#7 Fördermittel für Digitalisierung mit Sonja Stockhausen

Podcast Industrie 4.0 | Der Expertentalk für den Mittelstand

In der siebten Folge unserer Videoshow sprechen wir mit Sonja Stockhausen, Geschäftsführerin der GEWI GmbH & Co. KG, über Fördermittel für Digitalisierungsprojekte.

Wir klären Fragen wie: Welche Fördermittel gibt es für KMU in Deutschland? Wie finde ich die richtige Förderung für mein Unternehmen und Projekt? Wie viele Anträge darf ich stellen und worauf muss ich achten?

Außerdem schauen wir uns an, wie es nach der Bewilligung der Gelder weitergeht. Welche Nachweise müssen erbracht werden? Wann bekomme ich überhaupt das Geld? Und viele weitere Aspekte haben wir uns von Sonja erklären lassen.

Wie es in Zukunft mit Fördertöpfen aussieht, was im Bereich Digitalisierung und Industrie 4.0 überhaupt gefördert wird und welche Tipps Sonja sonst noch für euch bereithält, erfahrt ihr in dieser Folge!

Das Transkript zur Podcast-Folge: Fördermittel für Digitalisierung

ANDREA SPIEGEL: Herzlich willkommen zu einer neuen Folge Industrie 4.0, der Experten-Talk für den Mittelstand. Heute klären wir die Frage, wie ihr da draußen Fördergelder oder Geld im Allgemeinen für eure Digitalisierungsprojekte beschaffen könnt. Dafür habe ich heute einen spannenden Gast bei mir zu Besuch. Sie ist schon seit vielen Jahren als Fördermittelberaterin tätig und Gesellschafterin sowie Geschäftsführerin der GEWI GmbH. Ein herzliches Willkommen, Sonja Stockhausen. Schön, dass du hier bist.

SONJA STOCKHAUSEN: Guten Tag. Vielen Dank für die Einladung.

ANDREA SPIEGEL: Gerne. Wie immer möchte ich darauf hinweisen, dass ihr diese Folge auch als Podcast auf Plattformen wie Spotify, iTunes, Deezer und anderen anhören könnt, falls ihr das Video nicht verfolgen könnt. Lass uns direkt starten. Sonja, könntest du dich bitte vorstellen und uns mehr über deine Tätigkeit erzählen?

SONJA STOCKHAUSEN: Ja, natürlich. Mein Name ist Sonja Stockhausen, und ich bin Geschäftsführerin und Inhaberin der Firma GEWI. GEWI existiert seit 1984 und wurde von meinem Vater gegründet. Wir sind also ein Familienunternehmen. Vor etwa zehn Jahren habe ich die Firma von meinem Vater übernommen. Unser Hauptgeschäft ist die Unterstützung von Unternehmen in ganz Deutschland bei der Beschaffung von Zuschüssen.

Wir arbeiten mit Unternehmen, Forschungseinrichtungen, Verbänden und öffentlichen Einrichtungen zusammen und konzentrieren uns hauptsächlich auf Zuschüsse im Bereich Fördermittel. Das sind im Grunde die finanziellen Unterstützungen des Staates für bestimmte Projekte, insbesondere in den Bereichen Innovation, Investition und Digitalisierung. Wir analysieren die Entwicklungspläne der Unternehmen, identifizieren Herausforderungen und geplante Projekte. Dann prüfen wir, wie die Förderprogramme auf Landes-, Bundes- und EU-Ebene sinnvoll genutzt werden können, um die langfristige Entwicklung und das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen. Schließlich begleiten wir den gesamten Antragsprozess, von der Auswahl des richtigen Förderprogramms bis zur abschließenden Prüfung.

ANDREA SPIEGEL: Das klingt wirklich großartig. Genau nach solch einem Experten haben wir für diese Folge gesucht, und wir freuen uns sehr, dass wir dich gefunden haben.

ANDREA SPIEGEL: Die Digitalisierung ist ja momentan in aller Munde, wie du bereits erwähnt hast. Dieser Podcast dreht sich hauptsächlich um dieses Thema. Oftmals scheint es bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) das Problem zu geben, dass sie sich sagen: “Ich habe kein Geld für die Digitalisierung. Ich kann keine Mitarbeiter für ein solches Projekt abstellen. Ich kann mir schon gar keine externe Hilfe leisten. Dazu kommt noch die gesamte Hardware und alles, was damit einhergeht.” Ist das tatsächlich so oder handelt es sich eher um ein Gerücht, wie man es oft hört?

SONJA STOCKHAUSEN: Nein, das ist tatsächlich so. Viele Unternehmen, insbesondere KMUs, haben tatsächlich Schwierigkeiten, die Digitalisierung zu finanzieren. Während große Unternehmen und Konzerne dies bereits seit Jahren täglich umsetzen. Es besteht tatsächlich die akute Gefahr, dass der Mittelstand im Laufe der Zeit massive Wettbewerbsnachteile entwickelt. Daher wird dieser Bereich immer stärker gefördert, auch mit hohen Zuschüssen, um die Digitalisierung wirklich voranzutreiben.

ANDREA SPIEGEL: Du erwähnst bereits, dass es Fördermittel gibt. Was hindert diese Unternehmen daran, sich diese Fördermittel zu sichern?

SONJA STOCKHAUSEN: Nun ja, teilweise liegt es einfach an Unkenntnis darüber, wie man an diese Fördermittel gelangen kann. Förderung ist generell ein sehr komplexes Thema. Jedes Bundesland hat eigene Programme, jedes Bundesministerium bietet Fördermöglichkeiten an, und es gibt auch EU-Förderungen. Die Programme ändern sich ständig, es herrscht ein stetiger Fluss in den Förderprogrammen. Es gibt keine zentrale Plattform in Deutschland, auf der man sich umfassend über alle verfügbaren Fördermittel informieren kann.

Dies macht es schwierig, überhaupt eine Vorstellung davon zu bekommen, welcher Fördermitteltopf für das eigene Unternehmen in Frage kommt. Zudem ist es schwer abzuschätzen, welcher Aufwand damit einhergeht und ob sich der Antragsprozess lohnt. Unternehmen schrecken auch vor den unterschiedlichen Programmen zurück. Einige sind niedrigschwellig und erfordern wenig Aufwand, während andere mehr Geld bieten, jedoch deutlich aufwendiger sind. Die Abwägung und Beurteilung all dieser Faktoren ist für Unternehmen, die sich nicht täglich in dieser komplexen Förderlandschaft bewegen, naturgemäß sehr schwer.

ANDREA SPIEGEL: Ich denke, das würde auf jeden zutreffen.

SONJA STOCKHAUSEN: Absolut.

ANDREA SPIEGEL: Das klingt jetzt schon sehr komplex.

SONJA STOCKHAUSEN: Ich hoffe nicht.

ANDREA SPIEGEL: Deswegen sind wir ja hier. Wir wollen das heute versuchen, ein bisschen verständlicher zu machen. Deshalb würde ich jetzt gerne mal starten. Welche Arten von Fördermitteln gibt es denn generell? Ich weiß, es gibt viele, aber könnten wir sie vielleicht in verschiedene Kategorien einteilen, besonders im Hinblick auf KMUs in Deutschland?

SONJA STOCKHAUSEN: Bezogen auf Digitalisierung?

ANDREA SPIEGEL: Erst einmal allgemein, und dann können wir uns die speziellen Bereiche genauer ansehen.

SONJA STOCKHAUSEN: Tatsächlich gibt es viele hundert verschiedene Förderprogramme. Daher muss man immer prüfen, in welche Kategorie das eigene Projekt am besten passt. Für Unternehmen ist es wichtig zu wissen, dass es nie eine allgemeine Förderung für das Unternehmen an sich gibt. Die Förderung ist immer projektbezogen. Das bedeutet, wenn ein Unternehmen beispielsweise in energieeffizientere Produktionsmethoden investieren möchte oder eine Wachstumsinvestition plant, um neue Arbeitsplätze zu schaffen, fällt das in den Bereich der Investitionszuschüsse. Es gibt auch Förderungen für Innovationen, die alles im Bereich Forschung und Entwicklung abdecken.

Es gibt zahlreiche Programme, die je nach Unternehmensgröße und den Zielen des Fördergebers variieren. Diese Programme reichen von anwendungsnaher Produktentwicklung bis hin zu Verfahrensoptimierungen. Einige Programme sind besonders niedrigschwellig, während andere die Grundlagenforschung in großen Verbünden mit mehreren Forschungseinrichtungen und Hochschulen unterstützen. Es gibt verschiedene Fördertöpfe für diese verschiedenen Bereiche.

Der dritte Bereich umfasst andere Arten von Förderprogrammen, wie Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter oder die Demonstration neuer Technologien. Wenn ein Unternehmen eine innovative Technologie entwickelt hat und diese erstmals in großtechnischem Maßstab umsetzen möchte, gibt es wiederum spezielle Programme. Dies sind die Hauptkategorien.

ANDREA SPIEGEL: Du hast bereits erwähnt, dass es Förderungen auf Landesebene, Bundesebene und sogar auf EU-Ebene gibt. Gibt es hier Unterschiede oder wichtige Informationen, die Unternehmen wissen sollten?

SONJA STOCKHAUSEN: Ja, das ist tatsächlich schwer in wenigen Worten zu erklären, da die Strukturen dahinter recht komplex sind. Die EU legt fest, welche Art von Förderung ein Mitgliedstaat überhaupt gewähren darf und in welchem Rahmen dies möglich ist. Die EU möchte sicherstellen, dass der Wettbewerb nicht verzerrt wird, bestimmte Technologien und Branchen gefördert werden und Ungerechtigkeiten ausgeglichen werden.

Die Regularien gelten für alle Förderprogramme gleichermaßen, unabhängig von ihrem Ursprung. Es gibt jedoch unterschiedliche politische Interessen der Fördergeber. Ein Umweltministerium bewertet ein Projekt beispielsweise anders als ein Forschungsministerium oder ein Wirtschaftsministerium. Obwohl die Programme manchmal ähnliche Richtlinien haben, verfolgen sie unterschiedliche politische Ziele. Daher variieren die Förderverfahren von Programm zu Programm erheblich.

ANDREA SPIEGEL: Lass uns nun genauer auf das Thema Digitalisierung eingehen, denn das ist heute unser Hauptthema. Wir werden die verschiedenen Fördermöglichkeiten für die Digitalisierung in Deutschland genauer unter die Lupe nehmen, und vielleicht auch speziell für Baden-Württemberg, aber ich denke, wir können es etwas breiter betrachten. Welche Arten von Förderungen gibt es überhaupt für Digitalisierungsprojekte?

SONJA STOCKHAUSEN: Im Bereich Digitalisierung gibt es grundsätzlich drei Hauptkategorien von Förderungen. Zuerst einmal gibt es die Beratungsförderung, die es bereits seit mehreren Jahren gibt. Unternehmen, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, können Unterstützung bei der Digitalisierung ihres Geschäfts erhalten. Dies umfasst Fragen zur Auswahl von IT-Lösungen, zur Verbesserung der IT-Sicherheit, zur Digitalisierung von Lager- und Logistikprozessen und vieles mehr. Die Beratungsförderung hilft Unternehmen, die ersten Schritte zur Digitalisierung zu planen und Hemmnisse zu überwinden.

ANDREA SPIEGEL: Bedeutet das, dass Unternehmen finanzielle Unterstützung erhalten, um Beratungsdienstleistungen in Anspruch zu nehmen?

SONJA STOCKHAUSEN: Genau, das ist richtig. Unternehmen können finanzielle Zuschüsse erhalten, um externe Beratungsdienste in Anspruch zu nehmen.

Dann gibt es ein neues Förderprogramm zur Unterstützung von Investitionen im Bereich Digitalisierung. Unternehmen, die in konkrete Digitalisierungsmaßnahmen investieren, sei es in Hardware oder Software, können von diesem Programm profitieren. Hier ist der Begriff “Investition” nicht streng buchhalterisch zu verstehen. Er umfasst auch die Implementierung von Lösungen und den Einsatz von IT-Dienstleistern, um digitale Lösungen umzusetzen. Dies kann die Einführung neuer Funktionen auf einer Website oder die Implementierung eines Webshops auf einer Website umfassen – alles, was den Digitalisierungsgrad im Unternehmen nachhaltig erhöht. Außerdem können sie finanzielle Unterstützung erhalten, um Weiterbildungsmaßnahmen für ihre Mitarbeiter durchzuführen.

Dann gibt es noch den Bereich der Forschung und Entwicklung im weiteren Sinne. Manchmal gibt es keine vorhandenen Lösungen, die man anpassen kann, sondern Unternehmen stehen vor neuen Herausforderungen und erkennen, dass es keine geeigneten Lösungen gibt. In solchen Fällen können Unternehmen eigene Lösungen entwickeln, entweder in Zusammenarbeit mit Digitalisierungspartnern, Entwicklungsunternehmen, Hochschulen oder anderen Unternehmen, oder sogar alleine. Für solche Entwicklungsprojekte gibt es Innovationsförderung, die auch die IT-Entwicklung unterstützt.

ANDREA SPIEGEL: Erhalte ich Fördermittel für Entwicklungsprojekte nur dann, wenn ich alleine arbeite, oder auch, wenn ich mit Partnern zusammenarbeite?

SONJA STOCKHAUSEN: Es gibt Förderprogramme für beide Fälle. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass das Projekt als Innovation betrachtet wird und sich von bestehenden Lösungen abhebt.

ANDREA SPIEGEL: Das bedeutet, dass es sich um etwas Neues und Innovatives handeln muss.

SONJA STOCKHAUSEN: Genau, das ist korrekt.

ANDREA SPIEGEL: Angenommen, ich habe mich entschlossen, eine Förderung zu beantragen, weil ich ein bestimmtes Vorhaben im Sinn habe. Wie finde ich nun den passenden Förderbereich für mein Projekt? Wir wissen bereits, dass es drei Hauptkategorien gibt, aber es gibt wahrscheinlich viele verschiedene Programme und Fördermöglichkeiten innerhalb dieser Kategorien.

SONJA STOCKHAUSEN: Das ist korrekt. Tatsächlich gibt es keine zentrale Plattform, auf der man umfassende Informationen dazu finden kann. In der Regel muss man entweder auf bestehende Kontakte zurückgreifen, zum Beispiel wenn man bereits mit einem Dienstleister zusammenarbeitet, der sich in diesem Bereich auskennt. Es gibt auch eine Förderberatung des Bundes, die sich hauptsächlich mit Innovationsförderung auf Bundesebene befasst und qualifizierte Informationen bereitstellen kann. Sie decken jedoch nicht alle Fördermöglichkeiten ab und sind möglicherweise nicht in allen Regionen gleichermaßen präsent.

Forschungseinrichtungen sind oft auch eine gute Anlaufstelle, da sie spezifische Kenntnisse über bestimmte Förderprogramme haben können. Eine weitere Möglichkeit ist die Selbstrecherche, bei der man aktiv im Internet nach Informationen sucht. Was wir als Dienstleister bei GEWI anbieten, ist der umfassende Überblick nach dem optimalen Fördertopf. Aber man kann sich natürlich auch selbst ein Stück weit durcharbeiten.

ANDREA SPIEGEL: Das kann sicherlich eine Herausforderung sein, je nachdem, wie viel man über das Thema weiß und wie viel Zeit und Aufwand man investieren möchte.

SONJA STOCKHAUSEN: Absolut, es hängt oft von der Geduld und der verfügbaren Zeit ab.

ANDREA SPIEGEL: Wenn wir uns jetzt genauer mit dem Antragsprozess befassen, gibt es sicherlich keine einheitlichen Anträge, die man ausfüllt und dann losgeht, oder? Wenn ich ein bestimmtes Projekt im Sinn habe, muss ich dann bereits vor dem Antrag nachweisen, dass ich dieses Projekt fördern lassen möchte? Kann ich zum Beispiel sagen, dass ich mein Lager digitalisieren möchte, ohne bereits im Detail zu spezifizieren, welche Technologien oder Lösungen ich konkret verwenden werde? Wie gehe ich in solchen Fällen vor?

SONJA STOCKHAUSEN: Tatsächlich ist es so, dass bei größeren Investitionen oder Innovationsprojekten eine sehr konkrete Planung erforderlich ist. Die Förderstelle muss in der Lage sein, zu prüfen, ob das geplante Vorhaben förderfähig ist und den Regularien entspricht. Daher muss man bereits einen detaillierten Plan vorlegen, der klare Zielsetzungen, Angebote und oft auch definierte Arbeitspakete enthält. Diese Arbeitspakete sollten zudem mit Zeit- und Kostenangaben verknüpft sein. Natürlich können im Verlauf des Projekts Änderungen auftreten, solange sie innerhalb der Förderregularien liegen.

ANDREA SPIEGEL: Manchmal kommt ja auch noch was dazu, da fällt was weg, man weiß es ja nicht.

SONJA STOCKHAUSEN: Die Projekte bewegen sich immer. Ja, also selten wird ein Projekt eins zu eins exakt so umgesetzt.

ANDREA SPIEGEL: Das wäre schön, wenn man das so gut planen könnte.

SONJA STOCKHAUSEN: Funktioniert sehr selten. Also die Flexibilität hat man immer in den Förderprojekten, nachher abzuweichen. Aber man muss tatsächlich im Vorfeld sehr genau das Projekt einmal durchplanen. Da liegt im Übrigen tatsächlich auch ein großer Mehrwert der Förderung bei oder liegt da drin, weil es zwingt quasi auch die Unternehmen oft, sich nicht irgendwo im Projekt hineinzustolpern. Sondern sie sind natürlich gezwungen, die schimpfen oft darüber, ich verstehe das auch.

Oft ist es auch übertrieben. Also die Förderung kriegt da auch nicht immer den perfekten Punkt hin, die Balance hin. Aber es ist schon so, dass die Unternehmen dadurch gezwungen werden, ein Stück weit die Projekte vorzubereiten, selber zu planen, auch selber mal zu gucken, was gibt es denn an Alternativlösungen, viel gründlicher zu prüfen, als sie das selber machen würden. Und das merkt man ganz oft im Mittelstand.

Das bringt schon die Unternehmen allein dadurch massiv voran. Oft finden die dadurch noch mal Argumente, die sie vorher nicht hatten, werden auf Wettbewerbslösungen aufmerksam, die sie vorher nicht kannten. Also da hat Förderung allein schon durch diese erzwungene Projektplanung, will ich sagen, tatsächlich auch manchmal einen sehr hohen Mehrwert.

ANDREA SPIEGEL: Dass man einfach schon einen Plan hat, wo es hingehen soll.

SONJA STOCKHAUSEN: Genau, genau. Nicht nur Hürde und Bürokratie, sondern es hilft auch oft weiter.

ANDREA SPIEGEL: Gibt es denn da auch Dokumente, die ich quasi mehr oder weniger für jeden Antrag nachher brauche? Kann man da irgendwas oder irgendwelche Daten, Zahlen, Fakten, die ich eigentlich in jedem Antrag irgendwie vorlegen muss, mal abgesehen von einem konkreten Projektplan?

SONJA STOCKHAUSEN: Also was man tatsächlich immer braucht, natürlich sind Daten zum Unternehmen. Fast alle Unternehmen stellen die Frage, wie groß ist der Antragsteller? Ist er ein Mittelständler, ein kleines, mittleres Unternehmen nach EU-Definition? Da geht es schon wieder los. Oder ist es ein Großunternehmen? Manche unterscheiden auch noch mal nach sonstigen Unternehmen, die irgendwo dazwischen liegen. Und da muss man sich schon einklassifizieren. Und das ist tatsächlich oft für viele schon eine Hürde, weil dann muss man die Mitarbeiter zahlen.

Ja, aber wie rechnet man die? Nur Vollzeit? Was macht man mit Teilzeit? Und haben wir noch fünf in Elternzeit? Und einer macht ein Sabbatical, wie rechne ich jetzt den ein? Und das sind aber tatsächlich subventionserhebliche Tatsachen, die muss man wirklich sehr korrekt beantworten. Das ist also etwas, was wir immer vorab schließen, immer diese Prüfung der Größenkategorie des Unternehmens.

Oft, es gibt es ja auch Schwestergesellschaften. Was ist, wenn der Inhaber als natürliche Person noch andere Gesellschaften hat? Ja, der hat vielleicht eine Firma, die Verpackungen herstellt und jetzt in Lagerlogistik investieren will. Aber vielleicht hat der Gesellschaft auch irgendwo noch eine Beteiligung, die Zahnbürsten produziert. Das hat erstmal so nichts miteinander zu tun. Muss man das zusammenrechnen oder nicht? Und das sind schon Fragestellungen, die wir relativ schnell als Dienstleister beantworten können, wofür es ganz klare Regeln gibt. Und das braucht man immer.

Also das muss man wirklich immer bei jedem Antrag eigentlich vorab prüfen und parat haben. Und alles andere ist wirklich je nach Förderprogramm sehr unterschiedlich.

ANDREA SPIEGEL: Okay, das heißt, in der Hinsicht kann man sich auch schon einfach ein bisschen vorbereiten und schon einiges parat haben.

SONJA STOCKHAUSEN: Genau.

ANDREA SPIEGEL: Wie sieht es denn jetzt aus, wenn ich den Antrag eingereicht habe? Ist im besten Fall alles korrekt? Alles ist so, wie es sein soll? Wie lange muss ich denn auf mein Geld warten oder auf die Förderung warten?

SONJA STOCKHAUSEN: Das ist auch sehr unterschiedlich. Das bringt die Förderlandschaft immer so mit sich. In den meisten oder in sehr vielen Förderprogrammen ist das so, dass man auch erst starten kann mit Bewilligung. Das heißt bereits schon begonnene Projekte. Die Frage, was Projektbeginn, aber das führt jetzt ein bisschen weit, wenn ich das hier noch erläutere. Aber vom Grundsatz her, man darf halt wirklich nicht wirklich begonnen haben. Also jetzt, wenn ich Digitalisierungsmaßnahmen durchführe, darf ich den Dienstleister nicht beauftragt haben. Sondern man kann frühestens ab Bewilligung beginnen. Bei manchen Programmen ab Antragseinreichung. Das ist aber schon eher selten.

ANDREA SPIEGEL: Kann ich mich darüber vorher informieren, ab wann es quasi losgehen darf?

SONJA STOCKHAUSEN: Das steht eigentlich immer in der Richtlinie drin oder auf der Homepage. Da kann man auch die Förderstellen befragen. Die Förderstellen informieren ja auch. Die kann man ja auch mit seinen Fragen bombardieren. Sehr gut. Das können die einem auch erklären. Also das ist ja unter, da muss man aber auch sehr formal, sehr korrekt sein. Das wird auch gegebenenfalls geprüft.

Und wenn man dann schon begonnen hat und hat die Förderung zu Unrecht gekriegt und das fällt Jahre später auf, tatsächlich muss man es auch vollständig mit Zins und Zinseszins zurückzahlen. Also da gibt es schon so ein paar Sachen, wo man sehr formal auch wirklich prüfen muss. Was war die Ausgangsfrage?

ANDREA SPIEGEL: Die Ausgangsfrage war, wie lange brauche ich quasi von der Förderung, vom Antrag bis zur tatsächlichen Förderung?

SONJA STOCKHAUSEN: Genau, richtig. Ja, also das ist ein ganz wichtiger Punkt eben, weil das man oft vorher nicht begonnen werden, anfangen kann. Deshalb ist die Frage, bis wann dauert es dann, der Prozess bis zur Bewilligung? Das ist ja unterschiedlich. In diesem neuen Förderprogramm, das Digitalisierungsinvestitionen fördert, geht man so von sechs bis acht, neun Wochen aus. Das ist relativ typisch.

ANDREA SPIEGEL: Ich habe schon Monate befürchtet.

SONJA STOCKHAUSEN: Ja, wenn man im Innovationsbereich ist, dann kann das mal drei Monate sein, mal sechs, wenn man jetzt wirklich größere Projekte macht, vielleicht auch mit einem Partner zusammen, das sich also in anderen Programmen bewegt, dann kann das auch mal ein Jahr sein.

Also im Grunde genommen, umso mehr Geld man haben will, das kann man fast schon auch ungefähr so ableiten, umso mehr Geduld braucht man auch. Deswegen ist tatsächlich immer wichtig, so früh wie möglich das Thema Förderung auch im Prozess irgendwo einzubinden.

ANDREA SPIEGEL: Kann ich auch für ein Projekt, das jetzt zum Beispiel einen Entwicklungs- und einen Innovations- oder andersrum, einen Investitions- und einen Innovationsteil hat, wenn es ein Projekt gibt, wo ich sage, ich habe schon einen gewissen Bestand, aber es gibt noch Aspekte, die ich neu entwickeln muss, kann ich dann auch aus zwei Töpfen schöpfen für dasselbe Projekt, auch wenn das natürlich unterschiedliche Teilprojekte sind?

SONJA STOCKHAUSEN: Ja, theoretisch geht das. In der Praxis ist das tatsächlich dann schon relativ kompliziert. Und da muss man dann wieder abwägen, Kosten, Nutzen, Aufwand. Ist das sinnvoll? Was ist, wenn das eine bei einem Antrag durchgeht und der andere nicht? Man hat ja keinen Rechtsanspruch da drauf. Die Töpfe sind unterschiedlich hoch ausgelastet.

Manchmal gibt es einen hohen Wettbewerb. Dann gibt es Förderprogramme, da kann man sich recht sicher sein, dass das gut funktioniert und man relativ schnell auch zu einer Genehmigung kommt. Dann gibt es andere, die unterliegen schon dem Unsicherheitsfaktor. Das dann zu kombinieren, wenn das intern als ein Unternehmensprojekt gehandhabt wird, das ist nicht ganz so einfach. Aber formal muss es tatsächlich immer ganz klar getrennt sein. Das ist ganz wichtig. Man muss immer formal Kosten, Ziele, die Belege dazu, das muss man formal …

ANDREA SPIEGEL: Dann kann man für jedes Teilprojekt separat aufstellen.

SONJA STOCKHAUSEN: Ja, das muss man schon nach jedem Antrag sehr genau trennen. Und auch darauf achten, dass, wenn man vielleicht in beiden Themen einen Mitarbeiter mit seinen eigenen Personalstunden irgendwo veranschlagt. Ist ja klar, der hat ja auch nur gewisse Mitarbeiterkapazitäten. Ein Geschäftsführer hat auch irgendwie noch andere Tätigkeiten als nur das Entwicklungsprojekt. Das sind alles so Sachen, die dann natürlich im Detail schnell kompliziert werden können.

ANDREA SPIEGEL: Es ist jetzt schon ein bisschen angeklungen, immer wieder zwischendrin, mit welchen Schwierigkeiten muss ich denn rechnen? Wenn ich jetzt meinen Antrag gestellt habe, was kann da noch alles schiefgehen?

SONJA STOCKHAUSEN: Also tatsächlich gibt es einfach bestimmte Bereiche, das hatte ich ja auch schon erwähnt, wo man formal wirklich sehr korrekt sein muss. Es gibt andere Bereiche, wo man Spielräume hat. Das ist dann auch ein Stück weit einfach Auslegungssache und eine Frage dessen, wie man was in einem Antrag darstellt. Da haben auch Förderstellen oft hohe Spielräume, hohe Interpretationsspielräume. Und das wird dann auch unterschiedlich in den Fördertöpfen gelebt.

Aber wie gesagt, es gibt ein paar formale Rahmenbedingungen, die muss man wirklich strikt einhalten. Oft merkt man das erst gar nicht. Die Förderstelle weiß ja vielleicht auch nicht, dass man das Projekt schon begonnen hat. Wie sollen sie es auch wissen? Ja, so und dann kommt irgendwann mal ein Prüfer vorbei und der kann auch drei Jahre nach Bewilligung noch mal vorbeikommen.

Hält das fest und dann wird es wirklich schwierig und sehr unangenehm. Also von der Seite her muss man schon vorher genau wissen, welche formalen Aspekte muss ich in jedem Fall immer auch sauber einhalten.

ANDREA SPIEGEL: Ja. Und du hast jetzt vorhin schon angesprochen, es gibt noch Töpfe, die quasi stärker frequenziert sind und stärker ausgelastet als andere. Weiß ich das vorher als Antragsteller? Also weiß ich, bei dem Topf könnte es auch schiefgehen. Ich habe noch einen Plan B oder wie geht man daran, wenn man da nicht ganz sicher ist?

SONJA STOCKHAUSEN: Das ist tatsächlich sehr viel Erfahrung. Also da wüsste ich offen gestanden nicht, wie man das jetzt, wenn man sich nicht jeden Tag mit beschäftigt, erkennen kann. Es wird nicht veröffentlicht. Das wird auch, denke, das machen die Ministerien auch bewusst so. Ja, das stimmt. Und es ändert sich auch immer mal wieder. Manchmal sind die Förderstellen selber tatsächlich völlig überrascht.

Ja, manchmal werden Töpfe aufgesetzt. Letztes Jahr gab es ein großes Förderprogramm, was aufgesetzt wurde zur Förderung von Investitionen, die die Energieeffizienz in der Produktion erhöhen. Da sollte man meinen, da stürzen sich alle Unternehmen drauf. Tatsächlich kannten die meisten Unternehmen das gar nicht, das Programm. Und es ist ganz schwer irgendwie in die Unternehmen geflossen. Und da war wirklich über Monate der Fördertopf, wie soll ich sagen, gab es wenig.

Ausgelastet war es. Genau, nicht so gut ausgelastet. Da ging ganz hervorragend mit den Anträgen. Und dann irgendwann hat sich das gedreht. Plötzlich kannten alle das Programm. Und dann war plötzlich extrem viel Wettbewerb. Also das schwankt auch immer mal. Und da, glaube ich, muss man schon sehr eng mit den Förderstellen verknüpft sein, muss die Materie sehr gut kennen, um das vorher gut bewerten zu können.

ANDREA SPIEGEL: Was sollte ich tun, wenn mein Antrag abgelehnt wird, sei es aus formalen Gründen oder aus anderen Gründen? Kann ich den Antrag einfach erneut stellen und den Fehler korrigieren, oder muss ich den gesamten Prozess von vorne beginnen? Wie funktioniert das in solchen Fällen?

SONJA STOCKHAUSEN: Zunächst einmal ist es ratsam, in engem Kontakt mit der Förderstelle zu bleiben. Eine Ablehnung kommt selten aus dem Nichts. In den meisten Fällen gibt es Bewertungsprozesse und Gutachten. Daher ist es möglich, mit der Förderstelle zu kommunizieren und nachzufragen, warum der Antrag abgelehnt wurde. Manchmal besteht die Möglichkeit, durch zusätzliche Informationen oder Erläuterungen eine Ablehnung zu verhindern.

Wenn jedoch eine Ablehnung aus formalen Gründen vorliegt, ist es selten möglich, denselben Antrag erneut einzureichen. Gelegentlich kann man das Projekt leicht modifizieren und als neues Projekt einreichen, aber das ist nicht immer möglich.

ANDREA SPIEGEL: Das bedeutet, dass es wahrscheinlich erhebliche Änderungen am Projekt geben muss, wenn man es erneut einreichen möchte.

SONJA STOCKHAUSEN: Ja, denn bei Projekten, bei denen der Innovationsgrad beurteilt wird, gibt es oft keine klaren und harten Kriterien. Die Bewertung kann auch von Gutachter zu Gutachter unterschiedlich sein. Wenn ein Projekt aus einem bestimmten Grund abgelehnt wurde, ist es oft schwer, die gleiche Idee erneut erfolgreich einzureichen.

ANDREA SPIEGEL: Das heißt, man kann nicht darauf hoffen, dass die Förderstelle plötzlich ihre Meinung ändert und das Projekt anders bewertet.

SONJA STOCKHAUSEN: Genau, das ist eher unwahrscheinlich.

ANDREA SPIEGEL: Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der Anträge, die ich stellen kann? Ich meine, darf ich aus jedem verfügbaren Topf Anträge einreichen, wenn ich genug Projekte habe? Gibt es da eine Obergrenze?

SONJA STOCKHAUSEN: Es gibt keine festgelegte Obergrenze, solange die Projekte sinnvoll sind und die Kosten nicht doppelt berechnet werden. Das ist natürlich nicht erlaubt, aus verständlichen Gründen. Nach oben hin gibt es also keine festen Begrenzungen. Man sollte jedoch immer die Sinnhaftigkeit im Auge behalten.

Die Verwaltung von Förderprojekten kann einen erheblichen Aufwand bedeuten, den man gut im Griff haben muss. Daher sollte man meiner Meinung nach nur für strategisch bedeutende Projekte Förderanträge stellen. Es ist wahrscheinlich nicht sinnvoll, für jede Maßnahme, die man durchführen möchte, einen Förderantrag zu stellen. Dies kann zu einer schnellen Verzettelung führen und die Verwaltung der Förderprojekte unübersichtlich machen. Es wäre dann notwendig, Ressourcen im Unternehmen für die Verwaltung der Nachweise bereitzustellen, was die Vorteile der Förderung verringern würde.

ANDREA SPIEGEL: Also manchmal ist es besser, gezielt vorzugehen und nur für Projekte Förderanträge zu stellen, bei denen die Förderung einen erheblichen Nutzen bringt und die ohne Förderung schwer oder gar nicht umsetzbar wären.

SONJA STOCKHAUSEN: Genau, das ist die richtige Herangehensweise. Förderung sollte dort genutzt werden, wo sie im Unternehmen wirklich einen Unterschied macht, wo sie Dinge ermöglicht, die ohne Förderung nicht realisierbar wären oder wo sie die Rentabilität eines Projekts erheblich steigert.

ANDREA SPIEGEL: Wenn ich meine Fördermittel beantragt habe und sie bewilligt wurden oder wenn sie noch nicht eingegangen sind, aber bereits bewilligt wurden, wie geht es dann weiter?

SONJA STOCKHAUSEN: Grundsätzlich führt man das Projekt dann durch. Es ist jedoch von großer Bedeutung, alle Nachweise sorgfältig aufzubewahren. Das bedeutet, dass man alle Kosten, die man ausgibt, belegen muss. Wenn man zum Beispiel einen Digitalisierungsdienstleister beauftragt, sollte man Angebote, Rechnungen und Zahlungsnachweise aufbewahren, um die Ausgaben nachweisen zu können. In einigen Fällen müssen auch Berichte geschrieben werden, und oft ist ein Zwischenbericht erforderlich, in dem man darlegt, ob das Projekt wie geplant durchgeführt wurde und ob es Abweichungen oder Änderungen gab. Bei größeren Änderungen sollte man sich vorher mit der Förderstelle absprechen, da es bestimmte Grenzen gibt. Zum Beispiel darf man nicht plötzlich mehr Energie verbrauchen als ursprünglich geplant. Daher ist es wichtig, gewisse Punkte mit der Förderstelle zu klären.

ANDREA SPIEGEL: Verstanden. Wir haben bereits erwähnt, dass es Prüfungen geben kann, bei denen jemand vorbeikommt. Ist dies in jedem Fall so, dass jemand nach einem halben Jahr, einem Jahr, drei Jahren oder fünf Jahren vorbeikommt und überprüft, ob das Projekt wie geplant umgesetzt wurde, oder handelt es sich eher um eine Stichprobe?

SONJA STOCKHAUSEN: Es handelt sich in der Regel um Stichproben. Nicht jedes Projekt wird automatisch vor Ort überprüft. Die Förderstellen können entscheiden, ob sie eine Vor-Ort-Prüfung durchführen möchten. In solchen Fällen kommen Prüfer zur Projektdurchführungsstelle und überprüfen, ob die geplanten Maßnahmen umgesetzt wurden. Sie können sich das Kontrollsystem, die Buchhaltung und die geförderten Maschinen oder Anlagen ansehen. Die Intensität der Prüfungen kann variieren, und es ist nicht unbedingt erforderlich, dass jede Maßnahme überprüft wird.

ANDREA SPIEGEL: Was passiert, wenn das Projekt aus irgendeinem Grund kostengünstiger umgesetzt wurde als ursprünglich geplant?

SONJA STOCKHAUSEN: Die Fördermittel werden in der Regel auf Grundlage der tatsächlichen Kosten abgerufen. Dies geschieht normalerweise quartalsweise, indem man angibt, welche Kosten in diesem Quartal angefallen sind und welchen Anteil davon man ausbezahlt haben möchte. Das bedeutet, dass man das Geld normalerweise erst nachträglich erhält. Es ist jedoch möglich, in einigen Fällen im Voraus Geld abzurufen. In den meisten Fällen erfolgt die Abrechnung jedoch quartalsweise. In einigen Förderprogrammen wird das Geld erst am Ende des Projekts ausgezahlt. Wenn man am Ende mehr Geld benötigt, als ursprünglich geplant, kann das zu eigenen Lasten gehen. Es ist zwar in seltenen Fällen möglich, einen Förderantrag nachträglich zu erhöhen, dies sind jedoch Ausnahmen. In den meisten Fällen muss man mit dem im Bewilligungsbescheid festgelegten Betrag auskommen.

ANDREA SPIEGEL: In solchen Fällen müsste man die zusätzlichen Kosten also entweder selbst tragen oder zusätzlich finanzieren.

SONJA STOCKHAUSEN: Genau, man müsste die Kosten entweder selbst tragen oder zusätzliche Finanzierungsquellen erschließen. Daher ist es ratsam, die Projektplanung mit einem gewissen Puffer zu versehen und nicht zu knapp zu kalkulieren.

ANDREA SPIEGEL: Das heißt, es ist ratsam, anzunehmen, dass zusätzliche Ausgaben auftreten können.

SONJA STOCKHAUSEN: Zum Beispiel könnte man statt zwei Iterationsschleifen lieber vier einplanen, da oft mehr Schleifen benötigt werden als ursprünglich geplant. Das ist vielen bekannt, die schon einmal größere Projekte geplant haben.

ANDREA SPIEGEL: Schauen wir einmal in die Zukunft. Gibt es zukünftig neue Förderprogramme oder entwickeln sich diese ständig weiter? Wie sieht die Zukunft aus, insbesondere im Hinblick auf KI und die aktuellen Entwicklungen in Deutschland?

SONJA STOCKHAUSEN: Die Förderlandschaft ist tatsächlich äußerst lebhaft. Es gibt Förderprogramme, die über mehrere Jahre laufen und dann überprüft werden, um festzustellen, ob sie weitergeführt werden sollen oder ob Änderungen erforderlich sind. Es gibt jedoch auch viele Programme mit festen Fristen, bei denen es nur einen einzigen Aufruf gibt. Zum Beispiel gibt es ein Förderprogramm für nicht-technische Geschäftsmodelle, insbesondere für digitale Geschäftsmodelle, die jedoch keinen hohen technischen Innovationsgrad aufweisen. Diese Programme sind oft auf bestimmte Branchen oder Sektoren zugeschnitten, wie die Kreativwirtschaft oder soziale Projekte mit sozialem Impact. Diese Aufrufe sind einmalig und enden, wenn die verfügbaren Mittel ausgeschöpft sind. Daher ist die Förderlandschaft äußerst dynamisch und verändert sich kontinuierlich.

KI ist ein Thema, das bereits seit vielen Jahren in der Förderung präsent ist, und es gibt zahlreiche Fördermöglichkeiten, die darauf abzielen. Es ist ein Querschnittsthema, das viele Bereiche betrifft. Es gibt jedoch auch immer wieder neue Schwerpunkte und Änderungen, die von der Politik festgelegt werden, je nach Bedarf und politischen Prioritäten. Bereiche wie Energie, Umwelt und Klimaschutz sind seit langem von großer Bedeutung und werden voraussichtlich weiterhin gefördert. Die Digitalisierung ist ebenfalls ein anhaltend relevantes Thema. Es ist schwer vorherzusagen, wie sich die Förderlandschaft genau entwickeln wird, aber sie bleibt auf jeden Fall dynamisch und passt sich den aktuellen Anforderungen an.

ANDREA SPIEGEL: Das klingt nach einer sich ständig verändernden Landschaft. Vielen Dank für die Einblicke.

ANDREA SPIEGEL: Vielleicht zum Abschluss, wenn wir auf die Uhr schauen, könntest du uns deine drei Top-Tipps zum Thema Fördermittelbeantragung mitteilen?

SONJA STOCKHAUSEN: Das ist schwer.

ANDREA SPIEGEL: Und wenn es vier werden, ist das auch in Ordnung, wenn es nicht in drei passt.

SONJA STOCKHAUSEN: Also, das Wichtigste ist, meiner Meinung nach, dass man sehr früh mit der Planung für die Förderung beginnen sollte. Zeit ist oft der entscheidende Faktor in diesem Prozess. Unternehmen haben normalerweise bereits klare Vorstellungen darüber, wie sie ihre Projekte umsetzen möchten, und sie möchten so schnell wie möglich damit beginnen. Wenn man dann sagt, dass man noch ein halbes Jahr auf die Fördermittel warten muss, kann das sehr frustrierend sein. Die Förderung ist darauf ausgelegt, Projekte zu unterstützen und zusätzliche Effekte zu erzielen, daher ist dieser zeitliche Vorlauf oft notwendig. Daher ist es ratsam, frühzeitig Entscheidungen zu treffen.

Der zweite Tipp ist, die Kosten und den Nutzen sorgfältig abzuwägen. Nicht jedes Förderprogramm ist für jedes Projekt geeignet, und nicht jedes Budget ist angemessen. Es gibt Programme, die erst ab einer bestimmten Größenordnung sinnvoll sind, und das sollte vorher gründlich geprüft werden. Man sollte sicherstellen, dass die Vorteile der Förderung die damit verbundenen Kosten rechtfertigen.

Der dritte Punkt ist, aktiv Kontakt zu den Förderstellen aufzunehmen. Viele Menschen zögern davor, dies zu tun, aber die Mitarbeiter bei den Förderstellen und Projektträgern sind oft sehr hilfsbereit und können bei Fragen und Unsicherheiten weiterhelfen. Jedes Förderprogramm ist einzigartig, und die Sachbearbeiter vor Ort sind die besten Ansprechpartner, um spezifische Informationen zu erhalten. Dies ist besonders wichtig, wenn man sich im Dschungel der Fördermöglichkeiten zurechtfinden möchte.

ANDREA SPIEGEL: Das ist eine großartige Zusammenfassung unseres Gesprächs, und diese Punkte sind im Verlauf des Podcasts immer wieder zur Sprache gekommen. Ich hoffe, dass ihr alle wertvolle Informationen aus dieser Folge mitnehmen konntet.

Wie immer könnt ihr uns gerne eure Fragen zum Thema stellen, einfach unten in den Kommentaren. Ihr könnt uns auch Themenwünsche für zukünftige Folgen mitteilen. Vergesst nicht, uns ein Like zu geben oder eine Bewertung auf iTunes zu hinterlassen. Bis zum nächsten Mal!

Wie erhält man die Fördermittel für die Digitalisierung?

„Später ruft man in der Regel die Fördermittel, in den meisten Programmen ist das quartalsweise, ab. Also man sagt am Ende eines Quartals, wie ist die Quartalssumme X an Kosten bei mir angefallen und ich hätte gerne 50% davon ausbezahlt.“

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