Lagerverwaltung
Was Sie bei der Qualitätssicherung beachten sollten und wie Sie Ihren Wareneingang einfach und digital gestalten
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Die Qualitätskontrolle im Wareneingang ist entscheidend für viele weitere Prozesse im Unternehmen und ist schlussendlich ein wichtiger Faktor für die Kundenzufriedenheit. Dennoch herrschen vielerorts noch Chaos, Papierlisten und Zeitverzug in der Logistik vor. Erfahren Sie, welche Schritte Sie für den Ablauf im Wareneingang beachten sollten und wie Sie diesen möglichst effizient und papierlos gestalten. Denn: Eine angenehme und einfache Wareneingangskontrolle spart nicht nur Zeit, sondern motiviert auch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Der Qualitätsanspruch der Endverbraucher an ein Produkt wird immer höher: Entspricht die Ware nicht den Ansprüchen und Erwartungen der Kunden, werden sie sich das nächste Mal für einen anderen Anbieter entscheiden. Im produzierenden Gewerbe hat ein mangelhaftes Material erheblichen Einfluss auf die Qualität des Endproduktes. Um die Zufriedenheit der Kunden in Zeiten des immer größer werdenden Wettbewerbsdruckes sicherzustellen, ist eine Qualitätskontrolle unerlässlich.
Die Qualitätssicherung im Wareneingang stellt die Basis für alle weiteren Prozesse dar und ist daher die Voraussetzung für einen funktionierenden Betrieb. Ziel ist es, die Waren hinsichtlich Menge und Qualität zu überprüfen und damit Fehler und Folgekosten zu vermeiden. Gleichzeitig sind Unternehmen per Gesetz dazu verpflichtet, Lieferungen vor der Annahme zu kontrollieren. Es gilt, die Prozesse möglichst sicher, effizient und transparent zu organisieren und zu optimieren.
Der Wareneingang stellt die erste Station in der Lagerlogistik dar und sollte daher bestmöglich organisiert sein. Ankommende Lieferungen müssen geprüft, angenommen und ins Lager oder die Produktion verbracht werden. Die Prüfungsintensität innerhalb der Qualitätskontrolle im Wareneingang ist abhängig von den Besonderheiten der Branche und den gelieferten Produkten. Art und Aufwand der Qualitätssicherung können daher sehr stark differieren und werden durch das Ausmaß der drohenden Schäden und der Zumutbarkeit für den Käufer bestimmt.
Beispielsweise weicht die Qualitätsprüfung bei Medizinprodukten oder Lebensmitteln von der Qualitätssicherung von Textilprodukten ab, bei der die optischen Anforderungen überwiegen. Ferner ist es ausreichend, wenn sich Qualitätskontrolle im Wareneingang bei Massenwaren jeglicher Art, die unter identischen Bedingungen gefertigt wurden, nur Stichproben umfasst.
Die Verbuchung von Wareneingängen lässt sich entweder ein- oder zweistufig organisieren sein. Bei der einstufigen Variante werden die Waren zur Einlagerung direkt auf einen Ziellagerplatz verbucht. Ist der Wareneingang hingegen zweistufig organisiert, wird die Ware im ersten Schritt auf einen Wareneingangs-Lagerplatz verbucht. Erst im zweiten Schritt, z.B. nach der Qualitätssicherung, erfolgt die Verbuchung auf den Ziellagerplatz.
Um Ihren Rechten und Pflichten bei der Wareneingangskontrolle bewusst nachgehen zu können, raten wir Ihnen, Ihren Wareneingang nach dem zweistufigen Eingangsverfahren auszurichten. Halten Sie hier alle Schritte innerhalb der Qualitätskontrolle ein, sind Sie stets auf der sicheren Seite.
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Die zeitliche Abfolge und der Zusammenhang der einzelnen Arbeitsschritte können situationsbedingt unterschiedlich organisiert sein. Dennoch kann ein grundlegender Ablauf des Wareneingangs in der Logistik festgehalten werden. Wichtig zu wissen: Wird auch nur ein Arbeitsschritt außer Acht gelassen, kann dies zu Fehlern führen, die sich auf die weiteren Prozesse und das Endprodukt auswirken. Weiterhin muss die Frist für Mängelrügen und Reklamationen gegen den Lieferanten eingehalten werden, da sonst unter Umständen der Rechtsanspruch erlischt.
Das Handelsgesetzbuch schreibt vor, dass der Käufer erkennbare Mängel im Wareneingang unverzüglich melden muss. In diesem Fall greift die Untersuchungs- und Rügepflicht nach § 377 HGB. Der Käufer ist dazu verpflichtet, die Ware nach der Ablieferung zu untersuchen und Mängel unverzüglich dem Verkäufer zu melden. Wird kein Mangel gemeldet, gilt die Ware als genehmigt, es sei denn, der Mangel ist innerhalb der Untersuchung nicht direkt erkennbar.
Versäumen Sie es, die Mengenabweichung oder Falschlieferung dem Lieferanten zu melden, sind Sie zu der Abnahme und Bezahlung der Ware verpflichtet. Achten Sie aus diesem Grund bei der Qualitätssicherung im Wareneingang stets darauf, Aufschrift, Zeichen oder Nummern sowie die Stückzahl bzw. das Gewicht mit den Angaben im Lieferschein zu vergleichen und zu prüfen, ob diese mit den Bestellunterlagen übereinstimmen.
Dass sich der Wareneingang häufig als komplexer Prozess im Materialfluss entpuppt, ist Ihnen sicher schmerzlich bekannt. In vielen Unternehmen kommt es regelmäßig zur Unklarheit darüber, ob die Ware überhaupt bestellt oder die falsche Ware bzw. zu viel oder zu wenig geliefert wurde.
Auch heute arbeiten noch viele Betriebe mit Lieferpapieren, in denen vom Mitarbeiter am Wareneingang die Mengen per Stift geändert oder handschriftliche Notizen hinzugefügt werden. Nach der Vereinnahmung der Ware wandern die Papiere in die Verwaltung oder das Lagerbüro. Dort werden die Daten manuell im ERP- oder Lagerverwaltungssystem nacherfasst, um entsprechende Transportaufträge zu erstellen, oder um gegebenenfalls aufgetretene Mängel beim Lieferanten zu reklamieren.
Das Ergebnis: Ein langwieriger und fehleranfälliger Wareneingangsprozess, der zu Verzögerungen und Qualitätseinbußen führt. Denn nur wenn die richtige Ware zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Ort gelangt, können Unternehmen effizient arbeiten.
So geht es deutlich einfacher, sicherer und schneller
Aufwändige, langwierige Prozesse im Wareneingang müssen nicht sein – Die Einführung einer Scannerlösung kann bereits viele Arbeitsschritte optimieren. Durch die Anbindung an ein ERP- oder WMS-System kann von überall aus auf die Informationen zur Lieferung zugegriffen werden. Die digitale Wareneingangsbuchung wird auch „beleglose Wareneingangskontrolle“ genannt, da die Arbeit mit Papierzetteln entfällt.
Vielmehr können Informationen auf digitalen Handgeräten eingesehen und Wareneingänge mobil an Ort und Stelle verbucht werden. Das bedeutet nicht nur eine angenehmere und flexible Arbeitsweise für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern beschleunigt auch die Vereinnahmung der Artikel um ein Vielfaches.
Die Vorteile der beleglosen Wareneingangskontrolle mit Scanner liegen auf der Hand: Papierlisten werden überflüssig und entfallen, und durch die Echtzeit-Rückmeldung der tatsächlich gelieferten Waren kommen die Informationen direkt ins ERP. Damit entfällt auch die manuelle Nacherfassung. Ist Ware einmal fehlerhaft, so kann dies per Foto schnell und einfach dokumentiert werden. Im Falle von Reklamationen bedeutet dies deutlich weniger Aufwand.
Zwei Möglichkeiten zur weiteren Verbesserung Ihrer Prozesse
Sie haben bereits eine Scannerlösung im Einsatz oder möchten sich darüber hinaus über weitere Optimierungsmöglichkeiten informieren? Sehr gut! Denn neben der mobilen Datenerfassung mit Scannern gibt es weitere Technologien, die sich zur Automatisierung des Wareneingangs anbieten.
Unterstützung durch elektronische Etiketten
Das Prinzip der Vorkommissionierung eignet sich insbesondere für Unternehmen mit einer auftragsspezifischen Fertigung, zum Beispiel im Maschinen-, Anlagen- und Gerätebau oder für Handelsunternehmen. Wenn Lieferungen im Wareneingang ankommen, gibt es häufig bereits offene Bestellungen oder Aufträge im Hintergrund.
Um Zeit zu sparen, kann auf aufwändiges Ein- und Auslagern der Waren verzichtet werden. Stattdessen gibt es Zwischenlagerplätze, die mit elektronischen Etiketten ausgestattet sind und auf die die Waren auftragsspezifisch verbucht werden. Durch die Kombination mit einer Scannerlösung werden Bestände sofort erfasst und können weiterverarbeitet werden. Die elektronischen Etiketten zeigen währenddessen dynamisch alle Informationen zum Auftrag am Lagerplatz an.
Schnelle Erfassung durch RFID
Die RFID-Technologie bietet viele Möglichkeiten, Waren gesammelt zu identifizieren und entsprechende Aktionen auszulösen. Der Datenaustausch zwischen RFID-Reader und -Transponder erfolgt hierbei über ein elektromagnetisches Feld. Häufig werden im Wareneingang und Warenausgang RFID-Gates verwendet.
Bestenfalls sind die Waren bereits vom Lieferanten mit RFID-Etiketten gekennzeichnet worden. Gelangt nun Ware gesammelt an diese Station, kann diese mit nur einem Scan erfasst werden. Daher eignet sich die Lösung besonders bei Sammellieferungen und entlastet von vielen manuellen Scanvorgängen.
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