Inventur | eine Funktion im Basismodul L-mobile warehouse ready for SAP Business One

Für die Inventur mit SAP Business One steht Anwendern die Funktion Bestandszählung zur Verfügung, die im Modul Lagerverwaltung verankert ist. Wer die Inventur regelmäßig durchführen möchte, kann hierfür das Verfahren der sogenannten zyklischen Inventur nutzen. Dabei werden einzelnen Artikeln Zykluscodes zugewiesen, die festlegen, in welchen Abständen die Zählung erfolgen soll – zum Beispiel täglich, wöchentlich oder jährlich. Diese Codes dienen als Erinnerung für die Durchführung der Zählung, ersetzen jedoch keine systemgestützte Steuerung oder Automatisierung.

Die eigentliche Durchführung der Inventur erfolgt in mehreren Schritten. Zunächst wird im System eine Bestandszählungsliste erstellt, in der festgelegt wird, welche Artikel gezählt werden sollen. Diese Liste bildet die Grundlage für die Zählung und kann bei Bedarf gefiltert oder angepasst werden. Üblicherweise wird sie anschließend ausgedruckt, um die Mengen physisch im Lager zu erfassen.
Die Zählung selbst erfolgt also meist manuell und papierbasiert. Die ermittelten Mengen werden auf der Inventurliste notiert und im Anschluss wieder manuell in SAP Business One erfasst. Alternativ ist es auch möglich, die gezählten Bestände in eine vorgegebene Excel-Vorlage einzutragen und anschließend ins System zu importieren. Dieses Verfahren kann zwar eine gewisse Erleichterung bieten, erfordert jedoch eine exakte Formatierung der Datei und ersetzt keine durchgängig digitale Unterstützung.

Der Inventurprozess im SAP-Standard ist grundsätzlich zuverlässig aufgebaut und für kleinere Lagerbestände auch praktikabel. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass der Ablauf mit einigen Herausforderungen verbunden ist – vor allem, wenn größere Mengen zu zählen sind oder die Inventur unter Zeitdruck erfolgt.

Die manuelle Erfassung der gezählten Mengen ist zeitaufwändig und erhöht das Risiko für Übertragungsfehler. Automatische Plausibilitätsprüfungen – etwa bei Überschreiten definierter Toleranzgrenzen – sind im Standard nicht vorgesehen. Hinweise auf Abweichungen oder Eingabefehler müssen entweder manuell ergänzt oder über zusätzliche Genehmigungs- und Prüfmechanismen realisiert werden. Diese greifen jedoch erst bei der systemseitigen Erfassung der Zählwerte – nicht während der eigentlichen Zählung im Lager. Zudem fehlt eine mobile oder digital unterstützte Durchführung der Zählung – beispielsweise über Handscanner, Tablets oder mobile Apps. Diese Funktionalität kann nur durch externe Erweiterungen ergänzt werden.

Zusammengefasst: Die Inventurfunktion in SAP Business One bildet die wesentlichen Schritte einer Bestandszählung zuverlässig ab, ist jedoch in vielen Unternehmen noch mit manuellen Zwischenschritten verbunden, die den Ablauf verlangsamen und fehleranfällig machen können. Für alle, die ihre Inventurprozesse effizienter gestalten oder vollständig digitalisieren möchten, bietet der SAP-Standard somit eine gute Basis – aber auch klaren Raum für gezielte Erweiterungen.