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Reporting

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Was macht man beim Reporting?

Das Reporting dient zur Verarbeitung, Auswertung und Visualisierung von Daten und Informationen aus einem Unternehmen und dessen Umfeld.

Reporting, auch Berichtswesen genannt, erfolgt in Form von aussagekräftigen Berichten. Es hat maßgeblichem Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens und ist ein wichtiger Bestandteil des Controllings. Der Reporting-Prozess ist die Verarbeitung und Weitergabe von Betriebsinformationen und die anschauliche Aufbereitung, oftmals durch Softwarelösungen. Der Betriebserfolg wird hierbei durch Key Performance Indicators (KPIs) sichtbar gemacht.

Was sind KPIs? Wozu werden KPIs im Reporting benötigt?

Im Reporting werden sogenannte KPIs betrachtet. Key Performance Indicators (KPIs) sind betriebswirtschaftliche Kennzahlen, die den Erfolg oder die Leistung eines Betriebes bzw. seiner Teilbereiche darstellen. Ohne KPIs, die die Daten für das Reporting liefern, wäre ein Reporting sinnlos und Rückschlüsse auf Fehler und Probleme im Unternehmen nicht möglich.

Doch KPIs können schnell irreführend sein, wenn sie nicht wirklich Aufschluss über die Leistung eines Unternehmens geben. Falsch gesetzte KPIs können Betriebsergebnisse und das Reporting verschönern sowie zu falschen Schlussfolgerungen führen und damit maßgeblich den Erfolg eines Unternehmens behindern. Passende KPIs können richtige Schlussfolgerungen zulassen und damit zum Erfolg beitragen.

Je nach Bereich können beim Reporting unterschiedliche KPIs betrachtet werden. Wenn im Reporting das Lager eines Unternehmens genauer betrachtet wird, können beispielsweise die Lagerbestandsgenauigkeit, die Produktivität des Lagers und die Lagerkosten wichtige Kennzahlen liefern. Bei Betrachtung der Produktion sind beispielsweise die Produktionsleistung, der Personaleinsatz und die Taktzeit interessant.

  • Beispiel

    Eine bekannte Kennzahl aus dem Alltag ist die 7-Tage-Inzidenz in der Corona-Pandemie. Die einzelne Zahl stellt das Infektionsgeschehen und seine Veränderung dar. KPIs im Controlling sind Kennzahlen im betriebswirtschaftlichen Raum wie z.B. der Verschuldungsgrad eines Unternehmens.

Was bedeutet Controlling? Wie hängt das Controlling mit dem Reporting zusammen?

Im engen Zusammenhang mit dem Reporting steht das Controlling. Das Controlling plant, steuert und kontrolliert alle Unternehmensbereiche und ist Teil der unternehmerischen Führung.

Im Controlling laufen alle KPI Reportings aus dem gesamten Unternehmen zusammen. Die Aufgabe des Controllings ist die Analyse der aus dem Reporting gewonnenen Daten zur Unterstützung des Managements in Entscheidungsprozessen. Eine weiteres Ziel des Controllings ist die Schaffung von Transparenz über den Betriebserfolg einzelner Unternehmens-Teilbereiche.

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Warum ist das Reporting wichtig?

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Das Reporting ist wichtig, da es zu konkreten Maßnahmen innerhalb eines Unternehmens führen kann.

Eine große Aufgabe des Controllings ist die Analyse von KPIs, deren Daten und Zahlen im Reporting gesammelt wurden. Hierbei wird der menschliche Verstand mit analytischem Denken benötigt, um die „Warum?“-Frage zu klären. Warum haben sich bestimmte KPIs in der Weise verändert? Was kann das Unternehmen machen um diese Entwicklung entweder weiter in eine positive Richtung zu treiben oder aber auch einen negativen Trend abzuwehren? Komplett ohne Reporting, könnten Unternehmen kaum die Folgen ihrer Entscheidungen einsehen und somit auch keine Muster im betriebswirtschaftlichen Erfolg feststellen.

Was macht ein gutes Reporting aus?

Ein gutes Reporting muss relevant, anschaulich und verständlich sein.

Grundlegend sollte es auf den ersten Blick eindeutig sein. Eine hohe Anschaulichkeit und die Vermeidung von verwirrenden und verwechselbaren Daten ist wichtig. Des Weiteren, ist die Wahl der richtigen KPIs und die korrekte Berechnung wichtig. Betriebsdaten sollten regelmäßig erfasst werden und möglichst genau sein.

Deshalb ist Excel, unser aller Mittel erster Wahl, keine dauerhafte Lösung für Reporting-Berichte. Durch die manuelle Bearbeitung schleichen sich schnell Fehler in KPI Reportings ein, welche nach der Analyse fatale Folgen haben können. Vor allem, wenn regelmäßige Reporting-Berichte benötigt werden. Besser sind spezielle Reporting-Auswertungstools, die sich auch mit einer modernen Produktion oder Lagerlogistik in Industrie 4.0 verbinden lassen und Ergebnisse in Echtzeit ausgeben. Reporting-Tools sind schneller und verlässlicher als jede Excel-Tabelle. Die Auswertung kann jederzeit erfolgen und ist nicht an Excels Darstellungs-Grenzen gebunden, stattdessen werden hierbei intuitive Dashboards verwendet.

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Welche wichtigen KPIs können im Reporting betrachtet werden?

  • Service
  • Kundenzufriedenheit
  • Kundenbindung
  • Rückrufquote
  • Fehlerbehebungszeit
  • Durchschnittliche Bearbeitungszeit
  • Umplanungsquote
  • Mehraufwand
  • Potentiale
  • Lager
  • Lagerbestandsgenauigkeit
  • Produktivität
  • Lagerauslastung
  • Lagerumschlagshäufigkeit
  • Mindestbestand
  • Meldebestand
  • Durchschnittlicher Lagerbestand
  • Lagerkosten
  • Produktion
  • Produktionsleistung
  • Produktionsvolumen
  • Personaleinsatz
  • Maschinenauslastung
  • Ausschussquote
  • Taktzeit
  • Termintreue
  • Störungen & Ausfälle

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Pascal Löchner
Head of Sales