviceprozess, da z. B. Rechnungen an den Kunden nicht wie geplant erstellt werden können.
Die Digitalisierung von Serviceberichten ist daher ein sinnvoller Schritt, um Prozesse effizienter, transparenter und sicherer zu gestalten.
Wie kann ein Servicebericht digitalisiert werden?
Die einfachste Methode, um Serviceberichte im Field Service zu digitalisieren, ist die Einführung einer Field Service Management Software. Diese ermöglicht eine ganzheitliche Digitalisierung des Field Service Managements. Indem Servicetechniker mit mobilen Endgeräten ausgestattet werden, können diese mit Hilfe einer Service App auf alle Informationen aus dem System zugreifen sowie Daten mobil und digital noch beim Kunden vor Ort erfassen. Zu diesen Daten zählen unter anderem Arbeitszeiten, verbrauchte Materialien oder auch Foto- oder Videoaufnahmen von den zu reparierenden Geräten beim Kunden. All diese Daten werden dann von der Field Service Management Software automatisiert in einem digitalen Servicebericht zusammengefasst. Dieser kann anschließend direkt vom Kunden digital unterschrieben und in Echtzeit an den Innendienst zur weiteren Verarbeitung übermittelt werden.
Wie genau Sie einen digitalen Servicebericht mit einer Field Service Management Software erstellen können und welche Vorteile Ihnen das bietet, können Sie in unserem ausführlichen Infothekbeitrag nachlesen.